Najemcy. Trochę inna opowieść o organizacjach pracujących w modelu hybrydowym

Praca hybrydowa stała się nową normalnością, dlatego przestrzenie biurowe muszą zostać tak przeprojektowane, by zmiana miejsca wykonywania obowiązków służbowych była prosta, efektywna i przyjemna. Odpowiednia aranżacja i dostosowane rozwiązania technologiczne zapewnią inkluzywne, owocne spotkania. W odpowiedzi na te wyzwania, z którymi musi się zmierzyć większość przedsiębiorców, powstała inicjatywa HWEC – Hybrid Workplace Experience Centre. Dziesięć firm: Bene, Jabra, Lenovo, Microsoft, Sharp / NEC, Waldmann, Colliers, Exclusive Networks, Hays i Sonte, będących ekspertami w dziedzinie projektowania hybrydowych miejsc pracy, połączyło siły, by wspólnie rozmawiać o nowoczesnym środowisku biurowym, które pozwoli ściągnąć i zatrzymać największe talenty. W cyklu 12 artykułów przedstawimy istotne obszary budowania odpowiedniej dla organizacji przestrzeni do pracy. Dzisiaj przyjrzymy się bliżej propozycjom firmy Colliers.

Biuro SEB, Projekt Colliers Define

A gdyby Najemcy byli serialem? Losy jakich bohaterów chętnie byśmy śledzili? Co wydarzyłoby się w poszczególnych sezonach? I jakich zwrotów akcji mogliby się spodziewać widzowie? O tym, jak zmieniają się oczekiwania najemców, jaki wpływ na organizację i wygląd biur ma praca hybrydowa, sporo już napisano w ostatnim czasie. Na przykładzie fikcyjnego serialu odsłaniamy nowe wymiary zmian w organizacjach.

Metafory są pomocne w zarządzaniu. Pomagają w nowy sposób spojrzeć na złożone zagadnienia, dlatego są dobrym narzędziem poznawczym. Organizm, mózg, kultura czy system polityczny – metafory organizacji spopularyzowane przez Garetha Morgana są powszechnie wykorzystywane w nauczaniu i w rozmowach o biznesie. Posłużmy się metaforą serialu, by opowiedzieć o zmianach w organizacjach, które wdrożyły hybrydowe modele pracy.

Światy fikcyjne przemawiają do czytelników i widzów, jeśli dobrze odwzorowują realia świata rzeczywistego. Losy bohaterów muszą być prawdopodobne, a ich motywacja psychologiczna łatwa do zrozumienia. Najemcy cieszyliby się popularnością, gdyby widzowie w serialowych perypetiach odnajdywali problemy, z którymi mierzą się na co dzień. Jakbyśmy zatem widzieli fabułę kolejnych sezonów? Przyjrzyjmy się opisowi, który moglibyśmy znaleźć w internecie.

Najemcy S01

Serial inspirowany jest walką tysięcy pracowników o Nową Normalność. Akcja pierwszego sezonu rozgrywa się jeszcze w trakcie pandemii COVID‑19, ale liczba zachorowań spadła już na tyle, że pracownicy powoli zaczynają wracać do pracy w biurach. Bohaterami serialu jest czworo przyjaciół – Albert Analytical, Claire Collaborative, Victor Varied i Hannah Hotline – którzy pracują w korporacjach w dużym mieście.

Biuro Pepsico, Projekt Colliers Define

Darren Postcovidofsky, reżyser i scenarzysta pierwszych odcinków, mówi: „Chcieliśmy opowiedzieć o współczesnym świecie pracy umysłowej i wykorzystać do tego sprawdzoną formułę historii przyjaciół i ich życia zawodowego, ale w nowy, odświeżony sposób. Zwykle filmy pokazują życie zawodowe bohaterów, pomijają jednak sferę prywatną albo przeciwnie – koncentrują się na tym, co dzieje się poza sferą zawodową, jak w Przyjaciołach. Tutaj sprawa jest bardziej skomplikowana. Te sfery się przenikają, a widzowie śledzą pogmatwane losy i próbują zrozumieć, dlaczego powrót do biur jest taki problematyczny. Nie brakuje czarnego humoru i absurdalnych momentów. Tytułowi najemcy to z kolei firmy, które wynajmują biura, a my zaglądamy do ich środka, do świata korporacji, który widzimy oczami bohaterów.

