Redukcja kosztów zawsze była główną motywacją do przekazywania części działalności firmy w outsourcing. Dotyczy to także usług związanych z nowoczesnymi technologiami. Zwłaszcza w czasach kryzysu takie „kosztocentryczne” podejście do współpracy ma silne uzasadnienie. Firmy kierujące się tylko kryterium natychmiastowej redukcji kosztów czeka jednak przykra niespodzianka, gdyż obniżenie nakładów potrzebnych na obsługę jest, co prawda, warunkiem niezbędnym, ale nie wystarczającym do realizacji udanego projektu. Doraźne cięcie kosztów obsługi IT jest zwykle dość proste, wystarczy na pewien czas zrezygnować z wymiany sprzętu i oprogramowania i obniżyć poziom usług. Możemy w ten sposób zmniejszyć koszty o 20, a czasem nawet 50%. Prawdziwym wyzwaniem jest racjonalna obniżka kosztów, która długofalowo pomoże w zmniejszeniu nakładów operacyjnych całej firmy, a nie tylko działu informatyki.
Jak zatem dokonać mądrych oszczędności i czy outsourcing jest właściwym narzędziem do wprowadzania oszczędności? Outsourcing ma w swej naturze wbudowaną racjonalność wynikającą z kontraktowego charakteru wzajemnych zobowiązań, długi horyzont czasowy wzajemnych relacji oraz transformację, której wykonawcą i inwestorem jest wykonawca usługi. Kluczowy jest tu wymiar strategiczny współpracy z partnerem outsourcingowym, który jest w stanie nie tylko dostarczyć prostą usługę taniej od obecnego kosztu, ale potrafi wskazać taki sposób wykorzystania i transformacji IT, który na przestrzeni kilku lat wygeneruje oszczędności na poziomie kilkudziesięciu procent, a następnie ten proces skutecznie zrealizować.
Już samo wydzielenie usługi i przekazanie jej do realizacji firmie zewnętrznej pozwala na pewną racjonalizację zachowań. Odbiorca usług zdaje sobie sprawę z tego, za co płaci. Łatwo może dowiedzieć się, o ile mniej mógłby płacić, gdyby zrezygnował z pewnych elementów obsługi. Współpraca z firmą zewnętrzną, zainteresowaną długofalowym kontraktem, gwarantuje, że wszelkie redukcje będą realizowane w rozsądnych granicach, tak by wykonywane usługi nie stały się niespójne i nieużyteczne.
Racjonalna obniżka kosztów powinna być poszukiwaniem oszczędności średnio- i długookresowych. Często wymagają one, co prawda, inwestycji koniecznych do sfinansowania transformacji, ale pozwalają na pogodzenie typowego dla kryzysu pędu do niższych kosztów ze strategicznym, długofalowym podejściem do obniżania nakładów na posiadanie rozwiązań IT. Outsourcing jest wtedy doskonałym modelem biznesowym, w którym usługobiorca finansuje transformację w zamian za wieloletni kontrakt, odbierając zainwestowane środki w trakcie obowiązywania umowy.
Uzyskanie oszczędności wymaga często zastosowania standaryzacji produktów i usług, a także wykorzystania tzw. usług współdzielonych. Tego typu działania najlepsze efekty przynoszą przy dużej skali, a tę zapewnić mogą, jedynie dostawcy powtarzalnych, stosowanych na skalę przemysłową rozwiązań. W tym wypadku outsourcing stanowi formę dzierżawy typowej funkcjonalności, jak np. moc obliczeniowa.
W jakich obszarach taka długofalowa współpraca ma sens? Będą to przede wszystkim zadania, w których zaangażowana jest znaczna liczba użytkowników lub przetwarzana jest duża liczba transakcji, ponieważ tam należy oczekiwać proporcjonalnie największych kosztów, a więc:
środowisko użytkowników końcowych, które nie będąc zwykle źródłem przewagi konkurencyjnej, zazwyczaj kreuje znaczne koszty utrzymania
centra przetwarzania danych, szczególnie te, gdzie ilość przetwarzanych transakcji ulega znacznym zmianom w czasie i jest trudna do przewidzenia, a więc daje duży potencjał dla usług dzierżawy mocy obliczeniowej
aplikacje, których często jest zbyt dużo w stosunku do realnych potrzeb i które często oparte są na przestarzałej technologii i wymagają racjonalnej modernizacji
typowe transakcje biznesowe, dające się zestandaryzować i dobrze zdefiniować jako usługa zewnętrzna typu „business process outsourcing”, obejmująca zarówno usługi IT, jak i usługi przetwarzania transakcji finansowych, kontaktu z klientem itp.
