Reklama
Dołącz do liderów przyszłości i zdobądź przewagę! Sprawdź najnowszą ofertę subskrypcji
Komunikacja
Magazyn (Nr 6, wrzesień 2020)

Jak zorganizować pracę zdalną w zespole, który normalnie pracuje bardzo blisko ze sobą?

1 września 2020 5 min czytania
Zdjęcie Daniel Kotliński - Marketing Manager, Social Tigers
Daniel Kotliński
Jak zorganizować pracę zdalną w zespole, który normalnie pracuje bardzo blisko ze sobą?

Podczas transformacji tradycyjnego, stacjonarnego modelu pracy ujawniają się dylematy z trzech obszarów: wydajności pracy, relacji międzyludzkich oraz równowagi pomiędzy życiem prywatnym i pracą. Z perspektywy menedżera lub szefa odpowiedzialnego przede wszystkim za wynik najważniejszy będzie ten pierwszy obszar, ale warto pamiętać, że dla członków zespołu kluczowe będzie zachowanie równowagi psychicznej w nowym środowisku pracy; planując przejście do pracy zdalnej, osiągniemy sukces tylko wtedy, gdy uwzględnimy wszystkie perspektywy.

Organizacja pracy zdalnej pod kątem wydajności. Zanim zaczniesz podejmować konkretne działania, zmapuj dokładnie potrzeby zespołu – nagłe wprowadzanie nowych rozwiązań technologicznych może spowodować chaos, a w efekcie opór pracowników. Potrzeby te będą dotyczyć przede wszystkim: codziennej komunikacji, pracy projektowej w czasie rzeczywistym, organizacji zadań do wykonania (także między zespołami) i prezentowania wyników pracy w celu uzyskania informacji zwrotnej. Dla zespołów, które do tej pory nie współpracowały, bezpiecznie będzie wybrać ekosystem aplikacji – np. Microsoftu lub Google’a. Obie firmy dysponują technologią do wideorozmów, współpracy w czasie rzeczywistym nad prezentacjami, tekstami czy arkuszami. Ten wybór należy wzbogacić aplikacją do organizacji pracy – w której będzie można spisać wszystkie zadania do wykonania, podzielić je na subprojekty (lub departamenty), podzielić między pracowników i na bieżąco śledzić ich realizację. Do tego typu pracy nada się Asana, dostępna również w wersji darmowej, lub inne rozwiązania do zarządzania projektami.

Niezależnie od decyzji kolejne aplikacje ułatwiające pracę warto wprowadzać najpierw w małym gronie (np. menedżerskim), by przez kilka dni móc przetestować wszystkie możliwości. Przed oficjalnym wprowadzeniem technologii do powszechnego użycia można opracować zbiór instrukcji objaśniających działanie podstawowych funkcji. Dobrze też wyznaczyć osobę odpowiedzialną za sprawy techniczne – chyba że w organizacji jest dział IT.

Organizacja pracy zdalnej pod kątem relacji międzyludzkich. Zespół w dobie lockdownu zmuszony do pracy w modelu rozproszonym podlega specyficznej dynamice; niektórzy do zmiany adaptują się szybko, inni mogą czuć się zagubieni lub po prostu sfrustrowani, co często prowadzi do erozji motywacji i spadku wydajności. Przenosząc całą pracę do sfery online, zadbaj o częste spotkania statusowe całego teamu (a jeśli liczy więcej niż 15 członków, podziel go na grupy 3-, 5‑osobowe) – np. 2‑3 razy w tygodniu, zawsze o tej samej porze. Oprócz dbałości o drożność obiegu informacji stwórz przestrzeń na wypowiedź o życiu prywatnym. To dobry sposób na utrzymanie morale w zespole i wzrost poczucia przynależności. Po drugie, wprowadź okresowe badanie satysfakcji, na przykład z wykorzystaniem eNPS („employer Net Promoter Score”) – taka anonimowa ankieta pozwoli obiektywnie spojrzeć na jakość relacji w zespole i jego stosunek do kierownictwa. Będzie również „buforem” emocjonalnym – do wyników ankiety warto zawsze odnosić się publicznie, by każdy miał pewność, że problemy są adresowane. Po trzecie, rozważ wprowadzenie cyklicznego mailingu zarządczego (np. raz w miesiącu), w którym podsumujesz kończący się okres. Transparentne ukazywanie kondycji organizacji zwiększa poczucie współodpowiedzialności i zespołowości.

