Okiem lidera – narzędzia do pracy zdalnej

Czy powszechnie dostępne narzędzia do pracy zdalnej odpowiadają na potrzeby współczesnych pracowników? Jakie wybrać, aby realizować swoje obowiązki zawodowe w sposób wydajny i rzetelny?

W marcu ubiegłego roku wielu pracowników zmuszonych zostało, by zacząć pracować zdalnie. Przez ostatnie miesiące musiel korzystać z wielu internetowych narzędzi umożliwiających pracę z domu. Które z nich okazały się niezbędne do komunikacji, zarządzania projektami, ochrony danych czy zatrudniania pracowników zdalnych? Bez jakich aplikacji nie przetrwalibyśmy tego roku? A które pozostaną z nami na dłużej, także po pandemii?

Na te pytania odpowiadają Członkowie Rady Programowej MIT Sloan Management Review Polska, dzieląc się z nami opinią na temat tych aplikacji, które sprawiły, że ich praca z domu była możliwa i wydajna.

---

Ewa Wernerowicz, prezes Vivus

Przejście instytucji finansowej na pracę w pełni zdalną to chyba największe wyzwanie, z jakim się dotychczas spotkaliśmy. Pozornie „wszystko już było online”, ale jak zwykle diabeł tkwi w szczegółach. Okazało się bowiem, że w procesie, który w zasadzie cały jest cyfrowy, jest jakiś element, który powoduje, że chcąc nie chcąc musimy się spotkać osobiście.

Najważniejszym narzędziem, z mojego punktu widzenia, okazał się podpis elektroniczny (w naszym przypadku ProCertum). Zarząd i prokurenci firmy korzystają z niego już od dawna, aczkolwiek jego znaczenie wzrosło logarytmicznie w czasie pandemii. Niemniej ważny okazał się zintegrowany system elektronicznego obiegu dokumentów. W firmie korzystamy z systemu Colibri, który umożliwia cyfrową obsługę dokumentu, począwszy od zamówienia poprzez umowę, aż po fakturę. Papierowe dokumenty, które docierają do firmy, są skanowane i wprowadzane w sposób zdecentralizowany przez pracowników różnych działów firmy. Na koniec trafiają do systemu księgowego. Dzięki temu rozwiązaniu w marcu 2020 roku w zasadzie cała księgowość mogła z dnia na dzień rozpocząć pracę z domów.

Innym narzędziem, którego wdrożenie pomogło nam w przejściu na pracę zdalną, jest Chatbot. Rozwiązanie daje klientom możliwość samoobsługi przez 24 godziny, 7 dni w tygodniu, również w święta bez konieczności ingerencji czynnika ludzkiego. Bot odpowiada na najczęstsze pytania klientów, również te, dotyczące danych dotyczących ich rachunków. To narzędzie bardzo odciążyło nasz zespół obsługi klienta w czasie, gdy przenosiliśmy prace do domów. Chatbot przeprowadza ponad 20 tysięcy rozmów z klientami miesięcznie, a 90% jego rozmówców przyznaje, że odpowiedzi są satysfakcjonujące. Warto też pamiętać o narzędziach do konferencji online.

Narzędzia mniej istotne, które mimo to odegrały bardzo ważną rolę, to np. aplikacje do zamawiania posiłków, takie jak Pyszne.pl. Przez lata pracy w biurze stołowanie się na mieście stało się czymś tak oczywistym, że przestaliśmy o tym myśleć. Krótki lunch lub dłuższa wizyta w restauracji połączona ze spotkaniem biznesowym były stałym punktem każdego dnia. Pierwszy i drugi lockdown zmusiły nas do organizacji posiłków w domu. Poza tym, kiedy okazało się, że pracownicy muszą odbyć kwarantannę ze względu na kontakt z osobą chorą, dostawali od firmy kupony na posiłki zamawiane online .

Gdy myślę jeszcze o narzędziach, które pomogły mi osobiście przetrwać wszystkie zawieruchy pandemii, to były to też… tradycyjne narzędzia ogrodowe (oczywiście kupione przez internet). Niestety, zatarcie granicy między domem a biurem sprawiło, że czasami cały dzień mijał na pracy z komputerem. Przerwy na zajęcia w ogrodzie pozwoliły mi przewietrzyć umysł i znaleźć chwilę czasu dla siebie, co było równie ważne jak techniczna organizacja pracy.

