Mobilne biuro

Biuro może być już z nami wszędzie. Czy na pewno tego chcemy?

Bob Brace, guru technologii mobilnych i wiceprezes Nokia Mobile Solutions, uważa, że jesteśmy dopiero na samym początku ery biur mobilnych. We wspomnianym już raporcie Londyńskiego Instytutu Dyrektorów i OKI przekonuje on, że coraz większa liczba firm decyduje się na rozproszoną strukturę organizacyjną, która pozwala wykorzystywać umiejętności pracowników, dając im zarazem możliwość życia w atrakcyjnych z ich punktu widzenia miejscach. Jego zdaniem, kultura scentralizowanych biur umrze śmiercią naturalną w ciągu najbliższych 10 lat, razem z towarzyszącą jej nieefektywnością i wysokimi kosztami.

Ten trend już trwa. Daje on bowiem zupełnie nowe możliwości firmom, zwłaszcza korporacjom międzynarodowym, które nie muszą już budować wielkich regionalnych siedzib, grupujących kadrę zarządzającą poszczególnymi rejonami świata. Maciej Szcześniak, business unit manager w HP Polska, pracował w tak zorganizowanej europejskiej centrali HP i wie już z doświadczenia, że możliwa jest sprawna współpraca zespołu osób, których stanowiska pracy znajdują się nie tylko w różnych miastach, ale nawet na różnych kontynentach. I choć lansowane w połowie lat 90. koncepcje całkowicie wirtualnych firm, wynajmujących tylko w razie potrzeby biura na godziny, nie zmaterializowały się dotychczas w szerszej skali, to dezintegracja tradycyjnych biur zgrupowanych w jednym miejscu oraz koncepcja mobilnych pracowników mających przy sobie urządzenia umożliwiające im stały kontakt z przełożonymi, wymianę danych i dostęp do elektronicznych zasobów firmy stały się rzeczywistością. Coraz doskonalsze systemy zabezpieczeń sprawiły, że firmy mniej boją się udostępniania pracownikom mobilnym dostępu do sieci korporacyjnych, choć brak bezpieczeństwa nadal jest jedną z najczęściej wymienianych barier w rozwoju technologii mobilnych. Biuro przestało być ograniczoną przestrzenią w czterech ścianach, a zaistniało wszędzie tam, gdzie znajdują się pracownicy firmy: w ich domach, w biurach na całym świecie, u klienta, w samochodzie. Możliwości samochodu‑biura, stworzonego z myślą o menedżerach i właścicielach firm, przedstawione są w ramce Mobilne biuro w samochodzie.

Mobilne biuro

Biuro przestało być ograniczoną przestrzenią w czterech ścianach, a zaistniało wszędzie tam, gdzie znajdują się pracownicy firmy: w ich domach,w biurach na całym świecie, u klienta, w samochodzie.

Idea mobilnych biur będzie się rozwijała mimo oporów ze strony części pracowników. Pozwala bowiem na wzrost wydajności pracy. Już samo oderwanie pracownika od biurka i zapewnienie mu możliwości pracy na całej powierzchni biura daje widoczne korzyści. Zgodnie z badaniem firmy NOP World Technology pt. „Wireless LAN Benefits Study”, wykonanym na zlecenie Cisco, korzystanie z bezprzewodowych sieci lokalnych sprawia, że pracownicy mają o ponad 3,5 godziny dłuższy dostęp do sieci korporacyjnej niż w przypadku tradycyjnych rozwiązań przewodowych. Respondenci twierdzili, że wzrost wydajności pracy sięgał aż 27%, a oszczędności czasu sięgnęły 80 minut dziennie. Podobne wyniki dało badanie przeprowadzone w 2003 roku na przedsiębiorstwach z listy Fortune 1000 przez The Radicati Group Global Survey. Dotyczyło ono mobilnego wykorzystania poczty elektronicznej i wykazało, że tylko to ułatwienie pozwala oszczędzić prawie godzinę pracy dziennie. Do 2007 roku ta oszczędność ma wzrosnąć do 80 minut.

