Gromadzenie ogromnej ilości rozproszonych danych, rosnąca liczba przepisów i wymogów, złożoność i powtarzalność zadań, a także ograniczone zasoby personalne i finansowe, stanowią obecnie trudność dla wielu instytucji zajmujących się procesami z obszaru Know Your Customer. Rozwiązaniem pomagającym przezwyciężyć powyższe wyzwania jest robotyzacja tych operacji.
PARTNEREM MATERIAŁU JEST SII
W NAJWIĘKSZYM SKRÓCIE Know Your Customer to proces, w ramach którego instytucje zobligowane do wypełnienia obowiązków prawnych w ramach przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu zbierają informacje o swoich klientach. Dokumentują je również i weryfikują ich prawdziwość, sprawdzając je na zewnętrznych listach obserwacyjnych i w publicznych bazach danych. Jest to proces obejmujący wiele powtarzalnych czynności. Warto więc pomyśleć o jego robotyzacji, szczególnie w przypadku instytucji finansowych. Z racji odpowiedzialności za bezpieczeństwo środków finansowych klientów, z ich perspektywy szczególnie istotna jest wiedza na temat partnerów, z którymi współpracują. Instytucje te chcą wiedzieć, z kim nawiązują relację, by:
przeciwdziałać przestępczości finansowej,
dbać o bezpieczeństwo organizacji,
chronić wszystkich klientów i interesariuszy,
zapewnić zgodność działań z przepisami prawa i wymogami regulatora.
Czy proces KYC musi być realizowany manualnie?
Dobra wiadomość jest taka, że można zrobotyzować podstawowe czynności związane z przeszukiwaniem zewnętrznych i wewnętrznych baz danych oraz pozyskiwaniem informacji z otwartych źródeł. Odpowiedź na pytanie: „Jakie zadania można zautomatyzować?” jest stosunkowo prosta. Przede wszystkim te, których celem jest zgromadzenie informacji z różnych baz danych. Zanim pojawiły się aplikacje służące do robotyzacji procesów, człowiek przenosił informacje (dane) między bazami choćby ręcznie, kopiując rekordy z jednego arkusza w Excelu do drugiego lub wyłuskując informacje z e‑maili. W tego typu zadaniach robot sprawdzi się znakomicie. Dodatkowo, jeżeli jest to potrzebne, może pracować w nocy lub innych godzinach, tak aby nie obciążać systemów operacyjnych. Przy okazji wykonuje zadania nawet dziesięć razy szybciej niż człowiek. Taki automatyczny proces nie nadaje się natomiast do analizy danych ani nie podejmie decyzji, która nie została wcześniej zaprogramowana. Tu człowiek jest niezbędny.
Wybrane elementy procesu, które można poddać automatyzacji, to przede wszystkim:
1. Przeszukiwanie publicznych rejestrów (CEIDG, KRS), w tym wyszukiwanie powiązań osobowych i kapitałowych. Istotnym elementem pracy robota jest dostęp do danych. W Polsce wgląd do rejestrów takich jak CEiDG oraz KRS jest otwarty, dzięki czemu każdy zainteresowany może pozyskać informacje o przedsiębiorcach lub firmach. Korzystanie z RPA (Robotic Process Automation) automatyzuje i przyspiesza ten proces.
2. Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego. Programując algorytmy RPA, można uwzględnić różnego rodzaju zmienne oraz parametry, by m.in. sprawdzić, jaki procent udziałów przypada konkretnym udziałowcom, co umożliwia identyfikację beneficjenta rzeczywistego.
3. Przeglądanie list sankcyjnych oraz list osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne (PEP). Ten element dowodzi, że praca robota może być zależna lub współdzielona z człowiekiem. Człowiek odpowiada za utworzenie listy i pilnowanie jej aktualności, natomiast zadaniem robota jest weryfikacja, czy konkretne zapytanie było także sprawdzane pod kątem danych zgromadzonych na listach sankcyjnych lub PEP.
4. Wyszukiwanie informacji w mediach. Przeszukiwanie tysięcy artykułów zawierających wzmianki o klientach lub potencjalnych partnerach biznesowych jest zadaniem właściwie niewykonalnym dla człowieka. Oczywiście można je powierzyć odpowiedniej agencji monitorującej media, ale jest to rozwiązanie stosunkowo drogie. Dlatego lepiej, by zajął się tym firmowy robot. Najważniejszą kwestią jest budowa słownika wyrazów, na których ma się skupić – to zadanie przeznaczone dla człowieka. Resztę żmudnej pracy wykona algorytm.
5. Identyfikacja branż i krajów wysokiego ryzyka. Tak jak w przypadku list sankcyjnych, aby ten element mógł dobrze działać, robot musi skorzystać z dostępnych baz danych. Dzięki temu instytucja korzystająca z RPA, może uniknąć np. współpracy z ryzykownym klientem.
Jakie są korzyści biznesowe?
Automatyzacja prostych i masowych elementów składających się na proces Know Your Customer pozwala analitykom skupić uwagę na złożonych i nieoczywistych przypadkach, ponieważ proces weryfikacji kontrahentów przebiega według identycznych, mierzalnych kryteriów. Zwiększa to atrakcyjność pracy analityków, sprzyja ich rozwojowi, daje możliwość zmierzenia się z nieoczywistymi przypadkami, dotyczącymi np. prania pieniędzy lub ewentualnych oszustw. Analitycy KYC, nie musząc zajmować się żmudnymi czynnościami związanymi z wyszukiwaniem podstawowych informacji, mają czas na wyjście poza schemat i poświęcenie uwagi konkretnemu przypadkowi.
Na podstawie projektów z obszaru RPA realizowanych dla klientów przez ekspertów Sii za kluczowe korzyści wynikające z wdrożenia takich rozwiązań można uznać oszczędność czasu, zwiększenie produktywności, możliwość skoncentrowania się na kluczowych zadaniach i obniżenie kosztów operacyjnych. Technologia wspiera wiele procesów biznesowych oraz umożliwia automatyzację i integrację licznych aplikacji i środowisk, dlatego decyduje się na nią coraz więcej firm. To nie tylko inwestycja o dość szybkim zwrocie i wymiernym zysku, ale także narzędzie przynoszące długofalowe korzyści samym pracownikom.
Pomimo wielu zalet wynikających z wdrożenia automatyzacji nadal istnieją obszary, w których zaangażowanie człowieka jest niezbędne. Dlatego w Sii powstała jednostka świadcząca profesjonalne wsparcie w zapewnianiu zgodności z wymogami prawnymi w procesie KYC. Konsultanci nie tylko przeprowadzają weryfikację klientów w pełnym lub uproszczonym zakresie, ale także kompleksowo zarządzają całym procesem – począwszy od mapowania i analizy, poprzez alokacje zasobów i sam proces wdrożenia, a skończywszy na kontroli jakości i optymalizacji.