Dominika Bettman, prezes Siemens Polska

Narzędzi do pracy zdalnej, jeszcze przed pandemią, było na rynku wiele. Niemniej od początku roku przybywa ich w tempie wykładniczym. W czasie lockdownu, zespołowi Siemensa, bardziej niż znajomość każdego z nich, pomogła umiejętność adaptacji do nowych aplikacji. Na szczęście nasi pracownicy mieli możliwość korzystania z home office już wcześniej, więc przestawienie się na tryb całkowicie zdalny był wyzwaniem nie tyle od strony technicznej, co mentalnej.

Jeśli chodzi o komunikatory, to korzystamy w firmie m.in. z aplikacji Microsoftu (jak np. Teams), Zoom, Menti, ale też własnych, wewnętrznych. W razie konieczności oferujemy pracownikom dodatkowe szkolenia, a także odpowiedni sprzęt.

Bardzo ważnymi narzędziami są też dyski wspólne, chmury, czy aplikacje typu Conceptboard lub Mural, które pozwalają na pracę kreatywną w zespołach zdalnych. Mam wrażenie, że dzięki wszystkim tym rozwiązaniom udało się wręcz wprowadzić nową jakość we współpracy. Wprowadziliśmy przy tym szereg zabezpieczeń dla kont służbowych – cyberbezpieczeństwo to jedna z kluczowych kwestii w cyfrowej rzeczywistości.

Kuba Piwowar, lider ds. akceleracji cyfrowej w Google

Po pierwsze, Google Meet oraz narzędzia pokrewne. Stanowiły one dla mnie podstawowe narzędzie komunikacji – zarówno spotkań z zespołem, partnerami biznesowymi czy studentami i studentkami. Z rosnącą fascynacją obserwowałem, jak te narzędzia były przekształcane, otrzymując nowe funkcjonalności, które odpowiadały na widoczne w początkowym okresie pandemii wyzwania. Pojawiła się na przykład opcja „podniesionej ręki”, która pomaga zarządzać płynnością dyskusji, ułatwiła też prowadzenie spotkań w podgrupach.

Po drugie, dokumenty, kalendarz i zadania online. Liczba spotkań, ale też tzw. krótkich i szybkich statusów, w czasie pracy z domu podwoiła się. Sprawy, które w rzeczywistości przedpandemicznej udawało się załatwić przy kawie, lunchu lub w korytarzu biura, musiały odbyć się zdalnie. Kluczowa stała się możliwość korzystania z rozwiązań w chmurze. Zespołowa praca nad współdzielonymi dokumentami, przejrzystość zadań, ale też klarowna i otwarta komunikacja dotycząca czasu pracy i dostępności stały się, dzięki tego typu rozwiązaniom, dużo łatwiejsze. Z drugiej strony, żeby nie ulec pokusie ciągłej dostępności, każdego dnia blokowałem w kalendarzu miejsce na czas z dala od biurka i ekranów.

Po trzecie, Jamboard, do kreatywnej pracy w zespole, ale też dla urozmaicenia monotonii spotkań online. Jamboard to wirtualna tablica, na której może współpracować wiele osób, jednocześnie opisując swoje pomysły i poddając je grupowej ocenie i dyskusji.

Wojciech Orzech, prezes zarządu PKP Energetyka

Kiedy przychodzi kryzys, wygrywają te firmy, które z wyprzedzeniem przygotowały się na niespodziewane sytuacje. Budowanie zdrowej, nowoczesnej organizacji odbywa się w czasach relatywnego spokoju. W PKP Energetyka w latach 2015‑2020 zainwestowaliśmy ponad 250 mln złotych w tworzenie kultury organizacyjnej opartej na innowacjach, która sprawdza się w trakcie pandemii. Strategia opierała się m. in. na konsolidacji i digitalizacji. Konsolidacja struktur to łączenie rozproszonych jednostek i budowanie synergii w oparciu o standardy. Temu procesowi towarzyszyła intensywna digitalizacja obejmująca również narzędzia wykorzystujące sieci internetowe. Dzięki nim w „normalnych” czasach potrafiliśmy podnieść jakość do niespotykanego wcześniej poziomu, równocześnie podnosząc efektywność działania. W ten sposób przygotowaliśmy organizację na czekające nas wyzwania.

