Reklama
Dołącz do liderów przyszłości i zdobądź przewagę! Sprawdź najnowszą ofertę subskrypcji
Kompetencje i szkolenia

Poznawać, rozumieć i udoskonalać

1 lutego 2019 6 min czytania
Mikołaj Tarnawa
Ewelina Solecka
Poznawać, rozumieć i udoskonalać

Wiele osób uważa, że gdy w ekspresie jest świeża kawa, drukarki zostały podłączone, a każdy pracownik ma przy czym i na czym usiąść, kończy się projekt nowego biura. W końcu po wielu trudach i przeprowadzce, która z założenia miała nie wpłynąć negatywnie na funkcjonowanie organizacji, można odpocząć. Jest to niewątpliwy sukces, jednak nie oznacza końca projektu.

Partnerem materiału jest Nowy Styl Group.

Projekt nowej przestrzeni biurowej jest ogromnym przedsięwzięciem pod względem finansowym, logistycznym i organizacyjnym. Do tego czasochłonnym. Czy po zakończeniu projektu nasze nowe biuro wspiera procesy, które nieustanie zachodzą wewnątrz organizacji? Czy cele, jakie postawiliśmy sobie na początku, zostały zrealizowane? Mamy nowe biuro i zazwyczaj więcej przestrzeni, ale jak to wpłynęło na komunikację pomiędzy działami? Jak na samopoczucie pracowników? Aby mieć w tych kwestiach pewność, należy dokonać tzw. ewaluacji.

Karol Olejniczak w książce Mechanizmy wykorzystania ewaluacji. Studium ewaluacji średniookresowych INTERREG III pisze, że ewaluacja to badanie, które ma na celu ocenę oraz informowanie o jakości i wartości badanego zjawiska. Organizacje skupione na realizowaniu celów biznesowych codziennie mierzą się z podejmowaniem decyzji, ocenianiem ich skuteczności, ewentualną koniecznością wprowadzenia zmian, a wszystko to, by wypracować jak największy zysk.

Nie inaczej powinno być z projektem nowej przestrzeni biurowej. To kolejny projekt biznesowy odnoszący się do działania organizacji, a niejednokrotnie istotny aspekt jej dalszego funkcjonowania i rozwoju. Decyzja o zmianie biura często zostaje wymuszona czynnikami zewnętrznymi, np. brakiem miejsca, zbliżającym się końcem umowy najmu.

Wartością osiąganą dzięki realizacji projektu nowej przestrzeni biurowej będzie więc możliwość zatrudnienia nowych pracowników czy zmiana lokalizacji na bardziej prestiżową. A może da się osiągnąć coś więcej?

Sprawdź, czy jesteś gotowy na ewaluację

  • Czy został określony jej cel?

  • Czy dokonasz ewentualnych zmian w zrealizowanym już projekcie?

  • Czy posiadasz odpowiednie zasoby, by ją przeprowadzić?

  • Czy chcesz zaangażować osoby z zewnątrz do przeprowadzenia tego procesu?

Odpowiedź na potrzeby organizacji

Już na początku projektu nowego biura warto zastanowić się, jakie cele chcielibyśmy i możemy zrealizować oraz jakie potrzeby chcemy zaspokoić. Zadaj sobie pytania: Jak pracuje twoje obecne biuro? Jak przebiega komunikacja pomiędzy poszczególnymi działami? Czy jest ona efektywna? Czy biuro jest komfortowe? Może pracownicy sygnalizują problemy, ale nigdy nie było czasu, by się nad nimi pochylić? Projektowanie nowego biura to nie tylko stworzenie designerskiej przestrzeni w modnych kolorach. To przede wszystkim próba odpowiedzi na podstawowe potrzeby organizacji. Potrzeby, które są często sprzeczne, różne dla poszczególnych działów, wynikające z odmiennych stylów pracy, realizacji różnych obowiązków i sposobów zarządzania. Nakładają się na to jeszcze oczekiwania pracowników, którzy będą przecież głównymi beneficjentami nowego biura. Przestrzeń może w efektywny sposób wspierać procesy biznesowe, jakie zachodzą w organizacji, jednak nie będzie to możliwe, jeśli nie zostanie ona w taki sposób zaprojektowana.

