Streszczenie: Plotki pojawiają się tam, gdzie brakuje skutecznej komunikacji wewnętrznej, zapewniającej pracownikom pełny i rzetelny dostęp do informacji na każdym poziomie organizacji. Dotyczy to zarówno formalnych, jak i nieformalnych kanałów komunikacji, które często są pomijane przez firmy. Tymczasem zarządzanie komunikacją nieformalną jest nie tylko możliwe, ale wręcz konieczne.
Tradycyjnie komunikacja wewnętrzna była marginalizowana na rzecz działań PR skierowanych na zewnątrz. Jednak rozwój technologii i zmiany społeczne sprawiły, że pracownicy stali się kluczową grupą interesariuszy. Pandemia dodatkowo uwydatniła znaczenie efektywnej komunikacji wewnętrznej dla sprawnego funkcjonowania firm, zwłaszcza w okresach zmian.
Jednym z głównych zagrożeń dla efektywności komunikacji wewnętrznej jest jej incydentalność. Powinna ona być ciągłym procesem, głęboko zakorzenionym w zarządzaniu, mającym na celu informowanie i angażowanie pracowników oraz wspieranie kultury organizacyjnej i celów biznesowych. Działania podejmowane sporadycznie nie spełniają tych założeń, nie budzą zaufania i często są opóźnione.
Kolejnym problemem jest brak kompleksowego podejścia do procesów komunikacyjnych, obejmujących zarówno formalny, jak i nieformalny obieg informacji. Traktowanie tych dwóch obszarów oddzielnie jest błędem, ponieważ ich cele są zbieżne, mimo realizacji w różnych kontekstach. Niedocenianie lub ignorowanie komunikacji nieformalnej wynika często z niezrozumienia jej istoty.
Plotka zaczyna się tam, gdzie kończy się skuteczna komunikacja wewnętrzna. Skuteczna, czyli zapewniająca pracownikom rzetelny dostęp do pełnej informacji na każdym poziomie organizacji. Dotyczy to zarówno kontaktu w obiegu formalnym, jak i nieformalnym, o którym wiele firm zdaje się zapominać. Tymczasem komunikacją nieformalną organizacje nie tylko mogą, ale wręcz muszą zarządzać.
Komunikacja wewnętrzna przez lata funkcjonowała w cieniu działań PR, które budowały określony wizerunek firmy na zewnątrz. Jednak intensywny rozwój technologii i towarzyszące mu zmiany społeczne sprawiły, że coraz silniej słyszalną grupą interesariuszy organizacji są jej pracownicy. To przekonanie zostało dodatkowo wzmocnione przez doświadczenia pandemii z ostatniego półtora roku, a komunikacja wewnętrzna stała się kluczowa dla sprawnego funkcjonowania firmy, szczególnie w okresie zmiany. Bezpieczniej jednak mogą czuć się te organizacje, które potrafią nią zarządzić kompleksowo.
Komunikacja wypełnia przestrzeń
Do jednego z dwóch najczęściej występujących zagrożeń, które mogą ograniczać efektywność prowadzenia komunikacji wewnętrznej, zalicza się jej incydentalność. Komunikacja wewnętrzna jest funkcją zarządzania o charakterze ciągłym. Musi być głęboko osadzona w procesach zarządczych i wzmacniać je na każdym etapie realizacji. Ma za zadanie informować i angażować pracowników, a także wspierać kulturę organizacyjną i cele biznesowe firmy. Prowadzona incydentalnie nie tylko nie spełnia powyższych założeń, ale też nie budzi zaufania i zwykle jest spóźniona.
To jest komentarz eksperta. Przeczytaj tekst główny STUDIUM PRZYPADKU »
Gdy zapomnimy o komunikacji niejawnej…
WiKi PRESS, czołowy producent gier planszowych, chce rozszerzyć biznes na gry komputerowe. Wydawca nie ma w tym obszarze żadnego know-how, dlatego szuka na rynku partnera z odpowiednią wiedzą. Jego uwagę przyciągnął start-up Games FOUR z potencjałem, ale i problemami finansowymi. Niestety, procesowi połączenia firm towarzyszą duże obawy pracowników. Po firmie krążą szkodliwe plotki.
Drugim poważnym problemem, który może wpływać na skuteczność tego obszaru, jest brak kompleksowego spojrzenia na procesy komunikacyjne w firmie. Komunikacja wewnętrzna zarządza zarówno formalnym, jak i nieformalnym obiegiem informacji. Przeciwstawianie sobie tych dwóch obszarów nie ma żadnego uzasadnienia, bowiem ich cele są zbieżne, nawet jeśli realizuje się je w różnych kontekstach. Tymczasem błędem wielu pracodawców jest niedocenianie, pomijanie, a w skrajnych przypadkach nawet zwalczanie komunikacji nieformalnej. Wynika to często z niezrozumienia, czym w istocie jest ten kanał kontaktu.
Materiał dostępny tylko dla subskrybentów
Dołącz do subskrybentów MIT Sloan Management Review Polska Premium!
Kup subskrypcję
