W czasie pandemii najlepsze praktyki stosowane przez pracodawców nie są inne niż dotychczas: chodzi o to, by dbać o swoich ludzi.
Jednym z rezultatów konieczności pozostania w domu jest wielozadaniowość, która jest w chwili obecnej nową normalnością. Znajoma pani prezes, która ma dzieci w wieku trzech i sześciu lat, powiedziała mi, że (z pomocą męża) musiała jednocześnie prowadzić firmę, żłobek oraz szkołę.
Oczekiwanie od ludzi, aby wykonywali swoją pracę na tym samym poziomie koncentracji i wydajności, jest chore. „Ludziom jest coraz ciężej mieć wszystko zrobione na czas” – i to z konkretnego powodu. Nie tylko podejmują się swoich zadań w innym środowisku pracy (prawdopodobnie z mniejszym współudziałem szefów i kolegów), ale próbują się wywiązać ze swoich obowiązków, będąc jednocześnie pod wpływem niepokojących informacji o zagrożeniu zdrowia i martwiąc się o zatrudnienie.
PRZECZYTAJ TAKŻE: Jak zarządzać zdalnym zespołem? »
Jak być przywódcą wirtualnego zespołu?
Pandemia koronawirusa wymusiła na wielu firmach zmianę trybu pracy na zdalny. Taka sytuacja oznacza nowe wyzwania dla przywódców. Podpowiadamy, jak stawić im czoła.
Kiedy poszedłem zasięgnąć porady na temat tego, jak zarządzać pracownikami w czasie, miejmy nadzieję tymczasowej, ale jakże stresującej sytuacji, byłem zaskoczony tym, jak wiele rekomendacji brzmiało jak najlepsze praktyki ogólne.
Spróbuj uniknąć zwolnień
Utrata pracy podnosi ryzyko przedwczesnej śmierci o 63%, ma negatywny wpływ zarówno na zdrowie fizyczne, jak i psychiczne i prawie podwaja wskaźnik samobójstw. Czy jest możliwe zatrzymanie pracowników w tak trudnych ekonomicznie czasach? Oczywiście, że tak, ponieważ zwolnienia to w jakiejś części kwestia wyboru. Są one również konsekwencją tego, jak liderzy prowadzą swój biznes. Na przykład podczas recesji z 2008 roku firma Whole Foods zwolniła mniej osób niż Uniwersytet Stanford, mimo że ten drugi korzysta z wielomilionowych darowizn. Natomiast po ataku na World Trade Center 11 września firma Southwest nie zwolniła nikogo w odróżnieniu od równego jej rangą przemysłu lotniczego.
Według byłego pracownika, w odpowiedzi na pandemię COVID‑19 firma 24 Hour Fitness zwolniła wszystkich trzydziestu pracowników na szczeblu dyrektora. W większości przypadków zwolnienia te miały skutek natychmiastowy, niewielka grupa osób dostała trzymiesięczną odprawę, a większość z nich nie dostała nic.
Jak zapewne wiecie, odstąpienie od zwolnień pozwala firmom zatrzymać utalentowanych ludzi, którzy wkroczą do akcji, kiedy wszystko dojdzie do normy. (Tak jak zastanawiał się wspomniany już były pracownik 24 Hour Fitness: „Kto będzie zarządzał tą firmą, kiedy ją znowu otworzą?”). Możliwość zachowania miejsca pracy skutkuje też po prostu wdzięcznością ze strony pracowników i dodatkowym wysiłkiem ze strony zespołu. Jim Goodnight, współzałożyciel i CEO firmy programistycznej SAS Institute, która uniknęła zwolnień podczas kryzysu z roku 2008, zauważył, że pracownicy znaleźli sposoby, aby zmniejszyć koszt funkcjonowania firmy, zwiększając przy tym własną produktywność. Dbanie o swoich ludzi jest zawsze dobrym pomysłem.
Mądrze ustalaj priorytety, określaj harmonogram zadań i zapewnij backup
Zbyt wiele czasu w organizacji poświęca się na niepotrzebne spotkania, formularze i procesy, które nie tworzą żadnej wartości. Kryzys jest doskonałym momentem na to, żeby przeprojektować to, jak pracujemy. Jednym z powodów, dla których zwariowane godziny pracy stały się zwyczajem (szkodliwym dla naszego zdrowia), jest to, że wierzymy, że „wszystko jest równie ważne”, pomimo tego, że wcale tak nie jest. Lepsze ustalanie priorytetów pomaga pracownikom koncentrować się na tym, co najważniejsze (zarówno prywatnie, jak i zawodowo), usuwając przeszkody w osiąganiu większego sukcesu.
W praktyce i w odpowiedzi na COVID19 mogłoby to oznaczać natychmiastowe odłożenie na później długoterminowych, mniej ważnych projektów (np. 360‑stopniowy przegląd wyników pracy), aby ludzie mogli się skupić na najbardziej istotnych zadaniach. W rzeczywistości jest to dokładnie to, co zrobiła Sarahjane „SJ” Sacchetti, będąc CEO Cleo, firmy oferującej wirtualne wsparcie oraz zasoby tym, „którzy musieli się w sprawdzić w roli rodziców”.
