Biuro dla najlepszych

Nowoczesne biuro ma poprawiać wizerunek, funkcjonalność, elastyczność, komfort i jakość pracy. Taka idea przyświecała firmie Workplace Solutions podczas projektowania biura Nordea. Biura, które będzie wyrazem nowoczesnej organizacji i jej gotowości do zmiany.

Partnerem materiału jest workplace.

Nordea poszukiwała partnera do stworzenia przestrzeni pracy, która będzie narzędziem zarówno biznesowym, jak i wizerunkowym. Struktura biznesowa budowana w Polsce przez nordycką organizację wymagała wykreowania marki nowoczesnej firmy IT, która przyciągnie nowych pracowników, pozwalając na jej dynamiczny rozwój. Jednym z trzech filarów zmiany Nordea miały być nowoczesne biura wspierające pracę zespołową. Idea była inspirowana koncepcją Nordea Unlimited, wypracowaną i wdrożoną w Skandynawii. Bazuje ona na elastycznym wykorzystaniu miejsc pracy w zależności od typu zadań wykonywanych w ciągu dnia. To adaptacja nowoczesnego modelu środowiska pracy znanego jako Activity Based Workplace – elastycznego, opartego na interakcji i współpracy. Zgodnie z tą koncepcją biuro ma oferować wiele rodzajów funkcjonalnych przestrzeni odpowiadających różnym potrzebom, tak by pracownicy w pełni wykorzystywali swój potencjał i mogli efektywnie realizować zadania. Korzyści z wprowadzenia tej koncepcji to m.in. wzrost produktywności oraz mniejsza rotacja pracowników, co jest szczególnie istotne w sektorze IT. „Activity Based Workplace jest inwestycją – zauważa Bogusz Parzyszek, założyciel Workplace Solutions. – Nie chodzi tylko o sam budżet na wykończenie biura, lecz na cały zespół odpowiadający za wcześniejszy proces badawczy i wynikający z niego finalny projekt. Sukces inwestycji zależy od członków zarządu i ich przekonania do potrzeby zmiany. Zauważyliśmy, że ta intencja radykalnie podwyższa zaangażowanie w zespole odpowiadającym za transformację. Dlatego tak ważne jest kreowanie wizji biura wspólnie z zarządem”.

Łączące się interesy i podobne wartości zaowocowały współpracą pomiędzy Nordea i Workplace Solutions. Projekt realizowany w gdyńskim kompleksie Tensor XYZ miał być nowoczesnym biurem, które stanie się wizytówką organizacji. Obecnie Workplace oddało do użytkowania i projektuje dla Nordea ponad 36 tys. mkw. przestrzeni pracy w trzech polskich miastach – Warszawie, Łodzi i Gdyni. Projekt w Gdyni to 12 pięter w pięciu sąsiadujących budynkach.

Stworzyć znak rozpoznawczy

Motywacją zespołu Workplace Solutions było stworzenie najlepszego biura w Trójmieście. Biura wyjątkowego, będącego znakiem rozpoznawczym Nordea. Projekt rozpoczął się od warsztatów z lokalnym kierownictwem firmy. Warsztat miał na celu stworzenie koncepcji przyszłego biura – od rozpoznania strategicznych potrzeb po główny kierunek designu. Wykorzystano do tego metodę design thinking. Jest to proces, który dzięki podejściu skoncentrowanym na ludziach i formach ich aktywności integruje założenia biznesowe, możliwości technologiczne i potrzeby człowieka. Celem jest wygenerowanie najbardziej oryginalnych rozwiązań i sprawdzenie ich działania na etapie prototypowania. Proces wdraża interdyscyplinarny zespół, dzięki któremu finalny efekt to nowatorskie rozwiązanie.

Zespół projektowy Workplace Solutions w warsztatach dla pracowników wykorzystał edytowalne makiety przestrzeni. Zgodnie z ideą twórczego rozwiązywania problemów forma ta umożliwiła przedstawienie złożonych potrzeb użytkowników w prosty i czytelny sposób. Dzięki tej metodyce – opartej na głębokim zrozumieniu problemów – łatwiej było wdrożyć osoby decyzyjne w proces projektowania. Zaowocowało to ekonomicznie uzasadnionymi wnioskami, wynikającymi z holistycznego myślenia o przestrzeni pracy jako integralnym elemencie organizmu firmy, w którego centrum jest człowiek. „Jedną z naszych wiodących wartości jest odpowiedzialność, dlatego ważne jest, by pracownicy czuli się współautorami koncepcji” – mówi Mikołaj Ługowski, dyrektor zarządzający Nordea.

