Streszczenie: Rynek spotkań na szczycie, skupiający się na wydarzeniach, które gromadzą liderów i decydentów z różnych branż, jest obszarem, w którym rośnie zapotrzebowanie na starannie zaplanowane wydarzenia. Współczesne spotkania wymagają nie tylko dobrego zarządzania, ale i odpowiedniego przygotowania merytorycznego oraz organizacyjnego. Oprócz klasycznych konferencji, pojawiają się nowe formy spotkań, takie jak zjazdy tematyczne czy specjalistyczne seminaria. Kluczowym elementem w organizowaniu takich wydarzeń jest dbałość o atmosferę, która sprzyja nawiązywaniu wartościowych kontaktów, ale także umiejętność wplecenia w agendę treści, które będą odpowiadały na rzeczywiste potrzeby uczestników. Wraz z rozwojem rynku spotkań, także technologie i innowacyjne narzędzia odgrywają coraz większą rolę, oferując nowe możliwości komunikacji i interakcji.
Polski biznes jeszcze nigdy nie dysponował tak szeroką ofertą miejsc do organizowania szkoleń, spotkań handlowych, konferencji czy wyjazdów integracyjnych jak obecnie. Dlatego właściciele obiektów prześcigają się w kuszeniu klientów kolejnymi udogodnieniami.
Opisując na łamach „Harvard Business Review Polska” organizację efektywnych szczytów przywódczych, Bob Frisch i Cary Greene w artykule Udane spotkania na szczycie (HBRP nr 152, październik 2015) wskazywali na wysokie koszty towarzyszące najbardziej prestiżowym konferencjom. Odnosząc się do warunków amerykańskich, wyliczali w artykule, że tego typu wydarzenia mogą trwać od dwóch do nawet czterech dni, a przy uwzględnieniu wydatków na bilety lotnicze, noclegi w hotelach dla zaproszonych prelegentów spoza firmy oraz osób z organizacji czy wydruku materiałów mogą pochłonąć nawet kilka milionów dolarów. Co równie ważne, należy do tego doliczyć wiele dni przeznaczonych na planowanie i ustalanie szczegółów wydarzenia, a następnie oderwanie osób z firmy od ich codziennych obowiązków na czas konferencji.
Nawet jeśli w Polsce nominalne koszty organizacji spotkań są wyraźnie niższe od tych w Stanach Zjednoczonych, nie ulega wątpliwości, że przygotowanie konferencji oznacza zaangażowanie znacznych – choć trudnych do precyzyjnego wycenienia – zasobów po stronie organizacji oraz zaproszonych przez nią gości. Przy tak poważnej inwestycji warto zadbać, aby konferencja odniosła zamierzony skutek i zaowocowała swobodnym przepływem pomysłów oraz inspiracji, a także cennymi nowymi kontaktami. Jednym z ważniejszych elementów zorganizowania efektywnej konferencji jest wybór odpowiedniego miejsca. Dane na temat centrów konferencyjno‑biznesowych w Polsce dowodzą jednak, że jest to coraz łatwiejsze.
Coraz więcej przestrzeni
Nie trzeba prowadzić pogłębionej analizy rynku, by dostrzec szybki wzrost liczby miejsc do organizowania spotkań biznesowych w Polsce. Tymczasem jeszcze kilka lat temu w niektórych – nawet największych – polskich miastach można było usłyszeć w firmach narzekania na brak miejsca do organizowania najbardziej prestiżowych spotkań. Obecnie trudno jednak skarżyć się na niewielki wybór odpowiednich lokalizacji. Niezależnie od rozmiaru miasta w ciągu ostatnich lat w całej Polsce powstało bowiem wiele robiących świetne wrażenie inwestycji, pozwalających na przeprowadzenie nawet najbardziej skomplikowanego, międzynarodowego kongresu. Znalezienie dużego obiektu odpowiadającego najbardziej wyśrubowanym zachodnim standardom nie jest już problemem, a to tylko jeden z kilku typów obiektów dostępnych na rynku spotkań. Tradycyjnie też jego ważnym komponentem pozostają hotele – zarówno te należące do międzynarodowych sieci, zlokalizowane w centrach metropolii w całym kraju, jak i te bardziej kameralne, położone w mniejszych miastach lub w miejscowościach uzdrowiskowych. Lista samych tylko typów miejsc do organizowania spotkań biznesowych jest rzecz jasna znacznie dłuższa, a przy tak bogatej ofercie rynkowej biznes może długo przebierać w propozycjach, aby znaleźć przestrzeń idealnie dopasowaną do swoich potrzeb. Przy tak dużym zróżnicowaniu centrów konferencyjnych i szkoleniowych nie powinno to być trudne. Ich liczba wpływa też oczywiście na konkurencję między nimi. Dlatego warto być na bieżąco z rynkowymi trendami, aby w pełni wykorzystać zalety poszczególnych obiektów. „Jeśli spojrzymy z perspektywy obiektów stricte konferencyjnych, zróżnicowanie bazy opiera się głównie na wielkości i elastyczności dostępnej przestrzeni, dostępności usług noclegowych, zaawansowania technologicznego i lokalizacji oraz liczby usług dodatkowych oraz jakości obsługi – zauważa Wojciech Liszka, założyciel i prezes firmy Z‑Factor. – Patrząc na wydarzenia w szerszym ujęciu, dostrzeżemy, że następuje specjalizacja na rynku, w szczególności w obszarze obiektów eventowych. Organizatorzy pragną, aby ich wydarzenia miały wyjątkowy charakter. Aby przynosiły zamierzone efekty, muszą zostać zapamiętane jako unikalne. Dlatego też organizatorzy poszukują nietypowych miejsc do organizacji takich wydarzeń, jak: gale, imprezy wprowadzające produkty na rynek itp.”.
