Streszczenie: Przeniesienie do nowego biura to proces, który ma wpływ na każdego pracownika, a skuteczne oswojenie go z nową przestrzenią jest kluczowe. Zmiana biura to nie tylko nowy układ przestrzenny, ale także nowa technologia i sposób pracy. Proces adaptacji wymaga odpowiedniego przygotowania, zarówno na etapie projektowania przestrzeni, jak i po przeprowadzce. Kluczowym elementem jest zaangażowanie pracowników w projektowanie biura oraz skuteczna komunikacja, co pomaga zminimalizować opór wobec zmiany. Zmiana otoczenia często wywołuje zamieszanie i niepokój, dlatego tak ważne jest, by pracownicy czuli się zaopiekowani i mieli możliwość szybkiej adaptacji do nowego miejsca. Właściwe wsparcie w tym okresie nie tylko zwiększa zadowolenie z pracy, ale również poprawia efektywność.
Zaangażowanie klienta i jego pracowników znacząco usprawnia aranżację przestrzeni biurowej, która powinna spełniać oczekiwania końcowych użytkowników. Konieczne jest przy tym uwzględnienie stylu pracy, mobilności i siatki współpracy między działami. To jednak nie koniec procesu zmian – trzeba jeszcze ułatwić pracownikom odnalezienie się w nowym biurze.
Przeniesienie się do nowego biura to duża zmiana w życiu firmy. Już na etapie prowadzenia projektu należy zadbać o aspekt zarządzania zmianą i przygotować do niej pracowników. Takie elementy jak zaplanowana komunikacja i angażowanie pracowników w projekt aranżacji przyczyniają się do zmniejszenia oporu i większej z nim identyfikacji. Rodzi się przy tej okazji pytanie: co dalej? Co po przeprowadzce do nowego biura? Z perspektywy pracownika zmiana nadal trwa i wcale nie jest zakończona. Nowa przestrzeń biurowa to nowy układ aranżacji, nowe strefy pracy, nowa technologia. Pracownik pozostawia swoje biurko, pakuje rzeczy i przenosi się do innej przestrzeni. Siada przy nowym biurku, być może po jego lewej stronie już nie siedzi koleżanka z zespołu, jak dotychczas, bo układ biurek jest inny. Spożywa posiłek w innej kuchni. Może lepszej, bardziej funkcjonalnej, ale innej. By zorganizować spotkanie, musi użyć nowoczesnego systemu rezerwacji, a nie tak jak do tej pory po prostu usiąść w sali. Zmiana odbywa się więc na wielu poziomach. Jeśli ponadto został wprowadzony nowy styl pracy, na przykład bardziej elastyczny, zakres zmiany jeszcze bardziej się zwiększa.
Warto spojrzeć na złożony proces zmiany pod kątem psychologicznym. Amerykańska psychoterapeutka Virginia Satir1 w swoim modelu zmiany wyróżniła kilka stadiów procesu, ale co ważne, wskazała dwa kluczowe jej aspekty: obcy element i ideę transformacji. Według Satir, jeśli do status quo wkracza obcy element, pojawia się chaos. Nowe środowisko pracy będzie impulsem, który wywoła zamieszanie, a na pewno zburzy istniejące status quo. Pracownik w nowym biurze nie będzie już pracował na starych zasadach. Będzie musiał zrezygnować z dotychczasowych nawyków i sposobu pracy. Zaopiekowanie się nim na tym etapie i umożliwienie mu jak najszybszej integracji oraz wypracowanie nowego sposobu funkcjonowania jest tu kluczowe. Będzie przyczyniało się do jego zadowolenia oraz efektywnego wykonywania zadań w nowym otoczeniu.
