Streszczenie: W dzisiejszym dynamicznym rynku pracy biuro staje się nie tylko miejscem pracy, ale także istotnym elementem przyciągającym talentów. Coraz częściej przestrzeń biurowa jest projektowana w sposób, który odpowiada na potrzeby pracowników, oferując elastyczność, komfort oraz różnorodność miejsc do pracy. Współczesne biura, zamiast tradycyjnych, zamkniętych pokoi, stawiają na otwarte przestrzenie, które umożliwiają lepszą współpracę, kreatywność oraz mobilność. Zmiany w aranżacji biur wymagają jednak staranności i rozważnego podejścia, by zapewnić płynne przejście i zadowolenie pracowników. Istotne jest, by proces adaptacji do nowych warunków był stopniowy i wsparty odpowiednią komunikacją. Dobrze zaprojektowana przestrzeń biurowa może wpływać na większe zaangażowanie, kreatywność oraz motywację zespołu.
Pracownik powinien mieć elastyczne podejście do klienta i do wykonywania swoich zadań. W ogłoszeniach o pracę często pisze się też o elastycznych godzinach pracy. Coraz częściej jednak tej elastyczności pracownicy oczekują również od biura.
Dawno temu skończyły się czasy małych pokoików, w których każdy miał swoje biurko, krzesło, szafkę i kubek. Idzie nowe – biuro przyszłości dostosowuje się do potrzeb pracowników i dynamicznego rynku pracy. Rynek powierzchni biurowych rośnie. Choć można by pomyśleć, że powoli następuje wysycenie, to dziś w budowie jest niemal 800 tys. mkw. powierzchni biurowej.
Firmy, które – wydawać by się mogło – mają nowoczesne siedziby, przenoszą się do jeszcze nowszych, bardziej prestiżowych, bardziej funkcjonalnych budynków. Te szklane wieżowce, które jeszcze niedawno zapierały dech w piersiach, są burzone, na ich miejscu powstają nowe, jeszcze bardziej nowoczesne, pełne najświeższych technologicznych rozwiązań. O to, czy mamy rynek pracownika czy pracodawcy, specjaliści toczą spory, zapewne wiele zależy od branży i miasta. Faktem jest jednak, że biuro często staje się kartą przetargową w wyścigu o najbardziej wartościowych pracowników. Równie ważne jak dobra płaca i benefity jest środowisko, w którym spędzamy osiem godzin dziennie. Inwestycja w dobrze zaprojektowane biuro zwróci się w formie większego zaangażowania, kreatywności i motywacji pracowników.
Jedyną stałą jest zmiana
„Zmiana podejścia do aranżacji przestrzeni biurowej jest z założenia dobra, lepiej i efektywniej wykorzystujemy powierzchnię. Powinniśmy jednak pamiętać o tym, aby dobrze przygotować i przeprowadzić proces zmiany. Organizacja, która zatrudnia kilkaset osób, musi wziąć pod uwagę, że każdy pracownik jest wyjątkowy ze swoimi emocjami, potrzebami i obawami. Nawet dużą zbiorowość można z sukcesem przeprowadzić przez zmianę, ale trzeba zrobić to mądrze, we współpracy ze specjalistami” – podkreśla Zuzanna Mikołajczyk, członek zarządu Mikomax Smart Office. I przytacza historię jednego z klientów, który chciał przeprowadzić rewolucję zamiast ewolucji. Jego firma postanowiła przejść od tradycyjnego biura, na które składały się małe pokoje, do otwartej przestrzeni ze zredukowaną liczbą biurek. Firma Mikomax, bazując na wieloletniej wiedzy i doświadczeniu oraz dogłębnej analizie potrzeb klienta, zgodziła się wdrożyć u niego nowe podejście, pod warunkiem że zmiana zostanie przeprowadzona stopniowo. W pierwszej fazie, przy odpowiednim wsparciu komunikacyjnym, pracowników przeniesiono do biura z otwartym planem.
Dopiero po dwóch latach, gdy kadra przywykła do nowych realiów, zaczęto stopniowo ograniczać liczbę stolików, stawiając na większą mobilność i stworzenie miejsc do różnych form pracy – spotkań, pracy kreatywnej czy prowadzenia rozmów telefonicznych. Trend powtórnej aranżacji przestrzeni jest coraz popularniejszy, kolejne firmy zauważają, że rynek pracy wymusza na nich zmianę. Wiele przedsiębiorstw zdało sobie sprawę z tego, że biuro musi oferować coś więcej niż tylko miejsce do pracy. Meble biurowe są wykańczane miękkimi tkaninami, by bardziej przypominały meble domowe. Mamy wydzielone przestrzenie, gdzie pracownicy mogą się spotkać lub odpocząć. Najbardziej cenione są te lokalizacje, w których pracownicy mają możliwość szybkiego załatwienia spraw, również tych prywatnych, czy wyjścia na obiad.
Podejście elastyczne
Pracownicy są mobilni. Uczestniczą w spotkaniach, pracują zdalnie, są w podróży, przemieszczają się między biurami klientów. Z badań wynika, że 54% personelu co najmniej raz w miesiącu pracuje z domu, 34% co najmniej raz w miesiącu pracuje w innych miejscach (coworkingach czy kawiarniach), a 45% – z biur klienta. Szacuje się, że w większości firm każdego dnia około 20% biurek stoi wolnych – to koszty, których można uniknąć.
