„Jeśli chcesz innowacyjności, musisz zadbać o interakcje. Jeśli chcesz podnieść produktywność, zatrudnij ludzi pracujących w domu” – tą słynną wypowiedzią John Sullivan, profesor zarządzania na uniwersytecie w San Francisco poparł decyzję Yahoo o wycofaniu możliwości pracy zdalnej. Zmiana ta miała wzmocnić innowacyjność w firmie. Pytanie tylko, czy przestrzeń biurowa może wpływać na tworzenie takiej atmosfery?
Innowacyjne podejście jest dziś bardzo pożądane. Oznacza bowiem postęp i stanowi element budowania przewagi konkurencyjnej współczesnych organizacji. Jak powiedział kiedyś Peter Drucker „przedsiębiorstwo niewprowadzające innowacji nieuchronnie starzeje się i podupada”. Szybkie tempo rozwoju wzmaga koncentrację na coraz wyższej jakości oraz nowoczesności.
Ten tekst jest częścią projektu Biura: nowa definicja przestrzeni. Architektura. Design. Komfort pracy. Funkcjonalność przestrzeni i efektywność pracowników. Podpowiadamy, co warto zmienić w otoczeniu biurowym, by codzienna praca była bardziej efektywna i przyjemna. Odkrywaj i zmieniaj swoje biuro »
Interakcja w służbie innowacyjności
Innowacja nie powinna być jednak traktowana jako coś niedostępnego i wielkiego. W szerszym ujęciu rozumiana jest jako usprawnianie, poprawianie, zmienianie w zakresie różnych obszarów funkcjonowania organizacji. Jak jednak wzmacniać takie podejście w przedsiębiorstwie i jakie czynniki należy brać pod uwagę?
Irlandzki pisarz i dramaturg George Bernard Shaw powiedział kiedyś: „Jeśli ty masz jabłko i ja mam jabłko i wymienimy się tymi jabłkami, to wtedy ty i ja wciąż będziemy mieli po jednym jabłku. Ale jeśli ty masz pomysł i ja mam pomysł i wymienimy się tymi pomysłami, to wtedy obaj będziemy mieli dwa pomysły”. Interakcje między pracownikami mają znacznie większą wartość niż do tej pory myślano. Współpraca, kiedyś rozumiana wyłącznie jako ta zaplanowana w salach spotkań, w 70% opiera się właśnie na interakcjach w obrębie przestrzeni biurowej (za: CABE, The impact of office design on business Performance. Commission for Architecture & the Built Environment and the British Council for Offices, 2005). Szczególnie istotne są spontaniczne spotkania, zwane zderzeniami (collisions), czyli bezpośrednie i przypadkowe kontakty współpracowników: przy kawie, podczas posiłku, w szatni, w drodze do toalety, idąc na spotkanie, na półpiętrze, w każdym miejscu. Liczne, niezaplanowane, krótkie rozmowy umożliwiające wymianę opinii, podzielenie się pomysłem poprawiają efektywność pracowników i tworzą innowacyjną atmosferę.
Innowacyjności sprzyja interdyscyplinarna współpraca, wspólne kreowanie nowych idei, zderzanie się perspektyw. Nigel Oseland, naukowiec, współzałożyciel WCO (Workplace Consulting Organisation) i wiodąca postać w obszarze miejsc pracy analizował wpływ interakcji w procesie powstawania innowacji. Jak twierdzi, interakcje są tu kluczowe. Dzięki połączeniu współpracy, dzielenia się doświadczeniami oraz osobistej refleksji i wglądu mogą powstać nowe pomysły wykraczające poza istniejącą wiedzę.
Innowacyjność wymaga odpowiedniego miejsca
Istotą pobudzania innowacyjności jest wewnętrzna kultura wyzwalająca interakcje i generowanie idei. Kluczowe jest także miejsce, gdzie owe idee będą powstawały. Analizy obecnego stylu pracy wskazują, że pracownicy średnio przez 45% czasu pracy siedzą przy biurkach (dane Grupy Nowy Styl). Oznacza to, że jesteśmy coraz bardziej mobilni i przez średnio połowę czasu, pracujemy w innych miejscach biura lub poza nim. Jak wskazują badania Wabera, Magnolfi i Lindsay (Workspaces That Move People, „Harvard Business Review”) większość pomysłów nie powstaje przy biurkach – 79% z nich tworzonych jest w wyniku interakcji na terenie biura. Aby jednak ta interakcja mogła odbywać się w sposób efektywny, warto pomyśleć o strefach sprzyjających wymianie poglądów i pomysłów. Zwykła sala konferencyjna już do tego nie wystarcza.
Tworząc w Grupie Nowy Styl typologię stref biurowych, przeanalizowaliśmy style pracy naszych klientów oraz zorganizowaliśmy interdyscyplinarne warsztaty, podczas których przeanalizowaliśmy wszystkie aktywności podejmowane przez pracowników w przestrzeni biurowej. Kluczowy wniosek tych analiz był jeden – proces komunikacji w biurze jest różnorodny, opiera się na różnych formach interakcji, dlatego potrzeby związane z aranżacją przestrzeni są dużo bardziej zróżnicowane. Strefy spotkań nieformalnych, miejsca do szybkich konsultacji na stojąco, przestrzenie do pracy w małych grupach projektowych, zamknięte sale, soft seating (fotele, pufy kanapy) to przykłady kilku z rozwiązań jakie możemy stworzyć w biurze w celu wsparcia komunikacji wśród pracowników.
Co jest istotne w kreowaniu efektywnych miejsc do spotkań? Fayard i Weeks (Photocopiers and Water‑coolers: The Affordances of Interaction) uważają, że na zachowanie uczestników spotkania wpływają uwarunkowania zarówno społeczne, jak i fizyczne, związane z przestrzenią. Zdefiniowali oni zestaw cech miejsc sprzyjających nieformalnym kontaktom. Przestrzenie dedykowane do interakcji powinny być blisko stanowisk pracy i naturalnie zbliżać ludzi, powinny być dostępne, funkcjonalne, z odpowiednim wyposażeniem, zapewniające prywatność, a w organizacji powinno funkcjonować przyzwolenie na korzystanie z nich. Równie istotny w tworzeniu miejsc do komunikacji jest styl pracy organizacji. Szczegółowa analiza typów podejmowanych spotkań i sposobu realizacji zadań ułatwia odpowiednie zaprojektowanie i aranżację takich stref.
Współczesne biuro to przede wszystkim miejsce do spotkań. Przy obecnym tempie rozwoju technologii możemy pracować z każdego miejsca. Niemniej jednak przychodzimy do biura, by spotkać się z innymi i wspólnie popracować. Warto wykorzystać ten aspekt i poprzez przestrzeń zachęcać pracowników do bardziej efektywnej wymiany myśli. Odpowiednio zaplanowane i różnorodne miejsca do spotkań będą stanowić wsparcie zespołów w ich codziennej pracy i stymulować do innowacyjności.
