W czasach rynkowej niepewności klienci oczekują od swoich outsourcerów nie tylko wsparcia w realizowaniu obowiązków ustawowych, ale i merytorycznych porad dotyczących prowadzenia firmy.
Partnerem materiału jest PKF.
Od wielu lat zauważamy trend wzrostowy w branży outsourcingu księgowości oraz kadr i płac. Wiąże się on m.in. z większymi potrzebami klientów niż samo ustawowe prowadzenie księgowości. Obecnie, przy tak dynamicznie zmieniającej się gospodarce i regulacjach prawnych, wartością dodaną dla klienta jest połączenie wiedzy z różnych dziedzin, np. z rachunkowości finansowej, przepisów prawa, kadr i płac, finansów, IT oraz efektywnego funkcjonowania procesów wewnętrznych w firmach.
Współcześni klienci nie oczekują już tylko liczb w postaci podanej kwoty zapłaty podatku VAT albo przedłożonego do podpisu sprawozdania finansowego. Potrzebują dostarczonych na czas odpowiednich danych zarządczych, doradztwa i wsparcia w ułożeniu procesów wewnętrznych dla budowania przewagi konkurencyjnej.
Klienci potrzebują wzmożonego wsparcia
W branży outsourcingu ksiąg, kadr i płac oraz rachunkowości zarządczej zmiana formy pracy spowodowana pojawieniem się koronawirusa – zarówno u dostawców usług outsourcingu, jak i u klientów – wymusiła wdrożenie bądź przyzwyczajenie się do korzystania z nowoczesnych technologii, związanych choćby z wymianą dokumentów oraz danych.
Dodatkowo niejednokrotnie zmieniające się przepisy były niejasne, nieprecyzyjne i często nie miały lub miały bardzo krótkie vacatio legis (określony w przepisach prawa okres między publikacją aktu prawnego a jego wejściem w życie – przyp. red.). Nawet przepisy dotyczące tarcz antykryzysowych wymagały od księgowych zapoznania się z nimi dosłownie z dnia na dzień, aby pomóc klientom w otrzymaniu wsparcia.
Pandemia spowodowała też absencje pracownicze, przez które klienci potrzebowali wzmożonego wsparcia, także w nowych obszarach, np.: audytu dotyczącego rzetelnego prowadzenia ksiąg oraz kadr i płac, wsparcia przy optymalizacji procesów back office, które zmieniały się w wyniku przejścia na pracę zdalną lub hybrydową. Wspieraliśmy klientów również w opracowywaniu szczegółowych analiz scenariuszowych związanych z funkcjonowaniem firmy w czasach permanentnych zmian gospodarczych i prawnych oraz szerszym niż dotychczas doradztwie biznesowym.
W samym wrześniu 2021 roku inflacja wyniosła już 5,8%, a wskaźnik nadal rośnie. W ostatnich dniach Rada Polityki Pieniężnej podniosła stopy procentowe, które wpłynęły na zmiany kursów walut. Trend rosnący obserwujemy również w pensjach pracowniczych, które w czerwcu 2021 roku wzrosły o 9,8% w stosunku do roku poprzedniego. Ekonomiści ostrzegają przed zjawiskiem stagflacji. Trwają prace nad wprowadzeniem Nowego Ładu i do chwili obecnej nie mamy pewności, które z przepisów zostaną wprowadzone. Niestabilna sytuacja gospodarcza spowodowała, że klienci dostrzegli potrzebę szerszego i częstszego doradztwa biznesowego.
Jak pomogliśmy swoim klientom przetrwać pandemię?
Pewien klient z branży logistycznej już przed pandemią korzystał z naszych usług księgowości oraz kadr i płac. Regularnie dostarczaliśmy mu wszystkie niezbędne dane finansowe i zarządcze. Pierwsze lockdowny wymusiły na nim szybsze reagowanie na zmieniającą się sytuację gospodarczą, która m.in. poprzez zamknięcie granic w sposób bezpośredni uderzała w jego biznes. W związku z tym opracowaliśmy dla niego nowy system rachunkowości zarządczej i kontrolingowej. Wymagało to w pierwszej kolejności audytu wewnętrznych procesów w firmie, które zmieniły się w wyniku pracy zdalnej. Następnie opracowania nowego systemu rachunkowości zarządczej, który jednocześnie wymusił zmiany w procesach wewnętrznych – w obowiązujących procedurach oraz w systemie kontrolingowym. Wszystkie czynności miały na celu dostarczanie klientowi w krótkim czasie danych zarządczych, tak aby mógł dynamicznie podejmować decyzje i nie narażać swojej firmy np. na utratę płynności finansowej.
