Streszczenie: W dobie natłoku informacji i nadmiaru kanałów komunikacji wiele organizacji boryka się z chaosem informacyjnym. Rozrastające się systemy komunikacyjne prowadzą do przeciążenia pracowników, którzy nie wiedzą, gdzie i jak szukać potrzebnych informacji. Pojawiają się trudności w rozróżnieniu, co jest ważne, a co zbędne, co z kolei skutkuje utratą efektywności i wzrostem frustracji. Kluczowym wyzwaniem staje się więc nie zwiększanie liczby komunikatów, ale ich skuteczna selekcja i uporządkowanie. W odpowiedzi na te problemy niektóre firmy wdrażają tzw. „sortownię komunikacji” – mechanizm, który upraszcza przepływ informacji, porządkuje kanały i przypisuje konkretne typy komunikatów do właściwych narzędzi. Przykładowo, jedno narzędzie służy tylko do komunikacji formalnej, inne do szybkich informacji codziennych, jeszcze inne do zarządzania projektami. Takie rozwiązanie wspiera nie tylko przejrzystość, ale także sprzyja kulturze organizacyjnej opartej na intencjonalnej, a nie reaktywnej komunikacji. Warunkiem skuteczności takiego systemu jest jednak jego konsekwentne stosowanie i edukacja pracowników w zakresie nowych zasad.
Pomiędzy zarządem i top menedżerami a zwykłymi pracownikami jest bardzo ważna grupa, która przekazuje i interpretuje komunikaty biegnące z góry na dół i z dołu na górę, tłumacząc je z korporacyjnego na nasze. Przyjrzyjmy się bliżej komunikacji między menedżerami średniego szczebla.
Przypomnijcie sobie ostatni ważny komunikat od zarządu firmy i sprawdźcie, jaką drogę przebył od oficjalnego zaprezentowania u góry do finalnego odbiorcy na dole. Pomiędzy zarządem i top menedżerami a odbiorcami końcowymi jest bardzo ważna grupa, która nie tylko przekazuje, ale przede wszystkim negocjuje interpretacje komunikatów biegnących z góry na dół i z dołu na górę, próbując być pomiędzy i tłumaczyć z korporacyjnego na nasze.
To właśnie „sortownia”, w której królują menedżerowie średniego szczebla, np. funkcyjni czy regionalni (szczególnie w sprzedaży i w produkcji). To oni właśnie wyłuskują najistotniejsze informacje dla swoich zespołów. Otwierają każdy list, żeby nie przeoczyć czegoś ważnego, zapoznają się z zawartością i sprawdzają, czy treść jest istotna dla ich pracowników. To oni decydują, czy, w jaki sposób i z jaką interpretacją wiadomość dotrze do adresata.
PRZECZYTAJ TAKŻE: Co uwzględnić w firmowych tekstach? »
Jak pisać teksty komunikacji wewnętrznej
Magdalena Różycka PL
Jedną z niezbędnych umiejętności niezbędnych do pracy w obszarze komunikacji wewnętrznej jest pisanie. Poznaj kilka wskazówek praktyka.
Wybierz mnie, wybierz mnie!
Firmowa walka o uwagę tej właśnie grupy jest niezwykle zacięta. Dział komunikacji pakuje listy w kolorowe koperty z odpowiednim firmowym brandingiem. Dział marketingu oprócz oprawy wizualnej dodaje sample produktowe, zaproszenie na wydarzenie… Na kopercie od zarządu widnieje czerwony stempel PRIORYTET. Dział finansów żąda potwierdzenia odbioru. Dział sprzedaży do listu z celami sprzedażowymi dołącza telegram informujący, jakiej procentowo premii można się spodziewać, jeśli założenia z listu zostaną zrealizowane. Dział IT zazwyczaj zostawia awizo i menedżerowie do nich sami przychodzą po odbiór swojej poczty. Wszędzie pokusy!
Pracownicy oczekują bardziej ludzkiej komunikacji
Ale wróćmy do menedżera w komunikacyjnej „sortowni”.
To on dokonuje wyboru, na które listy najpierw zareaguje.
To on decyduje, które z tej góry wiadomości zostaną przekazane w dół – do członków podległego mu zespołu.
To on decyduje, jaką interpretację nadać przekazywanej informacji.
Menedżerskie tłumaczenie symultaniczne
Po przesortowaniu listów i wyborze tych, które zostaną przesłane dalej, menedżer zastanawia się nad formą. Czy będzie to zwykłe przekaż dalej, czy dopisanie kilku słów od siebie, czy może przygotowanie skrótu informacji do ustnego przekazania.
Często niedbale przełożona wiadomość będzie w konsekwencji wyglądała jak pochodząca z automatycznego tłumacza, gdzie wszyscy wiedzą, o co chodzi (wystarczy, żeby zrozumieć i zadziałać), ale ta treść jest jakaś taka kanciasta i mało angażująca.
Szukasz inspiracji? Poznaj najlepsze książki biznesowe »
Z drugiej strony spędzenie dużej ilości czasu nad tłumaczeniem też nie wchodzi w grę. Zastanawianie się nad każdym słowem jest niepotrzebnie czasochłonne. Co zatem robić? Recepta jest prosta: najlepiej sprawdza się precyzyjne, ludzkie tłumaczenie. Mówienie, pisanie intuicyjnym językiem.
Jak wspierać menedżerów w sortowni?
Dlatego działy wspierające powinny skoncentrować swoje siły na pomocy w przekazywaniu kluczowych dla rozwoju biznesu wiadomości przez zorganizowanie firmowej sortowni, przygotowanie info packów, gotowych do użycia slajdów, listowej preselekcji, ludzkiej komunikacji (żeby menedżer jak najkrócej przekładał wiadomość na lokalny lub funkcyjny kontekst).
Kolejne niezbędne elementy to zapewnienie świadomości i inspiracji do sortowania, a docelowo wychodzenie z kultury kaskadowania, która obecnie sprawia, że światło w „sortowni świeci” się często do późnych godzin nocnych… Znasz je wszystkie? Potrafisz ich używać? Zacznij już dziś.
PRZECZYTAJ TAKŻE: Nie wszystko złoto… »
Jak celebryta może pomóc w komunikacji marketingowej?
Krzysztof Ratnicyn PL
Celebryta sam w sobie nie sprawi, że produkt bądź usługa zyskają przewagę rynkową.
