6 sposobów na efektywność i dobre samopoczucie przy pracy zdalnej

Praca zdalna nie musi oznaczać chaosu i ciągłego zmagania się z rozpraszającymi sygnałami. Według najnowszego badania przeprowadzonego przez profesora Timothy’ego D. Goldena z Rensselaer Polytechnic Institute, wystarczy stosować się do kilku prostych (z pozoru) zasad, by podczas pracy w domowych warunkach zachować zdrowie psychiczne i jednocześnie zwiększyć efektywność.

1. Przygotuj miejsce TYLKO do pracy

Niektóre osoby potrzebują fizycznego oddzielenia miejsca pracy od domowych pieleszy, aby móc w pełni się zregenerować. Dlatego dobrym pomysłem – choć w warunkach mieszkaniowych nie zawsze łatwym w realizacji – jest wydzielenie osobnego miejsca, w którym będziemy jedynie pracowali. Może to być zarówno osobne pomieszczenie, jak i tylko jego fragment (np. kanapa w salonie lub zaciszny kąt w sypialni).

Ważne, abyśmy nie wracali do niego wtedy, kiedy chcemy odpocząć albo poprzebywać z rodziną. Jeśli mamy taką możliwość, dobrym pomysłem jest też używanie do pracy wyłącznie firmowego sprzętu, na którym będziemy wykonywali obowiązki służbowe. Firmowy laptop to też pewien rodzaj „miejsca pracy”, z którego po skończeniu obowiązków służbowych powinniśmy „wyjść”, czyli wylogować się. O ile mamy taką możliwość, lepiej nie odpowiadać też na telefony i e‑maile w czasie wolnym.

2. Sprawdzaj wiadomości w określonych interwałach czasowych

Smarfony, laptopy, smartwatche, tablety – ich zadaniem jest ułatwianie nam pracy, ale często stają się elementem rozpraszającym. Kontaktowanie się ze znajomymi przez komunikator internetowy, czytanie informacji na portalach albo odbieranie e‑maili (i to zarówno tych prywatnych, jak i służbowych) może skutecznie wybić z rytmu pracy. Aby się z tym uporać, warto podzielić zadania na mniejsze i zajmować się tylko nimi, nie spoglądając na telefon, ani do skrzynki pocztowej. Dopiero po zakończeniu etapu pracy możemy sobie pozwolić, by sprawdzić nowe e‑maile lub wiadomości na komunikatorze.

3. ASAP, czyli może poczekać

Warto przywrócić oryginalne znaczenie angielskiego akronimu ASAP (**As Soon As Possible) – tak szybko jak to możliwe. Powinniśmy więc odpowiadać na wiadomości i telefony tak szybko jak to możliwe, co nie oznacza, że mamy rzucić wszystko, by np. odpisać na e‑mail. Odpowiadamy więc bez zwłoki, ale po zakończeniu tego, co właśnie robiliśmy. Tak szybko, ale ani chwili szybciej, bo w ten sposób stracimy całe skupienie i czas poświęcony na dotychczasową pracę.

4. Zaplanuj odpowiednie ramy czasowe na zajęcia służbowe i prywatne

Przez wiele lat standardem była praca w określonych godzinach, np. od 8:00 do 16:00 (na zachodzie popularna była zmiana od „9 to 5”). Dziś nie zawsze jest to możliwe, dlatego dobrze jest na nowo ustalić grafik, uwzględniający zajęcia zarówno domowe, jak i służbowe. Ustalić go w taki sposób, by praca nie przedłużała się w nieskończoność, do późnych godzin wieczornych. Lepsza organizacja czasu z jednej strony pozwoli skupić się na zadaniach, z drugiej zaś pozwoli pozyskać czas wolny.

5. Zsynchronizuj swój grafik z domownikami

Równie dobrym pomysłem jest opracowanie harmonogramu pracy wspólnie z domownikami. Warto to zrobić, aby wykorzystać możliwości, jakie daje nam praca zdalna i np. dzięki temu zjeść wspólnie obiad albo wyjść na spacer.

Bardzo ważne jest też ustalenie jasnego i czytelnego sposobu komunikacji z domownikami w trakcie pracy. W ten sposób zminimalizujemy ilość potencjalnych rozpraszaczy, które wybiją nas z rytmu i wydłużą czas spędzany na wykonywaniu zadań służbowych. Ważne jest, by taki grafik był jednak zgodny z regulaminem pracy i tym, czego oczekuje pracodawca. Nie każdy ma pracę zadaniową. Część osób po prostu musi być obecna przy komputerze przez osiem godziny. I należy o tym pamiętać, tworząc harmonogram.

6. Szanuj swój czas

Stosowanie się do wcześniejszych rad nie przyniesie zysku, jeśli nie poinformujemy zarówno współpracowników, jak i domowników o naszych planach na kolejny dzień. Wszystkie osoby z naszego otoczenia powinny wiedzieć, kiedy mogą się z tobą skontaktować, a kiedy jesteś zajęty.

W obu przypadkach powinniśmy szanować swój czas, nie robiąc od tego wyjątków. W przeciwnym razie czeka nas dodatkowa praca po godzinach za pośrednictwem technologii, czyli TASW (technology‑assisted supplemental work). TASW to stosunkowo nowe zjawisko, polegające na przenoszeniu pracy do sfery życia prywatnego, co jest możliwe dzięki nowym technologiom. W pandemii znacząco się nasiliło.

Indeks górny Źródło: Wnioski pochodzą z badania Telework and the Navigation of Work‑Home Boundaries przeprowadzonego przez Timothy’ego D. Goldena, profesora Rensselaer Polytechnic Institute i opublikowanego w „Organizational Dynamics” w marcu 2021 roku. Indeks górny koniec^{Źródło: Wnioski pochodzą z badania Telework and the Navigation of Work‑Home Boundaries przeprowadzonego przez Timothy’ego D. Goldena, profesora Rensselaer Polytechnic Institute i opublikowanego w „Organizational Dynamics” w marcu 2021 roku.}