Adaptacja się opłaca
Kiedy nowy pracownik rozpoczyna pracę w firmie, wprowadzamy go „na pokład”. Podczas procesu onboardingu zapewniamy szkolenia, wsparcie kolegów i koleżanek z zespołu. Adaptacja jest w tym kontekście traktowana jako ostatnia faza pozytywnie zakończonego procesu rekrutacji. Niemniej jednak kiedy mamy do czynienia ze zmianą środowiska pracy, jaką jest nowa przestrzeń biurowa, proces ten jest planowany zupełnie inaczej lub – co gorsza – nie planuje się go wcale.
Dzisiaj pracodawca jest bardziej świadomy zmian, jakich potrzebuje w przestrzeni biurowej. Wie doskonale, że może ona stanowić skuteczne narzędzie do osiągania dobrze zdefiniowanych celów biznesowych. Bardzo rzadko podczas rozmów z klientami słyszę: „chcemy urządzić biuro, mamy 150 pracowników, potrzebujemy kilku sal konferencyjnych, kuchni i magazynku”. Dyskusje o nowej przestrzeni krążą wokół różnych potrzeb i motywacji do jej zmiany. Najczęściej klienci wskazują aspekt rozwoju ich firmy i potrzebę zwiększenia biura. Chcą budować atrakcyjny wizerunek zewnętrzny poprzez swoje miejsce pracy. Opowiadają o trudnościach w efektywnej współpracy i komunikacji spowodowanych ograniczeniami przestrzennymi bądź chęci poprawy komfortu pracy ludzi.
Inwestycja w biuro stanowi w związku z tym próbę oddziaływania na te aspekty, które leżą u podłoża decyzji o zmianie. Aby inwestycja przyniosła zysk, niezbędne staje się, jak w przypadku pozytywnie zakończonego procesu rekrutacji pracownika, zadbanie właśnie o skuteczny etap adaptacji do nowego środowiska pracy.
Ten tekst jest częścią projektu Biura: nowa definicja przestrzeni. Architektura. Design. Komfort pracy. Funkcjonalność przestrzeni i efektywność pracowników. Podpowiadamy, co warto zmienić w otoczeniu biurowym, by codzienna praca była bardziej efektywna i przyjemna. Odkrywaj i zmieniaj swoje biuro »
Pozwól pracownikom się odnaleźć
Adaptację ułatwi szybkie odnajdywanie się w nowym otoczeniu. Nowa przestrzeń musi być intuicyjna na poziomie projektu aranżacji. Przykład? Kuchnia i toaleta nie powinny znajdować się w dwóch odległych od siebie lokalizacjach. Intuicyjność musimy także osiągnąć na poziomie oznakowania. Warto stworzyć system oznakowań i sugestii zawartych w otoczeniu, np. punktów charakterystycznych. Dzięki nim zarówno pracownicy, jak i goście nigdy się nie zgubią. Dobrą praktyką, którą rekomendujemy i sami oferujemy klientom, jest zapewnienie pracownikom przed przeprowadzką przewodnika po ich nowym biurze. Atrakcyjny wizualnie materiał, zawierający rzuty powierzchni, ułatwi zapoznanie się z lokalizacją ważnych miejsc w nowej przestrzeni, jeszcze przed ich użytkowaniem. Jest to też dobra metoda pokazania, gdzie poszczególne działy lub zespoły mają swoje strefy pracy.
