Streszczenie: W działalności gospodarczej nieuniknione są różnorodne ryzyka, zarówno finansowe, jak i organizacyjne, a także nadużycia. Nieumiejętność ich szacowania, monitorowania i ograniczania może prowadzić do nieprzewidywalnych zdarzeń zagrażających ciągłości biznesu. Źródła tych zagrożeń mogą być zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne, i ewoluują w czasie. Choć nie da się im całkowicie zapobiec, możliwe jest skuteczne minimalizowanie rozpoznanych zagrożeń w kluczowych obszarach oraz podejmowanie działań prewencyjnych w celu ochrony interesów klientów i firmy. MIT Sloan Management Review Polska
W każdej działalności gospodarczej występują ryzyka, tak finansowe, jak organizacyjne, a przedsiębiorcy i firmy są nieustannie narażani na rozliczne nadużycia. Jak pokazują doświadczenia – nieumiejętność szacowania, monitorowania i ograniczania oraz zarządzania ryzykiem może przyczynić się do wystąpienia nieprawdopodobnych, często trudnych do przewidzenia, zdarzeń mających wpływ na ciągłość prowadzenia biznesu.
Przyczyny i źródła tych niepożądanych zjawisk mogą być wewnętrzne i zewnętrzne oraz podlegają ewolucji w czasie. Nigdy jednakże jako przedsiębiorcy czy liderzy organizacji nie będziemy w stanie zapobiec im wszystkim.
Możemy jednak skutecznie i konsekwentnie minimalizować rozpoznane zagrożenia w najważniejszych obszarach oraz działać prewencyjnie w kontekście naszej działalności, dbając o interesy naszych klientów oraz własnej firmy.
„Business Intelligence”
Zaczynając od najprostszego sposobu zabezpieczenia, nie sposób nie wspomnieć o podstawowych, a zarazem niezwykle skutecznych narzędziach klasy „Business Intelligence” (BI). Oferta IBM w tym obszarze zbudowana jest głównie wokół narzędzi IBM Cognos. Wykorzystanie BI w walce z nadużyciami bazuje na informacji. W każdym przedsiębiorstwie gromadzimy zwykle ogromne ilości danych, które przy wykorzystaniu tego typu narzędzi możemy oglądać z różnych perspektyw i na ich podstawie wyciągać odpowiednie wnioski. Zanim jednak zaczniemy wyciągać jakiekolwiek wnioski, powinniśmy narzędzia te wykorzystać do swoistej „normalizacji” naszego biznesu. Innymi słowy, za ich pomocą kwantyfikujemy nasz biznes. Zdefiniowanie norm czy też pewnych przedziałów wartości, w jakich dane zjawisko powinno się zawierać, jest kluczowe dla późniejszego „wyłapywania” zdarzeń (które w zdefiniowanych ramach się nie mieszczą, a tym samym kandydują do grona potencjalnych nadużyć).
Oczywiście należy pamiętać, że ustalanie norm na podstawie danych historycznych może być niejako skażone nieprawidłowościami, które w badanej historii miały miejsce. Należy zatem, korzystając ze wsparcia zewnętrznych źródeł danych bądź odpowiednich firm doradczych, skonfrontować wyniki naszej analizy np. ze standardami branżowymi dotyczącymi prowadzonej przez nas działalności.
Dzięki temu w miarę prostemu mechanizmowi możemy uzyskać odpowiedź na szereg pytań: Czy wszyscy nasi handlowcy udzielają podobnych rabatów? Czy któryś z nich udziela szczególnie wysokich? Czy udziela ich zwykle temu samemu klientowi? Czy zwykle takie transakcje są prowadzone wspólnie z konkretnym partnerem? Czy zgodnie z recepturami zużywamy odpowiednie ilości surowców do wyprodukowania konkretnej liczby produktów gotowych? Czy zużycie paliwa odpowiada liczbie przejechanych kilometrów? Wreszcie – czy straty podczas transportu odpowiadają przewidzianym normom? To oczywiście przykłady.
Tego typu analizy, mimo swojej prostoty, pozwalają nam szybko i relatywnie tanio ustalić potencjalne źródła najczęściej spotykanych nadużyć. Warto jednak wspomnieć, że w dużej mierze obiektywizm tego typu analiz zależy od jakości danych i dyscypliny ich aktualizacji.
Obrona przed samym sobą
Jak wspomnieliśmy, niekiedy sami przedsiębiorcy paść mogą ofiarą nadużyć niezamierzonych, spowodowanych również niedopatrzeniem bądź brakiem świadomości pewnych okoliczności. Im większa skala działalności naszej firmy, tym dotkliwsze mogą być konsekwencje. Klasycznym przykładem mogą być sprawozdania. Zwykle występują w postaci złożonego tekstu oraz tabel i wykresów. Zawarte tam informacje nie powinny być udostępnione przed konkretnym terminem ani opublikowane po pewnej dacie granicznej. Bardzo często, mimo niezwykłej dbałości o odpowiednie przydzielenie praw dostępu do konkretnych informacji i generalne bezpieczeństwo danych, takie raporty tworzone są przy wykorzystaniu edytora tekstów, arkusza kalkulacyjnego, a także poczty elektronicznej i telefonii.
