Reklama
OFERTA SPECJALNA na NAJWYŻSZY pakiet subskrypcji! Wersję Platinum - OFERTA LIMITOWANA
Strategia rozwoju
Polska flaga

Kontrolować czy ufać: transparentne wydatki służbowe

1 marca 2018 7 min czytania
Anna Derlacka
Kontrolować czy ufać: transparentne wydatki służbowe

Streszczenie: Wydatki służbowe stanowią istotny element zarządzania finansami w organizacji. Z jednej strony, zarządzający mają do czynienia z koniecznością kontrolowania tych wydatków, aby uniknąć nieprawidłowości, z drugiej zaś, istnieje potrzeba zaufania pracownikom, którzy dysponują budżetem. Transparentność wydatków staje się kluczowym czynnikiem w zrównoważeniu tych dwóch podejść. Organizacje, które stawiają na pełną kontrolę, często napotykają na trudności związane z nadmiernym biurokratyzowaniem procesów, co wpływa na morale pracowników i ich zaangażowanie. Z kolei nadmierne zaufanie może prowadzić do nadużyć finansowych, dlatego ważne jest, aby wprowadzić odpowiednie mechanizmy monitorowania, które nie będą ingerować zbyt mocno w codzienną działalność firmy. Warto inwestować w systemy umożliwiające monitorowanie wydatków w czasie rzeczywistym, które łączą transparentność z elastycznością, dostosowaną do specyfiki organizacji.

Pokaż więcej

Wydatki służbowe to temat kontrowersyjny w każdej firmie. Na tym polu zawsze istnieje ryzyko pomyłek lub nadużyć. Choć wszystkich nigdy nie da się wyeliminować, to można starać się je ograniczyć. Wystarczy wprowadzić transparentne mechanizmy i zasady zrozumiałe dla wszystkich pracowników.

Partnerem materiału jest Edenred Polska.

Wielu pracowników podczas wykonywania swoich obowiązków musi korzystać ze środków służbowych. Oczywiście kwoty i częstotliwość ich wydawania zależą od funkcji, stanowiska i wyznaczonych przez pracodawcę zadań. Dla pracowników działu handlowego dysponowanie firmowymi środkami to pewnego rodzaju codzienność. Z kolei pracownicy innych działów, na przykład ci odpowiedzialni za utrzymywanie infrastruktury IT, korzystają z takich środków sporadycznie – w zależności od bieżących potrzeb. Każda firma ma uregulowania związane z wydawaniem służbowych pieniędzy. W większości przypadków kadra zarządzająca dysponuje kartami kredytowymi. W przypadku pracowników niższego szczebla firmy stosują różne rozwiązania. Według badań AC Nielsen wykonanych na zlecenie Edenred, prawie 80% firm w Polsce stosuje w tym zakresie zaliczki gotówkowe lub pracownicy angażują własne pieniądze. Kolejny problem, jaki wiąże się z rozliczaniem wydatków służbowych, to częstotliwość ich rozliczania. Wypłacanie środków po każdej, nawet najmniejszej, transakcji jest bardzo kłopotliwe. O wiele lepszym rozwiązaniem jest okresowe rozliczanie, o ile pracownicy będą sumiennie podchodzić do obowiązków i w określonym czasie przedstawiać pracodawcy faktury. W praktyce zatrudnieni często zapominają o nałożonym na nich dodatkowym obowiązku. Brak dyscypliny w tym zakresie skutecznie utrudnia proces kontroli wydatków służbowych i zarządzanie nimi. Efektywnym rozwiązaniem jest wprowadzenie zoptymalizowanych procedur.

Ile wydają polskie firmy?

Średnio około 1 000 000 – 1 700 000 zł rocznie

Średni udział wydatków na same podróże służbowe w całości kosztów przedsiębiorstwa to 3%

