Streszczenie: Zarządzanie elastycznością w organizacji staje się kluczowe w kontekście współczesnych wyzwań związanych z szybko zmieniającym się rynkiem pracy. Elastyczność nie dotyczy już tylko wymiaru czasowego, ale także przestrzeni, organizacji pracy oraz sposobu jej wykonania. Ważnym aspektem jest wprowadzenie kultur pracy, które sprzyjają zróżnicowanym formom zatrudnienia, takich jak praca zdalna, hybrydowa czy elastyczne godziny pracy. Zmieniające się oczekiwania pracowników wymagają dostosowania się do nowych realiów, które kładą większy nacisk na równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, a także większą niezależność w podejmowaniu decyzji dotyczących organizacji pracy. Firmy muszą zadbać o odpowiednią infrastrukturę wspierającą pracowników, taką jak technologie umożliwiające współpracę na odległość czy elastyczne biura. Kluczowym elementem jest także wsparcie kadry menedżerskiej w adaptacji do tych zmian i dbałość o kulturę organizacyjną sprzyjającą elastyczności.
Cyfrowa rewolucja całkowicie odmieniła biuro, umożliwiając pracę z dowolnego miejsca. Dziś większego znaczenia nie ma nawet obecność pracownika w biurze. Dla wielu firm odpowiedzią na wyzwania współczesnego środowiska pracy może być koncepcja Activity‑Based Working.
Otwórz się na elastyczność
Partnerem merytorycznym materiału jest firma Kinnarps.
Pracą biurową rządzi różnorodność. Dotyczy ona zakresu wykonywanych obowiązków, czasu, a nawet temperamentu poszczególnych członków zespołu. Po całych dekadach, w których rozmaite procesy i osobowości usilnie starano się wtłoczyć w ustandaryzowany schemat oraz identyczne środowisko pracy, coraz więcej firm zaczyna odkrywać zalety zróżnicowanych przestrzeni biurowych. W przypadku wielu organizacji sprawdza się koncepcja Activity‑Based Working (ABW), która zakłada, że biuro, oferując różnorodne rodzaje przestrzeni, może stanowić narzędzie do efektywnego zarządzania zróżnicowanym zespołem. Koncepcja ta sprawdzi się zatem w przypadku firm, w których codziennie odbywa się dużo spotkań – zwłaszcza jeśli większość ma spontaniczny, nieformalny lub kreatywny charakter. Ponadto powinna ona zainteresować przedsiębiorstwa, w których charakter pracy jednych działów wymaga częstych i intensywnych interakcji, a innych – ciszy i skupienia. To także rozwiązanie dla organizacji, którym do realizacji codziennych zadań nie wystarcza tradycyjny podział funkcjonalny biura na indywidualne stanowiska pracy oraz sale konferencyjne.
Badanie Biuro a potrzeby organizacji (1), przeprowadzone w 2016 roku wspólnie przez firmy Kinnarps, Skanska i Hays, wykazało, że ankietowane organizacje dostrzegają znaczną różnorodność czynników kształtujących sposób pracy. Jednocześnie można zauważyć, że coraz większą rolę we współczesnych organizacjach odgrywa zespołowe wykonywanie zadań. Tymczasem przestrzeń typowego biura nie odzwierciedla aktualnych wzorców pracy, czyli tego, na czym faktycznie spędzamy czas. Aż 75% powierzchni zajmują indywidualne biurka, natomiast wszystkie czynności związane ze spotkaniami i pracą w zespołach muszą zmieścić się na pozostałych 25% przestrzeni. Dlatego główną bolączką współczesnych biur jest brak miejsc spotkań i pracy zespołowej oraz wysoki poziom rozproszenia pracowników.
Zdaniem ankietowanych firm, w najbliższym czasie o kształcie rynku pracy będzie decydować elastyczność. Pracownicy chcą mieć możliwość wyboru godzin, w których wykonują obowiązki, a coraz większe znaczenie zyskuje praca zdalna. Tendencje te można zaobserwować zwłaszcza wśród najmłodszych, którzy są przyzwyczajeni do wielozadaniowości i sprawnego przełączania się między różnymi urządzeniami oraz stanami skupienia uwagi. Tak istotne zmiany sposobu wykonywania zadań stanowią wyzwanie dla pracodawców, którzy stają wobec konieczności łączenia oczekiwań różnych pokoleń w organizacji.
Przestrzeń zaprojektowana według założeń koncepcji ABW odpowiada na potrzeby i oczekiwania przedstawicieli wielu pokoleń, ponieważ gwarantuje dostęp do różnorodnych stref oraz rozwiązań aranżacyjnych, które nie tylko umożliwiają pracę w zgodzie z własnymi preferencjami, lecz także tworzą okazje do integracji, wymiany spostrzeżeń i dzielenia się wiedzą.
Ze względu na znaczną dynamikę zmian zachodzących w sposobie pracy istotnym wyzwaniem stojącym przed wieloma organizacjami jest stworzenie biura, które przez dłuższy czas będzie spełniało ich oczekiwania. Z myślą o takich przedsiębiorstwach firma Kinnarps opracowała oparty na koncepcji ABW zespół narzędzi Next Office, dzięki któremu można stworzyć biuro dostosowane do odmiennych wzorców pracy w zróżnicowanych zespołach. Odpowiednie warunki dla realizowania coraz bardziej elastycznego stylu wykonywania zadań w naturalny sposób zwiększają wydajność pracowników, ich poczucie przynależności do zespołu oraz motywację i satysfakcję.