Organizacja pracy zdalnej pod kątem równowagi między życiem prywatnym i pracą. Praca zdalna oznacza, wbrew pozorom, wzrost liczby godzin spędzonych przy biurku. Brak efektu „wyjścia z pracy” może znacząco wpłynąć na samopoczucie czy relacje rodzinne członków zespołu. Jako lider, komunikuj jasno potrzebę zbalansowania pracy odpoczynkiem – wymagaj tego zarówno od pracowników, jak i od siebie samego! Zachęcaj do organizacji „dłuższych weekendów” raz na 2‑3 miesiące i dłuższych urlopów w skali roku. Zniechęcaj do komunikacji grupowej i mailowania po godzinach pracy oraz tworzenia „spamu komunikacyjnego” (chodzi o włączanie do komunikacji tylko niezbędnych osób). Zachęcaj do korzystania z otwartych kanałów komunikacji tylko w koniecznych sytuacjach; chodzi o ograniczanie liczby powiadomień, które otrzymują członkowie zespołu. Nawet jeśli musisz pracować po godzinach, jakiekolwiek „promowanie” takiej postawy może być odczytywane jako wzór do naśladowania i zwiększać poziom stresu. Zachęcaj do aktywności fizycznej (nawet w domu) – dobrym pomysłem może być zgrywalizowanie ćwiczeń i ich wspólna (ale zdalna) realizacja, dzięki czemu systemowo zarządzisz poziomem kortyzolu w organizacji.

Przeczytaj komentarze pozostałych ekspertów do tego STUDIUM PRZYPADKU »

Jak od strony technologicznej powinno wyglądać przejście z formuły offline do online? 

|

,

Przemek Kotecki PL

Pandemia niewątpliwie przyspieszyła proces transformacji cyfrowej w wielu branżach. Nowe realia zmotywowały nas wszystkich do skorzystania z wielu nowych, kreatywnych środków podczas organizacji wydarzeń w formule online. Dla wielu organizatorów jest to okazja do eksperymentowania…

Jak zadbać o doświadczenie uczestnika wydarzenia online? Co może być wartością dodaną takiej formuły wydarzenia? 

|

,

Magda Makarczuk Strehlau PL

Wartością dodaną na pewno mogą być spotkania online z twórcami filmów, tak zwane sesje pytań i odpowiedzi / Q&A, które bez problemu można przeprowadzić za pomocą nowoczesnych technologii wykorzystywanych do telekonferencji…

O autorach
Tematy

Może Cię zainteresować

Multimedia
Metaverse to szansa dla biznesu. Czy Twoja firma jest gotowa?

W świecie zdominowanym przez sztuczną inteligencję, Metaverse może wydawać się technologią drugiego planu. Jednak ignorowanie jej potencjału to błąd strategiczny. Dowiedz się, dlaczego technologia Metaverse, mimo obecnej fazy rozwoju, jest kluczowa dla przyszłości biznesu i jak firmy mogą przygotować się na nadchodzącą transformację.

Horyzontalna ilustracja 3D w stylu hiperrealistycznym przedstawia długą, cienką belkę zawieszoną na centralnym trójkątnym wsporniku. Po lewej stronie belki znajduje się przezroczysty sześcian z delikatnie świecącymi, schematycznymi wzorami przypominającymi układ scalony – symbolizując sztuczną inteligencję. Po prawej stronie – surowy, ciężki kamień o nieregularnej fakturze – symbol ludzkiego myślenia i refleksji. Kompozycja jest idealnie wyważona, a tło utrzymane w subtelnym gradiencie błękitno-beżowego światła tworzy spokojną, kontemplacyjną atmosferę. Czy sztuczna inteligencja osłabia zdolności krytycznego myślenia liderów biznesu?