Optymalizacja wydatków służbowych i delegacji

Pierwszym, a za razem najważniejszym etapem na drodze do stworzenia skutecznego systemu zarządzania wydatkami służbowymi jest zgromadzenie wszystkich informacji dotyczących służbowych kosztów w jednym miejscu. Pozwoli to poznać skalę zjawiska oraz zdefiniować procedury w zakresie zarządzania wydatkami służbowymi. Kolejnym etapem powinno być przeanalizowanie wszystkich sposobów wykorzystywanych w firmie do przekazywania środków pracownikom na wydatki służbowe. Procesowi temu powinno towarzyszyć zebranie informacji o tym, kto i w jaki sposób korzysta z firmowych środków. Na końcu trzeba także sprawdzić, jak w firmie funkcjonuje sposób wnioskowania i rozliczania pracowników. Zebranie tych informacji to warunek konieczny zbudowania skutecznego procesu rozliczania wydatków służbowych, najbardziej optymalnego dla konkretnej firmy, a zarazem takiego, który będzie spełniał wszystkie potrzeby osób odpowiedzialnych za rozliczanie wydatków. Istotne jest też, by narzędzie leżące u podstaw nowego procesu było dostępne dla wszystkich zaangażowanych osób, a na dodatek zapewniło firmie absolutną kontrolę nad wydatkami i wyeliminowało nadużycia, czego wymiernym efektem będą konkretne oszczędności.

Organizacja procesu zarządzania wydatkami służbowymi

67% firm istnieje polityka wydatków, 50% pracowników jej nie przestrzega

97% firm pracownicy wnioskują o środki, korzystając z papierowego formularza lub Excela

Jak często pracownicy rozliczają wydatki?

  • 51% firm raz na miesiąc

  • 36% firm raz na tydzień

  • w pozostałych 13% zależnie od ilości wydatków

Kontrola i zaufanie – dostępne narzędzie

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorstw, które szukają optymalizacji przy rozliczaniu podróży służbowych, firma Edenred wprowadziła Spendeo – kompleksowe narzędzie bazujące na przedpłaconych kartach płatniczych oraz platformie internetowej i aplikacji mobilnej. Posługując się tym narzędziem, można w szybki i prosty sposób zredukować koszty i czas poświęcany na obsługę całego procesu planowania, realizowania i rozliczania wydatków służbowych i delegacji. Ponadto można znacznie ograniczyć obieg dokumentów pomiędzy pracownikami, menedżerami a działem finansów. Pełny monitoring bieżących wydatków to wymierne oszczędności dla firmy, która usprawnia wiele procesów, redukuje koszty operacyjne i minimalizuje obieg papierowej dokumentacji.

Waga scentralizowanych danych

W dzisiejszych realiach gospodarczych prowadzenie firmy to spore wyzwanie. Trzeba nadążać za zmieniającą się rzeczywistością i przede wszystkim oczekiwaniami klientów. Firmy działają praktycznie 24 godziny na dobę. To szalone tempo powoduje, że firmy często zapominają o podstawowych zasadach prowadzenia biznesu, jak chociażby optymalizacji firmowych wydatków. Przedsiębiorcy oczekują pomocy, zwłaszcza przy zarządzaniu wydatkami służbowymi. W wielu firmach są one wspierane tylko w części lub wcale. Osoby zarządzające wydatkami korzystają z wielu narzędzi, które czynią ten proces bardziej uciążliwym. Wyzwaniem, które podejmujemy z naszymi klientami, jest przede wszystkim scentralizowanie informacji o wszelkich wydatkach służbowych oraz ustalenie przejrzystych zasad korzystania ze służbowych funduszy, dzięki czemu zyskujemy nad nimi pełną kontrolę. Tylko takie kompleksowe działania prowadzą do sukcesu.

Sylwia Ciemińska, Business Development Manager w Edenred Polska

Kartę Spendeo można powierzyć każdemu pracownikowi – zarówno oni, jak i menedżerowie mogą na bieżąco kontrolować limity wydatków. Wszystkie transakcje wykonane kartą są widoczne w czasie rzeczywistym na platformie i w aplikacji mobilnej, a wymagane dokumenty pracownik może przesłać do księgowości z dowolnego miejsca o każdej porze dnia. Aplikacja mobilna Spendeo umożliwia między innymi sprawdzanie salda karty i historii transakcji, wysyłanie wniosków o doładowanie karty. A dodatkowo dzięki opcji skanowania rachunków jest to doskonałe narzędzie dla pracowników będących często w podróżach służbowych. Warto wspomnieć jeszcze, że korzystając z kart przedpłaconych, można zredukować do minimum ryzyko związane z obrotem gotówki.

