PPK w praktyce firm

W styczniu druga grupa przedsiębiorstw mocą ustawy musiała uruchomić Pracownicze Plany Kapitałowe. Znalazła się w nieco lepszej sytuacji niż firmy zatrudniające powyżej 250 osób, na które ten obowiązek spadł już w lipcu ubiegłego roku – mogła skorzystać z ich doświadczeń i kroczyć przetartą nieco ścieżką.

Dla pracodawców PPK są, z pewnymi wyjątkami, obowiązkiem. Natomiast pracownicy mogą – ale nie muszą – skorzystać z możliwości gromadzenia środków na godną starość. I choćby tylko ten fakt sprawia, że pracodawcy muszą znaleźć wystarczająco mocne argumenty, aby zachęcić swoich ludzi do oszczędzania. Wyzwań jest zresztą więcej.

W październiku ubiegłego roku firma KPMG opublikowała raport z badania przeprowadzonego wśród największych przedsiębiorstw (powyżej 250 zatrudnionych), w którym zasygnalizowała najczęstsze problemy, z jakimi mierzą się zarządzający w pierwszej fazie uruchamiania PPK. Analiza opinii respondentów powinna uzmysłowić pozostałym firmom, które ten proces dopiero czeka, gdzie są „punkty bólu” i w którym obszarze warto poprosić o profesjonalne wsparcie. Na pracodawcach bowiem spoczywa główny ciężar organizacyjny i finansowy wdrożenia programu i to oni będą w przyszłości aktywnie partycypowali w gromadzeniu środków finansowych przeznaczonych na wypłaty świadczeń rentowo‑emerytalnych.

Czego się dowiedzieliśmy z badania KPMG? Okazuje się, że poziom zaawansowania we wdrażaniu PPK w badanym okresie (sierpień ubiegłego roku, czyli ponad miesiąc od daty uruchomienia w grupie największych firm programu, który powinien zakończyć się 12 listopada tegoż roku) był bardzo zróżnicowany. Ankietowani wskazywali na różne przyczyny takiego stanu rzeczy – 62% z nich miało problemy natury organizacyjnej, dla innych wyzwaniem było dostosowanie systemów IT (61% badanych firm zmodyfikowało systemy HR, a 46% – systemy księgowe) lub wybór instytucji finansowej, która zajęłaby się zarządzaniem gromadzonym kapitałem.

Drugi generalny wniosek dotyczył braku zainteresowania programem wśród pracowników (47% odpowiedzi), czemu trudno się dziwić, skoro tylko 18% przedstawicieli firm stwierdziło, że zatrudnieni w ich organizacjach ludzie wiedzą dużo lub bardzo dużo na temat PPK. Nie wnikając na razie w przyczyny niedoinformowania zespołów, być może właśnie ten brak zainteresowania sprawia, że i dziś, kiedy program musiała uruchomić druga grupa przedsiębiorstw, cały czas występują problemy podobnej natury.

Wróćmy jednak do wyników badania. Aż 92% ankietowanych organizacji planowało wdrożyć minimalną, wymaganą przez regulacje prawne, wersję Pracowniczych Planów Kapitałowych, według której pracodawca jest zobowiązany do wpłaty 1,5% wynagrodzenia brutto pracownika (sam pracownik 2%). Z rozszerzonej możliwości zamierzało skorzystać zaledwie 3% ankietowanych firm. A rozszerzona wersja, w zależności od dobrowolnej decyzji pracodawcy, zakłada, że przypadająca na niego część składki może być powiększona nawet o dodatkowe 2,5%.

Kolejna istotna konkluzja jest taka, że firmy oczekują od instytucji finansowej, która będzie zarządzać środkami pracowniczymi, wsparcia niemal we wszystkich możliwych obszarach, przy czym dla 96% organizacji najważniejszą kwestią było wyznaczenie specjalnego opiekuna.

Punkty bólu

Doświadczenia największych firm pokazują, że choć sam proces wdrażania PPK nie jest zbyt skomplikowany, to bez odpowiedniego przygotowania może być czasochłonny. Jeśli odpowiednio wcześniej przedsiębiorstwa nie podejmą działań, będą miały kłopoty z dotrzymaniem ustawowych terminów, ponieważ 20 firm wyznaczonych do zarządzania PPK będzie musiało obsłużyć dużo większą niż do tej pory liczbę klientów (zobacz ramkę Harmonogram przystępowania do PPK i działań koniecznych do ich uruchomienia).

