Zawiadomienie firmy o kontroli podatkowej najczęściej wzbudza strach, ponieważ nawet w najrzetelniej prowadzonej księgowości zdarzają się błędy, źle zakwalifikowane wydatki, niewłaściwie zinterpretowane przepisy ustawy o rachunkowości, które mogą skutkować naliczeniem wyższej kwoty na rzecz fiskusa. Alternatywą jest wszczęcie postępowania podatkowego. Poza tym kontrolerzy podatkowi mogą zdezorganizować nieco pracę menedżmentu, jeśli ten nie jest odpowiednio przygotowany na ich wizytę. Co zatem warto wiedzieć i jak się przygotować?
Kontrola podatkowa jest formą sprawdzenia rozliczeń firmy z fiskusem. To proces mocno sformalizowany – wymaga zgromadzenia licznych protokołów, opisujących każdy szczegół prowadzenia działalności. Można go podzielić na cztery etapy.
Kontrola podatkowa – etap pierwszy
Obejmuje on informacje o wszczęciu i przedmiocie kontroli. Zgodnie z przepisami nie może się rozpocząć wcześniej niż 7 dni od momentu doręczenia firmie stosownego zawiadomienia ani później niż 30 dni od tej daty. W pierwszym przypadku wymaga zgody jednostki kontrolowanej, w drugim ponownego zawiadomienia.
W tym czasie należy przygotować niezbędne dokumenty firmowe, które zgodnie z informacją fiskusa o zakresie badania będą weryfikowane, książkę kontroli (każda następna będzie kontynuacją wpisów do tej książki) oraz miejsce pracy dla kontrolerów. W sytuacji, kiedy księgowość prowadzi firma zewnętrzna badanie dokumentów finansowych może odbywać się w siedzibie owej firmy (właśnie tam) lub można dokumenty dostarczyć do odpowiedniego urzędu skarbowego.
» » » PRZECZYTAJ TAKŻE » » »
Na tym etapie trzeba też wyznaczyć osobę do kontaktów z urzędnikami skarbówki. Najczęściej jest nią główny księgowy, choć może być też dyrektor finansowy lub zewnętrzny doradca podatkowy. Jeśli jest to osoba z zewnątrz, trzeba ją wyposażyć w odpowiednie pełnomocnictwo (druk KON‑W).
Czas trwania kontroli nie powinien przekroczyć w przypadku mikroprzedsiębiorców 12 dni roboczych, w przypadku małych przedsiębiorców 18 dni roboczych. W średnich firmach może trwać 24 dni robocze, a w pozostałych 48 dni roboczych.
Kontrola podatkowa – etap drugi
Etap drugi to okres, kiedy kontrolerzy już są w firmie – w siedzibie podatnika lub w miejscu przechowywania ksiąg rachunkowych. Może się jednak zdarzyć, że urzędnik poprosi o dokumenty w celu zabrania ich do urzędu skarbowego i przeprowadzenia tam części badania. Takie postępowanie jest uzasadnione wówczas, kiedy praca skarbówki utrudnia działalność przedsiębiorstwa. Jeżeli kontrola odbywa się w siedzibie firmy, pracownicy w żaden sposób nie mogą utrudniać pracy urzędnikom kontrolującym. Ich prośby o udostępnienie określonych dokumentów objętych sprawdzaniem (tylko takich) czy rozmowę z konkretnym pracownikiem powinny być szybko i bezdyskusyjnie spełniane.
Tu warto zrobić istotne zastrzeżenie – dokumenty, o które poprosi urzędnik powinny być skopiowane (oryginały mogą się zniszczyć lub zginąć), a rozmowy z pracownikami powinny odbywać się w obecności wyznaczonej osoby do kontaktów lub/i kogoś z zarządu firmy. Wyjaśnienia pracowników są niezmiernie ważne i wpływają na ostateczny wynik kontroli podatkowej i decyzję fiskusa.
Jakie działania podjąć w czasie kontroli podatkowej
Nie rezygnuj z brania udziału w kontroli – możesz zlecić tę czynność pełnomocnikowi.
Wyznacz osobę do kontaktu z kontrolującym – pełnomocnikiem nie musi być pracownik, może nim być zewnętrzny doradca.
Nie rezygnuj z udziału w przesłuchaniu świadków – możesz zlecić udział pełnomocnikowi.
Żądaj, aby pytania i wnioski o dokumenty były przekazywane na piśmie.
Weryfikuj czy to, o co wnioskuje kontrolujący, nie wykracza poza zakres kontroli.
Pamiętaj, że zawsze można negocjować termin przekazania wyjaśnień.
Możesz zaprotestować przeciwko przedłużaniu kontroli.
Masz prawo składać wyjaśnienia w trakcie kontroli, jak i po otrzymaniu protokołu.
W trakcie czynności kontrolnych urzędnik powinien wpisywać swoje uwagi i spostrzeżenia do książki kontroli i na bieżąco sporządzać protokoły rozmów. Staną się ona podstawą do sporządzenia protokołu z kontroli, czyli najważniejszego dokumentu, który jest podstawą późniejszych decyzji i ewentualnych kroków obu stron.
Kontrola podatkowa – etap trzeci
Etap trzeci to zakończenie kontroli, czyli przedstawienie stanowiska urzędu skarbowego (wnioski pokontrolne) odnośnie zbadanego okresu podatkowego na podstawie sporządzonego protokołu. Niestety, najczęściej wizyta urzędników w firmie kończy nakazem zwrotu do urzędu skarbowego określonej kwoty tytułem należnego fiskusowi podatku.
Czy firma się zgodzi z taką decyzją czy nie wchodzi w ostatni, czwarty etap kontroli.
Kontrola podatkowa – etap czwarty
Jest nim dokonywania korekty zeznania podatkowego albo wejście w spór z urzędem skarbowym.
Jeżeli kierownictwo firmy akceptuje decyzję urzędników i zamierza zapłacić żądaną sumę, księgowość sporządza korektę zeznania podatkowego za odpowiedni okres i tym samym kontrola podatkowa się kończy. Natomiast jeżeli zarząd firmy nie zgadza się ze stanowiskiem fiskusa odnośnie wniosków zawartych w dokumencie pokontrolnym, może zgłosić zastrzeżenia i zawrzeć stosowne wyjaśnienia. Może również wnieść sprzeciw wobec samego sposobu przeprowadzenia kontroli skarbowej. Brak zgody oznacza wszczęcie postepowania podatkowego i sprawa toczy się dalej.
» » » PRZECZYTAJ TAKŻE » » »
Optymalizacja podatkowa jako źródło przewagi konkurencyjnej
Aby w pełni skorzystać z możliwości obniżenia płaconych podatków, warto unikać pięciu typowych błędów.
