Służbowe wydatki pracowników, chociaż nie są związane bezpośrednio z podstawową działalnością firmy, często stanowią znaczącą pozycję w jej budżecie. Środki przeznaczane na podróże i reprezentację nie zawsze są wydawane racjonalnie. Wdrożenie prostych narzędzi finansowych może zwiększyć kontrolę firmy nad wydatkami pracowników i ograniczyć koszty.
Wiele firm nie przykłada dużej wagi do wydatków, które ponoszą menedżerowie, podróżując, nocując w hotelach czy jedząc posiłki w restauracjach. Tymczasem według badań przeprowadzonych przez Accenture i American Express wśród 110 działających na skalę międzynarodową firm z Ameryki Północnej, Europy i Azji, wydatki na podróże służbowe pracowników mogą niekiedy przekraczać nawet 3% przychodów przedsiębiorstwa. Dotyczy to zwłaszcza firm usługowych. Konieczność zapanowania nad tymi wydatkami potwierdzają wyniki badań wśród największych europejskich korporacji, a także wśród średniej wielkości przedsiębiorstw brytyjskich1. Chociaż firmy dbają o to, by istniała polityka zarządzania wydatkami, to jednak nie udaje im się w pełni zrealizować związanych z nią celów. Ponad 40% brytyjskich firm nie jest w pełni usatysfakcjonowanych sposobem zarządzania wydatkami służbowymi, a pełne zadowolenie deklaruje tylko 4% przedsiębiorstw.
Sposoby na większą dyscyplinę w sferze wydatków
Nieprzestrzeganie przez pracowników wytycznych dotyczących wydatków sprawia, że w firmie marnotrawione są znaczne ilości pieniędzy. Co więc może zrobić dyrektor finansowy, aby zmienić tę sytuację? W raporcie American ExpressIndeks górny 22 przedstawione zostały cztery sposoby wpłynięcia na pracowników.
1. Stanowcze egzekwowanie. Często pracownicy nie zdają sobie sprawy z tego, jakie konsekwencje może mieć nieprzestrzeganie przez nich przyjętych w firmie reguł. Gdy spotkają się z odmową pokrycia zrealizowanych przez nich nieracjonalnie wysokich wydatków, następnym razem będą rozsądniej dysponować firmowymi pieniędzmi.
2. Efektywne zarządzanie akceptacją wydatków. W niektórych firmach dział finansowy chce mieć możliwość autoryzacji wszelkich wydatków, zanim zostaną poniesione. Jest to jednak nieefektywna praktyka. Lepiej stosować ją tylko w przypadku dużych kwot, a w pozostałych sytuacjach pozwalać pracownikom na samodzielne dysponowanie pieniędzmi. Należy jednak pamiętać o stałym monitoringu przestrzegania polityki wydatkowej i uświadamianiu pracownikom odpowiedzialności za nieracjonalne generowanie kosztów. Dobrym rozwiązaniem jest stosowanie kart korporacyjnych – wówczas pracownicy, nie firma, są odpowiedzialni materialnie za transakcje realizowane z ich użyciem.
3. Właściwa komunikacja. Jak w każdym obszarze zarządzania również w polityce dotyczącej wydatków bardzo ważne jest dbanie o jasne komunikowanie celów. Pracownicy muszą być informowani o powodach wprowadzania ograniczeń wydatków oraz o poziomie oszczędności, jaki te restrykcje mają przynieść. Klarowne przedstawienie korzyści dla firmy powinno zmniejszyć opór personelu.
4. Uświadamianie pracownikowi poziomu realizowanych przez niego kosztów. Menedżer, który co miesiąc ma dostęp do pełnej informacji o wszystkich zrealizowanych przez niego wydatkach służbowych, przykłada większą wagę do przestrzegania polityki kosztowej firmy. Dlatego dyrektor finansowy powinien uświadamiać pracownikom, jak ważne jest, by racjonalnie dysponowali firmowymi pieniędzmi.
Chociaż firmy dbają o to, by istniała polityka zarządzania wydatkami, to jednak nie udaje im się w pełni zrealizować związanych z nią celów.
Narzędzia wspierające wdrażanie polityki wydatkowej
Menedżer wdrażający politykę wydatkową w firmie może dodatkowo wykorzystać narzędzia oferowane przez instytucje finansowe. Najbardziej popularnym rozwiązaniem są karty korporacyjne, ułatwiające wdrożenie przedstawionych wyżej zaleceń. Coraz więcej menedżerów decyduje się na wprowadzanie do firm kart korporacyjnych – w 2006 roku dwóch na trzech pytanych przez firmę Visa decydentów deklarowało chęć szerszego zastosowania tego rodzaju narzędziIndeks górny 33. Rosnąca popularność kart korporacyjnych sprawia, że osoby odpowiedzialne za zarządzanie finansami znacznie częściej dostrzegają korzyści, jakie dzięki nim odnosi firma. Najważniejsze zalety kart wskazane przez menedżerów w 2006 roku to:
usprawnienie inkasowania należności (52% pytanych w porównaniu z 35% w roku 2005),
dostarczanie nowych rodzajów danych (odpowiednio 53% i 44%),
zwiększanie przejrzystości stanu gotówki (46% i 36%).