Tysiące spotkań
Rynek spotkań jest siłą rzeczy dość mocno rozdrobniony i trudny do zmierzenia w całości. Pewne wyobrażenie o jego kondycji daje jednak Demand Outlook – raport za 2016 rok, przygotowany przez firmę Z‑Factor, w którym uwzględniono ponad 50 tysięcy spotkań zorganizowanych na powierzchniach konferencyjnych, gastronomicznych i bankietowych. Wynika z niego, że w ubiegłym roku co miesiąc w całej Polsce organizowano w nich średnio 4168,75 różnego rodzaju spotkań, konferencji i bankietów. To 136,7 wydarzenia dziennie. Nie rozkładają się one równomiernie. Najwięcej z nich odbyło się w październiku (5,4 tysiąca), czerwcu (5,3 tysiąca) oraz wrześniu (5 tysięcy). Najmniej wydarzeń organizowano natomiast w sierpniu (2,5 tysiąca), lipcu (2,6 tysiąca) oraz w styczniu (2,9 tysiąca). Nierównomiernie rozkładają się również spotkania w ciągu tygodnia, a najpopularniejszym dniem na ich organizację jest czwartek (14,6 tysiąca wydarzeń), a następnie środa (14,2 tysiąca) i wtorek (13,5 tysiąca). Widać również wyraźnie, że organizatorzy stawiają na krótsze wydarzenia. W 2016 roku zdecydowanie dominowały spotkania jednodniowe (34,5 tysiąca). Dwudniowe stanowiły już 20%, trzydniowe – 6%, a czterodniowe – zaledwie 2%.
Dane na temat centrów konferencyjno‑biznesowych dowodzą, że znalezienie miejsca na spotkanie jest coraz łatwiejsze.
Co ciekawe, mimo obecności w Polsce największych sieci hotelowych na świecie zorganizowano w nich tylko połowę spotkań uwzględnionych w raporcie. Wyjątkowo silną pozycję mają natomiast na polskim rynku hotele – i w ogóle obiekty – niezależne, w których przeprowadzono aż 49,9% wydarzeń uwzględnionych w raporcie. Organizatorzy spotkań są też wyraźnie przywiązani do wysokiej jakości. Jak czytamy w raporcie, w 2016 roku największy odsetek powierzchni konferencyjnej wykorzystały obiekty pięcio- i czterogwiazdkowe (po 10,7%), natomiast obiekty trzygwiazdkowe – 9,5%. Pod względem liczby spotkań największą aktywnością wykazały się branże farmaceutyczna, medyczna i urodowa, które łącznie zorganizowały 7,6 tysiąca wydarzeń uwzględnionych w raporcie. Aktywne były również branże: edukacyjno‑szkoleniowa (5,6 tysiąca wydarzeń), informatyczna (4,1 tysiąca), finansowa (3,2 tysiąca) oraz konsultingowo‑rekrutacyjna (2,6 tysiąca).
Przyglądając się koncentracji objętych badaniem wydarzeń w miastach, można zauważyć, że najwięcej z nich (17,7 tysiąca) zorganizowano w 2016 roku w Warszawie. To ponad trzykrotnie wyższy wynik od zajmującego drugie miejsce Krakowa (5,3 tysiąca monitorowanych wydarzeń), który charakteryzuje się natomiast wyższą (1,6 dnia) średnią długością wydarzenia od średniej ogólnopolskiej. Trzecie miejsce pod względem liczby zorganizowanych spotkań zajmuje aglomeracja śląska, gdzie odbyło się 4,8 tysiąca monitorowanych wydarzeń. Wśród dużych miast najmniej spotkań objętych badaniem przeprowadzono w Lublinie (2,2 tysiąca), Łodzi (2,4 tysiąca) i Poznaniu (3,4 tysiąca).
Nowe trendy w branży
Jak wynika z materiałów opracowanych przez amerykańską firmę Skift, zajmującą się m.in. analizą trendów marketingowych, konferencje, kongresy, targi lub sympozja stanowią ważny sposób budowania marki, który w dobie rozproszonych komunikatów medialnych może jeszcze bardziej zyskać na znaczeniu dzięki możliwości rozmowy twarzą w twarz. Jak wykorzystać ten potencjał? Branżowy portal Successful Meetings podpowiada, że na bardzo konkurencyjnym rynku spotkań w 2017 roku o przewadze nad konkurencją przesądzić mogą takie czynniki, jak: lepiej wyszkolony zespół, umiejętne zarządzanie relacjami czy też wykorzystanie nowoczesnej technologii, w tym mediów społecznościowych. Chociaż obydwie firmy w swoich prognozach skupiały się na rynku amerykańskim, to nie ma powodu, by podobne trendy nie wystąpiły również w Polsce.