Innymi słowy, najbardziej wrażliwe dane traktujemy dość lekkomyślnie. Ta tzw. ostatnia mila procesu sprawozdawczego, mimo swojej specyfiki, może również być bezpieczna. W ramach IBM Business Analytics oferujemy narzędzia Cognos Disclosure Management, służące do przygotowywania właśnie takich raportów. Narzędzia te tworzą hermetyczne środowisko z jasno zdefiniowaną odpowiedzialnością i przepływem prac, oferując elastyczność edytora tekstu i arkusza kalkulacyjnego. Pozwalają na stworzenie wzorca takiego raportu z określeniem części opisowych i części zawierających dane, jak również pozwalają zautomatyzować zachowanie tekstu, odpowiednio dobierając kluczowe słowa w oparciu o dane, z którymi je powiążemy.
Zaawansowane narzędzia IBM
Rodzina IBM Business Analytics to również dedykowane rozwiązania, które pozwalają nam zabezpieczyć się przed złożonymi ryzykami i nadużyciami trudnymi do wykrycia za pomocą klasycznych metod raportowych i analitycznych. Dlatego w zakresie zarządzania:
ryzykiem płynności
ryzykiem kredytowym
ryzykiem rynkowym
regulacjami branżowymi w tym: Bazylea 2, Bazylea 3, Solvency 2,
odpowiedzią IBM są najwyżej notowane w rankingu Chartis RiskTech 100 z 2012 roku rozwiązania Algorithmics. Kompleksowe zarządzanie wszelkimi aspektami ryzyka finansowego od wielu lat pozostaje jednym z największych wyzwań wszystkich instytucji bankowych i ubezpieczeniowych na świecie. Staje się to tym bardziej istotne, jeśli weźmiemy pod uwagę rosnącą ilość danych, nakłady finansowe przeznaczone na dostosowania struktur organizacyjnych i systemów do zmieniających się przepisów, a także złożoność coraz to nowych regulacji prawnych. Akwizycja firmy Algorithmics przez IBM wpisuje się w strategię rozwoju Business Analytics dla sektora usług finansowych.
Platforma IBM OpenPages to komplementarne rozwiązanie do zarządzania ryzykiem operacyjnym. Dotyczy to zarówno strony IT w zakresie kontroli nadawania i weryfikacji uprawnień dostępu, kontroli strumieni danych, ale również pomagające zachować zgodność z regulacjami, którym nasza działalność może podlegać. Potrafi ono kontrolować pełny przebieg danego procesu biznesowego – od momentu pozyskania odpowiednich danych i ich walidacji aż do ich ostatecznego przetworzenia w sposób zgodny zarówno z wewnętrznymi, jak zewnętrznymi procedurami i regulacjami. Dzięki temu kontrolujemy nie tyle wynik danego procesu (jak w przypadku narzędzi BI), ile sam przebieg procesu. Posiłkując się przytoczonymi na początku pytaniami, możemy zapobiec udzieleniu zbyt wysokiego rabatu, realizowaniu transakcji przez konkretnych partnerów, dla konkretnych klientów, jednocześnie dodając do tego element weryfikowania na każdym węźle procesu jego zgodności z odpowiednimi regułami postępowania. W skład platformy Open Pages GRC wchodzą specjalizowane moduły:
IBM Open Pages Financial Controls Management (FCM)
IBM OpenPages Operational Risk Management (ORM)
IBM OpenPages Policy and Compliance Management (PCM)
IBM OpenPages IT Governance
IBM OpenPages Internal Audit Management (IAM).
OpenPages GRC udostępnia organizacjom narzędzia do pogłębionej analizy wszystkich aspektów nadzoru korporacyjnego, zarządzania ryzykiem i zapewnienia zgodności z przepisami.
Co, jeśli to wszystko nie wystarcza?
W sytuacji, gdy procesy wykrywania nadużyć swoją złożonością i charakterem wybiegają dalece poza zakres opisanych wcześniej obszarów oraz badane zjawiska dotykają elementów związanych z odkrywaniem całkowicie nowych informacji, warto sięgnąć po najbardziej zaawansowaną na świecie analitykę predykcyjną. Wraz z rosnącą liczbą zdarzeń oraz coraz bardziej skomplikowaną strukturą powiązań między nimi pojawia się konieczność stosowania specjalistycznych narzędzi służących eksploracji danych (ang. data mining), czyli odkrywaniu wiedzy „ukrytej” w bazach danych. Możliwości takie zapewnia platforma IBM SPSS.
Rozwiązania IBM SPSS wyposażone są w szerokie spektrum dedykowanych algorytmów służących do wykrywania nadużyć. Połączenie wielu technik analitycznych, takich jak m.in.: sztuczne sieci neuronowe, analiza skupień, analiza sekwencji i asocjacji, analiza tożsamości, analiza tekstu, analiza sieci społecznościowych, umożliwia automatyczne tworzenie reguł definiujących zdarzenia prawidłowe oraz identyfikujących zdarzenia podejrzane.
Zastosowanie takiego rozwiązania nie tylko obniża koszty akcji prewencyjnych, ale także zwiększa prawdopodobieństwo wykrycia nieprawidłowości, gdyż analizie eksperckiej poddawany jest tylko niewielki odsetek, wskazanych przez narzędzie, najbardziej nietypowych zdarzeń. Co więcej, narzędzie umożliwia pełną automatyzację procesu wykrywania nieprawidłowości oraz jego funkcjonowanie w czasie rzeczywistym, co pozwala na natychmiastowe podjęcie kroków prewencyjnych.