Równolegle rozpoczął się klasyczny proces badawczy. W trakcie dwumiesięcznych badań skupiono się na mobilności pracowników, interakcjach między nimi i specyfice zadań. Przeprowadzono wywiady z menedżerami, ankiety i warsztaty z obecnymi pracownikami. Wąski zakres czasowy był sporym wyzwaniem w przeprowadzeniu w pełni kompleksowego studium wykorzystania przestrzeni i charakteru pracy, a następnie przełożenia wyników na projekt aranżacji biura. Dzięki schematom wypracowanym we wcześniejszych analizach środowisk pracy dla ponad 100 organizacji biznesowych zespół Workplace Solutions był w stanie równocześnie prowadzić fazę badawczą i projektową. „Największym wyzwaniem tego projektu stało się zaprojektowanie miejsc pracy dla tych, którzy dopiero mieli zostać zatrudnieni. Musieliśmy spojrzeć daleko w przyszłość i stworzyć uniwersalne oraz funkcjonalne biuro dla zespołów pracujących w systemie zwinnym (agile), z możliwością przearanżowania przestrzeni dla osób o innym charakterze pracy” – wspomina Dominika Zielińska, główny architekt i partner zarządzający Workplace Solutions.

Inspiracji szukano także poza środowiskiem Nordea. Wymagający proces kreatywny do odpowiedniego rozwoju pomysłów potrzebował zaangażowania zespołu projektowego. W czasie jednej z podróży służbowych do Gdyni Leszek Możdżer podsunął pomysł na przestrzeń pracy Nordea. Twórca zaproponował umieszczenie gongu, czego ostatecznie nie udało się zrealizować. Myśl ta odegrała inną rolę. „Dzięki spotkaniu otworzyliśmy się na inny rodzaj doświadczenia użytkownika, który przetestowaliśmy na sobie i kliencie. Gongu użyliśmy w trakcie spotkania, na którym została zaakceptowana odważna koncepcja biura. Pomysł muzyka wprowadził energię niezbędną w ewolucji projektu w gdyńskim kompleksie” – opowiada Bogusz Parzyszek.

Wyjątkowe miejsce

Na bazie wyżej opisanych procesów zrodziła się koncepcja nowego biura. Nazwano je Nordea Seaport Office. Inspiracją było miasto Gdynia. Jego portowy charakter i unikalny nadmorski klimat miały być motywem przewodnim, nawiązującym także do nordyckich korzeni organizacji. Poszczególne piętra tematycznie odnoszą się do głównych elementów miasta. Piętro inspirowane stocznią jest nazywane „portem przeładunkowym”. Trzon piętra jest niczym wielki statek, a obłożone blachą sale przy korytarzu nawiązują do wyładowanych kontenerów. Niedawno zrealizowano kolejne piętra nawiązujące do portów: jachtowego, rybackiego i marynarki wojennej. Piętro, na którym pracuje kierownictwo, jest zaprojektowane w stylistyce przedwojennego gdyńskiego modernizmu. Z kolei wielofunkcyjny parter nawiązuje do skweru Kościuszki i jego okolic. To serce firmy, do którego najłatwiej dotrzeć z innych budynków. Każdy pracownik może tu popracować, odpocząć lub odbyć spotkanie.

Unikalny charakter biura tworzą nie tylko elementy inspirowane stocznią, takie jak kontenery czy strefy przypominające dziób i rufę statku. Zastosowano również specjalne systemy identyfikacji wizualnej, ułatwiające poruszanie się po biurze. Odpowiednie oznaczenia graficzne przestrzeni pozwalają ominąć sztuczne nazewnictwo pomieszczeń i ułatwiają komunikację. Wszystkie te elementy intuicyjnie wykorzystujemy, porozumiewając się ze współpracownikami.

