Najważniejsze wyzwania w zarządzaniu bieżącymi finansami, przed którymi stają dziś menedżerowie

W porównaniu z wagą strategicznych decyzji finansowych znaczenie bieżącego zarządzania przepływami pieniężnymi jest często niedoceniane. Tymczasem w bardzo szybko dziś rozwijających się polskich firmach dyrektorzy finansowi wciąż stają przed podstawowymi wyzwaniami, takimi jak zwiększanie płynności i utrzymanie kontroli nad przepływami pieniężnymi.

Większość polskich przedsiębiorstw znajduje się dziś w okresie bardzo szybkiego wzrostu: otwierają nowe oddziały i zwiększają sprzedaż, zatrudniają pracowników, wprowadzają nowe produkty, wchodzą na zagraniczne rynki. Economist Intelligence Unit (EIU) zbadał w 2006 roku, jakie wyzwania stoją przed działami finansów szybko rozwijających się firm. BadanieIndeks górny 1¹ objęło ponad 200 szybko rosnących przedsiębiorstw na całym świecie, których roczny przychód nie przekracza 1 miliarda dolarów. Wyniki badania wskazują, że do najważniejszych zadań dyrektora finansowego szybko rozwijającej się firmy należy z jednej strony udział w planowaniu strategicznym i zarządzaniu ryzykiem, z drugiej zaś kontrola kosztów i efektywne zarządzanie kapitałem obrotowym we wszystkich procesach realizowanych w przedsiębiorstwie.

W firmach, które stawiają na szybki wzrost organiczny (taką deklarację złożyło 80% ankietowanych), efektywne zarządzanie kapitałem obrotowym jest szczególnie akcentowane. Najtrudniejsze wyzwania w tym zakresie, na które zwrócili uwagę menedżerowie działów finansów ankietowani przez EIU, to:

• bardziej efektywne ściąganie należności od klientów (46% wskazań),

• usprawnienie zarządzania zapasami (44% wskazań),

• rozwiązywanie problemów podatkowych, regulacyjnych, technicznych i prawnych (42% wskazań),

• uzyskanie przejrzystości przepływów finansowych pomiędzy poszczególnymi działami firmy (33% wskazań),

• optymalizacja finansów w łańcuchu dostaw (25% wskazań),

• zarządzanie międzynarodowymi przepływami finansowymi (22% wskazań),

• zarządzenie lokalnymi przepływami finansowymi (17% wskazań).

Kluczowa rola działów finansowych w efektywnym zarządzaniu kapitałem obrotowym podkreślana jest też w raporcie Doskonałość w zarządzaniu kapitałem obrotowymIndeks górny 2², opracowanym przez CFO Research Services. Wynika z niego, że jest to dziś największe wyzwanie – przed raportowaniem, kontrolą, budżetowaniem i prognozowaniem. Wśród trzech najczęściej wymienianych działań, zmierzających do zwiększenia efektywności zarządzania kapitałem obrotowym przez dyrektora finansowego, znalazły się: wdrażanie nowych technologii, renegocjacja warunków z dostawcami i zmiana relacji z bankami komercyjnymi, na którą zwróciło uwagę około 80% badanych menedżerów.

Rola instytucji finansowych w lepszym zarządzaniu należnościami i gotówką

Jednym ze sposobów poprawy zarządzania kapitałem obrotowym w firmie jest efektywne wykorzystanie współpracy z instytucjami finansowymi. Odpowiedzią banków i innych instytucji finansowych na te wielkie wyzwania działów finansów są bowiem rozbudowane gamy produktów umożliwiających sprawniejsze zarządzanie kapitałem obrotowym, zwłaszcza gotówką i należnościami. Należą do nich:

• usługi cash management (optymalizujące zarządzanie bieżącymi środkami finansowymi),

• rozwiązania trade finance (finansujące transakcje pomiędzy dostawcami i odbiorcami oraz ułatwiające je),

• narzędzia ułatwiające zarządzanie służbowymi wydatkami pracowników firmy (np. karty korporacyjne).

Usługi te wykorzystywane są przez firmy zwłaszcza dla poprawy efektywności i przejrzystości zarządzania gotówką, usprawniania łańcucha dostaw i zwiększania kontroli nad wydatkami służbowymi pracowników i menedżerów.

Centralizacja i automatyzacja przepływów w ramach rachunku firmy. W zarządzaniu bieżącymi finansami firmy dążą dziś do centralizacji. Pozwala ona na zwiększenie przejrzystości operacji i umożliwia scentralizowane zarządzanie finansami w ramach grup kapitałowych. Z raportu przygotowanego przez grupę finansową SEB i gtnews.comIndeks górny 3³ w czerwcu 2006 roku wynika, że z prawie 600 zapytanych osób zajmujących się zarządzaniem gotówką (cash management) połowa twierdzi, że w ich firmach zarządzanie płatnościami odbywa się lokalnie, w sposób zdecentralizowany. Jednak tylko co piąta z nich chce, by w ten sposób wyglądało to w przyszłości. Obok centralizacji ważnym trendem jest automatyzacja przepływów finansowych, możliwa dzięki wykorzystaniu nowoczesnych rozwiązań technologii informacyjnej. Rozwiązania oferowane przez banki umożliwiają centralne zarządzanie rachunkami przedsiębiorstwa (saldami, zobowiązaniami, należnościami), a elektroniczne platformy dodatkowo ułatwiają usprawnienie procesów finansowych.

Udział w efektywnym zarządzaniu kapitałem obrotowym to dziś kluczowe wyzwanie działu finansów – przed raportowaniem, kontrolą, budżetowaniem i prognozowaniem.

