Przestrzeń typu flex – pewne rozwiązanie na niepewne czasy

Firmy stawiają dziś na elastyczne przestrzenie biurowe (flex) – dostosowane do bieżących potrzeb najemcy. Jak wskazują badania agencji CBRE i JLL, do 2030 r. udział elastycznych powierzchni w całej ofercie przestrzeni biurowej na świecie ma wzrosnąć z 3% do aż 30%.

Partnerem materiału jest Mindspace.

Wzrost zainteresowania biurami tego typu zauważa również globalny operator elastycznych przestrzeni do pracy Mindspace. Od 2018 r. warszawska lokalizacja sieci powiększyła się z 4000 mkw. do 5550 mkw. W efekcie tej ekspansji dzisiaj Mindspace Koszyki to kompleks bezpośrednio przylegający z dwóch stron do kultowej Hali Koszyki, znajdujący się przy ul. Koszykowej 61 i 65.

„Od ponad trzech lat obserwujemy, że sektor elastycznych przestrzeni biurowych w Polsce przechodzi znaczącą transformację. To, co początkowo było uważane za propozycję tylko dla freelancerów oraz start‑upów, poszukujących inspirującego i przystępnego cenowo miejsca pracy, w ostatnich latach zaczęło być dostrzegane przez duże korporacje, które chcą minimalizować koszty prowadzenia działalności, a maksymalizować wydajność swoich pracowników. W mojej ocenie rynek elastycznych powierzchni biurowych jest jednym z najbardziej perspektywicznych sektorów w Polsce” – komentuje Yotam Alroy, współzałożyciel i dyrektor ds. rozwoju biznesu w Mindspace.

Indeks górny Mindspace Koszyki w Warszawie Indeks górny koniec^{Mindspace Koszyki w Warszawie}

Pomimo kryzysu i przejścia znacznej części pracowników z biur do tzw. home office poziom najmu w Mindspace Koszyki nie zmniejszył się, wręcz przeciwnie – pojawiło się wielu nowych klientów. Dziś społeczność tego oddziału tworzą freelancerzy, małe i średnie firmy oraz duże korporacje, a wśród nich znajdują się uznane międzynarodowe marki. Grono najemców uzupełniają m.in. globalny operator płatności Adyen, znana marka muzyczna Tidal, a także Tink – europejski lider z branży bankowości, który w trakcie pandemii zdecydował się podwoić liczbę wynajmowanych stanowisk.

Interpersonalne relacje w cyfrowej formie

Obecnie Mindspace posiada 32 lokalizacje w Europie, USA i Izraelu. Każdy oddział został zaprojektowany zarówno z myślą o pracy w prywatnych biurach, jak i o nawiązywaniu kontaktów w przestrzeniach wspólnych, będących do dyspozycji najemców 24 godziny na dobę. Co więcej, w częściach wspólnych każdego oddziału organizowanych jest mnóstwo ciekawych atrakcji.

Aby umożliwić społeczności Mindspace (którą tworzy już ponad 15 tys. członków na całym świecie) kontynuowanie tych interakcji poza fizycznymi lokalizacjami, operator uruchomił platformę VIRTUAL by Mindspace, gdzie odbywają się różnego rodzaju wydarzenia online – szkolenia, webinaria czy nawet zajęcia jogi.

Indeks górny Mindspace Koszyki w Warszawie Indeks górny koniec^{Mindspace Koszyki w Warszawie}

„COVID‑19 skłonił nas do znalezienia takiego rozwiązania, które pomimo zewnętrznych warunków da wszystkim naszym najemcom namiastkę codziennych, niezwykle popularnych aktywności organizowanych z myślą właśnie o nich. Postanowiliśmy utworzyć wirtualną, ogólnodostępną lokalizację Mindspace, w której za pośrednictwem wielu ciekawych wydarzeń można zdobywać praktyczną wiedzę i nowe umiejętności” – opowiada Michał Kwinta, Senior Community Manager w Mindspace Koszyki.