Dopełnieniem aranżacji są przyciągające wzrok filmy nakręcone z lotu ptaka przez Bogusza Parzyszka w czasie procesu kreatywno‑badawczego. Wyświetlane są na ekranach w strefach wspólnych, ukazują one Gdynię i jej okolice. To autorski pomysł zespołu Workplace Solutions. Malownicze widoki miasta pobudzają i dbają o pozytywne wrażenia, których doświadcza użytkownik przestrzeni.

Aranżacja biura miała być przede wszystkim odpowiedzią i uzupełnieniem wyników przeprowadzonych analiz. Wynika z nich, że prawie 90% osób wykazuje wysoki poziom współpracy wewnętrznej i zewnętrznej. W toku procesu projektowego zauważono analogię – zespoły pracujące w systemie agile funkcjonują jak małe drużyny jachtowe. Łączą się, aby osiągnąć cel w określonym czasie. Można powiedzieć, że liczące od 6 do 12 osób zespoły wraz z zadaniami przemieszczają się od portu do portu. Workplace Solutions we współpracy z programistami zaprojektowało specjalny modularny system częściowo otwartych na korytarz pokoi. To strefy agile, a w Nordea stworzono drugą i trzecią generację tego autorskiego rozwiązania. Zaprojektowano więc przestrzenie, które w skali makro są elastyczne i wspierają pracę zespołu. Każda strefa składa się z trzech elementów. Pierwszy to miejsce do samodzielnej pracy – analizy pokazały, że 1/8 pracowników spędza większość czasu na pracy indywidualnej. Drugi to mikrosalka do telekonferencji i narad, wykorzystywana także do pracy w skupieniu – dla programistów kluczowa jest możliwość pracy w ciszy. Badania wykazały też, że zadania, takie jak: burze mózgów, szkolenia, spontaniczne spotkania czy koordynacja i planowanie działań w wysokim stopniu angażują pracowników i wymagają częstej interakcji w zespołach. Opierając się na tym, zaprojektowano trzeci element – zintegrowane z korytarzem kreatywne przestrzenie nazywane strefą Daily. Służą one do porannych spotkań statusowych oraz kreatywnych spotkań. Co więcej, na każdym piętrze znajdują się sale konferencyjne, a dodatkowo na parterze są zlokalizowane dwie większe o nietypowym charakterze. Jedna ma formę trybun, a druga to bar w kształcie litery C z siedziskami o różnej wysokości. Ta elastyczna forma pozwala na organizację zarówno spotkań całego zespołu, prezentacji wewnątrzfirmowych, jak i wykorzystania przestrzeni jako nieformalnej strefy networkingowej.

Najbardziej zielone biuro na świecie

Za wyjątkowym designem idą również jakość i zoptymalizowane podejście do aranżacji każdego metra kwadratowego powierzchni. Jakość pracy w dużej mierze zależy od warunków mikroklimatycznych biura. Raport Harvard School of Public Health dowodzi, że zdolności poznawcze rosną aż o 61%, kiedy znacznie poprawiamy wentylację w pomieszczeniu. Co więcej, badania Uniwersytetu Harvarda pokazały, że tzw. zielone biura, w których jest mniej zanieczyszczeń w powietrzu, zwiększają nasze możliwości poznawcze o 101%. Szeroko komentowany raport Amerykańskiego Towarzystwa Psychologicznego sugeruje, że biura z dużą liczbą roślin zwiększają zaangażowanie, produktywność i poprawiają samopoczucie pracowników. Dane te od dłuższego czasu inspirowały Workplace Solutions podczas projektowania efektywnego miejsca pracy o doskonałym klimacie wewnętrznym.

W nowym biurze Nordea znajduje się piętro zainspirowane gdyńskim rezerwatem Kępa Redłowska. Na jednego pracownika przypadają tam 3 duże rośliny lub ich ekwiwalent. To optimum wynikające z powyższych opracowań i raportu NASA dotyczącego oczyszczania powietrza przez konkretne rośliny. Wytyczne NASA pozwoliły na wybranie odpowiednich gatunków, a aktualnie prowadzone są badania weryfikujące jakość środowiska wewnętrznego z udziałem Politechniki Warszawskiej. Ze względu na innowacyjny charakter tego projektu najważniejsza była kompleksowa opieka nad zielenią i szybkie reagowanie na informacje zwrotne od pracowników. Początkowo odmiany roślin były jednolite w danych strefach, jednak pracownicy sygnalizowali, że taki układ jest przytłaczający i niekorzystnie wpływa na estetykę przestrzeni. Dzięki łatwym do przesunięcia donicom kompozycja mogła być dowolnie modyfikowana, a ponowna aranżacja przebiegła bardzo sprawnie. Połączenie różnych gatunków pozytywnie wpłynęło na środowisko oraz jakość pracy.