Czy jest zatem możliwe zatrzymanie pracowników w tak trudnych ekonomicznie czasach? Oczywiście, że tak, ponieważ zwolnienia są częściowo wyborem.
Sama zmiana priorytetów nie wystarczy. Pracownicy często czują się pod presją, ponieważ spada im nagle na głowę jakiś istotny projekt. (Nic dziwnego, że ludzie często pracują w czasie choroby). Za czasów Sacchetti firma Cleo zmieniła system indywidualnej odpowiedzialności tak, aby w przypadku ważnych projektów odpowiedzialność była rozłożona na przynajmniej dwie osoby, czasami nawet więcej. W ten sposób, jeśli w ich życiu pojawia się nieoczekiwana przeszkoda, będą mogli się wzajemnie zastępować. Takie rozwiązanie nie tylko wzmaga poczucie wsparcia wśród pracowników, ale również zapewnia terminowe wykonanie ważnych zadań.
Uwzględnij związek między pracą a rodziną
Udawanie, że dzieci nie istnieją w godzinach pracy, nigdy nie było realistycznym rozwiązaniem. „Każdy dzień jest »Dniem Weź Swoje Dziecko Ze Sobą do Pracy« dlatego, że o tym właśnie myślą pracownicy – mówi Sacchetti. – Pracujący rodzice myślą o odebraniu dziecka ze żłobka, o tym, że dziecko ma jakiś problem, o tym, że trzeba wrócić do domu i zrobić dobry obiad”. Ten problem stał się w czasie pandemii bardziej palący.
W raporcie przygotowanym przez Center for American Progress (organizację zajmującą się badaniami i propagowaniem polityki publicznej) znalazła się informacja, że 90% ojców i 95% matek przeżywa konflikt pomiędzy pracą a rodziną. Jak pokazują badania, prowadzi to do większej absencji, generuje konflikty i skutkuje mniejszym zaangażowanie w pracę (zwłaszcza kobiet). Kryzys związany z COVID‑19 jest doskonałym czasem, aby w końcu uregulować takie kwestie, jak: urlop rodzinny, płatny czas wolny oraz inne elementy polityki firmy, które mogłyby zmniejszyć rozdarcie pracowników i doprowadzić do lepszych rezultatów zarówno dla pracowników, jak i dla firmy.
Oceń, jak radzą sobie pracownicy
Bez posiadania odpowiednich danych nie jest możliwe zarządzanie czymkolwiek, łącznie z dobrym samopoczuciem pracowników i ich zaangażowaniem. Dlatego tak ważne jest, aby mądrze zbierać opinie. Ostatnio Instytut Gallupa opublikował pięć kluczowych pytań, które może wykorzystać każda firma, aby się upewnić, czy podczas kryzysu zaspokaja potrzeby osób zatrudnionych. Jeśli kierownictwo nie jest w stanie prawidłowo się komunikować lub budować zaufania wśród pracowników, to może przemyśleć i przetestować nowe strategie i praktyk, zanim poprosi o dalsze informacje zwrotne.
W tym samym czasie globalna firma projektowa IDEO wprowadziła tracker, by zebrać informacje o miejscu pobytu pracowników. Sprawdzano, czy są w domu, czy w jakimś odległym miejscu, czy przebywają z innymi członkami rodziny. Uzbrojona w tę wiedzę firma była w stanie zapewnić sprzęt (bez kosztów ponoszonych przez pracownika), jak również pomoc socjalną oraz skierowania do profesjonalistów z zakresu zdrowia psychicznego. Ogólnie rzecz biorąc, ocena dobrego samopoczucia ludzi, interesowanie się nimi, jest wyraźnym sygnałem, że firmie zależy.
Uwolnij ich twórczą energię
Teraz jest potencjalnie najlepszy czas, aby rzucić wyzwanie pracownikom, by na nowo przemyśleli procesy, które zostały wykonane w określony sposób, „bo tak”. (Pomyślcie o tych wszystkich godzinach zmarnowanych na bezproduktywnych spotkaniach). Szefowa ds. zasobów ludzkich firmy IDEO, Duane Bray, podzieliła się swoimi doświadczeniami na temat tego, w jaki sposób firma pozyskała pomysły od pracowników na to, jak mogłaby przenieść swoje metody badań własnych projektów online. Zachęcanie pracowników do nieszablonowego myślenia może doprowadzić do doskonałych rozwiązań biznesowych, które równocześnie mogą wszystkim ułatwić życie.
Zmniejszanie niepewności gospodarczej i stresu, wyeliminowanie działań nieprzynoszących wartości dodanej, wspieranie ludzi, rozpoznawanie obowiązków rodzinnych pracowników, ocena, jak radzą sobie pracownicy (oraz zapewnienie im wsparcia), badanie możliwości pracy na nowe sposoby – to wszystko są rozsądne sugestie. Nie tylko w czasie kryzysu COVID‑19, ale cały czas. W tym sensie obecny kryzys zdrowotny nie zmienia niczego, co zawsze powinni robić dobrzy liderzy i dobre firmy. Sprawia on tylko to, że działania te stają się pilniejsze.
