Streszczenie: W projektowaniu biur istotne są trzy kluczowe czynniki, które wpływają na tworzenie funkcjonalnych i efektywnych przestrzeni dla pracowników. Pierwszym z nich jest przestronność, która zapewnia komfort pracy, umożliwiając łatwy dostęp do różnych stref biurowych. Drugi czynnik to elastyczność, pozwalająca na szybkie dostosowanie przestrzeni do zmieniających się potrzeb organizacji i pracowników. Trzecią ważną cechą jest estetyka, która nie tylko poprawia atmosferę w biurze, ale także wpływa na wizerunek firmy. Warto zauważyć, że odpowiednie zaplanowanie tych aspektów ma istotny wpływ na samopoczucie pracowników oraz ich efektywność.
Kompleksowy projekt dobrze urządzonego biura powinien w optymalny sposób połączyć trzy elementy: ludzi, przestrzeń i procesy, zwiększając w ten sposób zaangażowanie pracowników oraz ich efektywność.
Trzy główne czynniki w projektowaniu biur
Partnerem merytorycznym materiału jest firma Nowy Styl Group.
Nie ma jednego przepisu na idealne biuro, tak jak nie ma jednego sposobu na osiągnięcie sukcesu w biznesie. Każda firma jest inna, dlatego każda potrzebuje unikalnego biura, szytego na miarę swoich potrzeb i pracujących w niej ludzi. Projektując wnętrze biura, warto brać pod uwagę trzy elementy: pracowników, procesy i przestrzeń.
Oczekiwania pracowników
W obecnej sytuacji na rynku pracy, gdzie dominującą pozycję przynajmniej w niektórych branżach ma pracownik, priorytetem staje się pozyskiwanie i utrzymanie talentów z pokoleń Y i Z. Dynamiczni przedstawiciele tych generacji znają języki, często podróżują za granicę, korzystają z Internetu, dzięki czemu orientują się, jakie standardy pracy panują w krajach rozwiniętych. Oczekują więc tego samego od swoich pracodawców – chcą nowoczesnych miejsc pracy i atrakcyjnie zaaranżowanych powierzchni biurowych. I nie chodzi im jedynie o estetykę. Mają świadomość, że efektywnie zaprojektowana powierzchnia sprawia, że wszyscy pracują lepiej, są bardziej wydajni i nie mają problemu z koncentrowaniem się na zadaniach.
Zmieniły się styl i charakter pracy biurowej. Zmieniać się zatem musi również przestrzeń biurowa, aby lepiej dopasować się do obecnych potrzeb swoich użytkowników. Pracownicy mają dzisiaj więcej zadań polegających na interakcji i współpracy w zespołach. Według badań, elastycznych biur oczekuje aż 87% pracowników sektora nowoczesnych usług dla biznesu.
Miejsce pracy w 24% odpowiada za satysfakcję pracowników, z kolei jej poziom znacząco wpływa na motywację i sprawia, że ludzie mocniej identyfikują się z firmą. Jest to szczególnie ważne dla pokoleń Y i Z. Millenialsi przywiązują dużą wagę do wizerunku pracodawcy oraz polegają na opinii znajomych. Istotne jest dla nich: dla kogo pracują, czy pracodawca zapewnia odpowiednie warunki do realizacji zadań oraz czy organizacja działa w sposób elastyczny i nowoczesny. W tym kontekście firmy dostrzegają potrzebę kreowania wizerunku idealnego pracodawcy, zdając sobie sprawę, że efektywnie i efektownie zaaranżowana przestrzeń pokazuje, iż dbają o pracowników, oferując pracę w komfortowych warunkach i rozwój zawodowy. Poza tym wiedzą, że odpowiednie warunki i tryb pracy są jednymi z najskuteczniejszych czynników motywujących, które oddziałują na ludzi w sposób ciągły i natychmiastowy.
Kreacji sprzyjają nieszablonowe wnętrza
Obserwujemy rosnącą świadomość wagi spotkań nieformalnych, które mają bardzo duże przełożenie na kreatywność i innowacyjne myślenie. Zastanówmy się, gdzie najczęściej wpadają nam do głowy najlepsze pomysły czy rozwiązania trudnych problemów. Przy biurku? A może jednak na wygodnej sofie, w kolorowym pokoju stymulującym myślenie „out of the box”? Może na spacerze po lesie albo podczas intensywnego treningu? Obecnie biuro to już nie tylko biurka. Z większym sukcesem można kreować innowacyjne pomysły na sofie w pokoju do pracy koncepcyjnej, w hamaku zawieszonym w strefie relaksu czy też w wygodnym fotelu w kafeterii. Nowoczesne organizacje, wymagające od pracowników kreatywności i innowacji, coraz częściej takie przestrzenie oferują.