W PKP Energetyka nie wyobrażamy sobie pracy bez sprawnej, odpowiednio wyskalowanej infrastruktury VPN (wirtualnej sieci prywatnej), którą nasi pracownicy posługiwali się już przed kryzysem. To pozwoliło dosłownie z dnia na dzień przenieść wykonywanie większości zadań administracyjnych i funkcji wsparcia z biur do domów we wszystkich kilkudziesięciu lokalizacjach w całej Polsce. Dzięki temu, że pracownicy mieli bezpieczny i niezwodny dostęp do wszystkich narzędzi IT, którymi posługiwali się w biurze, przejście na prace zdalną odbyło się właściwie bez zakłóceń.

Oprócz „wirtualnego biura” mamy także wirtualną przestrzeń projektową w postaci oprogramowania Redmine. To narzędzie umożliwia zarządzanie wieloma projektami i powiązanymi podprojektami. Zatem mogliśmy płynnie przejść na zdalne sterowanie realizacją wdrożeń, a nawet rozpoczęcie nowych projektów, takich jak np. cykliczne badanie potrzeb i nastrojów wśród pracowników „Pozostańmy w kontakcie” – zrealizowaliśmy osiem interaktywnych cykli w 2020 roku.

W wirtualnej firmie, jaką staliśmy się na czas pandemii, także praca zarządu jest wspomagana narzędziami on‑line. Nasz system to połączenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD) z komunikatorem Zoom, które pozwala w pełni zdalnie prowadzić posiedzenia zarządu łącznie z kompleksową, cyfrową ścieżką przygotowania i akceptacji wniosków oraz podejmowaniem uchwał.

Wszystkie te narzędzia na pewno zostaną z nami na dłużej. Usprawniają pracę, oszczędzają papier, ułatwiają kolaboracje pomiędzy pracującymi zdalnie osobami, dają większą elastyczność. Jednocześnie uważam, że nic nie zastąpi bezpośredniego kontaktu i twórczej rozmowy twarzą w twarz. Dlatego tak szybko, jak to będzie możliwe i bezpieczne włączymy ją z powrotem do naszego sposobu pracy.

Bożena Leśniewska, Wiceprezeska Zarządu Orange Polska

Pandemia weszła bezpardonowo w nasze życie i zmieniła wiele przyzwyczajeń. Wiele ze zmian zapewne już z nami zostanie. O ile jeszcze rok temu miałam w telefonie tylko kilka aplikacji do komunikacji (WhatsApp, Messenger, LinkedIn), to dziś jest ich trzy razy więcej. To tylko jeden z wymiarów pokazujących moją „nową rzeczywistość”.

Niewątpliwie ten rok był dla nas wszystkich wyzwaniem – czasem dostosowania realiów do nowych warunków, sprawdzaniem najlepszych rozwiązań do pracy zdalnej, przypominaniem o zasadach bezpieczeństwa, testem infrastruktury VPN naszej organizacji, która z dnia na dzień musiała przyjąć ruch kilkadziesiąt razy większy niż dotychczas. I to zrobiła. W jeden marcowy weekend udało się uruchomić bezpieczną pocztę korporacyjną tysiącom naszych pracowników.

Od dawna korzystamy z Sharepointa i Onedrive’a, które ułatwiają współpracę między zespołami i bezpieczne dzielenie się materiałami, choć z pewnością w dzisiejszych realiach używamy ich znacznie częściej niż wcześniej. Podobnie jest z aplikacjami do zarządzania projektami, czyli Jirą oraz tablicami Kanban, które na co dzień wspierają zdalne funkcjonowanie zespołów i szerzej – całej organizacji.

Wszyscy przechodziliśmy tę błyskawiczną transformację wspólnie i narzędzia, które nam od tych kilku miesięcy towarzyszą, nie stanowią już novum, a są nierozłączną częścią naszej codzienności. Także moją.

Dziś podczas spotkań online korzystam z Orange Meet – rozwiązania opensource’owego na bazie Jitsi, które wdrożyliśmy w Orange Polska i dostosowaliśmy do naszych potrzeb, ale także ze Skype’a dla Firm, MS Teams, Zooma i Webexa. Nasi partnerzy i klienci używają różnych narzędzi, więc szybko musiałam nauczyć się także innych rozwiązań.

