Technologiczne przyspieszanie odczuwamy dziś w wielu obszarach funkcjonowania biznesu, ale rynek nie wypracował jeszcze standardu w obszarze cyfryzacji przetargów. Pojawienie się e‑gwarancji stwarza szansę na optymalizację procesów współpracy z wykonawcami oraz najemcami.
ICAN Research zapytał dyrektorów finansowych dziesięciu dużych firm oraz instytucji publicznych o to, w jaki sposób zarządzają przetargami i procesami zakupowymi. Jaki jest poziom cyfryzacji tych procesów? Jak rozwijają się trendy w tym obszarze?
Z opinii respondentów wynika, że duże korporacje z sektora produkcji i handlu mają zazwyczaj świetnie zdigitalizowane procesy zakupowe. Sektor budowlany i generalni wykonawcy również nabierają technologicznego rozpędu, zaś sektor publiczny dopiero odkrywa potencjał cyfryzacji.
Idealny system obsługi przetargów
ICAN Research opisał idealny system do obsługi procesów przetargowych – w tym do zarządzania otrzymywanymi gwarancjami bankowymi i ubezpieczeniowymi.
Badani stwierdzili, że jego najważniejszą cechą powinno być elastyczne dostosowywanie się do specyfiki firmy i jej procesów. Respondenci nie chcą rozwiązań opartych na sztywnych regułach. Potrzebują systemów, które usprawnią komunikację w procesie obiegu gwarancji, umożliwią wspólną pracę nad treścią takiej gwarancji, pozwolą nadawać uprawnienia dostępu do dokumentów i informacji o zabezpieczeniach. Dotyczy to obiegu dokumentów związanych z gwarancjami, nadawania uprawnień dostępu do informacji o zabezpieczeniach i komunikacji ich dotyczącej.
Zarządzanie terminami powinno być zautomatyzowane, wpisane w procesy tak, aby informacje o wygaśnięciu gwarancji czy terminie jej zwrotu same się generowały i wysyłały do odpowiednich osób w odpowiednim czasie.
Idealny system do zarządzania gwarancjami powinien być inteligentny, mieć zaszyte wszystkie wymagania i procedury, związane z prawem przetargowym, a także powinien wyłapywać pojawiające się błędy.
Jakie trendy dominują w cyfryzacji przetargów?
Najczęściej wskazywane kierunki w informatyzacji procesów zakupowych, które zdiagnozował Info‑Systems w badaniu przeprowadzonym dla Guarantizzy to: cyfryzacja dokumentów zabezpieczających inwestycje (np.: e‑gwarancje), wdrażanie elektronicznego obiegu dokumentów przetargowych i wdrażanie podpisu elektronicznego w dokumentacji przetargowej.
Indeks górny Ilustracja: Raport ICAN Research „Cyfryzacja przetargów, trendy 2021+” Indeks górny koniecIlustracja: Raport ICAN Research „Cyfryzacja przetargów, trendy 2021+”
Duże firmy i korporacje koncentrują się na budowie w pełni cyfrowych procesów przetargowych, z wykorzystaniem e‑podpisu i elektronicznego obiegu dokumentów. Generalni wykonawcy częściej szukają kompleksowych rozwiązań do obsługi przetargów, sektor publiczny zaś podstawowych rozwiązań do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów przetargowych.