Oszczędność

Choć rynek elastycznych powierzchni biurowych przeżywa dynamiczny rozwój już od kilku lat, trzeba przyznać, że na skutek pandemii COVID‑19 zainteresowanie przestrzeniami tego typu w Polsce znacząco wzrasta. O ile do tej pory coworkingi stanowiły raczej dodatkowe przestrzenie do pracy, dziś wielu przedsiębiorców rozważa podjęcie decyzji o przeniesieniu części swoich oddziałów lub wręcz siedzib do przestrzeni typu flex – z wielu względów. Najważniejsze z nich to optymalizacja wydatków, możliwość pracy w formule hybrydowej, redukcji czy też zwiększania wynajmowanej powierzchni w każdej chwili i brak konieczności podpisywania długoterminowych zobowiązań. W tak nieprzewidywalnych czasach krótki okres umów i ich wypowiedzeń okazał się dla wielu firm rozwiązaniem na wagę złota, a niekiedy nawet ratunkiem. Jeśli chodzi o Mindspace, ten operator oferuje wynajem zarówno na pojedyncze miesiące, jak i na dłuższe okresy.

Indeks górny Mindspace Koszyki w Warszawie Indeks górny koniec^{Mindspace Koszyki w Warszawie}

Warto także wspomnieć, że Mindspace stworzył specjalny kalkulator, dzięki któremu każdy przedsiębiorca ma możliwość sprawdzenia, czy korzystniejszy dla niego pod względem finansowym będzie wynajem biura tradycyjnego czy powierzchni typu flex. Dotychczasowe kalkulacje wskazują, że wynajem elastycznych przestrzeni do pracy pozwoli zaoszczędzić firmom nawet do 60% kosztów operacyjnych. Oszczędność ta wynika przede wszystkim ze współdzielenia sal konferencyjnych, kuchni, recepcji, a także ze znacznie niższych kosztów sprzątania, konserwacji, internetu, ubezpieczenia czy braku konieczności zakupu mebli i sprzętu biurowego. Jak wskazują wyniki algorytmu Mindspace, firma zatrudniająca 25 osób i wynajmująca przestrzeń biurową typu flex przez trzy lata w San Francisco będzie mogła zaoszczędzić z tego tytułu ok. 244 tys. dolarów.

Elastyczne przestrzenie na fali wznoszącej

Nie da się ukryć, że na skutek zalecanego przez rządy wielu państw home office firmy nierzadko wycofywały się z korzystania z jakichkolwiek biur. Z tego względu operatorzy przestrzeni typu flex już na początku pandemii koronawirusa także odnotowywali spadek obłożenia w swoich lokalizacjach. Z drugiej jednak strony zaczęło pojawiać się coraz więcej zapytań dotyczących ich oferty. Dziś, gdy obostrzenia związane z pandemią maleją, coraz więcej firm decyduje się na powrót do biur i wybiera „fleksy”.

Zdaniem ekspertów, w dłuższej perspektywie czasu może spowodować to zwiększenie zasobów elastycznej powierzchni biurowej nie tylko w Warszawie, ale i w mniejszych miejscowościach. Już teraz wiele firm rozważa wynajem biur zlokalizowanych na obrzeżach miast lub w zagłębiach mieszkaniowych. To rozwiązanie, dzięki któremu pracownicy preferujący pracę z domu będą mogli w dowolnej chwili korzystać także z siedziby firmy.

Wyżej opisany trend może być z kolei przyczyną wielu nowych transakcji – eksperci spodziewają się, że następstwem pandemii koronawirusa będą między innymi fuzje i przejęcia – zwłaszcza na dojrzałych rynkach biurowych.

Kolejnym trendem w tym sektorze, którego rozwój przyspieszył COVID‑19, jest upowszechnienie umów o zarządzanie. Dotyczy to porozumień zawieranych pomiędzy operatorem przestrzeni typu flex a właścicielem nieruchomości, w której znajdować się ma oddział danej sieci. To rozwiązanie umożliwia każdemu operatorowi zwiększenie dostępności świadczonych usług dla wszystkich użytkowników obiektu, w którym prowadzi swoją działalność.

Zdaniem ekspertów, skutki obecnego kryzysu będą odczuwalne jeszcze w pierwszej połowie 2021 roku, a stabilizacja nastąpi w 2022 roku.