Dzięki nowoczesnym technologiom, usprawniającym komunikację, współpracę i dzielenie się wiedzą, można dziś stworzyć takie środowisko pracy, które będzie lepiej zaspokajało rosnące oczekiwania klientów, zarządów oraz pracowników firmy.
Wielu menedżerów zastanawia się dziś, jak zwiększać efektywność firm, skoro w ogromnej części obszarów ich funkcjonowania wszelkie procesy zostały już tak zoptymalizowane, że praktycznie niewiele da się poprawić. Jest to szczególnie wyraźne w przypadku takich funkcji przedsiębiorstwa, jak logistyka, produkcja czy zarządzanie zapasami. Dzięki nowoczesnym technologiom są one tak zrutynizowane i zautomatyzowane, że możliwości budowania przewagi konkurencyjnej przez dalsze usprawnienia są już niewielkie. Istnieją jednak jeszcze takie obszary, w których można wiele zrobić. Dotyczy to zwłaszcza działań o charakterze innowacyjnym, niebędących rutynowymi procesami, a jednak stających się dziś powszechnym składnikiem biznesu. Są one realizowane poprzez projekty, z których każdy ma indywidualny, twórczy charakter. W takich projektach dużą wagę przywiązuje się do odkrywania nowych możliwości, poszukiwania inspiracji i podejmowania ryzyka. Efektywna i skuteczna realizacja tego typu zadań zależy od tego, na ile potrafimy dostosować środowisko pracy do ich specyfiki.
Nowego modelu oczekują też pracownicy przychodzący do firmy. Młodzi ludzie, którzy na co dzień korzystają z nowoczesnych rozwiązań komunikacyjnych, baz wiedzy czy list dyskusyjnych, chcą się posługiwać nimi również w miejscu pracy. W przypadku tzw. knowledge workers, czyli osób, których zadaniem jest wykonywanie zadań twórczych i niestandardowych, wygodna komunikacja i dostęp do wiedzy mają szczególne znaczenie dla efektywności pracy indywidualnej i zespołowej.
Na sposób działania organizacji mają również wpływ jej klienci. Coraz częściej liczą na współpracę nie tylko korzystną finansowo, ale też maksymalnie dostosowaną do ich indywidualnych potrzeb. Osoby zamawiające produkty lub usługi mają dziś bardzo szeroką wiedzę, orientują się, jakich rozwiązań mogą oczekiwać, i są na tyle kompetentne, że chcą być traktowane jak równorzędni partnerzy. Dążą do tego, by zrozumieć, w jaki sposób opracowuje się oferowane im rozwiązania i chcą mieć na nie wpływ. Pragną mieć wgląd zarówno w historię relacji z dostawcą produktów czy usług, jak i w dane dotyczące aktualnie prowadzonego projektu – po to, by móc aktywnie uczestniczyć w zachodzącym procesie.
Nowy model relacji
Aby sprostać oczekiwaniom większej wydajności przy inicjatywach o charakterze projektowym, zwiększyć wygodę pracy oraz lepiej współpracować z klientami, firmy tworzą nowe modele relacji i związane z nimi nowe środowiska pracy. Wymaga to od nich podjęcia działań w trzech głównych obszarach.
Aby sprostać oczekiwaniom większej wydajności przy inicjatywach o charakterze projektowym, zwiększyć wygodę pracy oraz lepiej współpracować z klientami, firmy tworzą nowe modele relacji i związane z nimi nowe środowiska pracy.
1. Dzielenie się wiedzą i wspólne uczenie się. Dotychczas realizacja projektów dla klientów miała dość prosty przebieg. Definiowano, jak ma wyglądać produkt czy usługa, rozdzielano zadania, każdy wykonywał swoją część pracy, a następnie składano wszystko w całość i przedstawiano klientowi. Dziś taki model w wielu przypadkach nie jest już pożądany. Zamawiający chcą aktywnie uczestniczyć w tworzeniu rozwiązania, choć często na początku procesu nie wiedzą jeszcze, jak powinno ono wyglądać, by najlepiej spełniało swoje zadanie. Wspólna praca obu stron, dzielenie się wiedzą, ciągłe uczenie się i kontrolowanie na bieżąco przebiegu działań pomagają w stworzeniu optymalnego rozwiązania.
2. Budowanie zaufania poprzez transparentność. Dążąc do stworzenia jak najlepiej funkcjonującego modelu współpracy z partnerami, firmy coraz częściej decydują się na udostępnienie swoim klientom niektórych utajnianych dotąd informacji. Przykład łańcuchów dostaw pokazuje, że jest to praktyka przynosząca wymierne korzyści. Dzięki wyjaśnianiu partnerom, jak przebiegają procesy, jak kształtują się koszty, jak wygląda zarządzanie nimi oraz jaka jest marża, przedsiębiorstwo podnosi swoją wiarygodność. Większe zaufanie ze strony klientów i dostawców owocuje lepszymi kontraktami i w ostatecznym rozrachunku przekłada się na ciągłe wzmacnianie pozycji przedsiębiorstwa na rynku.
3. Umożliwienie efektywnej komunikacji i pracy grupowej. Narzędzia do szybkiego i wygodnego porozumiewania się, wykorzystujące nowoczesne technologie, to podstawa skutecznego współdziałania. Są niezbędne zarówno do porozumiewania się pracowników podczas rozwiązywania problemów, jak też – w coraz większym stopniu – do kontaktów między przedsiębiorstwem a jego klientami w czasie wspólnych prac nad projektem.
Nowe środowisko pracy
Stwórz nowe środowisko pracy
W firmach, które oferują złożone i zaawansowane technologicznie produkty lub usługi, kształtowanie nowego typu relacji na linii zleceniodawca – zleceniobiorca staje się dziś koniecznością. Sposobem ich realizacji jest wdrożenie proponowanej przez agencję badawczą Gartner idei High Performance Workplace (HPW) – wysokowydajnego miejsca pracy. Jest to koncepcja rozwiązań bezpośrednio poprawiających produktywność przy wykonywaniu zadań związanych z przetwarzaniem informacji i wiedzy. HPW to szeroka wizja, wymagająca adaptacji do specyfiki realizowanych przez organizację przedsięwzięć. Przykładowe charakterystyki środowiska HPW przedstawia ramka Perspektywy High Performance Workplace.
Narzędzia funkcjonujące w ramach wysokowydajnego środowiska pracy wspierają działania innowacyjne, nierutynowe i wymagające kreatywności. Tym samym zarówno ułatwiają realizację złożonych projektów, jak i na trwałe wpisują się w nowy model relacji między dostawcami produktów i usług a ich zleceniodawcami.
