Streszczenie: Zmiana biura w czasie pandemii COVID-19 wymagała od firm i ich pracowników elastyczności oraz dostosowania do nowych warunków. Istnieje kilka kluczowych aspektów, które warto wziąć pod uwagę, planując takie zmiany. Po pierwsze, trzeba uwzględnić bezpieczeństwo zdrowia pracowników, co wiąże się z odpowiednim rozplanowaniem przestrzeni biurowej i wdrożeniem standardów higieny. Po drugie, niezbędna jest modernizacja technologii, umożliwiająca pracę zdalną i współpracę na odległość. Trzecim ważnym elementem jest stworzenie przestrzeni, która będzie wspierać kreatywność i komunikację, mimo że część pracowników pozostanie na home office. Kolejną kwestią jest elastyczność i adaptacja do zmieniającej się rzeczywistości – zarówno pod względem organizacyjnym, jak i prawnym. Na koniec, nie można zapomnieć o tym, że zmiana biura powinna być także częścią długofalowej strategii firmy, a nie jedynie reakcją na kryzys. Warto skorzystać z doświadczeń innych organizacji, które przeszły przez ten proces, aby wprowadzić najlepsze praktyki.
Pandemia koronawirusa dużo zmieniła zarówno w życiu społecznym, jak i w biznesie. Niektóre firmy szybko dostosowały się do nowych wyzwań i wykorzystały szansę na rozwój w tym trudnym czasie, inne wręcz przeciwnie, przez co znalazły się w obliczu kryzysu. Wiele wyzwań, takich jak organizacja fizycznej przestrzeni spotkań, czy zapewnienie zaplecza dla pracowników, jest typowe niemal dla wszystkich branż i biznesów. Wspólnym mianownikiem jest tutaj biuro.
Partnerem materiału jest CBRE.
Organizacje wdrożyły model pracy zdalnej na niespotykaną dotąd skalę. Wszyscy zapewne pamiętamy początkową euforię, wiążącą się z tym zagadnieniem, która już kilka miesięcy później zaczęła ustępować miejsca dyskusji na temat zagrożeń m.in. pogorszenia komunikacji pomiędzy pracownikami czy braku bezpośrednich spotkań. Obecnie coraz więcej czasu poświęca się pogłębionej analizie wpływu nowej rzeczywistości na kulturę organizacyjną i wszystkie kluczowe procesy biznesowe. To obszar, który bardzo interesuje nie tylko firmy, ale również socjologów i psychologów. Wiele organizacji wdraża obecnie rozwiązania hybrydowe i próbuje zdefiniować „nową normalność”. Elementem tych strategii jest powrót do biura.
Nowa sytuacja wpłynęła również na rynek nieruchomości biurowych. Jego uczestnicy musieli na nowo określić swoją sytuację i wspólnie uporać się z wyzwaniami. Po niemal półtora roku można już stwierdzić, że pandemia zmieniła dynamikę, jednak nie zaburzyła podstawowych zasad i standardów, panujących w najmie instytucjonalnym biur. Umowy najmu zawarte na czas określony wymagają od najemców podjęcia decyzji oraz zabezpieczenia swoich potrzeb i interesów z odpowiednim wyprzedzeniem. Nie było to nigdy zadanie łatwe, a ze względu na trudniejszą do przewidzenia przyszłość, obecnie jest jeszcze trudniejsze.
Czym więc kierować się, podejmując decyzję o zmianie biura w czasach COVID‑19? Poniżej postaramy się omówić najważniejsze aspekty.
Jeżeli to możliwe, planuj zmianę biura odpowiednio wcześnie
Podejmowanie decyzji o potencjalnej zmianie biura, należy rozpocząć od sprawdzenia, ile czasu pozostało w obecnej umowie najmu naszej firmy. Przy powierzchni mniejszej niż średnia dla rynku warszawskiego (ang. average lease size) – czyli 1200 mkw., na rozważenie dostępnych możliwości wystarczy ok. 12 – 18 miesięcy przed wygaśnięciem umowy. Niestandardowe zapotrzebowania, takie jak np.: integracja kilku lokalizacji lub spełnienie szczególnych wymagań technicznych, a także zabezpieczenie znacznej powierzchni przez największych najemców, wymagają znacznie większego wyprzedzenia.
W początkowym okresie pandemia spowodowała zamknięcie granic wielu krajów, co wpłynęło na światowe łańcuchy dostaw. Problem z dostępnością niezbędnych do wykończenia biur komponentów lub zagrożenie terminowości ich dostaw okazały się dużym wyzwaniem dla wynajmujących i wykonawców prac aranżacyjnych. Czasowo wstrzymane były również procesy administracyjne, związane z oddawaniem do użytkowania całych budynków w tym biurowych.
Spotkania w formie niekończących się tele- i wideokonferencji oraz praca zdalna również utrudniają sprawne przeprowadzenie negocjacji. Zaangażowane w nie bywa wiele stron – nie tylko najemca oraz wynajmujący. Dużą rolę odgrywają tutaj m.in. doradcy komercyjni, architekci, eksperci techniczni, podatkowi, generalny wykonawca i podwykonawcy, a także liczni dostawcy np. materiałów budowlanych i wyposażenia. Skoordynowanie działań tak wielu stron może zająć znacznie więcej czasu. Niezbędne może okazać się nawet pół roku na sam proces projektowy i budowlany i to już po uzgodnieniu warunków finansowych oraz prawnych. W przypadku największych najemców harmonogram prac wykończeniowych rozciąga się nawet na okres kilku kwartałów.
