Streszczenie: Nowoczesna aranżacja przestrzeni biurowych staje się kluczowym elementem w walce o retencję pracowników. Współczesne biura muszą odpowiadać na zmieniające się potrzeby pracowników, którzy coraz częściej oczekują komfortu, elastyczności i przestrzeni sprzyjającej zarówno koncentracji, jak i współpracy. W artykule przedstawiono, jak odpowiednia organizacja przestrzeni wpływa na zadowolenie pracowników i ich decyzję o dłuższym pozostaniu w firmie. Dobre zaplanowanie przestrzeni biurowych może wpłynąć na zwiększenie efektywności, poprawę samopoczucia oraz poczucia przynależności do organizacji. Ważne jest także uwzględnienie aspektów estetycznych, takich jak kolory czy dostęp do naturalnego światła, które sprzyjają poprawie atmosfery w miejscu pracy. Przemiany w aranżacji biur mogą być zatem istotnym krokiem w zmniejszeniu rotacji pracowników i zwiększeniu ich zaangażowania.
Liderzy już dawno zdali sobie sprawę, że samo wynagrodzenie czy pozycja firmy na rynku nie wystarczą, by przyciągnąć talenty do firmy. Żeby wygrać w walce o najlepszych pracowników, pracodawcy muszą zadbać o nowoczesne i dobrze zaaranżowane miejsce pracy.
Według Antal Market Research, aż 49% pracodawców boryka się z problemem odpływu pracowników. Jak wynika z raportu za 2016 rok przygotowanego przez Gallup Global Workplace, aż 63% pracowników, którzy zostają w firmie, jest niezaangażowanych, zaś 24% otwarcie manifestuje swoje niezadowolenie. Przy tak wysokim wskaźniku konieczne jest wprowadzenie zmian na wielu płaszczyznach. Czy wystarczy podnieść podwładnym wynagrodzenia i zapewnić im atrakcyjną ścieżkę kariery?
Raport State of the Global Workplace sporządzony w 2017 roku na podstawie badania o zasięgu globalnym wskazuje na jeszcze jeden, dotychczas zaniedbywany, czynnik. Okazuje się, że spośród 832 polskich uczestników badania zaledwie 13% jest zadowolonych z miejsca pracy. To oznacza, że aby podnieść poziom satysfakcji personelu i ograniczyć jego rotację, pracodawcy powinni ponownie przemyśleć sposób aranżacji biur. Polskie firmy mają w tej kwestii bardzo dużo do zrobienia. W nowoczesnym biurze wspierającym zaangażowanie i efektywność ludzi bardzo ważne jest zachowanie higieny nie tylko w aspekcie zdrowia, ale też intelektu i emocji.
Zacznij od biurka
Przy biurku spędzamy najwięcej czasu. Stworzenie ergonomicznego i funkcjonalnego stanowiska jest kluczowe dla efektywnej pracy. Biurko to nasza osobista przestrzeń, która powinna być dopasowana do indywidualnych potrzeb. Absolutnym hitem są biurka z elektrycznie regulowaną wysokością blatu. Przykładem może być Yan Drive, który pozwala na swobodną pracę nie tylko w pozycji siedzącej, ale i stojącej. Daje możliwość spersonalizowania i ustawienia parametrów zgodnych z preferencjami użytkownika. Biurko zapewnia komfort i daje możliwość wielokrotnej zmiany pozycji bez przerywania pracy. Wygodną funkcją jest panel sterujący pamięcią wysokości, dający możliwość zapamiętania 4 ulubionych położeń blatu.
Open space już nie taki straszny
Wygodne biurko to jednak nie wszystko. W zależności od specyfiki stanowiska pracy w ciągu dnia angażujemy się w różne działania: uczestniczymy w prezentacjach, spotkaniach, czasami szukamy skupienia w odosobnieniu, by stawić czoła trudnemu wyzwaniu, innym razem trafiamy w centrum burzy mózgów. Każda z tych form aktywności wymaga odpowiednich warunków dla osiągnięcia najlepszego efektu. Innymi słowy, samo biurko nie jest w stanie spełnić wszystkich potrzeb wielofunkcyjnych zespołów. Na współczesne środowisko pracy powinny składać się przestrzenie o różnych charakterach – dopasowane do specyfiki i różnorodności wykonywanych zadań. Atrakcyjne miejsce pracy daje możliwość wyboru, jak i gdzie będziemy pracować, a optymalnie zaaranżowana przestrzeń jest w stanie rozbudzić kreatywność zespołu i pomóc w rozwiązywaniu nawet najtrudniejszych problemów.