Pierwsze odcinki pokazują, jak jedna decyzja – żeby wrócić do pracy w biurze – zmienia życie wszystkich postaci. Albert, pracujący w dziale analiz, przyzwyczaił się do pracy w domu w ciszy. Ma problem z odnalezieniem się w biurze, w którym panuje gwar. Zaczyna tak układać harmonogram, by do biura przychodzić przede wszystkim na spotkania. Claire, menedżerka działu produktu, której kalendarz z kolei zawsze wypełniają spotkania, uczy się zarządzać ich organizacją online, w biurze i w sposób hybrydowy. To prowadzi do zabawnych, ale i niekomfortowych sytuacji. Victor, starszy specjalista z działu marketingu, twierdzący, że robi wszystko, zmaga się z tym, gdzie wykonywać poszczególne zadania. Powoli uczy się nowej logistyki pracy i nosi ze sobą mnóstwo rzeczy. Hannah, pracowniczka działu obsługi klienta, z jednej strony się cieszy, że w biurze może na bieżąco omawiać z zespołem niekiedy trudne rozmowy z osobami dzwoniącym na infolinię. Z drugiej strony zaś męczą ją dojazdy i martwią dodatkowe wydatki.

Biuro Pepsico, Projekt Colliers Define

Kolejne odcinki – Wzmocnij, Zmniejsz, Stwórz, Wyeliminuj – pokazują ich zmagania w pracy i w domu, by opanować hybrydowy model pracy: nowe praktyki wymagają zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń. W organizacjach, w których pracują bohaterowie, pojawiają się różne wyzwania stanowiące tło indywidualnych perypetii. Wdrażane są nowe systemy, współdzielenie biurek, kadra przechodzi szkolenia. Pracownicy opierają się przed powrotem do biur, a przełożeni starają się ich do tego zachęcić. Pączki, pizza, lody i foodtrucki – atrakcji nie brakuje. Przestrzenie są przystosowywane do nowych sposobów pracy. Pojawiają się nowe salki do spotkań i kabiny akustyczne do prowadzenia wideokonferencji. Ostatni odcinek sezonu pt. Wielkie zmiany, w którym bohaterowie zaczynają pracę w nowych lub przearanżowanych biurach, kończy się klasycznym cliffhangerem: czy to jest już ta nowa normalność?

Najemcy S02

Drugi sezon serialu – podobnie jak pierwszy – utrzymany jest w klimacie czarnej komedii. Claire odbiera telefon od klienta i zachwala design nowego biura. W tle niepokojący obraz ciekawie zaaranżowanej, ale pustej przestrzeni open space’u. Czy to kolejna fala pandemii? Pierwszy odcinek zatytułowany To po prostu piątek pokazuje, że nowa normalność albo jeszcze nie nastała, albo jest jednak zupełnie inna, niż się spodziewano. Victor wdaje się w spór w pracy i z przyjaciółmi. W odcinku Efektywność i sprawność razem z zespołem występuje przeciw nakazowi pracy w biurze 3 dni w tygodniu. Hannah i Albert go wspierają, za to Claire krytykuje jako menedżerka zespołu, zalecająca większy zakres pracy z biura w odpowiedzi na problem z efektywnością pracowników i oczekiwaniami zarządu. Przyjaciele toczą swoje boje w pracy. Nieustannie rozmawiają o zaletach i wadach modelu hybrydowego oraz o tym, jak praca w różnych miejscach wpływa na ich efektywność i kreatywność. Dzięki prowadzonym rozmowom zarówno Claire, jak i Victor zaczynają rozumieć perspektywę drugiej strony. W odcinku Budujemy mosty proponują swoim zespołom spotkania, by wypracować kompromis i – jak się wydaje – osiągają cel.

Biuro Pepsico, Projekt Colliers Define

W następnych odcinkach ujawniają się jednak nowe problemy, z którymi muszą się zmierzyć. Viktor zostaje zrekrutowany przez nową firmę, w której zostaje przełożonym zespołu. Szybko odkrywa, jak trudna będzie jego rola: na spotkaniach on‑line wszyscy mają wyłączone kamerki, nikt nie chce pojawiać się w biurze, a na lunch, który organizuje, przychodzi tylko jedna osoba. Okazuje się, że ten sam problem pojawia się w pracy u Hannah. Zaczyna jej to szczególnie doskwierać, gdy w przypadku trudniejszych problemów zgłoszonych przez klientów nikt z zespołu nie chce jej pomóc i wyjaśnić zawiłości systemu. Claire natomiast zaczyna mieć problem z własną efektywnością. Musi uczestniczyć w bardzo wielu spotkaniach, otrzymuje setki e‑maili, których nawet nie jest w stanie przeczytać. Zaczynają jej umykać istotne informacje. Zwraca się po poradę do szefowej HR i z ulgą odkrywa, że jest kolejną osobą, która zgłasza taki problem. Albert natomiast zostaje włączony w ogólnofirmowy projekt. Angażuje się w niego z entuzjazmem, bo wie, że jego analizy zostaną praktycznie wykorzystane do poprawy procesów w firmie. Docenia to, jak wiele przy okazji dowiaduje się na temat funkcjonowania całej organizacji. Aż pewnego dnia zostaje wezwany przez przełożonego na rozmowę. Dowiaduje się, że koledzy z innych działów się na niego skarżą. Ponoć jest dla nich niemiły i wcale nie wykonuje swojej pracy, bo kiedy do niego piszą, to otrzymują odpowiedź po dłuższym czasie. Albert nie kryje zaskoczenia, nic z tego nie rozumie: tak się starał i wszystko szło dobrze. Dlaczego nikt z nim nie porozmawiał? W kolejnych odcinkach – Apatioza, Problemy z efektywnością, Rozproszenie –  poznajemy szczegóły zmagań z wyzwaniami, które pojawiły się pracy w bohaterów. W odcinku końcowym Diagnoza i leczenie wprowadzone zostają programy naprawcze, by lepiej radzić sobie w modelu hybrydowym. Czy wprowadzone działania okażą się skuteczne?