Renegocjacja umowy najmu, czyli jak osiągnąć korzystny kompromis
Szukasz oszczędności, ale ciężko określić ile powierzchni Twoja firma będzie potrzebować za parę kolejnych lat? Być może renegocjacja obecnej umowy najmu będzie odpowiednim rozwiązaniem i pozwoli osiągnąć kompromis w obniżaniu kosztów. W tym przypadku należy uwzględnić potrzeby właściciela, w którym mieści się nasze biuro i realne możliwości uzyskania koncesji. Z pewnością warto skorzystać z doświadczenia doradcy. Kluczem do sukcesu będzie wytworzenie realnej konkurencji pomiędzy właścicielami alternatywnych lokalizacji i obecnym wynajmującym. Uzyskane warunki najczęściej prezentowane są na końcu procesu w formie analizy Stay vs Go.
Czasem najkorzystniejszym dla firmy rozwiązaniem może okazać się umowa nieco krótsza niż standardowe 5 lat. Wiąże się to jednak zawsze z niższym budżetem na dostosowanie i odświeżenie powierzchni, a także z mniejszym pakietem zachęt finansowych (rabaty i zwolnienia z czynszu). Najczęściej im dłuższy okres najmu jesteśmy w stanie zaakceptować – tym więcej możemy oczekiwać od właściciela budynku biurowego.
Przebuduj biuro, dopóki nie jest w nim tłoczno
Jeżeli umowa najmu Twojego biura nie kończy się w najbliższym czasie, a powierzchnia, którą obecnie zajmujesz, nie wspiera w sposób zadowalający potrzeb zespołu, niezbędna może okazać się przebudowa. Taki projekt również wymaga odpowiedniego przygotowania i kompetencji. Wyzwaniem będzie tu koordynacja działań podwykonawców i uzyskanie niezbędnych zgód wynajmującego. Przed pandemią ustalane były zazwyczaj takie kwestie jak finansowanie niezbędnych prac. Uzgadniano zakres i odpowiedzialność za ewentualne uszkodzenia powierzchni. Teraz coraz większą rolę odgrywają inne aspekty np. ryzyka, związane z bezpieczeństwem i zdrowiem ekip wykonawczych, czy pracowników firmy. Jednak okres powszechnej pracy zdalnej może okazać się idealnym momentem na zmiany dla wielu firm i okazją do wdrożenia niezbędnych ulepszeń, która prawdopodobnie nie powtórzy się aż do czasu kolejnej przeprowadzki.
Dobry czas na przeprowadzkę firmy
W pierwszym kwartale 2021 r. ponad 70% podpisanych umów stanowiły umowy najmu nowej powierzchni, zarówno w budynkach już oddanych do użytkowania, jak i tych będących w budowie (tzw. przednajem, ang. pre‑let). To pozytywny sygnał dla rynku nieruchomości. Oznacza bowiem, że mimo ogólnej niepewności, firmy dalej się rozwijają i chcą mieć nowoczesne biura, dostosowane do zmieniających się potrzeb. Obecnie łatwiej też wynegocjować lepsze warunki najmu i podpisać korzystniejszą pod względem finansowym umowę, choćby ze względu na stosunkowo wysoki poziom pustostanów, dużą liczbę podnajmów oraz koncentrację pustostanu w kilku budynkach.
Stworzenie odpowiedniej przestrzeni do pracy, dostosowanej do kultury organizacji, ale też nowej rzeczywistości, to dla wielu firm bardzo ważna kwestia. Wielu najemców zadaje sobie pytanie, jak powinno się pracować w kontekście długoterminowym, a nie tylko teraz, w okresie przejściowym.
Dużo pracy mają eksperci zajmujący się Strategią Środowiska Pracy i Zarządzania Zmianą. Dzięki konsultacjom możemy ustalić, co dla naszej firmy, jako pracodawcy jest najważniejsze na poziomie strategicznym, a następnie stworzyć w biurze taką przestrzeń, która poprzez odpowiednią aranżację wesprze nasze cele biznesowe. Z tej perspektywy kończącą się umowę najmu, wizję przeprowadzki lub przebudowy biura, można potraktować jako dużą szansę „nowe otwarcie”.
Planuj, zabezpiecz elastyczność, wykorzystaj okazję
Wczesne określenie potrzeb naszej firmy pozwoli na odpowiednie zarządzanie ryzykiem biznesowym i wykorzystanie nieczęstych okazji na rynku biurowym. Pamiętaj, że zabezpieczenie elastycznych ram ekspansji lub redukcji powierzchni w umowie nie jest łatwe do osiągnięcia, ale nie jest niemożliwe. Bardzo pomocne będzie tutaj wsparcie doświadczonego doradcy.
Za nami ponad rok funkcjonowania z pandemią w tle, warto więc na koniec podsumować krótko sytuację rynku obiektów biurowych, choćby na przykładzie Warszawy, w której drastycznie spadła liczba wydawanych pozwoleń budowlanych. Na nowe projekty trzeba będzie poczekać. To z kolei rodzi zagrożenie, że obecne powierzchnie biurowe się wypełnią, a w latach 2022 – 2023 podaż będzie znikoma. Może zaistnieć ryzyko niedoboru powierzchni w tym okresie. Na pewno trudniej też będzie uzyskać tak korzystne oferty, jak obecnie.
Kontakt do eksperta:
Aleksander Hofmann‑Delbor
Zastępca Dyrektora CBRE
aleksander.hofmann@cbre.com
Tel. +48 694 448 139