W przypadku największych firm okazało się, że w badanym okresie, czyli miesiąc po uruchomieniu PPK, najbardziej zaawansowane były plany i harmonogramy działań. Natomiast niemal w co trzeciej firmie kwestie związane z wyborem instytucji finansowej, dostosowaniem wewnętrznych regulacji do wymogów PPK oraz systemów finansowo‑księgowych lub kadrowych znajdowały się dopiero na etapie przygotowań. To zbyt duże opóźnienie, aby operację uruchomienia programu przeprowadzić z sukcesem i w terminie. O jaki sukces chodzi? W tym przypadku o jak największą liczbę chętnych pracowników, inaczej cel ustawodawcy, czyli gromadzenie kapitału na starość, nie będzie miał szans się urzeczywistnić.

Aby jednak ludzie zgodzili się na obniżenie obecnego wynagrodzenia o minimum 2% i tym samym na partycypowanie w programie, trzeba ich wyposażyć w odpowiednią wiedzę. Według raportu KPMG Pracownicze Plany Kapitałowe. Wyzwania firm związane z wdrażaniem PPK, ośmiu na dziesięciu przedstawicieli pracodawców uznało, że większość pracowników zatrudnionych w ich organizacjach nie ma żadnej wiedzy na temat PPK lub jest ona na średnim poziomie.

Pomimo tak słabej orientacji w założeniach programu 74% respondentów twierdziło, że pracownicy zdają sobie dobrze sprawę, jak PPK wpłyną na wysokość otrzymywanego przez nich wynagrodzenia netto (zobacz ramki Poziom wiedzy pracowników na temat PPK oraz Świadomość wpływu PPK na wysokość wynagrodzenia netto). Z powyższego wynika, że pracodawcy słabo przykładają się do informowania ludzi o programie i wynikających z niego korzyściach, o dopłatach czy o możliwości wcześniejszych wypłat (choć trzeba przyznać, że sytuacja z miesiąca na miesiąc zmienia się na lepsze). Ten brak rzetelnej informacji sprawia, że pracownicy oceniają program tylko przez pryzmat obniżenia bieżących dochodów.

Pomiędzy 18 listopada a 4 grudnia ubiegłego roku, czyli po ustawowym terminie zakończenia procesu uruchamiania PPK w największych przedsiębiorstwach, badanie firmy doradczej Mercer, w którym wzięli udział przedstawiciele 162 organizacji, doprecyzowało trudności, z jakimi będą musiały się mierzyć kolejne grupy.

Po pierwsze, 56% ankietowanych uznało, że wybór instytucji zarządzającej jest skomplikowany, a nade wszystko czasochłonny, bo wiele godzin trzeba poświęcić na porównywanie ofert. Nie było natomiast negatywnych opinii dotyczących kryteriów wyboru firmy zarządzającej, dlatego mógł on przebiegać transparentnie i był kompletny (wyniki podajemy za portalem „Rzeczpospolitej” Serwis Emerytalny).

Po drugie, zdecydowana większość organizacji nie miała problemów z wewnętrznymi konsultacjami. Przebiegały szybko i prosto. Jeśli coś budziło niepokój pracowników, to złe doświadczenia z OFE oraz bezpieczeństwo gromadzonych środków.

Po trzecie, 46% ankietowanych firm zgłaszało trudności z uzgadnianiem treści umów z partnerami finansowymi, a 36% miało kłopoty ze skutecznym dotarciem z informacją o PPK do wszystkich pracowników, natomiast 29% podmiotów uznało, że był to prosty i szybki proces.

Najwięcej emocji wzbudziło pytanie o administrowanie PPK. Aż 73% badanych uznało, że proces jest skomplikowany. Respondenci narzekali na złożoność wymagań, brak jasnych interpretacji prawa, nadmiar operacji manualnych oraz oświadczeń składanych na papierze. Skarżyli się też na koszty dostosowania systemów płacowych, na brak takich rozwiązań i na niepewność co do tego, czy obowiązki są przez nich właściwie realizowane. Zaledwie 14% firm uznało wsparcie ze strony państwa za wystarczające. Znacznie lepiej oceniono pomoc instytucji finansowych – swoje zadowolenie wyraziło 69% ankietowanych.

Wyzwania i bariery

Z doświadczeń największych firm wyraźnie wynika, że pracodawcy muszą odpowiednio wcześniej przygotować się do wdrożenia programu, aby dotrzymać terminu i nie borykać się później z różnymi bolączkami. Formalna rejestracja w odpowiednich organach należy już do instytucji zarządzającej, na przykład do funduszu inwestycyjnego.

Przygotowanie do wdrożenia powinno objąć trzy etapy: analityczny, konsultacyjny i wdrożeniowy.

