Wiele lat temu nauczyłem się pewnej prostej metody, dzięki której, nie będąc pewnym wszystkich informacji, mogłem podjąć decyzję lub zminimalizować ryzyko problemu w trudnej sytuacji. Metoda jest dość uniwersalna i można ją odnieść do podejmowania decyzji praktycznie w każdych warunkach. Wygląda na śmiesznie prostą, ale nie daj się zwieść – to pozór, diabeł tkwi w szczegółach.
Krok pierwszy
Stwórz listę rzeczy, których zrobienie spowoduje porażkę tego, co zamierzasz zrobić. Dodaj do nich te, których niezrobienie również może spowodować porażkę.
Zwykle w odniesieniu do działań na polu osobistym udaje się bez wymyślania niesamowitości wymienić od 3 do 5 takich działań. Dla większych przedsięwzięć każdy z nas bez większego problemu może zawsze wymienić od 7 do 10, których wykonanie lub niewykonanie całkowicie lub w znaczącym stopniu zniweczy osiągnięcie celu.
Krok drugi
Popatrz na listę i unikaj wykonania akcji zapisanej jako niewskazana lub niewykonania akcji wskazanej jako brakująca. Większości ludzi w życiu codziennym wystarczy wypełnienie tego kroku, a ich skuteczność działania się znacząco poprawi.
Proponuję mały eksperyment – załóżmy, że moim celem jest wprowadzenie zmiany w organizacji. Żeby to zrobić źle, wystarczy, że na przykład:
nie wiem, po co mi ta zmiana;
zacznę wprowadzać zmianę bez planu;
nie zaplanuję harmonogramu działań;
nie zadbam o zasoby;
nie zdefiniuję kryteriów powodzenia;
nikogo nie poinformuję o zmianie;
będę miał pretensję do wszystkich, że zmiana się nie dzieje albo dzieje się niezgodnie z oczekiwaniami;
zacznę wprowadzać zmianę sam.
Ale ktoś mi zarzuci, że to przecież wielki projekt, złożone działanie itd. Lista może być długa, nie wszystkie działania i zaniechania mają taką samą wagę. No dobrze, to dla potwierdzenia pierwszych dwóch kroków weźmy coś prostego i na dokładkę rutynowego. Na przykład dojazd samochodem do pracy.
Żeby nie dotrzeć tam na czas, wystarczy:
wyjechać za późno;
jechać za wolno;
pojechać drogą o nieznanym czasie dojazdu;
nie sprawdzić, czy jest paliwo;
mieć niesprawny samochód;
zignorować oznakowanie drogowe i spowodować wypadek.
Proste? Proste! Działa? No to pora na krok 3.
Krok trzeci
Monitoruj działania i listę. Tylko jak to robić? Są różne techniki, można po prostu przeglądać listę codziennie, ale można też wykorzystać typowe narzędzia projektowe. W tym miejscu kończy się magia prostej metody, a zaczyna się metodyka. Po latach eksperymentowania z różnymi sposobami monitorowania najbardziej sobie cenię taką wymyśloną przez PwC, która nazywa się 7 keys. Mogliście ją spotkać w oryginale lub jednej z licznych mutacji (np. 7 aspects, 5 areas, 9 keys), ponieważ jest stosowana przez wiele firm, w tym również moją szacowną korporację.
Liczba 7 pochodzi oczywiście od obszarów, w których odbywa się monitorowanie przedsięwzięcia. Celowo nie używam słowa projekt, bo prawdziwą perełką tego podejścia jest to, że dalej da się ono zastosować do praktycznie każdego typu działań.
W pewnym uproszczeniu wspomniane 7 obszarów da się opisać tak:
zaangażowanie odbiorców działania;
poziom spełnienia korzyści odbiorcy;
gdzie jesteśmy w harmonogramie;
poziom zaangażowania i satysfakcji wykonawcy;
poziom wykonania zakresu;
poziom ryzyka;
korzyści wykonawcy.
Jak widać, lista obejmuje wszystkie główne aspekty projektu i stara się obiektywnie przedstawić interesy obu stron działania – dostawcy i odbiorcy. Jeśli przyjrzymy się jej uważnie, zauważymy, że składa się ona z pozycji, na które da się odpowiedzieć kryteriami mierzalnymi albo przypisać im jakieś wymierne wagi spełnienia.
Jeżeli teraz przyjrzymy się naszym listom, to widać wyraźnie, że nasze unikane czynności i niezalecane bezczynności dają się prosto zmapować na te właśnie obszary. Oczywiście w odniesieniu do poważnych zadań i projektów organizacja realizująca lub nadzorująca będzie zainteresowana bardziej wnikliwą oceną niż tylko duże–małe. Jednak metoda ta nie narzuca ani gradacji odpowiedzi, ani mierzalności, ani nawet stosowania jednakowej miary do wszystkiego. W zasadzie każda organizacja może sobie wyznaczyć typowe obszary szczególnego zainteresowania i dobrać do nich bardziej złożone miary.
Wyobraźmy sobie na przykład, że działamy w oparciu o metodę świateł drogowych (czerwone, żółte, zielone) dla obszarów nieprzeliczalnych wprost i podejście procentowe w stosunku do harmonogramu, zakresu i budżetu. A całość opatrujemy krótkimi komentarzami, na przykład:
zaangażowanie odbiorców działania – żółte – proces akceptacji przebiega powoli;
poziom spełnienia korzyści odbiorcy – zielone; – otrzymujemy sygnały, że dostarczane produkty są dobrej jakości ,
gdzie jesteśmy w harmonogramie – 40% czasu upłynęło;
poziom zaangażowania i satysfakcji wykonawcy – zielone; – nasi ludzie stanowią dobrany zespół; ciężko pracują, a projekt stanowi dla ich interesujące wyzwanie zawodowe,
poziom wykonania zakresu – 38% – zgodnie z planem;
poziom ryzyka – żółty;
korzyści wykonawcy – 10% płatności – zamawiający zalega z 1 fakturą.
Jak widać, możemy już na tej podstawie ocenić, że realizacja przebiega w miarę dobrze, ale szwankuje kooperacja po stronie zamawiającego. Z doświadczenia wiem, iż kierownik projektu, który robi to cyklicznie na przeprowadzenie całego ćwiczenia potrzebował około pół godziny. W tym czasie nie tylko powstaje informacja dla zarządzających, dająca obraz projektu i podstawę do podejmowania podstawowych decyzji. Jednocześnie poprzez kroki 1 i 2 kierownik projektu definiuje oczywiste ryzyka i może śledzić zarówno ich symptomy, jak i gotowość akcji zaradczych.
Jest to zatem metoda dająca szybki i w miarę dokładny obraz działania, a jednocześnie stanowiąca dobrą podstawę do wgłębienia się w kluczowy oraz wymagający szczególnej uwagi obszar bez utraty spojrzenia na cały projekt.
Co ważne – metoda ta działa bez względu na to, czy mówimy o projekcie za 10 milionów dolarów, czy o przygotowaniu niedzielnego obiadu: chwila refleksji, chłodne spojrzenie, wyeliminowanie oczywistych błędów i śledzenie tego, co się dzieje w taki sposób, na pewno nie zaszkodzi.
A wszystko oparte na zasadzie 3 prostych kroków i 7 wymiarów działania, dzięki którym dostrzegamy obie strony medalu. Proste? Proste! Działa? Sprawdź.
