Przenoszenie firmowych procesów do sfery cyfrowej w okresie pandemii stało się konieczne dla całej gospodarki. W czasie gdy wiele firm przeszło na tryb pracy zdalnej lub częściowo zdalnej, procesy takie jak podpisywanie umów, aneksów czy dokumentacji pracowniczej musiały zostać przeniesione do sfery online. Konieczne stało się wprowadzenie lub szersze stosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Partnerem materiału jest KIR
Stan epidemii w Polsce wymusił na wielu branżach wprowadzenie specjalnych środków ostrożności, w tym ograniczenia osobistych kontaktów. Większość relacji między firmami, obywatelami czy też administracją publiczną przeniosło się do sfery online. Jak wynika z raportu GUS, w pierwszym kwartale 2020 roku 6,4% pracowników wykonywało swoją pracę zdalnie. Z kolei od kwietnia do czerwca odsetek ten podwoił się i wynosił już 13,1% wszystkich pracujących.
Firmy w tym czasie borykały się z podobnymi wyzwaniami, które dotyczyły głównie zdalnego zarządzania zespołami, nowych zasad pracy, ochrony zdrowia pracowników, raportowania i nadzoru nad efektywnością wykonywania zadań oraz sprawnego obiegu dokumentów, także dokumentów wewnętrznych. W trudnym dla wielu przedsiębiorstw procesie kluczowe stało się wprowadzenie lub szersze zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Czym jest e‑podpis?
Kwalifikowany podpis elektroniczny to ciąg znaków dołączany do dokumentu, gwarantujący, że jego treść nie uległa zmianie, oraz pozwalający ustalić tożsamość osoby podpisującej. Jest równoważny podpisowi złożonemu własnoręcznie na dokumencie – oznacza to, że zachowuje integralność i bezpieczeństwo podpisanego dokumentu. Usługi te spełniają wszystkie kryteria bezpieczeństwa określone w unijnym rozporządzeniu eIDAS. Rozwiązanie jest zgodne z prawem w całej Unii Europejskiej. Dzięki temu podpisane e‑podpisem międzynarodowe umowy z klientami lub kontrahentami są wiążące.
Przedsiębiorcy, którzy chcą cyfryzować obieg dokumentów w swojej firmie, mogą uzyskać podpisy elektroniczne dla swoich pracowników i klientów za pośrednictwem firm zajmujących się ich wydawaniem. Są to tzw. kwalifikowani dostawcy usług zaufania, a nadzór nad nimi sprawuje minister właściwy do spraw cyfryzacji.
Jednym z głównych dostawców tej usługi w Polsce jest KIR, który bezpośrednio wspiera funkcjonowanie sektora bankowego i cyfryzację procesów w różnych obszarach gospodarki. Kwalifikowany podpis elektroniczny Szafir oraz jego wersja mobilna mSzafir to jedyne tego typu narzędzia na rynku, oferowane przez instytucję funkcjonującą w ramach sektora bankowego.
Indeks górny mSzafir to kwalifikowany podpis elektroniczny, który można złożyć bez użycia karty i czytnika. Indeks górny koniecmSzafir to kwalifikowany podpis elektroniczny, który można złożyć bez użycia karty i czytnika.
Przy zamawianiu e‑podpisu Szafir, który umożliwia podpisywanie dokumentów we wszystkich formatach, określa się rodzaj oraz okres ważności certyfikatu, model czytnika oraz opcję odbioru zamówionego zestawu. Taki zestaw można odebrać w dowolnej placówce KIR, zlokalizowanej w każdym z miast wojewódzkich lub placówce banku spółdzielczego w całej Polsce.
– Dokument opatrzony podpisem elektronicznym ma dokładnie taką samą moc prawną jak podpisany własnoręcznie na papierze. Tym samym dokumenty papierowe można zastąpić ich wersją elektroniczną – mówi Elżbieta Włodarczyk, dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR. – Składanie podpisu elektronicznego jest niezwykle proste. Użytkownik podpisuje dokument swoim kluczem prywatnym, dołącza do niego swój kwalifikowany certyfikat i wysyła do odbiorcy. Natomiast odbiorca na podstawie tego certyfikatu ustala, kto jest autorem dokumentu, i weryfikuje, czy dokument nie uległ zmianie.
