Pandemia zmienia przestrzenie biurowe

Jak zorganizować przestrzeń biura, by w czasie pandemii pobyt w nim był bezpieczny? Jak będą funkcjonować biura po pandemii? Poza kilkoma oczywistymi wskazówkami, jak odpowiednie rozmieszczenie urządzeń do dezynfekcji, zachowanie bezpiecznych odstępów, przestrzeganie limitów  osób, niewiele jest takich, które dają pożądane i skuteczne na dłużej rezultaty. Jak widzi to międzynarodowy ekspert aranżacji i wyposażenia miejsc pracy, firma Bene?

Partnerem materiału jest bene.

Podczas konferencji prasowej koncepcję biura przyszłości przedstawił Michael Fried, członek zarządu ds. sprzedaży, marketingu i innowacji: Pod wpływem pandemii zmienił się sposób, w jaki postrzegamy rolę biura obecnie i w przyszłości. Organizacja biura powinna zapewnić użytkownikom absolutne poczucie bezpieczeństwa i komfortu pracy, odzwierciedlać i nadążać za bieżącymi zmianami. Biuro wspiera rozwój kreatywności pracowników, staje się przestrzenią do współpracy, komunikacji, miejscem bezpośrednich spotkań w nieskrępowanej atmosferze.

Zmiany dotychczasowych modeli pracy

Pandemia przyspieszyła wdrażanie narzędzi cyfrowych i nowych technologii. Firmy coraz chętniej opierają swój biznes na platformach cyfrowych, wykorzystujących moc sztucznej inteligencji. Niesie to ze sobą nieuchronne zmiany dotychczasowego modelu pracy, a jednocześnie wymagań stawianych funkcjom nowoczesnego biura. Ten przymusowy test pracy zdalnej pokazał, że praca z dowolnego miejsca może odpowiadać wielu typom organizacji czy ich pracownikom. W przyszłości stanowić będzie część naszego codziennego życia zawodowego. Dynamicznie zmienia się też sposób komunikacji i współpracy.

Definiując szanse oraz wyzwania dla nadchodzących w środowisku pracy zmian – podpowiadamy trzy obszary, na które szczególnie należy zwrócić uwagę:

• W czasie pandemii powierzchnie biurowe warto poddać przemodelowaniu, adaptacji do nowych wymogów bezpieczeństwa, ale też zmieniających się modeli pracy. Zadaniem wielu firm jest dostosowanie dotychczasowych koncepcji przestrzennych i funkcjonalnych biur do nowej rzeczywistości.

• Szybsze tempo pracy, ewolucja wielu procesów i ich digitalizacja zmieniają dotychczasowe funkcjonowanie przedsiębiorstw. Ważne staje się pozyskanie przez pracowników nowych kompetencji i szybkość dotarcia informacji. Doświadczamy zmian w sposobach zarządzania, które teraz staje się bardziej demokratyczne, a mniej hierarchiczne. Zyskują na znaczeniu aspekty takie jak współpraca, interakcje międzyludzkie oraz sam cel pracy. To one będą odgrywały istotną rolę również po pandemii.

• Pracując z domu, doświadczamy ogromnego stresu. Trudno jest pogodzić obowiązki rodzinne z zawodowymi. Ten model pracy ma swoje korzyści, jednak liderzy zauważają związane z nim wyzwania. Brakuje bezpośrednich spotkań, wymiany zdań przy porannej kawie. Zdalna praca zespołowa oznacza wiele nowych trudności. Coraz częściej pojawiają się pytania: Czy na dłuższą metę praca z domu jest efektywna? Czy to odpowiedni model dla każdego pracownika? Firmy są zmuszone ponownie przemyśleć podejście do pracy zdalnej, zwłaszcza teraz, zyskawszy na ten temat nowe spojrzenie.