Celebracja na dobry początek
Ważną zasadą w procesie zarządzania zmianą jest celebrowanie sukcesów. Nowo otwarta przestrzeń biurowa to niewątpliwie duży sukces, dlatego trzeba to uczcić. Przekroczenie progu nowego biura, rozpakowywanie się, rozmowy i komentarze na ten temat są ważnymi wydarzeniami w firmie, z pewnością warto je więc uwiecznić. Sesja zdjęciowa tego dnia to zarówno wdzięczna pamiątka, jak i wartościowy materiał do promocji zmian w firmie. Pakiet powitalny dla każdego pracownika będzie miłym gestem, szczególnie jeśli jest spersonalizowany. W jednym z realizowanych przez nas projektów na każdego pracownika czekał w szafce prezent, do którego został dołączony list ręcznie napisany przez dyrektora ze spersonalizowaną treścią. Przedsięwzięcie było czasochłonne dla przełożonego, ale jednocześnie symbolizowało jego duże wsparcie dla pracowników. Świętowanie z okazji przeprowadzki do nowej lokalizacji zwykle kończy się imprezą po pracy, w mniej formalnej atmosferze. To rozwiązanie umożliwia szybką integrację, szczególnie kiedy przenosiny obejmują pracowników ściąganych z biur rozlokowanych do tej pory w różnych miejscach. „Biurówka” może też mieć wymiar bardziej rodzinny, gdy zaprosimy na nią członków rodzin pracowników.
Kompleksowość procesu zmiany biura
Współczesny klient coraz częściej jest zorientowany na kompleksowe podejście do procesu zmiany biura. Klienci pytają o usługi posprzedażowe, doradztwo w zakresie prowadzenia projektu, możliwość podzielenia się dobrymi praktykami opartymi na doświadczeniach.
W roku 2017 zauważyliśmy wzrost zapytań ze strony klientów, którzy podejmowali decyzję o relokacji biura. Obserwujemy rosnącą świadomość znaczenia biura dla organizacji. Ważne jest jednak, aby proces zmiany przeprowadzać całościowo, bez pominięcia etapu adaptacji pracowników w nowej przestrzeni. Proces adaptacji jest niezwykle istotny, bo dobre pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz. Często wspieramy naszych klientów w przeprowadzeniu ich organizacji przez proces zmiany. Organizujemy warsztaty i szkolenia dla pracowników oraz kadry zarządzającej, pomagamy nawet tworzyć koncepcję „biurówki”, czyli imprezy inaugurującej pracę w nowej przestrzeni. Osobiście odczuwam sporą satysfakcję, kiedy widzę zadowolonych pracowników zapoznających się z nowym biurem. Wierzę, że zadowolony pracownik to pracownik zaangażowany i efektywny.
Marek Ozimek, dyrektor regionu Warszawa, Grupa Nowy Styl
Spraw, by korzystano z ergonomicznego miejsca pracy
Kiedy odwiedzam biura klientów, dziwię się, że ludzie nie korzystają z oferowanych im ergonomicznych rozwiązań. Sztandarowym przykładem są krzesła o takich właściwościach, z wielofunkcyjnymi mechanizmami, które są poblokowane, w związku z tym przestają wspomagać organizm użytkownika. Wiedza o tym, jak dostosowywać stanowisko pracy do indywidualnych potrzeb, jest kluczowa. Dostawca powinien zapewnić nabywcom instrukcje obsługi produktów, które znajdują się w biurze. Dobrą praktyką, szczególnie kiedy po pewnym czasie od przeprowadzki przybyło sporo nowych pracowników, są także szkolenia przypominające o tej wiedzy, jak i o ogólnych zasadach ergonomii w pracy.
Bądź otwarty na sugestie
Biuro to żywy organizm, który stale ewoluuje. Obecna aranżacja przestrzeni za jakiś czas może okazać się niewystarczająca lub nieodpowiednia. Ciągłe monitorowanie tego, jak biuro funkcjonuje, czy spełnia swoje zadania i odpowiada na potrzeby pracowników, jest bardzo ważne. Najcenniejszych informacji udzielą sami użytkownicy. Proces zbierania informacji zwrotnej można podzielić na dwa etapy.
