Streszczenie: Wielu menedżerów boryka się z nadmiarem spotkań, które często są nieproduktywne i pochłaniają cenny czas. Często zdarza się, że spotkania są organizowane bez wyraźnego celu, co prowadzi do marnowania czasu i zasobów. Współczesna kultura organizacyjna sprzyja formalnym spotkaniom i komunikacji mailowej, co może ograniczać spontaniczne wymiany pomysłów i spostrzeżeń. Przykładem może być biuro Apple'a, gdzie zaprojektowano kuchnię w centrum biura, aby pracownicy mogli się spotykać i dzielić pomysłami. Warto zastanowić się nad jakością spotkań i dążyć do bardziej efektywnego zarządzania czasem w pracy. MIT Sloan Management Review Polska
Ostatnio mocno zirytowało mnie natężenie spotkań w moim kalendarzu. Co chwilkę na ekranie komputera pojawiało się okno pokazujące, że za 30 minut odbędzie się kolejne spotkanie, na które zostałem zaproszony. Godzinę później ktoś znowu zorganizował spotkanie, a potem następne, następne i tak w kółko… Brzmi znajomo? Też tak macie? Który menedżer nie zmaga się z tym prozaicznym, wydawałoby się, problemem?
Napięte kalendarze
Postanowiłem przyjrzeć się swojemu planowi na kolejne dni. Przyszło mi na myśl, że powinienem robić najważniejsze rzeczy najpierw, potem mniej ważne, ograniczać tzw. wrzutki i starać się delegować część zadań tak, żeby ludzie ze mną pracujący mogli się rozwijać. W teorii nic odkrywczego – oczywista oczywistość, prawda?
Kiedy jednak przejrzałem wszystko, co nagromadziło się w moim kalendarzu, stwierdziłem, że żadne z tych spotkań (poza jednym, regularnym, cotygodniowym – z moim zespołem) nie jest zorganizowane przeze mnie. Pomyślałem – nic to, z pewnością wszystkie są po to, żeby omówić ważną rzecz lub podjąć jakieś trudne decyzje. Znowu okazało się, że byłem w błędzie. W większości były to zebrania, które w moim grafiku zajmowały pełną godzinę, ale ich cel, według moich szacunków, wymagał około 10 minut rozmowy. Po co cały ten zachód – organizowanie sali, dopasowanie kalendarzy oraz wpasowanie tam czegoś, co nie przynosi dużej wartości dodanej, a generuje niepotrzebne koszty i marnuje czas. Przecież z pewnością każda z zaproszonych osób nad czymś konkretnym pracuje i takie wyrwanie jej z codziennego rytmu spowoduje opóźnienia. Chyba, że tylko ja mam trudności w zarządzaniu swoim czasem, a przeciętny menedżer z niczym się nie spóźnia i nie wyrabia nadgodzin. Z drugiej strony, kto nie chciałby zyskać dodatkowego 50‑minutowego bonusu w każdej godzinie?
Porozmawiałem o tym ze swoimi przyjaciółmi z Indii. Wiedząc, że każdy z nich jest ekspertem w swojej wąskiej, technicznej dziedzinie, prawdopodobnie będą mogli pomóc mi zrozumieć, czy moje obserwacje są trafne – pomyślałem. Okazało się, że część z nich od dawna zmaga się z problemem obecności na obowiązkowych spotkaniach zupełnie niezwiązanych z tym, czego się od nich wymaga. Dlaczego więc, w dobie rozwiniętej kultury organizacyjnej, serwujemy sobie takie bagienko? Przecież to za nasz czas, w którym efektywnie i produktywnie myślimy, firmy płacą nam mniejsze lub większe pieniądze. Nie sądzę, by Mark Zuckerberg siedział tygodniami na spotkaniach, żeby wymyślić Facebooka.
Powstań!
Okazuje się, że kultura organizacyjna i zamknięcie w sztywne ramy procesów i procedur wymuszają bardzo formalne podejście do wszystkich aspektów naszej pracy. Dlatego:
Coraz więcej komunikujemy się przez e‑mail, coraz rzadziej rozmawiamy ze sobą po prostu na siebie wpadając.
Coraz więcej staramy się zamknąć w sztywne ramy komunikacji stworzone po to, żeby ewidencjonować postępy w organizacji danego obszaru, czynności itp.
Coraz więcej mamy zatem menedżerów, których zajętość i produktywność zaczyna być mierzona w ilości odbytych spotkań, ilości nieprzeczytanych maili odebranych podczas urlopu lub w weekend.
Zastanawiające jest, że tak łatwo poddajemy się stylowi pracy i nie kwestionujemy czegoś, co w żadnym, nawet najmniejszym wymiarze, nam nie pomaga.
Kiedyś czytałem krótki artykuł o tym, w jaki sposób powstawało biuro Apple’a. Steve zaprojektował kuchnię w centrum biura po to, żeby ludzie na siebie wpadali i wymieniali się pomysłami i spostrzeżeniami. Nie wiem czy akurat to przyczyniło się do jego wielkiego sukcesu – ale jestem w 100% pewien, że nie osiągnął tego dzięki setkom e‑maili i nie kończącym się spotkaniom.