Sztuczna inteligencja radykalnie przekształca współczesne zarządzanie, stawiając przed liderami fundamentalne pytanie strategiczne. Czy jednocześnie systematyczne poleganie na zaawansowane systemy AI nie prowadzi do erozji kluczowych kompetencji poznawczych kadry kierowniczej?

Analitycy Brookings Institution przedstawili niepokojące ostrzeżenie. Nadmierne zaufanie do systemów AI może systematycznie osłabiać zdolności kreatywnego oraz krytycznego myślenia w organizacjach. Zjawisko to przypomina mechanizm, w którym technologie GPS ograniczyły umiejętności nawigacyjne, a wyszukiwarki internetowe zredukowały potrzebę zapamiętywania faktów.

Mechanizm intelektualnej degeneracji: zaufanie kontra weryfikacja

Kluczowym czynnikiem degradacji poznawczej jest bezwarunkowe zaufanie do technologii. Systemy AI generują pozornie precyzyjne odpowiedzi w ułamkach sekund, w rezultacie tworząc złudne wrażenie nieomylności algorytmów.

Badanie Microsoft/CMU ujawniło krytyczny wzorzec behawioralny. Użytkownicy narzędzi generatywnych automatycznie akceptują propozycje AI bez pogłębionej analizy. Co więcej, szczególnie niebezpieczne okazuje się przekonujące przedstawienie interfejsu algorytmu.

Polacy chcą AI w pracy – ale na własnych zasadach. Co zaufanie do wirtualnych agentów mówi o przyszłości przywództwa?

Coraz więcej firm wdraża wirtualnych asystentów i analityków opartych na sztucznej inteligencji, chcąc zyskać na efektywności i innowacyjności. Ale co na to pracownicy? Najnowsze badanie przeprowadzone przez ASM na zlecenie Salesforce ujawnia jednoznacznie: Polacy są otwarci na AI w miejscu pracy, ale tylko pod warunkiem zachowania kontroli i zrozumienia jej działania.

Gorące serca i brutalna rzeczywistość, czyli o budowaniu empatii w organizacji

Empatia liderów to za mało, gdy systemy, procesy i decyzje organizacji świadczą o braku troski. Oto cztery strategie, które skutecznie adresują to wyzwanie.  W świecie biznesu często słyszymy o „wyścigu szczurów” i bezwzględnym pięciu się po korporacyjnej drabinie „po trupach”. Taki scenariusz często przywodzi na myśl „Władcę Much”, gdzie prym wiodą najsilniejsi, a słabsi muszą ustąpić. Wielu uważa, że aby przetrwać i odnieść sukces, po prostu „trzeba być twardym”. Ale czy to jedyna droga?

Konferencja „Odpowiedzialny biznes w praktyce – zrównoważony rozwój jako klucz do przyszłości”

Podsumowanie

Konferencja „Odpowiedzialny biznes w praktyce – zrównoważony rozwój jako klucz do przyszłości” odbyła się 15 kwietnia 2025 roku z inicjatywy ICAN Institute oraz Partnerów. Wydarzenie było poświęcone tematyce zrównoważonego rozwoju, ESG oraz społecznej odpowiedzialności biznesu.

Obecność licznych przedstawicieli biznesu oraz ich aktywne uczestnictwo w dyskusjach miały istotny wpływ na wysoki poziom merytoryczny konferencji. Wymiana wiedzy, doświadczeń i dobrych praktyk w zakresie ESG stanowiła ważny element wydarzenia, przyczyniając się do kształtowania odpowiedzialnych postaw w środowisku biznesowym oraz wspierania długofalowych, wartościowych inicjatyw.