W pierwszym warto uruchomić program sugestii pracowniczych, przeanalizować je i najlepsze wziąć pod uwagę. Często małe zmiany aranżacyjne bądź proste usprawnienia nie kosztują dużo, a mogą znacząco podnieść komfort pracy. Jeden z klientów narzekał na hałas w nowej przestrzeni, pracownikom przeszkadzała słaba akustyka. Wizyta i konsultacja naszych akustyków umożliwiły wprowadzenie drobnych zmian: relokację dwóch najgłośniejszych zespołów do przeciwległych miejsc w biurze, zmianę ułożenia kilku mebli, co poprawiło efekt akustyczny, oraz dodanie roślin i specjalnych paneli, które pochłaniają dźwięki w strategicznych miejscach biura. Nieznaczne zmiany przyniosły wyraźny efekt natychmiast zauważony przez pracowników – odczuwalne natężenie hałasu zmalało.
Zadbaj o adaptację pracowników w nowym biurze
Zapewnij pracownikom przewodnik po nowym biurze, by poznali lokalizację wszystkich ważnych miejsc w nowej przestrzeni jeszcze przed przeprowadzką.
Pierwszego dnia w pracy wręcz pracownikom pakiet powitalny – niech każdy otrzyma mały upominek.
Zorganizuj pamiątkową sesję fotograficzną pierwszego dnia pracy w nowym biurze – uchwyć ciekawość towarzyszącą twoim pracownikom.
Zorganizuj spotkanie informacyjne – niech każdy pracownik wie, jaka jest koncepcja waszego biura.
Zorganizuj „biurówkę” i w mniej formalnej atmosferze celebruj moment rozpoczęcia pracy w nowym biurze.
Wyznacz osoby, do których można się zwrócić z pytaniami dotyczącymi nowego biura.
Uruchom program sugestii pracowniczych i zbieraj na bieżąco opinie o nowym biurze;
Zadbaj o ergonomię – wymagaj od dostawcy mebli biurowych szczegółowego instruktażu odnośnie do obsługi wyposażenia i dostosowywania ich do indywidualnych potrzeb.
Przeprowadź warsztaty, by wypracować wspólne zasady pracy, które będą przez wszystkich przestrzegane.
Drugim etapem zbierania informacji jest ustrukturyzowany proces ewaluacji, czyli kontrolowanie, czy projekt (zmiana biura) osiągnął zakładane cele. Wykorzystując różne narzędzia, można poznać perspektywę pracowników i już na skalach ilościowych ocenić poziom zadowolenia z poszczególnych funkcji nowej przestrzeni biurowej. Ewaluacja przeprowadzana co pewien czas pozwala na porównywanie wyników i stałe monitorowanie projektu. Umożliwia to doskonalenie go i ciągłe wprowadzanie korzystnych zmian.
Wprowadź zasady pracy
Nowa przestrzeń nierzadko wiąże się z potrzebą zmiany dotychczasowych nawyków. Często wprowadza się podział przestrzeni na strefy i wskazuje, jakie rodzaje aktywności powinny być w nich podejmowane. Takie regulacje zwiększają komfort pracy. Jeśli panuje zwyczaj rozmawiania przez telefon komórkowy wyłącznie w miejscach do tego przeznaczonych (budki telefoniczne, pokoje do rozmów), to żaden pracownik nie rozpoczyna konwersacji, siedząc przy biurku w otwartej przestrzeni. Najlepszym rozwiązaniem jest wyznaczenie z pracownikami jasnych i zrozumiałych zasad korzystania z nowego biura. Włączenie ich w ten proces, a nie narzucanie określonych z góry zasad, ułatwi przestrzeganie reguł.
Adaptacja do nowej przestrzeni to bardzo ważny element zarządzania zmianą i realizacji projektu nowego bura. Zafascynowanie tym, co nowe, nie powinno przyćmić potrzeby wsparcia pracowników oraz skutecznego przeprowadzenia ich przez tę zmianę. Szacuje się, że adaptacja w nowym otoczeniu pracy trwa od 3 do 6 miesięcy. Zapewnienie pracownikom różnych form aktywności w tym czasie pozwoli oswoić się z nowym biurem, co będzie miało przełożenie na sukces projektu.
(1) Cameron E. i Green M. (2013). Making sense of change management.
