Streszczenie: Zmiana systemu zarządzania zasobami w firmie NuAir Polska była koniecznością, gdy starsze oprogramowanie przestało spełniać rosnące wymagania organizacji. Wprowadzenie nowoczesnego systemu ERP, Sage X3, pozwoliło na poprawę efektywności i integrację z technologią EDI, której wymagały zewnętrzne firmy. Dzięki elastyczności Sage X3, firma mogła dostosować system do swoich potrzeb, a sam proces wdrożenia przebiegł sprawnie, mimo początkowych oporów niektórych pracowników. Po wdrożeniu nowego systemu, firma zyskała łatwiejszy dostęp do danych i zmniejszenie obciążenia pracą, a dodatkowe narzędzia, takie jak Sage e-Audytor, usprawniły procesy podatkowe.
Jeszcze kilka lat temu firma NuAir Polska do zarządzania całością zasobów przedsiębiorstwa używała oprogramowania z lat 90’. Zmiana właściciela oraz oczekiwania zewnętrznych partnerów firmy sprawiły, że konieczne stało się unowocześnienie tego systemu.
O tym, jakie korzyści przyniosła firmie implementacja oprogramowania Sage X3 firmy Sage rozmawiają z nami Paweł Stankiewicz, główny księgowy w firmie NuAir Polska Spółka z o.o. oraz Piotr Ciski dyrektor zarządzający firmy Sage w Polsce.
Firma NuAir zainteresowała się nowym rozwiązaniem do zarządzania zasobami firmy (ERP), ponieważ dotychczasowy system nie działał w sposób zadowalający. Było to brytyjskie oprogramowanie Merlin, opracowane jeszcze w latach 90. Początkowo właścicielami NuAir Polska byli Brytyjczycy, następnie firma przeszła w ręce właściciela włoskiego. Przed firmą zaczęły pojawiać się nowe wyzwania, z którymi stary system w coraz mniejszym stopniu był sobie w stanie poradzić – mówi Paweł Stankiewicz.
Co więcej, do firm zaczęła wchodzić technologia EDI (Elektronicznej Wymiany Danych). Coraz więcej odbiorców mówiło nam, że albo wejdziemy w ten system, albo kończymy współpracę – wspomina Paweł Stankiewicz. W firmie zapadła decyzja, aby poszukać systemu, który nie będzie zbyt rozbudowany, ani zbyt drogi i trudny w obsłudze, ale jednocześnie kompatybilny z EDI.
Rozwiązanie Sage X3 jest przeznaczone dla średniej i dużej wielkości przedsiębiorstwa. Jest to system, który bardzo łatwo można dostosować do potrzeb firmy. Nowoczesny i na tyle elastyczny, że można go łatwo dostosować do procesów istniejących w firmie. W przypadku wielu dużych systemów informatycznych to firma musi dostosować swoje procesy do ich wymogów. Tu jest odwrotnie – zauważa Piotr Ciski. Dodaje też, że jest to system naprawdę międzynarodowy, działający w krajach o różnych porządkach prawnych.
Mówiąc o wyzwaniach jakie stanęły przed firmą w czasie wdrożenia Paweł Stankiewicz wymienia czas realizacji. Na migrację ze starego do nowego systemu, włączając w to testy nowego rozwiązania, firma potrzebowała niecałego miesiąca. Nie obyło się bez nerwowych momentów – część członków załogi nie chciała pogodzić się ze zmianą, część nie mogła zrozumieć, że kiedy zmiana zachodzi czasem trzeba pewne czynności powtórzyć, okresowo trzeba się nastawić na nieco większy wysiłek. To rodziło rozmaite stresowe sytuacje, jednak mimo tego, wdrożenie przebiegło pomyślnie i szybko – podsumowuje Paweł Stankiewicz.
Jak dodaje Piotr Ciski, sukces wdrożenia w firmie NuAir to efekt ogromnego zaangażowania i bardzo dobrego przygotowania klienta. Ważna jest w tym kontekście świadomość, że na początku jest duży nakład pracy, a korzyści przychodzą dopiero później, kiedy system jest już wdrożony i kiedy użytkownicy przejdą fazę uczenia się.
Mówiąc o korzyściach związanych z użytkowaniem nowego systemu Paweł Stankiewicz przede wszystkim wskazuje na dostępność danych i zmniejszenie obciążenia pracą.
Korzystanie z nowego systemu jest dodatkowo łatwiejsze ponieważ firma Sage wprowadziła do niego szereg użytecznych narzędzi takich jak np. Sage e‑Audytor, który bardzo pomaga przy sporządzaniu deklaracji VAT. Po okresie wdrożenia, praca z całym systemem okazała się wyjątkowo łatwa – podsumowuje Paweł Stankiewicz. Kiedy zarząd oczekuje udostępnienia informacji np. w formie tabeli, zadanie to zajmuje dosłownie kilka sekund.
Ten tekst jest częścią projektu How to do IT. To twój sprawdzony przewodnik po cyfrowej transformacji. Zapisz się na newsletter projektu!
How to do IT