Etap analityczny

Jeżeli w przedsiębiorstwie nie funkcjonuje Pracowniczy Program Emerytalny, pracodawca musi uruchomić PPK. W związku z tym powinien wiedzieć, w której grupie się znajduje i jakie terminy go obowiązują. Kolejną decyzją będzie uruchomienie zespołu wdrażającego składającego się z przedstawiciela działu finansowego, kadrowca, reprezentanta działu komunikacji (PR/marketing) oraz osoby decyzyjnej.

W takim składzie trzeba przeanalizować możliwości finansowe firmy i zdecydować, w jakim zakresie pracodawca może i chce zaangażować się finansowo w program. Jednym słowem, czy zamierza pozostać tylko przy składce obowiązkowej wyznaczonej przez ustawodawcę, czy też chce wejść w wariant rozszerzony. To nie wszystko. W budżecie firmy muszą się też znaleźć pieniądze na bieżące administrowanie programem. Tymczasem trudno przewidzieć, z jakimi kosztami będzie się w praktyce wiązało prowadzenie PPK. Brakuje bowiem danych, które pozwoliłyby rzetelnie ocenić liczbę ich uczestników. W takiej niepewnej sytuacji warto przeprowadzić wstępne rozeznanie i dowiedzieć się, ile osób zechce uczestniczyć w programie, ile się waha, a ile zdecydowanie go odrzuca.

Druga kwestia, którą musi rozstrzygnąć zespół, dotyczy wyboru instytucji zarządzającej. W tym celu trzeba dokładnie przeanalizować i porównać oferty operatorów PPK, którzy znaleźli się w wykazie ustawowym. Co prawda kryteria wyboru instytucji zarządzającej PPK są zdefiniowane w ustawie i to nimi trzeba się przede wszystkim kierować (w skrócie: koszty, wyniki, doświadczenie oraz tzw. najlepiej pojęty interes uczestników, który można różnie rozumieć), ale w praktyce znaczenie mają również takie kwestie, jak: znajomość marki, dostępność oferty, funkcjonalność aplikacji dla pracowników, reputacja zarządzających, wsparcie w zakresie administrowania PPK i wyjaśniania zasad ich funkcjonowania oraz inne usługi dodatkowe.

Czy faktycznie takimi kryteriami kierowali się badani? Z raportu KPMG wynika, że dla 60% badanych firm głównym kryterium wyboru instytucji finansowej było doświadczenie w zarządzaniu funduszami na polskim rynku. Niemal równie ważna była efektywność w zarządzaniu aktywami. Blisko połowa firm wskazywała na koszty związane z zarządzaniem oraz na oferowane narzędzia wsparcia IT. Najmniej istotne były nagrody przyznawane instytucjom finansowym. Okazało się też, że firmy zatrudniające poniżej 250 osób wykazywały większą wrażliwość na wysokość opłat za zarządzanie niż te największe (70% vs 43%).

Prace pierwszego etapu powinny zakończyć się decyzją o tym, na jakich zasadach będą w firmie wdrożone PPK, oraz sformułowaniem kryteriów wyboru partnera finansowego.

Etap konsultacyjny

Obejmuje komunikację oraz wybór instytucji finansowej. Zespół musi zaplanować wewnętrzną kampanię informacyjną. Powinna ona być bezstronna i odbywać się z odpowiednim wyprzedzeniem. Sprawnej komunikacji wymagać będzie zarówno samo wyjaśnienie istoty Pracowniczych Planów Kapitałowych, jak i procesu wyboru instytucji mającej prowadzić PPK. Kampania informacyjna powinna zostać tak zaplanowana, aby dotarła do jak najliczniejszej grupy zatrudnionych. Prawidłowo zaplanowana będzie skutkować mniejszą liczbą wątpliwości, niedomówień i negatywnych nastrojów. Można w niej przedstawić konsekwencje wejścia do programu PPK zarówno pod kątem oszczędzania na emeryturę, jak i wpływu na miesięczną pensję. Działania należy rozłożyć w czasie i wykorzystać dostosowane do takich potrzeb kanały komunikacji.

Co cztery lata (po raz pierwszy 1 kwietnia 2023 r.) pracodawca ma obowiązek ponownie inicjować przekazywanie składek od wszystkich pracowników (nie tylko od tych, którzy już są zapisani).