Karolina Manikowska, dyrektor Działu Badań i Konsultingu Przestrzeni Pracy, Grupa Nowy Styl
Procesy i powiązania między zespołami
Projektowanie biura warto zacząć od poznania kluczowych procesów zachodzących w firmie, wykonywanych zadań lub siatki zależności pomiędzy współpracującymi zespołami. Trzeba wiedzieć, jaki charakter i styl pracy dominuje w każdym dziale, aby móc do niego dostosować właściwe rozwiązania, pamiętając o usprawnieniu komunikacji pomiędzy zespołami. W nowoczesnych organizacjach większość zadań wykonuje się zespołowo, dlatego musi również być wydzielona przestrzeń do spotkań, szybkich konsultacji czy burzy mózgów. Każda zmiana budzi obawy i wywołuje strach przed nieznanym, dlatego najlepszym sposobem na zminimalizowanie niechęci pracowników do nowej przestrzeni jest prawidłowe przeprowadzenie ich przez zmiany. Można umiejętnie włączać ludzi w proces, organizując na przykład konkursy na nazwy sal spotkań lub motyw przewodni strefy wypoczynku albo zbierać opinie dotyczące kolorystyki ścian. Angażowanie pracowników w urządzanie biura sprawia, że utożsamiają się ze zmianami i mają poczucie współtworzenia miejsca, które jest ich codziennym środowiskiem pracy.
Przestrzeń efektywnej pracy
Coraz więcej firm postrzega biuro jako inwestycję w kapitał ludzki. Z tego względu tworzą nowoczesne i bardziej efektywne wzorce aranżacji przestrzeni, jak biuro strefowe czy też Activity‑Based Working. Tego typu miejsca są bardziej przyjazne pracownikom, ponieważ wykorzystują to, co najlepsze w koncepcji open space, czyli swobodny przepływ informacji, lepszą komunikację i oszczędność miejsca, przy okazji oferując coś więcej. Udostępniają strefy aktywności, w których ludzie mogą wykonywać określony rodzaj zadań.
Podział biura na obszar komunikacji, koncentracji, administracji, strefę wejściową i część socjalną sprawia, że pracownicy nie przeszkadzają sobie nawzajem w wykonywaniu obowiązków. Ciekawie zaaranżowane przestrzenie socjalne, w których można odpocząć i spędzić przerwę w gronie współpracowników, podnoszą morale zespołu, a spotkania nieformalne przy kawie są bardziej efektywne od tych w tradycyjnych salach konferencyjnych. Praca z osobami, które lubimy i znamy, jest przyjemniejsza, ale i bardziej efektywna.
Choć w procesie aranżacji przestrzeni pracy najważniejsze jest stworzenie unikalnej kombinacji trzech głównych elementów, to jednak specyfika firmy i jej kultura organizacyjna determinują fakt, na który element zostanie położony szczególny nacisk. Dobrze zaaranżowane biuro zachęca do realizowania zadań w zróżnicowany sposób, zarówno indywidualnie, jak i zespołowo, podnosi efektywność, a także jest katalizatorem nowych pomysłów. Nad tym, jak najlepiej zaaranżować biuro, w Grupie Nowy Styl pracuje Dział Badań i Konsultingu Przestrzeni Pracy. Po setkach zrealizowanych projektów, zarówno dla firm małych i mikro, jak i wielkich korporacji, możemy śmiało stwierdzić, że wiemy, jak odpowiednio zaprojektować przestrzeń biurową. To kwestia wiedzy i pomysłu dopasowanego do miejsca oraz planów rozwojowych klienta.
Ten tekst jest komentarzem eksperta. Przeczytaj tekst główny »
Standard to za mało
|
Aleksander Krakowski PL
Duża dostępność powierzchni biurowych w największych miastach pozwala najemcom oczekiwać rozwiązań precyzyjniej niż dotychczas dopasowanych do ich indywidualnych potrzeb.