Zarządzanie łańcuchem dostaw. Współpraca firmy z instytucjami finansowymi stwarza możliwość optymalizacji łańcucha dostaw. Dzięki rozwiązaniom z zakresu finansowania handlu i zarządzania należnościami przedsiębiorstwa mogą zwiększać płynność i unikać zatorów płatniczych. Oferowane przez banki narzędzia pozwalają też na finansowanie dostawców lub odbiorców, co może zadecydować o atrakcyjności firmy jako partnera handlowego, a tym samym poprawia jej pozycję w łańcuchu dostaw.

Kontrolowanie wydatków służbowych. W wielu firmach nadal brakuje odpowiednich narzędzi pozwalających na kontrolowanie wydatków służbowych pracowników (np. podróży służbowych). W takich przedsiębiorstwach jak międzynarodowe firmy konsultingowe koszty podróży menedżerów stanowią istotny składnik kosztów całej firmy. Banki i wystawcy kart korporacyjnych oferują rozwiązania, które pozwalają skuteczniej realizować politykę wydatkową przedsiębiorstwa i ograniczyć koszty.

Bariery utrudniające efektywną współpracę

Kompleksowe usługi zarządzania przepływami finansowymi, gotówką, należnościami i wydatkami oferowane były jeszcze do niedawna głównie dużym przedsiębiorstwom. W ich przypadku współpraca prowadziła do tworzenia indywidualnie dobranych dla każdej korporacji rozwiązań, ściśle wpasowanych w procesy biznesowe firmy. Mniejszym przedsiębiorstwom oferowano mniej zaawansowane, wystandaryzowane, pojedyncze produkty. Dziś instytucje finansowe deklarują coraz większą otwartość na segment MSP (małe i średnie firmy) – tak dzieje się na przykład w banku Millennium. Wojciech Wiśniewski, dyrektor Departamentu Finansowania Handlu, zapewnia, że podczas gdy kiedyś w ofercie dla firm małych i mikro był tylko rachunek bieżący, dziś takie przedsiębiorstwa mają już do dyspozycji całą paletę produktów finansowych. Potwierdza to Piotr Bieniek, dyrektor Departamentu Bankowości Przedsiębiorstw. Dodaje, że na potrzeby obsługi mniejszych firm bank Millennium przeprowadza szereg badań – dzięki temu możliwe jest poznanie potrzeb tego typu przedsiębiorstw i lepsze dopasowanie się do ich oczekiwań.

Wciąż jednak nie brakuje wyzwań. Pomimo że banki dostrzegają potrzebę angażowania się w partnerskie relacje z firmami i coraz częściej na takich właśnie partnerskich zasadach działają, nadal istnieje problem niedostatecznej elastyczności oferowanych przez nie rozwiązań. Zwraca na to uwagę Wiesław Rozmysłowicz, prezes zarządu firmy Wessly, zajmującej się audytem i doradztwem. Jego zdaniem, często jest tak, że w ofercie instytucji finansowej znajdują się ściśle zdefiniowane produkty i nie ma możliwości dopasowania ich do indywidualnych oczekiwań klienta – szczególnie gdy jest nim niewielka firma. Także Roland Paszkiewicz, dyrektor ds. analiz w Centralnym Domu Maklerskim PEKAO SA, dostrzega istotne ograniczenia w procesie wyboru rozwiązań bankowych dla mniejszych przedsiębiorstw.

• Niewystarczająca świadomość istnienia rozwiązań oferowanych przez instytucje finansowe. Zarządzający finansami w mniejszych firmach często nie znają tak dobrze oferty rynku finansowego, żeby wiedzieli, dzięki jakim produktom ich firma mogłaby działać efektywniej. Często wybór produktów odbywa się bez dokładnej analizy celu, tylko na podstawie bieżącej potrzeby.

• Niewłaściwe doradztwo ze strony doradców bankowych dla firm. Pracownicy instytucji finansowych odpowiedzialni za kontakty z klientem (zwani relationship managers – RM) nie zawsze mogą zaoferować przedsiębiorstwu rzeczywiście najbardziej odpowiedni dla niego produkt, ponieważ są zobligowani do realizowania wyznaczonych przez swoich szefów planów finansowych. Mają więc różną motywację do sprzedaży różnego rodzaju produktów, a to przekłada się na decyzje nie do końca zgodne z interesem klienta.

• Uzależnianie wyboru rozwiązania od jego ceny. Banki nie są w stanie tworzyć odrębnych rozwiązań dla każdej mniejszej firmy, dlatego przygotowują gotowe zestawy produktów. Zdaniem Rolanda Paszkiewicza, wybierając dla swojej firmy rozwiązanie, zarządzający często sugerują się ceną i nie biorą dostatecznie pod uwagę innych czynników – na przykład tego, jak konkretne rozwiązanie, w połączeniu z innymi produktami, może wpłynąć na zwiększenie efektywności zarządzania finansami w przedsiębiorstwie.

***

Menedżerowie działów finansowych mogą dziś wybierać spośród większej niż kiedykolwiek wcześniej gamy rozwiązań, wspierających zarządzanie bieżącymi środkami, które są oferowane przez instytucje finansowe. Nowe możliwości w obszarach zarządzania gotówką i przepływami finansowymi, łańcuchem dostaw i wydatkami przedstawione zostały w kolejnych rozdziałach raportu.

1. Driving growth through the finance function, The Economist Intelligence Unit, sponsored by ABN AMRO, May 2006.

2. Excellence in Working Capital Management – Finance Steps Up to Mastering Complicated Internal Processes, CFO Research Services, October 2004.

3. Corporate Trends in Cash Management, gtnews.