Pierwszym krokiem tworzenia projektu nowego biura powinno być zastanowienie się, czego oczekujemy od nowej przestrzeni, co może ona dać organizacji. Odpowiedź na to pytanie jest o wiele prostsza, kiedy pomaga udzielić jej osoba mająca świeże spojrzenie. Dlatego podczas projektowania nowego biura warto korzystać ze strategii Workplace. Zakłada ona powstanie projektu przestrzeni biurowej na podstawie badań i analiz przestrzeni pracy przeprowadzonych przez zewnętrznych konsultantów. Zyskujemy wtedy pewność, że w nowym biurze znajdą się rozwiązania dostosowane do indywidualnych potrzeb organizacji, co także korzystnie wpłynie na efektywność i komfort pracy.

Realizacja Grupy Nowy Styl – biuro Beko w Pradze
Realizacja Grupy Nowy Styl – biuro Beko w Pradze

Ewaluacja – po co i jak

Przebieg procesu ewaluacji zależy od celów projektu nowego biura. W badaniu ewaluacyjnym możemy sprawdzić wiele aspektów: czy zamierzone cele projektu zostały osiągnięte, czy użytkownicy nowej przestrzeni dobrze się w niej czują, jak biuro na nich oddziałuje. W przypadku ewaluacji nakierowanej na budowanie wiedzy – jak przebiegał projekt, jak można go usprawnić i, zważywszy na specyfikę organizacji, na co zwrócić szczególną uwagę następnym razem, ponieważ prędzej czy później czeka nas kolejna przeprowadzka. W zależności od celów ewaluację przeprowadza się za pomocą jakościowych i/lub ilościowych metod badawczych. Są to: badanie ankietowe, obserwacja uczestnicząca, wywiady, statystyczna analiza danych zastanych. Jeśli zdecydowaliśmy się na przeprowadzenie badań i analiz przestrzeni pracy przed rozpoczęciem projektu, ewaluacja może także polegać na porównaniu wyników sprzed zmiany biura i po niej (tzw. pre- i post test).

Projektowanie nowego biura to przede wszystkim próba funkcjonalnej odpowiedzi na podstawowe potrzeby organizacji.

Ewaluacja jako odpowiedzialność

Każde działanie biznesowe podlega ewaluacji. Warto, by projekt nowego biura też jej podlegał. Daje to mnóstwo korzyści. Dzięki ewaluacji dowiemy się, czy nasi pracownicy dobrze się czują w nowym biurze. Zostało ono zaprojektowane z uwzględnieniem ich potrzeb i sugestii, ale nie każde rozwiązanie, które dobrze wygląda na kartach projektu, sprawdzi się w rzeczywistości. Czasami wystarczy dokonać drobnej korekty w realizacji nowego biura, paru poprawek w wykończeniu czy wyposażeniu przestrzeni i poziom satysfakcji znacząco się poprawi. Niskim kosztem można przeprowadzić zmianę, która uchroni nas przed spadkiem efektywności pracy lub nawet zwiększeniem rotacji pracowników.

Sprawdzenie, czy pracownik jest zadowolony z nowego biura, niesie ze sobą jeszcze jedną korzyść – pozwala budować pozytywny wizerunek pracodawcy. Jednak wykazanie takiej troski o pracownika ma sens jedynie wówczas, gdy organizacja faktycznie zaangażuje się w proces ewaluacji i kolejnych zmian. Musi wykazać się gotowością do słuchania ludzi oraz do zaspokojenia ich potrzeb. Pytając ich o zdanie, zobowiązujemy się do wprowadzenia ewentualnych usprawnień.

Przeczytaj pozostałe artykuły raportu »

Twoje nowe narzędzie 

Mateusz Żurawik

Biuro to nie tylko przestrzeń, w której pracujemy. Rozplanowanie budynku, zagospodarowanie powierzchni, ergonomia i estetyka są skutecznymi narzędziami do zarządzania organizacją. 

Elastycznie, choć stacjonarnie 

Elżbieta Kozłowska PL

Przemiany rynkowe i oczekiwania pracowników coraz częściej wymuszają na pracodawcach zapewnienie dogodnych warunków do współpracy zdalnej.

Miejsce dla każdego 

Sylwia Tomczak PL

Pracownik powinien mieć elastyczne podejście do klienta i do wykonywania swoich zadań. W ogłoszeniach o pracę często pisze się też o elastycznych godzinach pracy.