Ze Spendeo firma zyskuje zarówno kompleksowe, szybkie i proste we wdrożeniu narzędzie do planowania, realizowania i rozliczania wydatków służbowych, jak i narzędzie analityczne. Pracownicy wraz ze Spendeo otrzymują jasne i przejrzyste zasady korzystania ze środków służbowych.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Przeczytaj pozostałe komentarze »

Nie bójmy się rewolucji 

Iwona Pękala PL, Konrad Myśliński PL

Szybkie zwycięstwa mogą prowadzić do jeszcze wyższych kosztów, lub nawet do zatorów w procesach.

Proste innowacje dają olbrzymie korzyści 

Elżbieta Hałas PL

Sieć drogerii Rossmann od lat aktywnie stosuje standardy GS1, dotyczące identyfikowania towarów. Czy podobny system może działać u dostawców?

Koszt energii to nie tylko cena 

Tomasz Ostrowski PL, Piotr Witek PL, Krzysztof Oczko PL

Firmy, które planują zmniejszyć koszty związane z energią elektryczną, powinny zacząć od wykonania gruntownych analiz uwzględniających własne potrzeby, rynek dostawców usług i otoczenie prawne.

O autorach
Tematy

Może Cię zainteresować

Światło, które naprawdę pracuje razem z Tobą. Jak oświetlenie wpływa na komfort i efektywność w biurze

Nowoczesne biura coraz częściej wykorzystują światło jako narzędzie wspierające koncentrację, kreatywność i dobrostan zespołów. Eksperci Bene i Waldmann pokazują, że właściwie zaprojektowane oświetlenie staje się integralnym elementem środowiska pracy – wpływa na procesy poznawcze, emocje oraz rytm biologiczny, a jednocześnie podnosi efektywność organizacji.

Multimedia
Neverending Start-up. Jak zarządzać firmą na przekór kryzysom? Lekcje Krzysztofa Folty

Jak przetrwać transformację ustrojową, pęknięcie bańki internetowej, kryzys budowlany, krach finansowy 2008 roku i pandemię, budując przy tym firmę wartą ponad miliard złotych? Gościem Pawła Kubisiaka jest Krzysztof Folta – założyciel i wieloletni prezes TIM S.A., autor strategii „Neverending Startup”. W szczerej rozmowie dzieli się lekcjami z ponad 40 lat prowadzenia biznesu – od biura na 16 metrach kwadratowych w PRL-u, po stworzenie giganta e-commerce w branży elektrotechnicznej.

Od gry w Go do Nagrody Nobla: Jak AlphaFold zmienia biznes farmaceutyczny

Kiedy Google DeepMind zaczynało prace nad strukturami białek, wielu wątpiło, czy AI znana z gier planszowych poradzi sobie z „wielkim wyzwaniem biologii”. Dziś, z Nagrodą Nobla na koncie, twórcy AlphaFold udowadniają, że to dopiero początek rewolucji. Jak narzędzie, które skróciło czas badań z miesięcy do godzin, wpływa na branżę farmaceutyczną i dlaczego naukowcy porównują je do „ChatGPT dla biologii”? Poznaj kulisy technologii, która rewolucjonizuje proces odkrywania leków.

Umiejętności negocjacyjne. Jak pokonać lęk i osiągać lepsze wyniki

Kiedy niepewni negocjatorzy angażują się w zachowania takie jak nieśmiałe prośby, zbyt szybkie ustępowanie lub przegapianie korzystnych kompromisów, ograniczają własny sukces – i swój potencjał do poprawy. Liderzy mogą pomóc członkom zespołu rozwijać zaawansowane umiejętności przy stole negocjacyjnym i w tym procesie zwiększać ich pewność siebie. Postępuj zgodnie z trzema podejściami do poprawy umiejętności negocjacyjnych i poznaj pięć pytań, na które każdy powinien umieć odpowiedzieć przed rozpoczęciem negocjacji.

Era przedsiębiorstwa agentowego: Jak nawigować w dobie AI

Czy jesteśmy świadkami końca ery „gadającej i piszącej” sztucznej inteligencji? Najnowszy raport MIT Sloan Management Review i Boston Consulting Group sugeruje, że tak. Wchodzimy w fazę, w której AI przestaje być tylko inteligentnym asystentem, a staje się autonomicznym współpracownikiem. To zmiana paradygmatu, która wymusza na liderach zmianę struktur, procesów i – co najważniejsze – nowe podejście do zaufania.

jak przekazywać złe wiadomości jako lider Test przywództwa, którego nikt nie chce. Jak skutecznie przekazywać złe wiadomości