Next Office zakłada stworzenie przestrzeni pracy odpowiadającej poziomowi koncentracji, jakiego akurat wymaga wykonywanie poszczególnych zadań. Przewiduje zatem analizę czasu i sposobów pracy w danym przedsiębiorstwie i, stosownie do jej wyników, użycie w aranżacji biura takich typów przestrzeni, które w największym stopniu będą wspierać dominujące wzorce. Istotą koncepcji ABW nie jest więc stworzenie środowiska, w którym efektywność wykorzystania powierzchni mierzy się liczbą stanowisk pracy. Chodzi o to, aby z określonej liczby metrów kwadratowych biura i jednostek czasu pracy wydobyć jak największy potencjał pracowników.
To podejście wskazuje wyraźnie, że koncepcja ABW jest nie tylko sposobem aranżacji wnętrz – sięga o wiele głębiej. Wygląd przestrzeni to jedynie widoczny rezultat jej wdrożenia. To element strategii osiągania celów biznesowych, który zakłada znajomość dominujących w organizacji wzorców pracy, łączących technologię, zarządzanie, kulturę organizacyjną opartą na zaufaniu oraz fizyczną przestrzeń. Kluczowa jest świadomość celów, jakie organizacja zamierza osiągnąć za pomocą wprowadzonych zmian, zaś biuro jest jednym z narzędzi, które pomaga tę transformację przeprowadzić.
Otwórz się na elastyczność
Wdrożenie koncepcji ABW zwiększa efektywność pracowników także dzięki odseparowaniu ich od bodźców, które uważają za najbardziej dokuczliwe. W badaniu Nadgodziny 2016 – przeprowadzonym przez HAYS Poland – na hałas w miejscu pracy narzeka aż 51% ankietowanych. Inne czynniki przeszkadzające w pracy to: brak komfortu termicznego (42% wskazań), niewłaściwe oświetlenie (34%), brak możliwości wyboru miejsca pracy (34%) oraz niewystarczająca dostępność przestrzeni (32%). Większość z tych niedogodności można rozwiązać dzięki zastosowaniu koncepcji ABW, która umożliwia swobodny wybór miejsca spośród wielu przestrzeni o różnej funkcji i stylistyce.
Nie powinno dziwić, że biuro zaprojektowane zgodnie z zasadami ergonomii przynosi wymierne korzyści. Mimo to w pracy biurowej nie docenia się znaczenia fizycznych warunków pracy dla jej efektywności i zadowolenia pracowników. Tymczasem dyskomfort fizyczny może mieć negatywne skutki albo w postaci bezpośredniego spadku jakości pracy, albo przez ciągłą konieczność radzenia sobie z kumulującym się napięciem.
Rozwiązania dopasowane do konkretnego rodzaju zadań, gwarantujące swobodę i wysoki poziom funkcjonalności, sprawiają, że praca staje się mniej statyczna, a pracownicy są mniej zestresowani. Dzięki temu organizacje uzyskują dodatkową korzyść pod postacią niższych kosztów absencji chorobowej oraz wyższego poziomu motywacji i zaangażowania. Pod wpływem Activity‑Based Working miejsca pracy stają się coraz bardziej wielofunkcyjne i elastyczne.
Mimo zalet płynących z zastosowania koncepcji ABW badania dowodzą, że do jej upowszechnienia jest jeszcze daleko. Obecnie zaledwie 30% biur wspiera kreatywność i pracę zespołową – a więc cechy, których pracodawcy najczęściej poszukują u potencjalnych pracowników. Zarazem w podobnym odsetku biur sytuacja jest odwrotna – miejsce pracy nie pomaga pracownikom we współpracy oraz realizacji ich potencjału. Najwięcej firm znajduje się natomiast w „połowie drogi”, co oznacza, że ich biuro zawiera pewne elementy, które wspierają pożądane postawy.
Z badania Hays, Kinnarps i Skanska wynika również, że w ponad 40% badanych firm zespoły nie mają wpływu na środowisko pracy, w którym funkcjonują. Możliwość zaangażowania się w projekt tego rodzaju daje tylko co czwarta firma. W omawianym kontekście, gdzie biuro i sposób pracy stają się czynnikami, które w coraz większym stopniu wpływają na motywację i zaangażowanie pracowników, to niepowetowana strata.
Optymizmem napawa jednak rosnąca świadomość roli biura jako narzędzia wspomagającego strategię firmy i jej reakcję na wyzwania rynku pracy. Firmy coraz częściej dostrzegają, że nowoczesne miejsce pracy musi być elastyczne i dopasowane do aktualnych potrzeb pracowników. Ze wspomnianego badania Hays, Kinnarps i Skanska wynika, że aż 88% respondentów rozważa wykorzystanie aranżacji biura jako narzędzia wspierającego budowanie wizerunku atrakcyjnego pracodawcy.
(1) Wyniki badania Biuro a potrzeby organizacji pochodzą z publikacji Hays, Kinnarps, Skanska „Nie bój się Activity‑Based Working, 2017”
Ten tekst jest komentarzem eksperta. Przeczytaj tekst główny »
Standard to za mało
|
Aleksander Krakowski PL
Duża dostępność powierzchni biurowych w największych miastach pozwala najemcom oczekiwać rozwiązań precyzyjniej niż dotychczas dopasowanych do ich indywidualnych potrzeb.