Inwestycja w biuro

Aspekt wizerunkowy jest główną wartością dodaną przy zmianie środowiska pracy na bardziej elastyczne. Biuro Nordea Seaport w krótkim czasie stało się wizytówką oddziału. Zagraniczni pracownicy odwiedzający gdyńskie biuro twierdzą, że chcą pracować w tym miejscu.

Korzyści wynikające ze zmiany, takie jak poprawa komfortu pracownika i jakości jego pracy, potwierdzają, że kultura firmy i środowisko, w którym pracujemy, ewoluują. W artykule Technologie w biurze przyszłości, opublikowanym na łamach „Harvard Business Review Polska”, prawie 95% badanych pracowników twierdzi, że współpraca ma kluczowe znaczenie. W raporcie Workplace Revolution 56% badanych menedżerów i członków zarządu przyznaje, że praca zdalna pomaga się skoncentrować, co zwiększa ich produktywność. Liczne artykuły naukowe świadczą o tym, że zmienia się kultura pracy. Nowoczesny nurt jest skierowany na innowację i wolność. Koncepcja ta stawia człowieka w „środku” organizacji, bo ma on największy wpływ na wyniki firmy i jej rozwój.

W biurze Nordea ważna była optymalizacja efektywności pracy, w tym m.in. wykorzystanie poszczególnych stanowisk pracy. Z badań prowadzonych przez Workplace Solutions wynika, że w statystycznej firmie biurka są używane tylko przez 44% czasu pracy. To wymusza redukcję stacjonarnych stanowisk i utwierdza w przekonaniu, że elastyczne biuro pozwala na większą oszczędność. Nie chodzi o zmniejszenie powierzchni, lecz jej bardziej efektywne wykorzystanie. W globalnej skali średni roczny koszt utrzymania stanowiska pracy wzrósł w ostatnim roku o 1,5%. Trend, który obserwujemy na całym świecie, to maksymalizacja efektywności, co wiąże się z większą liczbą zatrudnianych osób i jak najlepszym wykorzystaniem wynajmowanej powierzchni. Dokładne analizy charakteru i czasu pracy oraz bazujący na nich projekt elastycznego miejsca pracy umożliwiają wygenerowanie długookresowych oszczędności.

Zaangażowanie i ewaluacja

Dla doskonalenia skuteczności działań projektowych kluczowa jest obserwacja i ewaluacja zaprojektowanych przestrzeni. Wnioski często wymagają długotrwałej analizy funkcjonowania zrealizowanych projektów, co dla architektów i projektantów powinno być nieodłączną częścią całego procesu.

Finalny etap zarządzania zmianą, aktualnie prowadzony przez zespół Workplace Solutions w Nordea, skupia się na gromadzeniu doświadczeń i opinii użytkowników biura. Co jakiś czas jest przeprowadzane systemowe badanie satysfakcji, którego wyniki obrazują, jak nowa koncepcja biura wpływa na pracowników. Opinie są pozytywne, a pracownicy z biegiem czasu coraz bardziej doceniają wartość przestrzeni, odkrywają ją, uczą się z niej korzystać. Nie zaobserwowano negatywnego nastawienia do nowego modelu częściowo otwartej, ale strefowej, przestrzeni – wręcz przeciwnie, ludzie czekają na otwarcie kolejnych pięter nowego biura. Warsztaty ewaluacyjne z pracownikami pozwalają wytypować te rozwiązania, które funkcjonują bezbłędnie, a w tych niedoskonałych znaleźć pomysły, które warto poprawić. Nordea Seaport Office stało się realną pomocą w osiągnięciu celu biznesowego. Udało się zaprojektować reprezentacyjną i funkcjonalną przestrzeń biura. Biura, które przyciąga najlepszych.