Nowatorską wersją kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest mSzafir, który został wprowadzony na rynek w marcu ubiegłego roku i jest produktem w pełni cyfrowym. Nie wymaga on stosowania fizycznych urządzeń, takich jak karty i czytniki. Podpis można uzyskać w sposób całkowicie zdalny, wykorzystując potwierdzanie tożsamości w systemach bankowości elektronicznej za pomocą mojeID.
– Udostępniliśmy użytkownikom dwa warianty podpisów mSzafir. Jednym z nich jest certyfikat do jednorazowego wykorzystania, tj. podpisania pojedynczego dokumentu. Drugi wariant jest przeznaczony dla użytkowników, którzy często korzystają z podpisu elektronicznego. To certyfikaty z długim terminem ważności, rocznym lub dwuletnim, z wybranym limitem podpisów. Niezależnie od okresu ważności certyfikatu do każdego podpisu dołączany jest kwalifikowany znacznik czasu, zapewniający podpisanemu dokumentowi długotrwałą wartość dowodową – wyjaśnia Elżbieta Włodarczyk.
Podpis mSzafir umożliwia prowadzenie spraw prywatnych, biznesowych i urzędowych w pełni zdalnie, bez wychodzenia z domu. Taki podpis można złożyć z wykorzystaniem dowolnego urządzenia – komputera, tabletu lub smartfona, niezależnie od miejsca i czasu.
Jakie korzyści dla organizacji?
Usługi KIR mają na celu zwiększenie możliwości funkcjonowania w cyfrowym świecie oraz usprawnienie procesów dotyczących potwierdzania tożsamości i identyfikacji online. Eliminują dotychczasowe procedury, które wymagały wykorzystania dokumentów papierowych, ich skanowania, wysyłania pocztą lub kurierem oraz archiwizowania. Pozwalają organizacjom przejść na usługi całkowicie paperless i online, co znacznie usprawnia obieg dokumentów w firmie. W efekcie w znaczący sposób spada zużycie papieru, co pozytywnie wpływa nie tylko na budżet, lecz także na budowanie wizerunku firmy ekologicznej i dbającej o środowisko. Przykładem może być niedawne wdrożenie w Orange Polska usługi mSzafir do podpisywania dokumentów kadrowych. Firma dostarczyła swoim pracownikom jednorazowe certyfikaty do mobilnego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego, zapewniając możliwość załatwiania spraw z zespołem HR całkowicie zdalnie. Certyfikaty są generowane online z wykorzystaniem potwierdzenia tożsamości użytkowników w bankowości elektronicznej. Usługi Szafir i mSzafir sprawdzają się w każdej firmie, która dąży do cyfryzacji procesów. Dzięki tym narzędziom firmy mogą sprawnie podpisywać faktury, przedłużać i podpisywać umowy i aneksy, autoryzować płatności, podpisywać dokumenty pracownicze. Podpis elektroniczny pomaga zespołom HR wdrożyć elektroniczne dokumenty osobowe (personalne), a to z kolei poprawia szybkość przetwarzania danych i obieg informacji w całej firmie oraz pozwala wyeliminować wysokie koszty archiwizacji dokumentów papierowych. Wszystko to z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa, zdalnie i błyskawicznie.
PRZECZYTAJ GŁÓWNY RAPORT POŚWIĘCONY OPTYMALIZACJI »
Technologia ułatwia optymalizację procesów
Kilka ostatnich lat prosperity gospodarczej uśpiło czujność wielu przedsiębiorców, którzy mimo symptomów nadchodzącego spowolnienia nadal realizowali strategie dynamicznego rozwoju swoich firm. Pandemia wszystko zmieniła.
