Na polskim rynku mamy dwie prędkości związane z raportowaniem niefinansowym. Z jednej strony istnieją przedsiębiorstwa, które mają za sobą dziesięcioletnią praktykę raportowania, z drugiej takie, które dopiero zastanawiają się nad tym, jak wdrożyć ten proces we własnych firmach.
Analiza przeprowadzona przez CSRinfo pokazuje, że w ciągu ostatnich 10 lat na polskim rynku sporządzono ponad 300 raportów niefinansowych wydawanych jako odrębne publikacje. Jest to spore doświadczenie związane ze standardami raportowania, doborem wskaźników i ukonstytuowania nowego procesu sprawozdawczości w firmie. Doświadczenie to koncentruje się w kilku branżach. Najwięcej raportów opublikowały firmy z sektora paliwowego, energetycznego, bankowego, przemysłu spożywczego oraz transportu i logistyki. Wyraźnie widać, że zainteresowanie dobrowolną dotąd sprawozdawczością rozwija się branżowo. Branże, w których widać rosnące zainteresowanie tematyką raportowania, to ochrona zdrowia, handel detaliczny, budownictwo, inne usługi. Firmy na polskim rynku korzystają najczęściej z międzynarodowego standardu Global Reporting Initiative, który ułatwia komunikację z międzynarodowymi partnerami i klientami.
Raportowanie niefinansowe (zrównoważonego rozwoju, CSR, społeczne) było do tej pory dobrowolne na polskim rynku. CSRinfo bada regularnie motywacje stojące za sporządzaniem raportu. Gdy w 2010 roku prowadziliśmy badanie wśród firm raportujących i pytaliśmy o motywacje, wynikały one z przynależności do międzynarodowej grupy, gdzie taki standard sprawozdawczości był obecny; chęci bycia liderem na polskim rynku, dzielenia się dobrymi praktykami; faktu komunikacji z interesariuszami; notowania firmy na giełdzie.
Trzy lata później odpowiedzi były bardziej kompleksowe. Główną motywacją raportujących była posiadana strategia zrównoważonego rozwoju, odpowiedzialnego biznesu. Na drugim miejscu pojawiała się chęć edukacji otoczenia*.* Na trzecim miejscu była to potrzeba usystematyzowania informacji o spółce w jednym miejscu*.* Na dalszych miejscach znalazły się edukacja wewnętrzna, monitorowanie postępów, reputacja i transparentność oraz bycie liderem branżowym.
Polska praktyka raportowania wykształciła własne standardy, głównie wynikające z wymagań standardu GRI. Czytelnicy raportów oczekują, że raport będzie zawierał informacje o strategii i celach, wskaźniki w obszarach co najmniej pracowniczym, związanym z działalnością operacyjną firmy, społecznym i środowiskowym. Raporty zazwyczaj skierowane są do wielu interesariuszy, więc raportujący dokładają starań, by były one interesujące zarówno pod kątem treści, jak i grafiki. Firmy również kładą nacisk na komunikację raportów.
W firmach, które raportują od wielu lat, wykształcił się proces raportowania. Zazwyczaj zaczyna się on wraz z publikacją raportu niefinansowego. Firma gromadzi opinie o raporcie, o stopniu, w jakim spełnia on oczekiwania informacyjne wobec otoczenia, następnie rewiduje zagadnienia ujęte w raporcie, niekiedy uzupełnia o nowe tematy i wskaźniki.
W większych firmach bądź grupach kapitałowych znajduje się dedykowana osoba odpowiedzialna za proces raportowania, często mająca do dyspozycji wsparcie zewnętrznego konsultanta. Dla sprawnego procesu przygotowywania raportu ogromne znaczenie ma identyfikacja i przygotowanie osób, które dostarczają dane do raportu. Średnio cały proces raportowania zajmuje firmom od trzech do sześciu miesięcy. Przy pierwszym procesie raportowania jest to zazwyczaj dłuższy proces. I na to powinny szczególną uwagę zwrócić firmy, które będą raportowały po raz pierwszy. Oto wskazówki:
1. Określ cel raportu. W zależności od firmy cele raportu mogą być różne i bardziej bogate niż wypełnienie obowiązku ustawowego, np. komunikacja zdarzenia, wartości firmy, budowa relacji z konkretnymi interesariuszami (np. kontrahentem zagranicznym), edukacja pracowników itp.
2. Określ głównych odbiorców. Raporty niefinansowe trafiają do szerokiego grona interesariuszy. Warto jednak ustalić, kto należy do kluczowych odbiorców. W przypadku niektórych firm jest to społeczność lokalna, wśród innych – klienci instytucjonalni, inwestorzy czy regulatorzy. Decyzja ta ułatwi ci później prace nad raportem.
**3. Określ jakość raportowania, jaką chcesz osiągnąć. ** Raportowanie niefinansowe to proces, którego twoja organizacja będzie się uczyć i który będzie doskonalić. Ty określasz, z jakiego punktu startujecie. Trudnością w osiągnięciu dobrej jakości raportu jest określenie danych, jakie raport powinien zawierać, a następnie ich zebranie w odpowiednim czasie. Może okazać się, że firma nie posiada danych do wskaźników, które powinna zaraportować, lub są one w stosach rozproszonych dokumentów źródłowych. Na początku zdecyduj, jak widzisz raport swojej firmy dzisiaj i za dwa, trzy lata.
4. Wybierz standard. Wybierz standard raportowania, który pomoże ci w przygotowaniu raportu. Skorzystaj z niego w stopniu, w jakim to jest możliwe (pełna zgodność ze standardem GRI, wykorzystanie wybranych elementów standardu).
5. Pierwszy raport to inwestycja. Pierwszy proces raportowania to testowanie nowego procesu w organizacji, którego pracownicy będą się uczyć. Dlatego warto potraktować go jako inwestycję. Zostaw sobie margines czasowy na nieprzewidziane sytuacje (30% czasu). Zaś po zakończeniu projektu przeanalizuj go i wprowadź zmiany.