Od wielu lat jednym z najpopularniejszych modeli organizacji biura jest otwarty plan, czyli tak zwany open space. Po wielu latach funkcjonowania tego modelu okazało się, że konieczne są pewne zmiany. Z czego one wynikają? Jeszcze nie tak dawno temu dominowało przekonanie, że open space wspiera komunikację i kreatywność pracowników. Jak jednak informuje Gloria Mark, badaczka z Uniwersytetu Kalifornijskiego, pracownicy wykonujący obowiązki w otwartej przestrzeni mają poważne problemy ze skupieniem uwagi. Ich praca jest przerywana średnio aż co 11 minut na skutek rozpraszaczy takich jak wszechobecny szum i dobiegające zewsząd głośne rozmowy współpracowników. Jest to szczególnie uciążliwe, kiedy próbujemy pracować nad projektem czy zadaniem wymagającym długotrwałego skupienia. Badaczka obliczyła, że aby wrócić do pełnej koncentracji i wykonywania zadań z największym zaangażowaniem, potrzeba aż 23 minut. Wielogodzinne przebywanie w przestrzeni tego typu może być powodem narastającej frustracji i niskiej efektywności. Nic dziwnego, że otwarte przestrzenie w biurach mają tylu przeciwników.
Według Petera Lunda z Duńskiego Centrum Badań nad Środowiskiem Pracy, ciągły hałas i męczące rozmowy to jedne z głównych powodów zwiększonej rotacji wśród osób pracujących w otwartych biurach. Na szczęście projektanci i sami pracodawcy zauważyli ten problem. Dziś standardem przy projektowaniu otwartych przestrzeni stały się panele i ścianki o wysokiej chłonności akustycznej. Nie tylko absorbują dźwięki, ale też stwarzają wiele indywidualnych możliwości aranżacji stanowiska pracy.
Strefa relaksu w biurze XXI wieku
W nowocześnie zaprojektowanej przestrzeni bardzo ważną rolę odgrywają strefy relaksu, dzięki którym pracownicy mogą odpocząć i nabrać sił do dalszej efektywnej pracy. Najważniejszą zasadą w projektowaniu takiej przestrzeni jest jej wyróżnienie spośród pomieszczeń służących pracy – strefa relaksu powinna dawać poczucie rzeczywistej zmiany otoczenia. Można to osiągnąć dzięki kolorystyce ścian, doborowi odpowiednich mebli czy elementów dekoracyjnych. Tutaj sprawdzą się też miękkie pufy, które można dowolnie ze sobą łączyć w myśl zasady mix & match, tworząc własne, unikalne kompozycje. Całość ma wprowadzać w luźny klimat sprzyjający odprężeniu. Warto dodać, że strefy relaksu wcale nie muszą być duże. Wręcz przeciwnie – powinny być przytulne, ułatwiać wyciszenie, a nawet dawać możliwość odizolowania się od innych.
Wspólna misja
Każda firma dąży do założonych celów, kierując się przyjętymi przez nią wartościami. Jednocześnie coraz więcej pracowników szuka firm, które wyróżniają się na rynku pod względem kultury organizacyjnej. Często już po przekroczeniu progu biura wyraźnie widać, jakie wartości wyznaje firma. Do popularnych rozwiązań estetycznych należą kreatywne napisy na ścianach, kolorowa recepcja lub jednolita kolorystyka biura. Należy pamiętać, że nowoczesna przestrzeń powinna być zaaranżowana w taki sposób, by odzwierciedlać nie tylko kulturę organizacyjną, ale też tematykę prowadzonego biznesu. Pomieszczeniom często nadaje się nazwy według produktów czy wartości wyznawanych w organizacji. Dla przykładu, sale konferencyjne o nazwach Yan lub Integra przykuwają uwagę, a jednocześnie nawiązują do kolekcji produktów (Yan) i wartości firmy, jaką jest integracja.
Coraz częściej to właśnie pracownicy biorą udział w projektowaniu miejsc wspólnych w biurze. W tym celu są prowadzone badania środowiska pracy i potrzeb na podstawie ankiet, wywiadów, warsztatów, a nawet badań sensorycznych. Pieczołowitość, z jaką pracodawcy podchodzą do aranżacji biur, i kierowanie się w tym procesie sugestiami podwładnych świadczy o ich zaufaniu, a poza tym daje poczucie jedności i współtworzenia firmy. Pozwala też w pełni oddać rzeczywistą atmosferę i kulturę organizacyjną, w której uczestniczą główni zainteresowani zmianą. W końcu to pracownicy spędzają większą część dnia w biurze i powinni czuć się tam dobrze.
Nowoczesna przestrzeń może nie tylko zapewnić wysoką higienę pracy, ale także stać się istotnym nośnikiem marki firmy i jej kultury organizacyjnej. Dzięki temu dobrze przystosowane biuro może stanowić silny atut firmy w walce o najlepszych pracowników.