Z kolei rok temu zwrócił się do nas klient z branży e‑commerce, u którego w wyniku licznych absencji pracowniczych powstały zaległości w wielu działach – w tym w księgowości. Ponieważ branża e‑commerce przeżywała swój boom, każda nieobecność zatrudnionego w pracy zagrażała ciągłości funkcjonowania firmy. Sytuacja zaczęła stawać się dramatyczna. Klient mimo posiadanych środków pieniężnych miał duże opóźnienia w regulowaniu płatności. Dostawcy grozili mu wypowiedzeniem umów. Powstały opóźnienia w rozliczeniach z Urzędem Skarbowym i ZUS‑em. Obowiązki nieobecnych pracowników musieli przejąć pozostali, pracując w godzinach nadliczbowych. Rozpoczął się efekt kuli śnieżnej. Sfrustrowani pracownicy zaczęli składać wypowiedzenia, a na barki pozostałych spadało jeszcze więcej obowiązków, więc kolejni przemęczeni pracownicy odchodzili.
Naszym pierwszym zadaniem było wyprowadzenie zaległości w zakresie ksiąg rachunkowych i płac oraz przeprowadzenie audytu systemów, by zidentyfikować możliwości zwiększenia efektywności w firmie. Kolejnym – wdrożenie automatyzacji w celu zmniejszenia ilości żmudnych zadań. W przypadku tak dynamicznie rozwijającej się firmy z branży e‑commerce osiągnięcie tego celu było priorytetem dla zarządu. Obecnie zakończony został etap wdrożenia robotyzacji. Nadal wspomagamy jednak dział księgowości, świadcząc nadzór księgowy. Jednocześnie trwa ostatni etap wdrożenia nowego systemu rachunkowości zarządczej i kontrolingu.
Wspólne budowanie przewagi konkurencyjnej
W ostatnim czasie zgłasza się do nas sporo klientów, którzy mają wątpliwości co do rzetelności prowadzonych ksiąg i naliczenia płac. Zaczęli oni szczegółowo analizować swoje dane finansowe – ze względu na pandemię i nagłą zmianę sytuacji gospodarczej, w jakiej się znaleźli. W wielu przypadkach stwierdzili, że stały się one dla nich niezrozumiałe. Zdarza się, że sami księgowi nie potrafią wytłumaczyć rozbieżności, jakie występują w dostarczanych danych. Przyczyny zaistniałej sytuacji są różne. Wynikają one z absencji pracowniczych (powodujących chaos w firmie), częstych zmian oraz faktu, że dane te są teraz szczegółowiej analizowane przez właścicieli i zarządy. W tego typu sytuacjach w pierwszej kolejności identyfikujemy nieprawidłowości, korygujemy księgi i rozliczenia podatkowe (czasem nawet z paru lat). Następnie na nowo organizujemy pracę działów księgowych, a także przejmujemy prowadzenie ksiąg oraz kadr i płac w firmie.
Nadrzędną rolą outsourcera jest wspieranie klienta w jego biznesie. W przypadku outsourcingu ksiąg, kadr i płac oraz rachunkowości zarządczej nie tylko odciążamy klienta od realizowania obowiązków ustawowych. Przede wszystkim jesteśmy dla niego partnerem, który wspiera go w rozwijaniu działalności w taki sposób, by mógł skupić się na budowaniu swojej przewagi konkurencyjnej.
Poznaj pozostałe treści raportu: OUTSOURCING KADR I PŁAC »
Outsourcing – bezpieczna przystań biznesu
Od outsourcerów wymaga się już nie tylko specjalistycznej wiedzy oraz nowoczesnych rozwiązań technologicznych, ale partnerstwa biznesowego wynikającego z przyspieszonej i często wymuszonej przez pandemię transformacji cyfrowej.
Outsourcing księgowy – nowe oblicze partnera biznesowego
W dobie bardzo częstych zmian prawa przedsiębiorcy przestali patrzeć na outsourcing przez pryzmat wsparcia zaplecza biurowego, ale jako sposób na zdobycie przewagi rynkowej. Choć optymalizacja kosztów wciąż pozostaje bardzo ważnym kryterium podczas podejmowania decyzji o zlecaniu usług na zewnątrz firmy, dziś kluczowe stają się zaufanie i reputacja biznesowa.