Od wielu lat za granicą, a w Polsce od niedawna, organizacje realizują koncepcję „gorących biurek”. Oczywiście to rozwiązanie nie jest uniwersalne, najbardziej nadaje się dla firm, których pracownicy są w rozjazdach. Podejście to zakłada utworzenie około 80% tradycyjnych stanowisk pracy bez przypisywania poszczególnych biurek do konkretnych pracowników. Miejsca zajmowane są dowolnie, w miarę jak kolejne osoby przychodzą do biura. Przestrzeń, którą uzyskujemy dzięki zredukowaniu biurek, można z powodzeniem wykorzystać do aranżacji miejsc przeznaczonych do różnych typów pracy.
Pomocne mogą się okazać wszelkie rozwiązania akustyczne, takie jak linia Hush od Mikomax Smart Office. Zdaniem osób pracujących w otwartej przestrzeni, hałas jest jednym z najbardziej dokuczliwych czynników. 85% narzeka, że jest za głośno, a 50% przyznaje, że hałas nie pozwala skupić się na pracy. Ponadto aż 60% ludzi przyznaje, że podnosi głos, jeżeli chce z kimś porozmawiać (również przez telefon). Pracownicy biura na planie open space z pewnością docenią możliwość wykonania ważnych telefonów w komfortowych warunkach w Hush Phone czy kilku godzin nieprzerwanej pracy w skupieniu, jakie daje Hush Work. Doskonałym rozwiązaniem jest również Hush Meet, czyli mobilna sala konferencyjna, która oferuje możliwość spotkania i pracy kreatywnej bez obawy, że będziemy przeszkadzali innym. Rozwiązania z linii Hush to też elastyczność na najwyższym poziomie, jeśli chodzi o aranżację przestrzeni. Wszystkie są mobilne, można je przesunąć przy użyciu zwykłego wózka do palet. W miarę jak zmienia się układ biur, możemy przestawiać nasze budki (a nawet salkę konferencyjną) w inne miejsce.
Do koncepcji „gorących biurek” nawiązuje silny trend Activity Based Working (ABW), czyli dostosowywanie przestrzeni do zadań, które mają wykonać pracownicy. ABW to połączenie podejścia ekonomicznego do zarządzania przestrzenią biurową z nowoczesnym zaspokajaniem potrzeb pracowników. Osoby pracujące w tradycyjnym otoczeniu spędzają przy biurku średnio 66% dnia pracy, co nierzadko powoduje problemy zdrowotne. Coraz więcej osób cierpi na bóle kręgosłupa czy napięcie mięśniowe spowodowane wielogodzinną pracą w pozycji siedzącej. Skupieni na zadaniach nawet nie zauważamy, że nasza postawa przy biurku pozostawia wiele do życzenia. Dopiero gdy pojawia się ból, zaczynamy sobie zdawać sprawę z tego, że warunki pracy nie sprzyjają naszemu zdrowiu. Biuro urządzone zgodnie z zaleceniami koncepcji ABW elastycznie dostosowuje się do pracowników, zamiast zmuszać ich do pracy w zastanych warunkach. Dlatego należy zaprojektować wiele przestrzeni odpowiednich do różnych rodzajów pracy – cichej, kreatywnej, formalnych i nieformalnych spotkań. To pracownicy wybierają, gdzie chcą pracować, a duża różnorodność miejsc zmusza ich do częstszego ruchu. ABW zakłada również, że będziemy pracować w różnych pozycjach. Praca przy komputerze to tradycyjnie praca w pozycji siedzącej. Jak się jednak okazuje, dużo lepsza dla naszego zdrowia jest zmiana pozycji i praca na stojąco. By możliwa była praca w wielu pozycjach, biurko musi mieć regulowaną wysokość, tak jak biurko Stand Up R firmy Mikomax Smart Office.
Elastyczne biura przyszłości
Na ubiegłorocznych targach Orgatec wyraźnie widać było, że wystawcy chcą zachęcić pracowników do ruchu i kładą nacisk na elastyczną aranżację biura. Pod hasłem „What’s your next move” swoją ofertę zaprezentował Mikomax Smart Office. Oprócz sztandarowych produktów linii Hush i biurek Stad Up R zwiedzający mogli przetestować mobilne ścianki akustyczne, kostki Ligo System, a nawet kolektomat, czyli automat ułatwiający odbiór przesyłek ze sklepów internetowych.
Przeczytaj pozostałe artykuły raportu »
Twoje nowe narzędzie
Biuro to nie tylko przestrzeń, w której pracujemy. Rozplanowanie budynku, zagospodarowanie powierzchni, ergonomia i estetyka są skutecznymi narzędziami do zarządzania organizacją.
Elastycznie, choć stacjonarnie
Przemiany rynkowe i oczekiwania pracowników coraz częściej wymuszają na pracodawcach zapewnienie dogodnych warunków do współpracy zdalnej.
Poznawać, rozumieć i udoskonalać
Wiele osób uważa, że gdy w ekspresie jest świeża kawa, drukarki zostały podłączone, a każdy pracownik ma przy czym i na czym usiąść, kończy się projekt nowego biura.
Pięć głównych błędów w oświetleniu miejsca pracy
Właściwe oświetlenie biura to jeden z kluczowych czynników decydujących o komforcie wykonywania codziennych obowiązków.
Człowiek w centrum
Przez dekady architekci i deweloperzy koncentrowali się na tworzeniu biurowców maksymalnie oszczędnych i z najbardziej efektywnie wykorzystaną przestrzenią.
Z myślą o pracowniku
Biuro to nie tylko przestrzeń do pracy, ale coraz częściej także narzędzie do rywalizacji o najbardziej poszukiwanych pracowników
