Jakie zmiany są potrzebne do zmiany?

Potrzebne są zmiany, konieczne są zmiany, bo jeśli nic się nie zmieni, może nadejść dzień rebelii – znasz to? Grupa Dezerter napisała ten utwór w 1987 roku i wydaje się, że od tego czasu nie stracił on na aktualności – prawda?

Skąd przemyślenia w tym kierunku? Sprowokował mnie do nich trochę wpis dr Joanny Heidtman – Masakra w strefie komfortu, a także obserwacja swoistej ewolucji podejścia do zarządzania zmianą w kilku projektach, w których miałem okazję uczestniczyć przez ostatnie kilka lat.

Co sprzyja zmianom?

Zmiana jako taka to nieuchronny element życia, ale poza wydarzeniami typowo losowymi jest to najczęściej albo zmiana pomijalna, albo dająca się z większym lub mniejszym prawdopodobieństwem przewidzieć, jeśli nie w formie przebiegu, to przynajmniej w głównych skutkach. Dlaczego więc nie możesz nią zarządzić?

Nie będę opowiadał o technikach – wydano już stertę książek, artykułów i poradników na ten temat. Chciałbym natomiast spojrzeć na pewne warunki – cechy sprzyjające wystąpieniu zmian, bez względu na to, czy ktoś próbuje nimi zarządzać czy też nie.

Gotowość a podatność

Ogólnie mówiąc, można opisać zmiany za pomocą dwóch cech: podatności i gotowości. Celowo używam dwóch różnych określeń na pozornie ten sam temat, ale… to nie to samo!

Gotowość do zmian nie zawsze przekłada się na podatność, a z kolei podatność nie zawsze występuje w chwili, w której organizacja jest na nie gotowa. Od razu nasuwa się pytanie: czy organizacja gotowa na zmiany może być na nie podatna? Oczywiście, że może!

Żadna firma nie działa w próżni, gotowość do zmian wynika przecież przede wszystkim z postaw ludzi, ich obserwacji, oczekiwań i celów. Podatność natomiast jest najczęściej uwarunkowana celami i ograniczeniami organizacji. Prosty przykład: o ile firma może w ramach zmiany rozszerzyć profil swojej działalności, godziny funkcjonowania i cele, to placówka oświatowa czy urząd – już nie bardzo. Nie oznacza to oczywiście, że takie organizacje jak przychodnie zdrowia czy uniwersytety mają na tyle poważne ograniczenia, że z założenia nie są podatne na żadne zmiany. Zmiany w tych organizacjach będą po prostu ograniczone regulacjami lub będą wymagały konsultacji z regulatorem.

Podatność to cechy takie jak:

•  elastyczne struktury,

•  praktyczne i racjonalne regulacje wewnętrzne,

•  sprawna i efektywna komunikacja wewnętrzna w firmie,

•  zaangażowanie kierownictwa,

•  otwartość pracowników na zmiany,

•  chęć uczenia się zarówno pracowników, jak i organizacji,

•  odwaga wdrażania innowacji,

•  gotowość do przyjęcia porażki.

Gotowość to przede wszystkim świadomość potrzeby zmian oraz wykreowanie otoczenia umożliwiającego ich przeprowadzenie oraz zdefiniowanie ich oczekiwanego przebiegu i skutków – czyli zaplanowanie zmian.

Oczywiście zapewnienie podatności i gotowości nie gwarantuje ani zadziania się zmiany, ani tym bardziej jej oczekiwanych rezultatów, ale znacząco podnosi prawdopodobieństwo takiej sytuacji. Co więcej firmy otwarte na zmiany są najczęściej świadome zmiany – więc gotowe na nią wpływać oraz gotowe na porażkę i potrafią również wykorzystać niepowodzenia do doskonalenia podejścia do następnych inicjatyw czy zmian.

Czytaj także: Zwolnij mentora, zatrudnij sponsora >>

Kluczowe składniki

Gotowość i podatność na zmiany wydają się więc niezbędne do zarządzania i wykonania zmiany w sposób planowy. I – co najważniejsze – w tych planach musi być miejsce na pewną sytuację przejściową, zawieszenie pomiędzy dwoma stanami, w której zarówno jednostki, jak i organizacja funkcjonują w swoistej niepewności i tymczasowości. W takich sytuacjach bez planu i jego wcześniejszego zaanonsowania oraz przedyskutowania dochodzi do największej ilości nieszczęść projektowych.

Nie wierzysz? Przyjrzyjmy się więc sytuacji odwrotnej. Nie udało mi się spotkać firmy niepodatnej i niegotowej na zmiany, która miałaby więcej niż jedną z wymienionych cech. Najczęściej nie miały one żadnej z tych cech. Widziałem natomiast firmy, które miały połowę z tych cech, a mimo to były niepodatne lub niegotowe. W takich firmach, których jedna lub obie cechy nie występowały lub występowały w stopniu nieznacznym, zmiana pojawiała się nagle. Taka zmiana zwykle miała charakter klęski żywiołowej, powodowała nieprzewidywalne skutki, rozlewała się poza obszary, których powinna dotyczyć i zazwyczaj kosztowała znacznie więcej niż gdyby została zarządzona.

A czy zmiana może się dziać w firmie zupełnie niepodatnej, niegotowej i unikającej zmian? To pytanie retoryczne. Oczywiście te zmiany będą po prostu niezarządzone, nawet jeśli w innych okolicznościach byłyby stosunkowo łatwo zarządzalne. Co ciekawe, są to zmiany najczęściej zainicjowane z zewnątrz albo wiążące się z oddolnym ruchem pracowników, co oznacza, że gotowość do zmiany pojawiła się poza organizacją albo w organizacji bez wiedzy (a najczęściej i woli) kierownictwa.

Jakie są skutki takich zmian? Najczęściej niedobre, niekiedy gwałtowne i wywracające sytuację do góry nogami. Czasem takie firmy wprawdzie chcą zmiany, ale starają się ją kupić, czyli przejść z rzeczywistości A do rzeczywistości B, bez przejścia przez moment kontrolowanego chaosu. Każdy, kto chociaż raz przeżył tak drobną zmianę jak przeprowadzka, nawet z udziałem specjalistycznej firmy, zdaje sobie sprawę, jak bardzo jest to realne oczekiwanie.

Czytaj także: Pokonuj ściany na rowerze: zyskaj czas i rozwiąż swoje problemy >>

Zmień zdanie

Dlatego, na całe szczęście dla nas – usługodawców, otoczenie biznesowe dostrzega rolę zarządzania zmianą w prowadzeniu biznesu i powodzeniu projektów. Pojawiają się zespoły lub osoby odpowiadające za zarządzanie zmianą. Zmiany są śledzone, opisywane, komentowane. Niekiedy oczywiście przybiera to karykaturalne rozmiary czy formy, ale sam fakt dyskusji zmiany jest korzystny.

Cóż, a może wszystko to, co napisałem, nie ma sensu? Chętnie zapoznam się z przykładami, które zadadzą kłam moim słowom. Może nawet zmienię zdanie na temat… zarządzania zmianą?