Streszczenie: Projekt nowego biura to złożone przedsięwzięcie, które nie kończy się na fizycznym przeniesieniu pracowników. Kluczowym etapem jest ewaluacja, mająca na celu ocenę, czy przestrzeń wspiera cele organizacji i potrzeby jej pracowników. Zanim przystąpimy do realizacji projektu, warto zadać sobie pytania o efektywność obecnego biura, komunikację pomiędzy działami i komfort pracy. Projektowanie biura nie polega jedynie na estetyce, lecz na dostosowaniu przestrzeni do funkcji organizacji, z uwzględnieniem różnych potrzeb działów oraz oczekiwań pracowników. Przemyślane zaprojektowanie biura może znacząco wpłynąć na efektywność organizacji i jej rozwój.
Wiele osób uważa, że gdy w ekspresie jest świeża kawa, drukarki zostały podłączone, a każdy pracownik ma przy czym i na czym usiąść, kończy się projekt nowego biura. W końcu po wielu trudach i przeprowadzce, która z założenia miała nie wpłynąć negatywnie na funkcjonowanie organizacji, można odpocząć. Jest to niewątpliwy sukces, jednak nie oznacza końca projektu.
Projekt nowej przestrzeni biurowej jest ogromnym przedsięwzięciem pod względem finansowym, logistycznym i organizacyjnym. Do tego czasochłonnym. Czy po zakończeniu projektu nasze nowe biuro wspiera procesy, które nieustanie zachodzą wewnątrz organizacji? Czy cele, jakie postawiliśmy sobie na początku, zostały zrealizowane? Mamy nowe biuro i zazwyczaj więcej przestrzeni, ale jak to wpłynęło na komunikację pomiędzy działami? Jak na samopoczucie pracowników? Aby mieć w tych kwestiach pewność, należy dokonać tzw. ewaluacji.
Karol Olejniczak w książce Mechanizmy wykorzystania ewaluacji. Studium ewaluacji średniookresowych INTERREG III pisze, że ewaluacja to badanie, które ma na celu ocenę oraz informowanie o jakości i wartości badanego zjawiska. Organizacje skupione na realizowaniu celów biznesowych codziennie mierzą się z podejmowaniem decyzji, ocenianiem ich skuteczności, ewentualną koniecznością wprowadzenia zmian, a wszystko to, by wypracować jak największy zysk.
Nie inaczej powinno być z projektem nowej przestrzeni biurowej. To kolejny projekt biznesowy odnoszący się do działania organizacji, a niejednokrotnie istotny aspekt jej dalszego funkcjonowania i rozwoju. Decyzja o zmianie biura często zostaje wymuszona czynnikami zewnętrznymi, np. brakiem miejsca, zbliżającym się końcem umowy najmu.
Wartością osiąganą dzięki realizacji projektu nowej przestrzeni biurowej będzie więc możliwość zatrudnienia nowych pracowników czy zmiana lokalizacji na bardziej prestiżową. A może da się osiągnąć coś więcej?
Sprawdź, czy jesteś gotowy na ewaluację
Czy został określony jej cel?
Czy dokonasz ewentualnych zmian w zrealizowanym już projekcie?
Czy posiadasz odpowiednie zasoby, by ją przeprowadzić?
Czy chcesz zaangażować osoby z zewnątrz do przeprowadzenia tego procesu?
Odpowiedź na potrzeby organizacji
Już na początku projektu nowego biura warto zastanowić się, jakie cele chcielibyśmy i możemy zrealizować oraz jakie potrzeby chcemy zaspokoić. Zadaj sobie pytania: Jak pracuje twoje obecne biuro? Jak przebiega komunikacja pomiędzy poszczególnymi działami? Czy jest ona efektywna? Czy biuro jest komfortowe? Może pracownicy sygnalizują problemy, ale nigdy nie było czasu, by się nad nimi pochylić? Projektowanie nowego biura to nie tylko stworzenie designerskiej przestrzeni w modnych kolorach. To przede wszystkim próba odpowiedzi na podstawowe potrzeby organizacji. Potrzeby, które są często sprzeczne, różne dla poszczególnych działów, wynikające z odmiennych stylów pracy, realizacji różnych obowiązków i sposobów zarządzania. Nakładają się na to jeszcze oczekiwania pracowników, którzy będą przecież głównymi beneficjentami nowego biura. Przestrzeń może w efektywny sposób wspierać procesy biznesowe, jakie zachodzą w organizacji, jednak nie będzie to możliwe, jeśli nie zostanie ona w taki sposób zaprojektowana.