Pięć głównych błędów w oświetleniu miejsca pracy 

Radosław Buczkowski PL

Właściwe oświetlenie biura to jeden z kluczowych czynników decydujących o komforcie wykonywania codziennych obowiązków. 

Człowiek w centrum 

Arkadiusz Rudzki PL

Przez dekady architekci i deweloperzy koncentrowali się na tworzeniu biurowców maksymalnie oszczędnych i z najbardziej efektywnie wykorzystaną przestrzenią.

Z myślą o pracowniku 

Ewa Łydkowska PL

Biuro to nie tylko przestrzeń do pracy, ale coraz częściej także narzędzie do rywalizacji o najbardziej poszukiwanych pracowników

O autorach
Tematy

Może Cię zainteresować

Case study
Premium
Czy planowanie strategiczne ma jeszcze sens?

Krakowski producent słodyczy Zafiro Sweets był przez lata doceniany w branży i wśród pracowników za wieloletni, stabilny wzrost poparty wysoką jakością produktów. Turbulencje rynkowe, napędzane dynamiką mediów społecznościowych i zmieniającymi się oczekiwaniami klientów, podważyły jednak jego dotychczasowy model działania, oparty na planowaniu strategicznym. Firma szuka sposobu, który pozwoli jej się zaadaptować do szybkich zmian zachodzących w jej otoczeniu. Marta Wilczyńska, CEO Zafiro Sweets, z niedowierzaniem patrzyła na slajd, który dostała od działu sprzedaży. Siedziała w restauracji w warszawskim Koneserze, gdzie wraz z Tomaszem Lemańskim, dyrektorem operacyjnym, oraz Justyną Sawicką, dyrektorką marketingu, uczestniczyli w Festiwalu Słodkości – jednej z branżowych imprez, które sponsorowali.

Premium
Zalecenia prof. Kazimierza suwalskiego dla młodych i doświadczonych liderów

Doświadczenie prof. Kazimierza Suwalskiego, chirurga i lidera, przekłada się na uniwersalne zasady skutecznego przywództwa. Poniższe zestawienie to zbiór praktycznych wskazówek, które wspierają rozwój zarówno młodych, jak i doświadczonych liderów – od budowania autorytetu i zarządzania zespołem po radzenie sobie z kryzysami i sukcesję przywództwa.

Premium
Z sali operacyjnej do gabinetu lidera

Droga od chirurga do lidera wymagała nie tylko zmiany kompetencji, ale też perspektywy. Profesor Kazimierz Suwalski, pionier polskiej kardiochirurgii, dzieli się doświadczeniami z budowania zespołów, instytucji i kultury przywództwa opartej na transparentności, zaufaniu i odpowiedzialności. Podkreśla,
że kluczowymi kwestiami są: mentoring, zarządzanie silnymi osobowościami i świadome rozwijanie talentów. Przypomina, że prawdziwe przywództwo nie ustaje wraz z końcem kariery – trwa, gdy potrafimy dzielić się wiedzą i tworzyć przestrzeń do wzrostu innych.

Causal ML
Premium
Jak skutecznie wdrożyć przyczynowe uczenie maszynowe (Causal ML) w organizacji?

Coraz więcej firm dostrzega potencjał Causal ML jako narzędzia wspierającego podejmowanie trafnych decyzji. Jednak skuteczne wdrożenie tego podejścia wymaga czegoś więcej niż zaawansowanych algorytmów — potrzebne są właściwe pytania, odpowiednie dane oraz współpraca interdyscyplinarnych zespołów.

Premium
Nowe podejście do uczenia maszynowego odpowiada na pytania „co by było, gdyby”

Causal ML – nowatorskie podejście w uczeniu maszynowym – daje kadrze zarządzającej nowe narzędzie do oceny skutków decyzji strategicznych. Umożliwia pewniejsze eksplorowanie alternatywnych scenariuszy, dzięki czemu wspiera podejmowanie bardziej świadomych i trafnych decyzji biznesowych. Tradycyjne systemy uczenia maszynowego (machine learning, ML) zdobyły szerokie uznanie jako narzędzia wspomagające procesy decyzyjne, szczególnie tam, gdzie kluczowe jest oszacowanie prawdopodobieństwa konkretnego zdarzenia, na przykład zdolności kredytowej klienta. Klasyczne modele ML opierają jednak swoje predykcje głównie na identyfikowaniu korelacji w danych. Taka metodologia, choć użyteczna w pewnych kontekstach, okazuje się niewystarczająca, a wręcz może wprowadzać w błąd, szczególnie wtedy, gdy menedżerowie starają się przewidzieć realny wpływ swoich decyzji na wyniki biznesowe.

