Streszczenie: Skalowanie zespołów IT w dzisiejszych czasach to wyzwanie, zwłaszcza w obliczu zmieniających się potrzeb biznesowych oraz technologicznych, a także skutków globalnej pandemii. Firmy poszukują elastycznych rozwiązań, aby sprostać rosnącym wymaganiom. Jednym z takich rozwiązań jest wykorzystanie tzw. zwinnych zespołów. Koncepcja ta polega na wynajmowaniu całych zespołów, które przejmują odpowiedzialność za projekt, zamiast dostarczania pojedynczych specjalistów. Zespoły agile w Cybercom składają się z 5-10 osób, które mają na celu szybkie reagowanie na zmiany i efektywne realizowanie założeń biznesowych, dzieląc się odpowiedzialnością i utrzymując ciągłość pracy. Taki model pozwala na skalowanie i elastyczność w zarządzaniu projektami, co jest kluczowe w obecnych warunkach.
Skalowanie działów IT to obecnie olbrzymie wyzwanie. Firmy są zmuszone radzić sobie z ogromną presją czasu, zmieniającymi się potrzebami biznesowymi i technologią. Na domiar złego cały globalny biznes stara się zwalczać skutki wciąż trwającej pandemii, która prowadzi do drastycznego spowolnienia gospodarczego. Firmy, które nie mogą czekać na lepsze czasy, mogą skorzystać z leasingu zwinnych zespołów.
Partnerem materiału jest Cybercom.
Cybercom posiada wieloletnią tradycję pracy z klientami w wielu modelach. Firma pomaga klientom między innymi w zwiększaniu konkurencyjności i skalowaniu biznesu, dostarczając im całe zespoły agile lub, w określonych sytuacjach, pojedynczych konsultantów. Jeden z największych projektów Cybercomu rozpoczął się w 2015 roku, kiedy kluczowy klient, duża firma telekomunikacyjna, potrzebował niezwłocznie zoptymalizować jedną ze swoich inicjatyw. Do problemów należały niewystarczająco szybki rozwój i ograniczona skalowalność w ramach założonego budżetu. Ponadto klient nie mógł pozwolić sobie na długi proces rekrutacyjny i wdrożeniowy.
– W tamtym okresie wprawdzie branża zmierzała już w kierunku zwinnego zarządzania, ale klient, z którym pracowaliśmy, jeszcze nie odpowiedział na te światowe trendy. Projekt był więc zarządzany zgodnie z podejściem waterfall, które zakłada rozdzielenie poszczególnych kompetencji na odrębne zespoły po kolei przejmujące po sobie dany projekt, a najważniejsze decyzje są podejmowane przez menedżera, zespół menedżerów, a nawet sam zarząd firmy. Waterfall nie umożliwia jednak szybkiej reakcji na zmiany i nie odpowiada na potrzebę zbliżenia działów IT do biznesu. Kaskadowa organizacja zarządzania dodatkowo utrudniła rozpoczęcie realizacji zadań. Poza tym w 2015 roku, mimo że Polacy już wtedy byli uważani za jednych z najlepszych programistów na świecie, outsourcing kojarzono głównie z realizacją prostych zdefiniowanych zadań. Pogląd ten podzielał nasz klient, ograniczając początkowo zakres naszych obowiązków. My zaproponowaliśmy jednak zupełnie inne podejście. Zamiast dostarczać pojedynczych programistów, zaoferowaliśmy wynajem całych zwinnych zespołów i przejęliśmy pełną odpowiedzialność za powierzony nam projekt – wyjaśnia Tomasz Woropaj, Business Unit Leader Cybercom.
Anatomia zwinności
Agile jest słowem odmienianym ostatnio przez wszystkie przypadki i choć wiele firm przyznaje, że stosuje zwinną metodykę, to w istocie jest to często kilka wybranych jej aspektów. Dla Cybercomu programowanie zwinne jest osadzone w działaniu wielofunkcyjnych zespołów złożonych z pięciu do 10 osób. Ich członkowie dzielą się odpowiedzialnością za zrealizowanie biznesowych założeń projektu. Taki zespół powinien zapewniać wszystkie konieczne kompetencje i wykluczać sytuacje, w których ciągłość pracy jest uzależniona od obecności określonego specjalisty. Jego skład powinien zapewniać elastyczne przejmowanie obowiązków. Stronę biznesową projektu reprezentuje Product Owner, który jest odpowiedzialny za ustalenie priorytetów – tak by najważniejsze potrzeby były zaspokojone w pierwszej kolejności.
–Zwinna organizacja pracy opiera się na tzw. iteracjach i ma na celu szybkie dostarczenie zamkniętych części produktu, począwszy od tych, które generują największą wartość. To pozwala utrzymać skuteczność zespołu, zachować jakość pracy i ciągłość biznesową nawet w czasie pandemii, kiedy nie możemy sobie pozwolić na planowanie w długim okresie. Przy stosowaniu zwinnej metodyki mogliśmy mieć pełną kontrolę nad efektywnością projektu i na bieżąco upewniać się, że zmierzamy we właściwym kierunku. Dlatego właśnie tak rozumiana zwinność stanowiła istotę naszej propozycji wartości – mówi Tomasz Woropaj.
Więcej niż suma osób
Wyzwanie, z jakim mierzył się klient Cybercomu w tamtym czasie, wciąż jest dosyć powszechne. Potrzeba szybkiego skalowania projektów jest obecnie bolączką dyrektorów odpowiedzialnych za cyfryzację. W odpowiedzi wielu rekrutuje nowych pracowników, co nie musi prowadzić do większej efektywności, za to na pewno generuje wyższe koszty, naraża na ryzyko związane z obecnie panującą niepewnością. Standardowy proces rekrutacyjny specjalistów z tej branży jest bowiem drogi i wymagający. Dlatego popularną wśród przedsiębiorstw alternatywą był do tej pory body leasing.