Pierwszym krokiem tworzenia projektu nowego biura powinno być zastanowienie się, czego oczekujemy od nowej przestrzeni, co może ona dać organizacji. Odpowiedź na to pytanie jest o wiele prostsza, kiedy pomaga udzielić jej osoba mająca świeże spojrzenie. Dlatego podczas projektowania nowego biura warto korzystać ze strategii Workplace. Zakłada ona powstanie projektu przestrzeni biurowej na podstawie badań i analiz przestrzeni pracy przeprowadzonych przez zewnętrznych konsultantów. Zyskujemy wtedy pewność, że w nowym biurze znajdą się rozwiązania dostosowane do indywidualnych potrzeb organizacji, co także korzystnie wpłynie na efektywność i komfort pracy.
Ewaluacja – po co i jak
Przebieg procesu ewaluacji zależy od celów projektu nowego biura. W badaniu ewaluacyjnym możemy sprawdzić wiele aspektów: czy zamierzone cele projektu zostały osiągnięte, czy użytkownicy nowej przestrzeni dobrze się w niej czują, jak biuro na nich oddziałuje. W przypadku ewaluacji nakierowanej na budowanie wiedzy – jak przebiegał projekt, jak można go usprawnić i, zważywszy na specyfikę organizacji, na co zwrócić szczególną uwagę następnym razem, ponieważ prędzej czy później czeka nas kolejna przeprowadzka. W zależności od celów ewaluację przeprowadza się za pomocą jakościowych i/lub ilościowych metod badawczych. Są to: badanie ankietowe, obserwacja uczestnicząca, wywiady, statystyczna analiza danych zastanych. Jeśli zdecydowaliśmy się na przeprowadzenie badań i analiz przestrzeni pracy przed rozpoczęciem projektu, ewaluacja może także polegać na porównaniu wyników sprzed zmiany biura i po niej (tzw. pre- i post test).
Projektowanie nowego biura to przede wszystkim próba funkcjonalnej odpowiedzi na podstawowe potrzeby organizacji.
Ewaluacja jako odpowiedzialność
Każde działanie biznesowe podlega ewaluacji. Warto, by projekt nowego biura też jej podlegał. Daje to mnóstwo korzyści. Dzięki ewaluacji dowiemy się, czy nasi pracownicy dobrze się czują w nowym biurze. Zostało ono zaprojektowane z uwzględnieniem ich potrzeb i sugestii, ale nie każde rozwiązanie, które dobrze wygląda na kartach projektu, sprawdzi się w rzeczywistości. Czasami wystarczy dokonać drobnej korekty w realizacji nowego biura, paru poprawek w wykończeniu czy wyposażeniu przestrzeni i poziom satysfakcji znacząco się poprawi. Niskim kosztem można przeprowadzić zmianę, która uchroni nas przed spadkiem efektywności pracy lub nawet zwiększeniem rotacji pracowników.
Sprawdzenie, czy pracownik jest zadowolony z nowego biura, niesie ze sobą jeszcze jedną korzyść – pozwala budować pozytywny wizerunek pracodawcy. Jednak wykazanie takiej troski o pracownika ma sens jedynie wówczas, gdy organizacja faktycznie zaangażuje się w proces ewaluacji i kolejnych zmian. Musi wykazać się gotowością do słuchania ludzi oraz do zaspokojenia ich potrzeb. Pytając ich o zdanie, zobowiązujemy się do wprowadzenia ewentualnych usprawnień.
Przeczytaj pozostałe artykuły raportu »
Twoje nowe narzędzie
Biuro to nie tylko przestrzeń, w której pracujemy. Rozplanowanie budynku, zagospodarowanie powierzchni, ergonomia i estetyka są skutecznymi narzędziami do zarządzania organizacją.
Elastycznie, choć stacjonarnie
Przemiany rynkowe i oczekiwania pracowników coraz częściej wymuszają na pracodawcach zapewnienie dogodnych warunków do współpracy zdalnej.
Miejsce dla każdego
Pracownik powinien mieć elastyczne podejście do klienta i do wykonywania swoich zadań. W ogłoszeniach o pracę często pisze się też o elastycznych godzinach pracy.
Pięć głównych błędów w oświetleniu miejsca pracy
Właściwe oświetlenie biura to jeden z kluczowych czynników decydujących o komforcie wykonywania codziennych obowiązków.
Człowiek w centrum
Przez dekady architekci i deweloperzy koncentrowali się na tworzeniu biurowców maksymalnie oszczędnych i z najbardziej efektywnie wykorzystaną przestrzenią.
Z myślą o pracowniku
Biuro to nie tylko przestrzeń do pracy, ale coraz częściej także narzędzie do rywalizacji o najbardziej poszukiwanych pracowników