Przekazywanie złych wiadomości to jeden z najtrudniejszych momentów dla każdego lidera. Niewłaściwa komunikacja może podważyć zaufanie i osłabić zespół, ale jeśli zostanie przeprowadzona świadomie, może stać się szansą na odbudowę i nowy start. W artykule przedstawiamy cztery typy komunikatów, które pomagają radzić sobie z kryzysami i zmianami: „naprawimy to”, „odbijemy się od dna”, „zamykamy to” oraz „idziemy dalej”. Dowiedz się, jak rozpoznać, w jakim momencie się znajdujesz i jak przekazać trudne informacje, by zmobilizować zespół i zachować jego energię. Pełna wersja artykułu dostępna dla subskrybentów.

system merytokracji i charakter w centrum Aby naprawić system merytokracji, postaw charakter w centrum

Idea merytokracji, czyli obsadzania stanowisk zasługą i kompetencjami, jest dziś mocno krytykowana – nazywa się ją mitem czy „alibi dla plutokracji”. Jednak mimo licznych problemów warto ją reformować, a nie porzucać. Klucz do sukcesu to szersze rozumienie „zasług” – nie tylko kompetencje zawodowe, ale też cechy charakteru, takie jak uczciwość, pokora czy empatia.

Problem w tym, że ocena tych cech bywa subiektywna i narażona na uprzedzenia, a w wielu organizacjach stosuje się podwójne standardy. Skuteczne wdrożenie merytokracji wymaga jasnych reguł, przejrzystych procesów oraz konsekwentnego egzekwowania wartości.

Szczególnie ważne jest ocenianie charakteru liderów, ponieważ od tego zależy kultura organizacji, zaufanie i wiarygodność w zarządzaniu. Jak to zrobić skutecznie? M.in. przez formalne kodeksy postępowania, szkolenia, niezależne oceny i transparentność.

Aby w pełni wykorzystać potencjał AI, zainwestuj w swoich pracowników

Sztuczna inteligencja to dziś jeden z najpotężniejszych motorów transformacji biznesowej, który może przynieść firmom nieporównywalne dotąd zyski i przewagę konkurencyjną. Jednak mimo szerokiego wdrożenia narzędzi AI, zaledwie około 5% firm generuje realną, skalowalną wartość z tych inwestycji. Co stoi na przeszkodzie, aby w pełni wykorzystać potencjał AI? Odpowiedź jest jednoznaczna: kluczową rolę odgrywają ludzie i ich nowe kompetencje, wspierane przez strategiczne przywództwo i gruntowną zmianę sposobu pracy.

Multimedia
Noblista Daron Acemoglu studzi oczekiwania wobec sztucznej inteligencji

Czy sztuczna inteligencja naprawdę zrewolucjonizuje gospodarkę i rynek pracy w ciągu najbliższych lat? Daron Acemoglu, laureat Nagrody Nobla i wybitny ekonomista, przedstawia zaskakująco umiarkowaną prognozę. W rozmowie z MIT Sloan Management Review obala popularne mity o potędze AI, wyjaśniając, dlaczego technologia ta zautomatyzuje jedynie ułamek zadań i doda skromny, ale wartościowy wkład do światowego PKB. Posłuchaj, jak ekspert pokazuje, że kluczem do sukcesu jest mądra współpraca ludzi z AI oraz inwestycje w innowacje, a nie ślepe podążanie za modą na automatyzację.

Królicze nory i piękny problem AI: Jak Reddit poprawia personalizację reklam

Vishal Gupta, menedżer ds. inżynierii uczenia maszynowego w Reddit , wyjaśnia, jak platforma radzi sobie z miliardem postów i 100 000 społeczności. Kluczem jest sztuczna inteligencja, która nie tylko pomaga użytkownikom odkrywać niszowe treści , ale także rewolucjonizuje trafność reklam. To delikatna sztuka balansu między eksploracją a eksploatacją , celami reklamodawców a doświadczeniem użytkownika oraz między treściami generowanymi przez AI a autentyczną ludzką rozmową, która – zdaniem Gupty – staje się przez to jeszcze cenniejsza.

Materiał dostępny tylko dla subskrybentów

Jeszcze nie masz subskrypcji? Dołącz do grona subskrybentów i korzystaj bez ograniczeń!

Subskrybuj

Newsletter

Otrzymuj najważniejsze artykuły biznesowe — zapisz się do newslettera!