Aby wybrać podmiot zarządzający środkami pracowniczymi, zespół powinien zorganizować konsultacje z przedstawicielami załogi. Jeżeli w firmie funkcjonuje organizacja związkowa lub jest ich kilka, trzeba podjąć rozmowy z wszystkimi wydelegowanymi osobami. Jeżeli nie ma żadnej organizacji pracowniczej – z osobami wybranymi przez ogół pracowników. Efektem konsultacji powinna być wstępna decyzja o wyborze operatora PPK. Wybór powinien skutkować zaproszeniem dwóch, trzech operatorów do szczegółowych rozmów. Nie powinno się od razu decydować na jedną firmę, bo ostateczne świadczenia mogą się różnić od ofertowych. W sytuacji, kiedy strony nie dojdą do porozumienia w kwestii wyboru operatora, ostatnie słowo należy do pracodawcy. Strona społeczna pełni bowiem tylko rolę doradczą.

Etap wdrożeniowy

Zarząd powinien przygotować się do szczegółowych rozmów z zaproszonymi instytucjami finansowymi. Powinien starać się wynegocjować dodatkowe usługi czy świadczenia. Jeżeli na przykład fundusz działa w grupie bankowej, może oczekiwać, że jego pracownicy będą mieli preferencyjne warunki kredytowe. Zarząd może też zobowiązać fundusz zarządzający do pomocy przy prowadzeniu kampanii informacyjnej bądź do wsparcia przy dostosowywaniu systemów HR i systemu księgowego do obsługi PPK. W każdym razie na pewno warto przerzucić na instytucję finansową jak najwięcej czynności powtarzalnych, technicznych, które w innym przypadku będą dodatkowo obciążały firmę.

Składki

Wpłata podstawowa: 2% wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe od pracownika oraz 1,5% wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe od pracodawcy.

Wpłata dodatkowa: do 2% wynagrodzenia po stronie pracownika i do 2,5% wynagrodzenia po stronie pracodawcy.

Wpłaty od państwa: powitalna – 250 zł oraz dopłata roczna – 240 zł.

Jeśli wynagrodzenie uczestnika PPK osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekroczy 120% płacy minimalnej, będzie mógł on złożyć wniosek o obniżenie wysokości swojej części opłaty nawet do 0,5%. Składka pracodawcy jest stała.

Z badania KPMG wynika, że ponad połowa przedsiębiorstw (58%) zamierzała negocjować kontrakty za pomocą specjalnie powołanych zespołów albo wybranych do takich kontaktów pracowników. Co piąta organizacja (20%) zdecydowała się na zatrudnienie zewnętrznego dostawcy, a niewiele mniej (16%) nie widzi szans na negocjacje z instytucjami finansowymi, które skutkowałyby uzyskaniem jak najlepszych warunków do prowadzenia PPK.

Kropką nad i będzie podpisanie umowy o zarządzaniu. Dla średnich firm terminem nieprzekraczalnym będzie 24 kwietnia 2020 roku. Do 11 maja 2020 trzeba podpisać umowę o prowadzenie PPK, na podstawie której pracownicy będą usuwani i dopisywani do programu poprzez modyfikację aneksu, sama umowa się nie zmieni.

Jeżeli ustawodawca nie wymyśli innego rozwiązania, PPK będzie działaniem obliczonym na wiele lat. Pracodawca będzie musiał na bieżąco dostosowywać system kadrowo‑płacowy na portalu udostępnionym przez instytucję finansową. Co cztery lata (po raz pierwszy 1 kwietnia 2023 r.) ma obowiązek ponownie inicjować przekazywanie składek od wszystkich pracowników (nie tylko od tych, którzy już są zapisani), zachęcając ich, aby zmienili decyzję i zostali uczestnikami programu.

Przeczytaj pozostałe artykuły raportu »

Droga pełna wyzwań 

Marcin Mika PL

Naliczanie wynagrodzeń i wpłat, zarządzanie dokumentami i terminami zgłaszania pracowników do instytucji finansowych oraz niska integracja systemów kadrowo-płacowych z systemami IT instytucji finansowych – to tylko kilka obszarów związanych z PPK, które, zaledwie parę miesięcy od uruchomienia programu, zdaniem większości pracodawców wymagają zmian.

Nie takie PPK skomplikowane 

Krzysztof Kamiński PL

Od 1 stycznia 2020 roku obowiązkiem utworzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych zostało objętych blisko 20 tysięcy firm zatrudniających od 50 do 249 pracowników. Firmy te powinny zawrzeć umowę o zarządzanie środkami z wybraną instytucją finansową do 24 kwietnia.

Szkoleniowe podsumowanie roku 

Pracownicze Plany Kapitałowe stanowią nowość na polskim rynku i są nowatorskim sposobem gromadzenia oszczędności. Uzgodnienie kluczowych założeń programu to efekt wspólnej pracy rządu, Polskiego Funduszu Rozwoju, organizacji pracodawców oraz związków zawodowych. Założenia te zostały poddane wielomiesięcznym, szerokim konsultacjom społecznym.