Zamiast dostarczać pojedynczych programistów, zaoferowaliśmy wynajem całych zwinnych zespołów.
– Rozwiązanie to było skuteczne przez wiele lat, my również wspieraliśmy biznes w ten właśnie sposób i sporadycznie wciąż to robimy, lecz uległo to zmianie z powodu większych możliwości, jakie dostrzegliśmy w nowym modelu. Postawiliśmy na stabilne i kompetencyjne zespoły, które dają niesamowite rezultaty naszym klientom. Realizując projekty, oferujemy wkład techniczny w rozwój oprogramowania (software development) który, uzupełniony wiedzą biznesową naszych partnerów, pozwala wypracować produkty na najwyższym poziomie – wyjaśnia Tomasz Woropaj.
Niektóre przedsiębiorstwa decydują się same budować zespoły zwinne od podstaw lub uzupełniają obecne zespoły dodatkowymi pracownikami zewnętrznymi. W wielu przypadkach to podejście się sprawdza, ale firmy powinny liczyć się z ukrytymi kosztami, jakie są z nim związane. Przede wszystkim nowemu zespołowi trudno przewidzieć, ile czasu i jakich nakładów pracy będzie on potrzebował do realizacji zadania – będzie to wiadome dopiero wraz z kolejnymi iteracjami. Ponadto jakiekolwiek zmiany personalne w już działającym zespole bardziej lub mniej odbijają się na efektywności. Żadne z tych rozwiązań nie jest optymalne dla firmy, która, podobnie jak klient Cybercomu, dąży do szybkiego osiągnięcia wysokiej optymalizacji.
Zespoły do zadań specjalnych
Zdaniem Cybercomu najlepszym rozwiązaniem dla firm, które nawet w skrajnie niepewnym otoczeniu biznesowym starają się zoptymalizować pracę nad nowym produktem, jest leasing całych zwinnych zespołów. Dzięki temu firmy mogą skupić się na kontynuacji swojej podstawowej działalności, zaś wynajęty zespół do zadań specjalnych w optymalny sposób zajmie się tworzeniem lub rozbudowywaniem ich produktów, a wszystko to zgodnie z konkretnymi wymaganiami.
W przypadku wspomnianego klienta firma dostarczała w kolejnych iteracjach około ośmioosobowe zespoły – jeden za drugim. W ciągu sześciu miesięcy dostarczono siedem gotowych do pracy zwinnych zespołów, a w cztery lata ponad dwukrotnie zwiększono tę liczbę i obecnie dla tego klienta Cybercomu pracuje już 20 zespołów. Każdy zespół miał możliwość efektywnego wdrożenia się w pracę i przejęcia obowiązków od klienta, zapewniając tym samym ciągłość realizacji projektu na zamierzonym poziomie.
– Oczywiście, taki sposób wdrożenia wielu zespołów nie jest jedynym możliwym. Jednak nasz klient zaufał nam i przekazał pełną władzę nad przeprowadzeniem tego procesu, od znalezienia odpowiednich osób do projektu po ich zaangażowanie i wdrożenie, a my zaprojektowaliśmy oraz poprowadziliśmy proces transferu wiedzy, a także zmaksymalizowaliśmy ciągłość biznesową projektu klienta. Te wszystkie działania dały naszemu klientowi mierzalną wartość: rentowność projektu w pewnych obszarach poprawiła się nawet o 40%. Dodatkowo, wprowadzając swoje własne, autorskie narzędzia pomiaru pracy zespołów, osiągnęliśmy powtarzalność dostarczania usług na najwyższym poziomie. Human Cloud to nasza flagowa usługa, będąca odpowiedzią na zmiany, jakie zaszły w ostatnich tygodniach na świecie – tłumaczy Tomasz Woropaj.
Po zakończeniu projektu jasne stało się, że udostępnianie całych zespołów agilowych klientowi jest dla niego samego najbardziej efektywnym rozwiązaniem. To podejście pozwala mierzyć ryzyko z dnia na dzień i z miesiąca na miesiąc, nie wymaga kosztownej rozbudowy własnego zespołu, a jednocześnie jest komfortowe dla specjalistów, którzy dzięki takiemu modelowi czują się bardziej zmotywowani do pracy i pozostają w projekcie przez dłuższy czas. Niezależnie od zmieniających się warunków biznesowych zaangażowanie zwinnych zespołów to najlepszy znany sposób na pracę nad dowolnym projektem IT. Także, a może tym bardziej, w niepewnych czasach kryzysu związanego z epidemią.
Przeczytaj pozostałe artykuły raportu »
Rewolucja, której nikt się nie spodziewał
Paulina Kostro PL
Obecna sytuacja wywołana koronawirusem daje nam szansę na reset sposobu pracy. To także okazja do zastanowienia się, co tak naprawdę oznacza współpraca.
Jak zapewnić efektywną i bezpieczną pracę zdalną?
Przemysław Sagalski PL
Pojawienie się koronawirusa wymusiło na pracodawcach i pracownikach nagłą zmianę modelu pracy z biurowej na zdalną. Wraz z modelem zmieniał się także sposób komunikacji, gwałtownie wzrosła potrzeba wyposażenia pracowników w odpowiedni sprzęt, a także zapewnienia dostępu do danych i ich bezpieczeństwa.
Wirtualne pulpity otwierają drzwi do pracy zdalnej
Zalety pracy poza biurem dostrzega coraz więcej firm. Wśród nich znalazł się także nasz klient, który zdecydował się na umożliwienie pracownikom pracy zdalnej.
