Wyobraźmy sobie sytuację, w której – według użytkowników – system informatyczny działa dobrze i nagle ktoś podejmuje decyzję, że będziemy go tworzyć od początku. „Nie było łatwo, ale się udało” – zdradza Łukasz Rumowski, dyrektor rozwoju produktu w firmie Arcus.
Dla wielu firm współpraca działów biznesowych z ekspertami IT stanowi kluczowe wyzwanie. To także jeden z najważniejszych trendów informatyzacji, wskazanych przez respondentów badania przeprowadzonego przez ICAN Research & Diagnostics na zlecenie Orange Polska. Poniżej przedstawiamy fragment rozmowy badawczej przeprowadzonej z Łukaszem Rumowskim, dyrektorem rozwoju produktu w firmie Arcus, dla której współpraca z dostawcami jest kluczowa.
Arcus to jeden z największych na polskim rynku dostawców zintegrowanych systemów zarządzania dokumentem i korespondencją masową. Więcej informacji o firmie znaleźć można na stronie www.arcus.pl.
Czym dla Pana jest informatyzacja, a czym cyfryzacja?
Informatyzacja w biznesie trwa już od kilku dekad i wiąże się – w mojej opinii – z zastępowaniem starych narzędzi bardziej zaawansowanymi, inteligentniejszymi. Cyfryzacja z kolei jest pojęciem nowszym, związanym głównie z dostępnością, zbieraniem i analizą danych. To także kontekst biznesowy – poszukujemy nowych narzędzi, które dzięki danym zmienią nasz biznes na lepszy, bardziej konkurencyjny.
Z jakich narzędzi korzystacie?
Kilka lat temu zdecydowaliśmy się na wdrożenie profesjonalnego systemu CRM. Dziś jest w pełni zintegrowany z naszym ERP‑em. Notujemy w nim wszystkie etapy prowadzenia kontaktu z klientem, etapy zleceń wewnętrznych czy innych aktywności. W konsekwencji dość dokładnie możemy rozliczać wszelkiego rodzaju koszty i zaangażowanie naszych zasobów. Mamy też elektroniczne repozytorium dokumentów z automatyczną obsługą przepływów i mechanizmów OCR, które pozwalają nam zasilać bazy danych tylko ważnymi informacjami. To zaś umożliwia automatyczne klasyfikowanie informacji np. autotematyczne rozpoznawanie faktur, tworzenie danych kontrahenta, zapisywanie stawek VAT itd. W tym świecie na naszych biurkach może być jedynie komputer i zdjęcie bliskich.
Jak w tym kontekście wygląda współpraca IT z działami biznesowymi?
U nas te dwa obszary bardzo się przenikają. IT jest nie tylko działem, który zapewnia wsparcie. Oczywiście wciąż zajmuje się infrastrukturą typowo techniczną. Ale mamy też pracowników IT, którzy pracują bezpośrednio z biznesem oraz z naszymi klientami. Powiem tak: kiedyś IT kojarzyło się z majsterkowiczami ze śrubokrętami w dłoni, którzy przy okazji instalowali system. Dziś postrzegani są jako profesjonaliści, administratorzy, inżynierowie, doradcy.
Wiem, że zdecydowaliście się w pewnym momencie na pewną rewolucję i zmianę już działającego systemu CRM na inny. Skąd taka decyzja?
Trudno tworzyć i analizować Big Data, jeśli każdy dział w firmie korzysta z innego oprogramowania. Analityka danych ma sens, jeśli chociażby marketing ma informację z innych działów w dziedzinach, które go interesują. Dlatego też postanowiliśmy zmienić działający już CRM.
Było to dużym wyzwaniem?
Proszę sobie wyobrazić sytuację, w której wszystko – według użytkowników – działa dobrze i nagle ktoś podejmuje decyzję, że będziemy konstruować to od początku. Mentalnie było to bardzo trudne przedsięwzięcie. Użytkownicy czuli się jakby ktoś im narzucał nową robotę – znowu analiza danych, procesów itd. Na końcu mogła pojawić się nawet frustracja związana z testowaniem i wdrożeniem. Ale zrobiliśmy to dwa lata temu i dziś już nikt nie pamięta poprzedniego CRM‑a, a użytkownicy doceniają możliwości obecnego systemu, dostosowanego do nowych uwarunkowań rynkowych. Systemu, z którego efektywnie korzystają.