Najemcy S03

Co wydarzy się w trzecim sezonie? Czy Wiktor odnajdzie się w nowym zespole? Czy Albert straci pracę? Co wydarzy się u Clair i Hannah? Twórcy serialu zapowiadają, że dowiemy się tego już jesienią.

Biuro Prisjakt, Projekt Colliers Define

Prawda fikcji

Zaproponowana fabuła, rozwój wypadków w kolejnych sezonach i konstrukcja bohaterów zakotwiczona jest w analizach prowadzonych w Colliers Define przez dział People and Places Advisory. Wykorzystuje wiedzę wypracowaną w ramach inicjatywy Hybrid and Beyond prowadzonej cyklicznie od 2022 roku, w której udział bierze kadra menedżerska organizacji funkcjonujących na polskim rynku. Metafora serialowa pozwala dostrzeżone przez nas zmiany i wyzwania ująć w spójną opowieść rozwijającą się w czasie – to narracja spajająca, splatająca wątki i pomagająca zrozumieć, jakie zmiany wywołało wprowadzenie modeli hybrydowych.

Albert Analytical, Claire Collaborative, Victor Varied to persony, które przedstawiliśmy w raporcie z 2022 roku Persony pracy hybrydowej. Przewodnik dla najemców i menedżerów po nowym krajobrazie stylów pracy i potrzeb pracowników. Wyjaśnialiśmy w nim zjawisko hybrydyzacji stylów pracy polegające na tym, że pracownicy inne zadania wykonują w biurze a inne w domu. By podać przykład: Albert w domu koncentruje się na pracy indywidualnej, a w biurze stara się brać udział w spotkaniach.

Biuro Alcon, Projekt Colliers Define

Trudne rozmowy na temat modelu hybrydowego prowadzone w organizacjach pomiędzy kadrą zarządzającą a pozostałymi pracownikami i nieprzystawalność perspektyw tych dwóch grup przedstawiliśmy w opracowaniu Hybrid Work Insights Hybrydowe narracje. Jak poradzić sobie z rozbieżnościami w oczekiwaniach pracodawców i pracowników? (2023). Pokazaliśmy w nim, dlaczego mimo rozbieżności oczekiwań warto prowadzić dialog zmierzający do kompromisu i jakie argumenty wykorzystywać w rozmowach. Rozważania z Hybrydowych narracji były inspiracją do wątku konfliktu pomiędzy przyjaciółmi wokół powrotu do biura.

W Hybrid Work Insights Indywidualny czy zespołowy? Wymiary efektywności w pracy hybrydowej (2023) wyjaśniliśmy z kolei, jak rozmawiać o różnych poziomach efektywności i sprawności organizacyjnej. Rekomendowaliśmy, by nie koncentrować się tylko na indywidualnych wymiarach, i podkreślaliśmy wagę efektywności zespołowej. Natomiast problemom z efektywnością, komunikacją czy związanym z apatią pracowników poświęcona jest publikacja Nowe wyzwania. Jak diagnozować i leczyć hybrydowe choroby organizacji? (2024). Opisaliśmy w niej trzy grupy wyzwań: każde z nich przypomina chorobę, której towarzyszą pewne charakterystyczne dla niej objawy. Apatioza, dur efektywnościowy, rozprosz złośliwy – bohaterowie Najemców zapadają na te same „choroby hybrydowe”, na które chorują pracownicy organizacji uczestniczących w naszych badaniach.

Opisaliśmy tylko dwa sezony serialu Najemcy to dlatego, że w czerwcu 2024 roku rozpoczynamy trzecią odsłonę badania Hybrid and Beyond. Wyniki opublikujemy jesienią, a kolejne publikacje Hybrid Work Insights poświęcimy szczegółowemu przyjrzeniu się wybranym obszarom wynikającym z analiz danych zebranych w ramach trzeciej edycji badania.

Biuro Tate&Lyle, Projekt Colliers Define