Jak skutecznie ograniczyć wydatki dzięki karcie korporacyjnej?
Prawidłowe wykorzystywanie kart korporacyjnych może zaowocować ograniczeniem kosztów, a tym samym – wspierać dział finansów w nadzorowaniu przestrzegania polityki wydatkowej firmy. Karty pozwalają zwiększyć kontrolę i usprawnić rozliczenia, a także dają możliwość wykorzystywania informacji na temat wydatków do ciągłego kształtowania i korygowania polityki w tym obszarze.
Zwiększeniu kontroli nad służbowymi wydatkami pracowników służy ustalanie na kartach limitów (przy czym dla różnych użytkowników limity mogą być różnej wysokości). Dzięki temu firma może ustrzec się nieautoryzowanych wydatków. Ponadto stosowanie kart korporacyjnych zwiększa przejrzystość dokonywanych transakcji – wystawcy dostarczają przedsiębiorstwu szczegółowe dane na temat płatności realizowanych przez poszczególnych pracowników. Świadomość istnienia takich raportów pozytywnie wpływa na przestrzeganie przez użytkowników kart polityki wydatkowej firmy.
Usprawnienie rozliczeń wynika z faktu, że dzięki zautomatyzowanemu procesowi księgowania transakcji (informacje na ich temat w najnowocześniejszych rozwiązaniach są automatycznie przekazywane do systemów sprawozdawczych i rachunkowych firmy) możliwe jest elastyczne zestawianie wydatków i ich rozliczanie – indywidualnie dla każdego użytkownika karty lub centralnie dla całej firmy. Rezygnacja z wypłacania gotówkowych zaliczek i rozliczanie salda kart na podstawie jednego zbiorczego przelewu, przekazywanego do banku, znacznie usprawnia proces rozliczania wydatków służbowych pracowników.
Menedżer, który co miesiąc ma dostęp do pełnej informacji o wszystkich zrealizowanych przez niego wydatkach służbowych, przykłada większą wagę do przestrzegania polityki kosztowej firmy.
Wykorzystywanie informacji zebranych dzięki stosowaniu kart pozwala nie tylko lepiej egzekwować przestrzeganie polityki wydatkowej, ale też kształtować ją i korygować. Przedsiębiorstwo może również liczyć na dodatkowe korzyści w postaci rabatów od dostawców tych produktów i usług, z których jego pracownicy korzystają najczęściej. Informacje o transakcjach realizowanych przez użytkowników kart stanowią dobrą podstawę do negocjowania korzystniejszych warunków współpracy z takimi firmami. Najprostsze dane otrzymywane dzięki kartom korporacyjnym pochodzą z dostarczanych przez instytucje finansowe raportów. Krokiem dalej w wykorzystaniu możliwości kart jest ich integracja z elektronicznymi systemami zaopatrzenia (e‑procurement) i systemami do zarządzania zasobami w przedsiębiorstwie (ERP – Enterprise Resource Planning). Zdecydowało się na to już ponad 90% pytanych przez Visę dyrektorów finansowych, z których niemal trzech na czterech używa kart do przynajmniej 25% przeprowadzanych transakcji. Zwracają oni szczególną uwagę na fakt, że dzięki integracji osiągnęli usprawnienie procesów i mogą automatycznie uzgadniać wydatki. Doceniają także dostępność danych transakcyjnych do wszechstronnych analiz.
***
Szybko rozwijające się polskie firmy stają przed wyzwaniem poprawy efektywności zarządzania bieżącymi finansami. Aby uporać się z tym wyzwaniem, nie zawsze sięgają po najprostsze metody, do których należy efektywne wykorzystanie rozwiązań coraz szerzej oferowanych przez instytucje finansowe. Dziś nowoczesne narzędzia z zakresu zarządzania gotówką i przepływami finansowymi, finansowania handlu i zarządzania wydatkami są dostępne już nie tylko dla największych korporacji, ale także dla średnich i nawet całkiem małych firm.
Challenges and Leading Practices in Expense Management, KPMG, 2004; European Expense Management Study, American Express and A.T. Kearney, 2003.
Kluczowe wyzwania i najlepsze praktyki we wdrażaniu polityki wydatkowej firmy, American Express Poland, wrzesień 2005.
Corporate Payment Cards and Cash Management, Visa Commercial Perspectives, October 2006.