Rola biura w nowej rzeczywistości

Praca zdalna czy biura domowe pozostaną istotną częścią środowiska pracy również po pandemii. Jednocześnie rola firmowego biura stanie się kluczowa. Teraz, bardziej niż kiedykolwiek wcześniej, będzie ono centrum bezpośrednich kontaktów, inkubatorem pomysłów, nowych możliwości, motorem innowacji. Biuro to miejsce, które transponuje ducha firmy i jej wartości. Jego funkcje można porównać do platformy – miejsca, w którym ludzie, koncepcje, pomysły spotykają się i w efekcie synergii łączą. Zmiany, których doświadczamy, mają nieuchronny wpływ na koncepcje użytkowania i sposób projektowania przestrzeni biurowych.

Biura przyszłości – nowoczesne, elastyczne przestrzenie do pracy

Zgodnie z filozofią firmy Bene biuro to miejsce, w którym dialog i interakcja są fundamentalną częścią naszego funkcjonowania w pracy. Firma opracowała prototyp – koncepcyjne biuro przyszłości. Koncentrując się na „doświadczeniach pracownika”, opracowany został holistyczny obraz współczesnego biura – przestrzeń nazwana „THE CORE by Bene”. Charakteryzuje sią on większą częścią powierzchni wspólnych, które można elastycznie modyfikować, adekwatnie do zmieniających się potrzeb. Jest to otwarta przestrzeń, która tętni życiem, bowiem jest aktywnie użytkowana i na bieżąco udoskonalana wspólnie z architektami i zaangażowanymi w projekt ekspertami. Dzięki połączeniu technologii i elastycznej koncepcji przestrzennej można uzyskać atmosferę, w której ludzie czują się bezpiecznie i z łatwością mogą nawiązywać kontakty. Bene doskonali tę koncepcję, by nie straciła na aktualności wraz z końcem pandemii.

Dystans fizyczny dzięki nowoczesnym rozwiązaniom

Innowacyjne technologie zapewniają bezpieczeństwo na terenie całego obiektu już od wejścia do biura, gdzie następuje rejestracja wchodzących i pomiar temperatury ciała. Po rejestracji i bezdotykowej dezynfekcji rąk system daje  wchodzącym „zielone światło”. Stanowiska pracy ustawione są w bezpiecznej odległości, a dodatkowo są oddzielone od siebie mobilnymi i modułowymi pomieszczeniami typu Think‑Tank.

Projekt zakłada, że przestrzeń biurowa ułatwi zachowanie dystansu fizycznego, ale nie społecznego, stąd pomysł na półprzezroczyste ekrany, które osłaniają miejsca pracy, zapewniając przy tym widok na całe pomieszczenie. W założeniach opracowanych przez Bene celem przestrzeni biurowej jest m.in. wspieranie współpracy.

Zgodnie z tym biuro zostało podzielone na sześć stref:

• Strefa Lounge – idealna dla nieformalnych dyskusji w swobodnej atmosferze;

• Strefa Rekreacyjna – miejsce odpoczynku i regeneracji;

• Strefa Pracy Koncepcyjnej – idealna dla osób potrzebujących cichego miejsca do pracy, sprzyjającemu skupieniu i koncentracji na zadaniu;

• Strefa Pracy Zespołowej – miejsce na przeprowadzenie „burzy mózgów” czy wspólnej pracy nad projektem;

• Strefa Nieformalnych Spotkań – umożliwia organizowanie popularnych w wielu firmach spotkań typu stand‑up;

• Strefa Idea Lab – elastyczna przestrzeń warsztatowa, zapewniająca miejsce dla optymalnej wymiany myśli, pomysłów. Sposób jej zorganizowania uwzględnia możliwość wynajmowania tego odrębnego pomieszczenia klientom czy partnerom firmy.

Biuro to żywy organizm, który nieustannie ewoluuje i dostosowuje się do zmieniających się struktur, najnowszych procesów w firmie czy zespole. Przy jego planowaniu ważne jest nie tylko odpowiednie określenie jego funkcji, ale też regularne myślenie o bieżących koncepcjach przestrzennych, upewnianie się, że nadal spełniają swoje zadania.