Pięć lekcji przywództwa dla „twardych” prezesów

Choć może się wydawać, że styl przywództwa oparty na kontroli i wydawaniu poleceń wraca do łask, rzeczywistość pokazuje coś zupełnie innego — to liderzy o wysokiej inteligencji emocjonalnej osiągają lepsze rezultaty

Jak fundusz Apollo wdraża AI w spółkach portfelowych

Apollo Global Management uczyniło ze sztucznej inteligencji priorytet: intensywnie pracuje nad rozwojem zdolności AI w swoich spółkach portfelowych, by uczynić je bardziej konkurencyjnymi i wartościowymi. Firma szczegółowo analizuje, jaki wpływ może mieć wdrożenie AI na projekty w tych spółkach oraz jak ewoluuje wykorzystanie AI w ich branżach. Sukcesy Apollo z ostatnich pięciu lat stanowią dowód, że AI może już dziś tworzyć realną wartość biznesową.

Spójrz na swoją firmę z zewnątrz, aby ocenić jej atuty Chcesz przestać popełniać te same błędy? Spójrz na swoją organizację z zewnątrz!

Liderzy muszą nauczyć się patrzeć na własną organizację oczami innych. Kluczowe znaczenie ma tu umiejętność zdystansowania się wobec osobistych emocji i spojrzenie z zewnątrz, na przykład oczami potencjalnego inwestora. Istotne jest również nawiązanie dialogu z pracownikami lub kontrahentami. Pozwala to dostrzec nowe możliwości oraz ukryte zagrożenia.

„Ślepe punkty” przywództwa

Samoewaluacja  to wyjątkowo trudne zadanie. Tymczasem liderzy stojący na czele organizacji powinni dokonywać jej cyklicznie. I to nie tylko w kontekście oceny samego siebie, ale też całej działalności. Szukając odpowiedzi na strategiczne dylematy, osoby zarządzające często angażują się w prowadzenie coraz to większej liczby badań i analiz. W wielu sytuacjach jednak może się wydawać, że wynikają z nich wciąż te same wnioski i rozwiązania, a cały proces myślowy kołem się toczy. Jak wskazuje ekspertyza McKinsey & Company takie sytuacje mogą pojawiać się wtedy, kiedy pomija się tak zwane ślepe punkty przywództwa. Są to obszary, w których łatwo nie zauważyć istotnych kwestii. To zjawisko może nasilać się ze względu na utarte przekonania, ograniczenia poznawcze lub brak różnorodności perspektyw. Przywódcy są często tak mocno zaangażowani w losy firmy, że nie zauważają swojego zbytniego przywiązania do znanych rozwiązań. Ponadto wielostopniowa struktura hierarchiczna oraz zawiły sposób raportowania może zakrzywiać informacje docierające na szczyt.

Cieśnina Ormuz: ceny ropy i łańcuchy dostaw pod presją

Kiedy wojna wybucha w sercu globalnego szlaku paliwowego, konsekwencje są natychmiastowe: rosną ceny paliw, spadają indeksy, narasta niepewność. Cieśnina Ormuz – wąskie gardło, przez które przepływa jedna trzecia światowej ropy raz jeszcze przypomina, jak bardzo biznes jest uzależniony od geopolityki. Czy Europa i Polska są gotowe na kolejne uderzenie w gospodarkę?

Multimedia
Ukryty rynek pracy menedżerów: nowa rzeczywistość rekrutacyjna

Rynek pracy, szczególnie dla kadry menedżerskiej i C-level, dynamicznie się zmienia. W ostatnich latach obserwowana jest ograniczona liczba publikowanych ofert pracy, a procesy rekrutacyjne wydłużają się, osiągając nawet kilkanaście etapów. Agnieszka Myśliwczyk, IT headhunterka i ekspertka rynku, podkreśla, że nie jest to tyle kryzys, co „wyzwanie”, z którym mierzą się liderzy. Ważne jest także odważne sięganie po nowe, z ciekawością i satysfakcją, bez „dziadowania” czy poczucia zmęczenia życiem. Mimo wyzwań, takich jak ageizm czy podwójna dyskryminacja kobiet 50+, optymizm i proaktywne podejście są kluczowe.

Materiał dostępny tylko dla subskrybentów

Jeszcze nie masz subskrypcji? Dołącz do grona subskrybentów i korzystaj bez ograniczeń!

Subskrybuj

Newsletter

Otrzymuj najważniejsze artykuły biznesowe — zapisz się do newslettera!