Co więcej, biorąc pod uwagę różnorodność centrów biznesowo‑konferencyjnych, a także liczbę organizowanych przez nie wydarzeń, można założyć, że rynek będzie zmierzał w kierunku precyzyjniejszego dopasowania do konkretnych oczekiwań poszczególnych klientów. Do pewnego stopnia oznacza to zaadaptowanie części rozwiązań spotykanych obecnie w najnowocześniejszych biurowcach, a więc udogodnień zwiększających elastyczność poszczególnych wnętrz. Dzięki nim można płynnie kształtować atmosferę spotkania czy też wykorzystywać nowoczesne rozwiązania w zależności od potrzeb. Ta sama sala konferencyjna może więc wyglądać całkowicie inaczej, kiedy organizatorzy potrzebują przeprowadzić stymulującą burzę mózgów lub warsztaty, a inaczej, kiedy chcą przedstawić wyniki ostatnich badań nad skutecznością leków. „Konkurencja na rynku obiektów konferencyjnych rośnie. Niesie to za sobą konieczność lepszego dopasowywania do potrzeb klientów i prób wyróżnienia wśród konkurencyjnej oferty – potwierdza prezes Wojciech Liszka, przypominając jednocześnie, że wykłady z zaproszonymi ekspertami to coraz częściej tylko jeden z punktów programu danego wydarzenia. – Organizatorzy dużych wydarzeń, powyżej kilkuset osób, potrzebują dużej liczby mniejszych salek do organizacji sesji warsztatowych. Konferencje zmieniają swój format i funkcje wykładowe, prelekcyjne to dziś tylko niewielka część wydarzenia. Dyskusje w mniejszych grupach, sesje warsztatowe czy najmodniejsze teraz sesje burzy mózgów determinują rozwój bazy. Aktualnie modne jest posiadanie przestrzeni stymulującej kreatywne myślenie, gdzie tradycyjne krzesła są zastąpione pufami, można pisać po ścianach itp. Na topie jest również wykorzystywanie wszelkich technologii, począwszy od elektronicznych flipchartów, skończywszy na aplikacjach umożliwiających organizatorom zarządzanie całością wydarzenia (temperaturą, światłem, prezentacją) z poziomu tabletu”.
Patrząc na wydarzenia w szerszym ujęciu, dostrzeżemy, że następuje specjalizacja na rynku, w szczególności w obszarze obiektów eventowych.
Hotele i centra konferencyjne prześcigają się nie tylko w oferowaniu rozwiązań ułatwiających spotkania biznesowe. Organizatorzy często mogą liczyć również na udogodnienia ułatwiające wypoczynek po całym dniu spotkań biznesowych lub nawiązywanie kontaktów w bardziej nieformalnej atmosferze. Przeglądając strony internetowe ośrodków konferencyjnych, łatwo można natrafić na przykład na: spa, baseny, groty solne, kręgielnie do dyspozycji gości.
Konferencja na miarę
Liczby oraz najnowsze trendy w branży szeroko rozumianych konferencji wskazują, że ich organizatorzy będą mogli być coraz bardziej wybredni, poszukując idealnego miejsca na spotkanie. Ich potrzeby znacznie się od siebie różnią, co sprawia, że trudno mówić o jednym, spójnym standardzie przestrzeni konferencyjnej. Czego innego będzie przecież oczekiwał organizator kongresu branżowego w górskim kurorcie, a czego innego firma zapraszająca na konferencję prasową do hotelu w centrum dużego miasta. Niezależnie jednak od rozpatrywanej niszy można wskazać pewne wspólne trendy, które pozwalają najsprawniej zarządzanym obiektom na jeszcze skuteczniejsze przyciąganie klientów.
Jak będą się kształtować trendy w branży spotkań? Wiele wskazuje, że w nadchodzących latach nasilą się tendencje rynkowe obserwowane obecnie. Coraz szybsze tempo życia i dynamiczny rozwój nowoczesnych technologii nie pozostaną bez wpływu również na tę branżę. „Rynek obiektów musi podążać za wymaganiami klientów – przewiduje Wojciech Liszka. – To ich potrzeby będą wskazywać drogę dla rozwoju infrastruktury. Dzisiejsze spotkania są krótsze, bo ludzie nie mają czasu, więc muszą stwarzać możliwości bardziej efektywnego przekazywania komunikatów. Będą musiały się wyróżniać, aby zapewnić sobie sukces w środowisku rosnącej konkurencji obiektów, które są postrzegane jako takie same sale konferencyjne”.
Dalsza specjalizacja branży wsparta wykorzystaniem nowoczesnych rozwiązań na styku technologii i projektowania wnętrz wydaje się przesądzona. To dobra wiadomość dla organizatorów konferencji, którzy w takich warunkach mają spore szanse na znalezienie przestrzeni do spotkań spełniającej wszystkie oczekiwania.
