Streszczenie: Zmiany w organizacjach nie zawsze muszą przyjmować formę spektakularnych rewolucji. Często bardziej efektywne okazują się niewielkie, stopniowe usprawnienia – tzw. mikrozmiany. To podejście pozwala działać w warunkach ograniczonego czasu i zasobów, a jednocześnie budować zaangażowanie zespołu i przygotowywać grunt pod większe transformacje. Kluczem do sukcesu jest obserwacja codziennych działań, identyfikowanie miejsc, gdzie pojawiają się tarcia lub zbędna złożoność, oraz wdrażanie drobnych poprawek – często już na poziomie jednostki lub zespołu. Takie zmiany, choć z pozoru małe, mają potencjał do wywoływania efektu kuli śnieżnej. Dodatkowo pozwalają rozwijać w organizacji kulturę elastyczności, samodoskonalenia i eksperymentowania, bez potrzeby czekania na wielką inicjatywę odgórną.
Wpis Moniki Sońty Jeśli wiesz, co chcesz powiedzieć sprowokował mnie do zastanowienia, czemu w wielu przypadkach dokonanie nowego otwarcia lub wprowadzenie znaczących zmian do wewnętrznego komunikowania w organizacji jest takie trudne. Na co warto zwrócić uwagę na samym początku i czemu w wielu przypadkach na rewolucję po prostu brakuje czasu.
Pierwsze rozpoznanie
Zazwyczaj nowi pracownicy w firmie nie cierpią z powodu rutyny, ale z powodu braku czasu. Wejście w nowe obowiązki wymaga przecież więcej zaangażowania niż wykonywanie codziennych dobrze znanych zadań. Do tego osoby zajmujące się komunikacją wewnętrzną na dzień dobry muszą poznać organizację w dużo większym stopniu niż inni. Mają do rozpoznania formalne i nieformalne relacje, poczynając od kultury firmowej z perspektywy kuchni i papierosa, poprzez rzeczywisty wizerunek najważniejszych osób w firmie w oczach pracowników, kończąc na opiniach na temat dotychczasowego działania komunikacji wewnętrznej jako źródła firmowych informacji, ale także katalizatora oficjalnych relacji pomiędzy senior managementem a pracownikami firmy jako zbiorowością – elementem funkcjonowania organizacji.
Bieżączka kradnie czas
Nowy pracownik ma zazwyczaj dużo ciekawych pomysłów na zmiany w dotychczasowych działaniach, a ponieważ w komunikacji zawsze można coś usprawnić, pole do popisu jest duże. I chociaż nie brakuje zapału, często finalnie mało z niego wynika. Czemu? Firma nie stanie i nie poczeka na wyniki diagnozy stanu komunikacji wewnętrznej, na wyciągnięte z niej wnioski i działania. Komunikacja wewnętrzna w firmach to zazwyczaj jeden etat, rzadkością są dwa‑trzy. W takich warunkach działa się w konwencji coś za coś, czyli w ciągłej zmianie priorytetów, wybierania pomiędzy pilnym i pilniejszym. Najczęściej zamiast na rozpoczynanie rewolucji akurat jest czas na komunikowanie wyników kwartalnych, organizację road show zarządu lub inne terminowe działania, których nie można opóźnić. Z tą świadomością warto ostrożnie składać deklaracje co do zakresu zmian i ich terminu, nawet jeżeli oczekiwania są duże.
Komunikacyjna rewolucja jest trudna z jeszcze innego powodu – jej postępy i rezultaty będą oceniać wszyscy w firmie, nierzadko będąc jej istotnymi aktorami. Tym bardziej trzeba w tym przypadku mierzyć siły na zamiary.
Kilka kęsów zamiast całej uczty
Na początku zawsze lepiej zaczynać od mniejszych kęsów, niezależnie od pełnionej funkcji, na wielką ucztę będzie jeszcze czas, a przynajmniej się nie udławimy. Zamiast pełnej diagnozy komunikacji wewnętrznej przy rozpoczęciu pracy wystarczy wstępne rozpoznanie. Poza korytarzowymi opiniami i nieformalnymi rozmowami warto skorzystać z bardziej formalnych narzędzi – krótkiej ankiety online, sondy lub, wracającej ostatnio coraz częściej do łask, ankiety papierowej. Ich wyniki dadzą oparcie w liczbach, pomogą odeprzeć zarzuty o subiektywizm oraz określą początkowy zarys działań, który potem będzie można wypełnić szczegółami.
Dowiedz się, skąd ta zmiana
Warto pamiętać o jeszcze jednej rzeczy, istotnej w przypadku każdego stanowiska – należy dowiedzieć się, skąd ta zmiana? W procesach rekrutacji rzadko usłyszymy rzeczywiste powody zmian na stanowisku, na które aplikujemy, jednak zaraz po tym jak znajdziemy się w firmie, warto poznać prawdziwe przyczyny. Jakie zmiany merytoryczne, jakościowe lub inne są pożądane w komunikacji wewnętrznej w organizacji? Czego do tej pory brakowało lub było w nadmiarze? Żeby poznać odpowiedzi, pierwsze kroki powinniśmy skierować do biura zarządu, nawet jeżeli osoba mająca zajmować się komunikacją wewnętrzną obejmuje stanowisko specjalisty.
Start w komunikacji wewnętrznej w pięciu krokach
Chociaż dokonanie rewolucji w komunikacji wewnętrznej na samym początku pracy w firmie jest trudne, to z powodzeniem można przygotować nowe otwarcie, zwracając uwagę na kilka ważnych zasad:
Upewnić się, jakie są rzeczywiste możliwości i zasoby do dyspozycji – w komunikacji wewnętrznej łatwo jest zadeklarować zbyt wiele, przecież pięć e‑maili zamiast dwóch to nie tak dużo. Akurat w praktyce to może oznaczać dużą zmianę, czasem liczoną w tygodniach pracy.
Zarządzać oczekiwaniami – przygotowując prezentację lub inną formę deklaracji zmian, przydzielić zasoby i czas zarówno pomiędzy wprowadzanie zmian, jak i kontynuację dotychczasowych działań komunikacji.
Zaplanować diagnozę komunikacji wewnętrznej składającą się z kilku etapów, rozpoczynając od działań, które we względnie szybkim czasie przyniosą widoczne efekty.
Zasięgnąć informacji od senior managementu na temat oczekiwań co do komunikacji wewnątrz firmy i postarać się ująć w planach działania, na których im zależy.
Posłuchać korytarzowych komentarzy oraz nieformalnych opinii; po potwierdzeniu w kilku źródłach wziąć je pod uwagę w planowaniu zmian.
A to wszystko po to, żeby określić priorytety i skupić się na najważniejszych zadaniach, które realizowane będą w pierwszym rzędzie. Na inne może przecież nie starczyć czasu, jeśli rozpoczniesz rewolucję.
