MAJOREL Polska, członek grupy Teleperformance, wprowadzając nowoczesną cyfryzację zrewolucjonizowała zarządzanie dokumentacją pracowniczą. Dzięki współpracy z Grupą Arcus oraz wdrożeniu innowacyjnych rozwiązań dział Payroll zyskał efektywność i precyzję. Nowy system nie tylko usprawnia codzienną obsługę, ale także znacznie redukuje ryzyko występowania błędów i oszczędza czas, co pozwala firmie lepiej reagować na dynamiczne zmiany w branży. O wdrożeniu opowiadają Łukasz Zwoliński, IT Service Delivery Manager, oraz Anna Pieczyńska, HR Project Specialist, którzy uczestniczyli w projekcie.
Jakie były główne wyzwania związane z dotychczasowym sposobem archiwizacji teczek HR w państwa organizacji?
Anna Pieczyńska: Przed nawiązaniem współpracy z Grupą Arcus dokumenty HR nie były archiwizowane w programie kadrowo‑płacowym, tylko przechowywane wyłącznie w wersji papierowej, co oznaczało czasochłonny proces przeszukiwania zasobów oraz ściągania ich z archiwum. Ograniczało to, a nawet wykluczało, możliwość pracy zdalnej osób zatrudnionych w dziale Payroll, w którym praca z dokumentami to codzienność.
Zarządzanie dokumentami pracowniczymi w firmie jest istotnym obszarem działu Payroll. Zawierają one ważne informacje o umowach i zmianach w warunkach zatrudnienia, świadectwach pracy, kwalifikacjach i wykształceniu, wynagrodzeniach, legalności zatrudnienia i innych aspektach związanych z przyjmowaniem do pracy. Kluczowy był łatwy i szybki dostęp do dokumentów dla rozproszonego w różnych lokalizacjach zespołu, zwłaszcza w takich sytuacjach jak kontrola, audyt czy zmiany stanowisk. Jednocześnie musimy spełniać odpowiednie standardy prawne i techniczne, aby zapewnić bezpieczeństwo, poufność i aktualność danych. Tym bardziej że obsługujemy dokumenty aż 1400 pracowników.
W jaki sposób rozwiązanie MyQ, Scanner Vision i urządzenia Kyocery pomogły państwu usprawnić procesy i zwiększyć efektywność pracy z dokumentami?
Łukasz Zwoliński: Wymienione narzędzia pozwoliły w łatwy sposób nadawać dokumentom nazwy według ustalonej struktury, koniecznej do rozpoznania typu dokumentu i przypisania do niego pracownika. Dzięki temu każdy dokument jest precyzyjnie skatalogowany, co znacząco ułatwia jego późniejszy automatyczny import do systemu kadrowo- płacowego, a w trakcie pracy – jego odnalezienie. Specjaliści kadrowo‑płacowi już na etapie skanowania otrzymują dokument opisany w taki sposób, aby system mógł rozpoznać określone atrybuty, takie jak typ dokumentu, datę jego utworzenia oraz określenie osoby, której dotyczy. Cyfrowe archiwa są o wiele lepiej dostępne niż tradycyjne archiwa papierowe, co przyczynia się do zwiększenia efektywności pracy i poprawy jej organizacji w hybrydowym modelu (dokumenty papierowe i ich cyfrowe kopie), z którego korzystamy. Łatwość dostępu do cyfrowych dokumentów skraca czas potrzebny na ich wyszukiwanie.
Dodatkowo nadawanie nazwy na poziomie skanera eliminuje błędy przy jej ręcznym wpisywaniu, a tym samym niweluje konieczność manualnego poprawiania. To oznacza, że procesy kadrowo- płacowe są bardziej niezawodne i przebiegają sprawniej.
Anna Pieczyńska: Możemy zatem śmiało powiedzieć, że automatyzacja pracy z dokumentami uwolniła czas pracowników kadrowo‑płacowych, który wcześniej był poświęcany na ręczne i żmudne czynności. Nie zmienia to jednak faktu, że w dalszym ciągu korzystamy z dokumentów w formie papierowej. Jednak dzięki posiadaniu ich również w elektronicznej formie jesteśmy w stanie łatwiej zarządzać m.in. dostępami do nich. W rezultacie dział kadrowo‑płacowy pracuje efektywniej i może lepiej wspierać cele biznesowe organizacji.
Cyfryzacja dokumentów usprawnia pracę naszego działu Payroll, przez co oszczędza czas i zmniejsza ryzyko wystąpienia ewentualnych błędów.
Jak oceniają państwo współpracę z Arcusem i co cenią sobie najbardziej w jego usługach?
Łukasz Zwoliński: W przypadku tego projektu na pewno była to szybkość i elastyczność w reagowaniu na nasze bieżące potrzeby. Arcus pokazał, że potrafi błyskawicznie dostosować swoje działania do naszych wymagań, co było niezwykle ważne w dynamicznie zmieniającym się środowisku pracy. Ta elastyczność pozwoliła na płynne przeprowadzanie zmian i adaptację do nowych wyzwań, bez opóźnień i zakłóceń w codziennych operacjach.
Cenimy sobie efektywną współpracę z opiekunem klienta, który rozumie specyfikę naszej branży. Ważne było również to, że obdarzyliśmy zaufaniem ogólnopolską firmę z dużym doświadczeniem w zakresie zarządzania dokumentami, która funkcjonuje na rynku od 37 lat. Te wszystkie aspekty składają się na wysoką jakość obsługi i satysfakcję z realizacji projektów, co sprawia, że Arcus jest zaufanym i godnym polecenia partnerem biznesowym.
Jakie korzyści odnotowali państwo po wdrożeniu rozwiązania do archiwizacji teczek HR? Czy można było zaobserwować poprawę jakości obsługi pracowników lub oszczędność czasu i kosztów?
Anna Pieczyńska: W tej chwili w Polsce taka cyfryzacja dokumentów została wprowadzona tylko w jednej naszej spółce. Cyfryzacja dokumentów usprawnia pracę naszego działu Payroll, przez co oszczędza czas i zmniejsza ryzyko wystąpienia ewentualnych błędów.
Firma musi dbać o porządek, czytelność, kompletność i spójność dokumentacji, a także o jej aktualizację i uzupełnianie. A takie rozwiązania jak Arcus Kyocera MDS po prostu nam to ułatwiają.
Czy planują państwo rozwijać swoje możliwości cyfryzacji dokumentów w przyszłości? Jeśli tak, to w jakich obszarach?
Łukasz Zwoliński: Nie wykluczamy tego, ale jeszcze za wcześnie, żeby mówić o jakichkolwiek konkretach.
W naszej firmie stawiamy na ciągłe usprawnianie procesów i ich automatyzację we wszystkich obszarach. Dzięki temu możemy zwiększać efektywność, redukować koszty i błędy, a także podnosić jakość obsługi klientów. Automatyzacja procesów jest dla nas bardzo ważna, ponieważ pozwala na szybsze i łatwiejsze zarządzanie danymi i informacjami. Wierzymy, że dzięki temu będziemy mogli lepiej sprostać oczekiwaniom rynku i dostosowywać się do zmieniających się warunków.