Po przejściu na pracę zdalną niemal od razu odczułam potrzebę kontaktu wzrokowego ze swoimi rozmówcami, ponieważ w pierwszych tygodniach pandemii wideorozmowy nie były popularne. Zresztą wiele osób miało podobne refleksje, dlatego zachęcaliśmy pracowników, żeby odbywali jak najwięcej spotkań widząc się nawzajem. Nasi rozmówcy to żywi ludzi, a nie głosy. Dziś praktycznie każde moje spotkanie odbywa się przy włączonej kamerze. Częściej niż przed pandemią korzystam też z chatów – do błyskawicznej wymiany myśli są dużo skuteczniejsze niż klasyczne maile.

Patrząc na technologiczny przełom w środowisku pracy jaki dokonał się w ostatnim roku, jestem przekonana, że narzędzia, z których dziś korzystam ze mną zostaną – zapewne do czasu, kiedy pojawią się kolejne, doskonalsze. Technologia nigdy nie stoi w miejscu.

Marek Dietl, prezes Giełdy Papierów Wartościowych

W książce pt. „Od zwierząt do bogów. Krótka historia ludzkości” izraelski historyk Yuval Noah Harari napisał, że jednym z żelaznych praw historii jest to, że wczorajsze luksusy stają się dzisiejszą koniecznością i rodzą nowe obowiązki. Kiedy ludzie przyzwyczajają się do jakiegoś udogodnienia postrzegają je jako rzecz oczywistą i zaczynają na niej polegać. Aż wreszcie dochodzą do sytuacji, w której nie potrafią się bez niej obejść. Dotyczy to również technologii.

Trzydzieści lat temu, gdy mówiłem kolegom, że mój ojciec prowadząc badania naukowe z Amerykanami opisuje wyniki na swoim komputerze i praktycznie natychmiast ta wiadomość pojawia się na innym komputerze oddalonym o 7000 km – zauroczenie mieszało się z niedowierzaniem. Dziś miliardy ludzi wysyłają tryliony wiadomości, pomiędzy „różnymi krańcami globu”, a zauroczenie minęło… Dwadzieścia lat temu, jako pierwszy w sąsiedztwie, stałem się użytkownikiem stałego łącza internetowego. Dziś mamy dostęp do Internetu prawie wszędzie – nawet w niektórych górskich schroniskach. Oczywistość dostępu do sieci sprawia, że ogromnie się dziwimy, gdy nie mamy „netu”.

Piętnaście lat temu, intensywnie pracowałem naukowo, szykując doktorat. Pracowałem z domu, ale lubiłem wybrać się do University of Glasgow Library, by poczuć ducha Adama Smitha… Absolutną nowością była raczkująca „telefonia internetowa” (VoIP), która umożliwiła tanie, wielostronne rozmowy – także międzynarodowe. Dziś możemy uruchomić wideokonferencję, łącząc ludzi na różnych trzech kontynentach, spacerując przy tym po parku.

W ostatnich kilkunastu latach nastąpił olbrzymi postęp w dziedzinie przepustowości i wydajności sieci telekomunikacyjnych, szczególnie mobilnych, a standard 5G obiecuje dalszy rozwój. Za to niewiele się wydarzyło w zakresie oprogramowania. Na przykład rozwój Skype’a jest w najlepszym wypadku umiarkowany. Globalne zapotrzebowanie na rozwiązania do rozproszonej pracy grupowej zderzyło się z brakiem narzędzi, które realnie mogą uczynić zarządzanie zdalnym zespołem choćby częściowo tak efektywnym, jak w przypadku współpracy bezpośredniej. Nie ma też skutecznych rozwiązań do budowania relacji biznesowych z osobami spoza organizacji.

Brak postępu w budowie narzędzi do pracy grupowej odbija się na wydajności działania w modelu zdalnym. Część z nas pracuje lepiej, ale wielu z nas trudno odnaleźć się w tych okolicznościach. Wierzę, że stopniowo znajdziemy sposoby na poprawienie produktywności. Większym problemem są krótkoterminowe i długoterminowe skutki dla spójności zespołów oraz komfortu psychicznego poszczególnych pracowników. Wszak człowiek jest istotą społeczną. I choć mnie praca zdalna pozwala lepiej skoncentrować się na zadaniach, to widzę, słyszę i czuję, że wielu osobom przestała dawać satysfakcję w zakresie realizacji potrzeb społecznych.

Obecnie dostępne narzędzia ułomnie wspierają pracę zdalną, nie dają żadnych możliwości utrzymania tkanki społecznej organizacji. Czas na prawdziwe innowacje. Przedsiębiorcy do dzieła! Rynek jest w zasięgu ręki.