Systemy mobilne wykorzystywane są wszędzie tam, gdzie chodzi o podnoszenie wydajności pracy osób wykonujących swoje obowiązki poza tradycyjnym biurem. Takimi osobami są konsultanci, handlowcy, serwisanci, ankieterzy, menedżerowie zarządzający rozproszonymi terytorialnie funkcjami firmy, na przykład logistyką lub siecią terenową. Z tego typu rozwiązań coraz chętniej korzystają też osoby wolnych zawodów, czyli eksperci, dziennikarze oraz lekarze. W Polsce przykładem tworzenia pracownikom warunków mobilnej pracy jest projekt wdrożony przez Bongrain Polska, spółkę córkę francuskiego koncernu, który ma w swoim posiadaniu trzy fabryki serów i wyrobów mlecznych: Toska, Turek i Pasłęk. Mariusz Petryka, szef działu rozwoju sprzedaży w tej firmie – chcąc wyposażyć handlowców w urządzenia mobilne, które umożliwią kontrolowanie ich czasu pracy, usprawnią przepływ informacji, podniosą efektywność i pozwolą na dokładniejszą analizę codziennej informacji rynkowej – rozważał wykorzystanie palmtopów. Jednak możliwości tych stosunkowo drogich urządzeń były znacznie większe niż potrzeby handlowców, a stopień ich skomplikowania mógł zniechęcić pracowników. Lepszym rozwiązaniem okazały się smartfony, które są poręczniejsze od palmtopów, a ich konstrukcja jest dobrze dostosowana do wprowadzania tzw. twardych danych, którymi operuje dział sprzedaży. Smartfony okazały się też tańsze w użytkowaniu – są subsydiowane przez operatorów komórkowych. Dodatkowo Bongrain Polska zmniejszył koszty smartfonów, korzystając z outsourcingu całego systemu od firmy eLeader. Mariusz Petryka zapewniał podczas Nokia Business Conference, że wdrożenie systemu pozwoliło na zaoszczędzenie 20% czasu handlowców, dzięki czemu są oni w stanie odwiedzić więcej punktów sprzedaży i zwiększyć efektywność. Zastosowanie rozwiązań mobilnych usprawniło też proces decyzyjny, skróciło czas wysyłki towarów do punktów handlowych i pozwoliło na ograniczenie kosztów dotychczasowego obiegu informacji w formie papierowej.

Badania prowadzone w Europie Zachodniej pokazują, jak dalece urządzenia mobilne mogą stanowić substytut tradycyjnego biura. Wynika z nich, że pracownicy mobilni wykorzystują te same popularne aplikacje, z których korzystają na komputerach stacjonarnych. Według przeprowadzonego w 2004 roku Ovum European Wireless Enterprise Survey, aż 29% badanych przedsiębiorstw za najważniejsze mobilne aplikacje uznało edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny oraz pocztę elektroniczną. Na drugim miejscu znalazło się oprogramowanie dla serwisantów, na trzecim zaś aplikacje wspomagające zarządzanie łańcuchem dostaw. Wszystko wskazuje na to, że rola tradycyjnych aplikacji będzie rosła. W planach na 2005 rok 21% badanych firm zaplanowało wdrożenie mobilnych narzędzi biurowych. Tu także na czele znalazły się aplikacje dla mobilnych serwisantów, operatorów łańcucha dostaw i handlowców. Listę uzupełniają aplikacje lokalizacyjne, rozwiązania pozwalające na zdalną współpracę maszyn, kontrolę wysyłek i zarządzanie flotą samochodową.

Rozwoju biur mobilnych nie ogranicza już technologia. Bariery tkwią w nas samych i wewnątrz firm.

Największą barierą w rozwoju biur mobilnych są przyzwyczajenia pracowników i menedżerów. Tomasz Domański, doradca prezesa Polskiej Telefonii Cyfrowej, przekonuje, że barier w mobilności pracowników nie wyznacza już technika, ale ograniczona ludzka percepcja i zdolność uczenia się. Mnogość rozwiązań technologicznych sprawia wręcz, że trudno jest poinformować klientów biznesowych o wszystkich możliwościach dostarczanego im sprzętu. Dowiedziono bowiem, że jeżeli menedżer ma przeznaczyć więcej niż dwadzieścia minut na zapoznanie się z nowym urządzeniem, to z niego zrezygnuje. Inną barierą wymienianą przez Piotra Wilczka, dyrektora biura rynku biznesowego w PTK Centertel, jest tradycyjna struktura firm. Wciąż bowiem nie wiadomo, kto ma w nich inicjować wdrażanie nowych rozwiązań technologicznych, niezbędnych do powstawania mobilnych biur. Czy ma to robić dział IT, nierozumiejący do końca procesów biznesowych w firmie, czy dział operacyjny, nieznający do końca możliwości technologii. Ostatnią wreszcie przyczyną wciąż ograniczonego rozwoju idei mobilnych biur w Polsce jest nadal relatywnie niski koszt pracy ludzkiej w porównaniu z najbardziej rozwiniętymi państwami Zachodu. Potrzeba inwestowania w lepsze wykorzystanie czasu pracownika nie jest więc u nas aż tak oczywista.

***

Naturalna ludzka potrzeba kontaktu i wielokrotnie potwierdzona efektywność zespołów pracujących ręka w rękę sprawiają, że tradycyjne biura przez wiele jeszcze lat nie znikną, choć ich wygląd będzie się stopniowo zmieniał. Organizacja przestrzeni w mniejszym stopniu będzie podporządkowana hierarchii oraz sztywnej strukturze biur i departamentów. Nadrzędną rolę będą odgrywać funkcje i zadania. Coraz więcej będzie bardzo wszechstronnych urządzeń mobilnych, składających się na przenośne stanowiska pracy, a przestrzeń biurowa firmy i jej aranżacja staną się znacznie bardziej elastyczne. Dzięki temu firmy będą mogły dowolnie kształtować koszty utrzymania biur. Pierwsi skorzystają na tym ci, którzy dostrzegą, że usytuowanie firmy i sposób zorganizowania jej siedziby muszą doskonale współgrać ze strategią przedsiębiorstwa.