Premium
Czy znasz cel swojej organizacji?

Ankieta redakcji „MIT Sloan Management Review Polska” została przeprowadzona wśród użytkowników platformy LinkedIn – w większości osób zajmujących stanowiska kierownicze, menedżerskie i eksperckie. Grupa ta jest szczególnie istotna w kontekście budowania oraz komunikowania celu organizacji, ponieważ to właśnie liderzy średniego i wyższego szczebla odpowiadają zarówno za interpretację celu, jak i przekładanie go na codzienne działania zespołów. Ankieta miała sprawdzić, w jakim stopniu pracownicy identyfikują się z celem działania swojej organizacji.

Premium
AI zmienia zasady gry – jakich liderów IT dziś potrzebujemy?

Wielu dyrektorom ds. informatyki (CIO) brakuje zarówno czasu, jak i odpowiednich kompetencji oraz formalnych uprawnień, by skutecznie mierzyć się z wyzwaniami kulturowymi i organizacyjnymi, które mogą utrudniać wdrażanie inicjatyw związanych ze sztuczną inteligencją. Nadszedł moment, by poszerzyć zakres ich ról.

Sztuczna inteligencja fundamentalnie przekształca sposób działania organizacji i ta transformacja wykracza daleko poza samą techniczną implementację. Nowoczesne systemy AI coraz częściej przejmują zadania dotąd wykonywane przez ludzi, co nierzadko wymaga od pracowników przekwalifikowania, podnoszenia kompetencji oraz rozwoju umiejętności, takich jak myślenie krytyczne. Aby skutecznie zarządzać nowym modelem współpracy ludzi i technologii, liderzy muszą rozumieć złożone czynniki ludzkie i organizacyjne, takie jak zwinność i zmiany kulturowe, dynamikę osobowości oraz inteligencję emocjonalną.

Mimo to większość organizacji nadal postrzega wdrażanie sztucznej inteligencji przede wszystkim jako wyzwanie natury technicznej, a obecne role liderów technologicznych odzwierciedlają to podejście. Zgodnie z raportem Foundry’s 2024 State of the CIO aż 85% liderów IT uważa, że dyrektorzy ds. informatyki (CIO) coraz częściej pełnią funkcję agentów zmian w swoich organizacjach. Jedynie 28% z nich twierdzi, że kierowanie transformacją jest dla nich priorytetem.

Jak firmy z Chin pokonują bariery i zdobywają nowe rynki
Premium
Wskazówki wdrożeniowe dla polskich firm planujących ekspansję zagraniczną

Polskie firmy, które chcą skutecznie zaistnieć na rynkach zagranicznych, muszą porzucić myślenie w kategoriach całych krajów i skupić się na konkretnych miastach, niszach oraz kanałach cyfrowych. Poniższe zestawienie prezentuje trzy praktyczne strategie, które – przy odpowiednim dopasowaniu do lokalnych realiów – pozwalają przezwyciężyć bariery wejścia i efektywnie rozwijać działalność poza granicami Polski.

Premium
Chiny w transformacji. Nowa era przedsiębiorczości

Chiny przechodzą fascynującą transformację, która zmienia je w globalnego lidera innowacji i technologii. Dziś kraj ten, jeszcze kilka dekad temu borykający się z ubóstwem i izolacją, jest miejscem, gdzie młodsze pokolenie przedsiębiorców wyznacza nowe standardy na światowych rynkach.

Premium
ROLA WARTOŚCI W KULTURZE WSPIERAJĄCEJ ZMIANY I ZAANGAŻOWANIE PRACOWNIKÓW

Transformacja Avivy w Polsce to historia konsekwentnego działania w oparciu o wartości, które nie tylko przetrwały zmiany właścicielskie, lecz także stały się fundamentem dalszego rozwoju.

Materiał dostępny tylko dla subskrybentów

Jeszcze nie masz subskrypcji? Dołącz do grona subskrybentów i korzystaj bez ograniczeń!

Subskrybuj

Newsletter

Otrzymuj najważniejsze artykuły biznesowe — zapisz się do newslettera!