Firma marketingowa MAGIC PEN kilka miesięcy temu przeszła na pracę zdalną. Po początkowym etapie wzrostu produktywności poziom zaangażowania spadł. Pracownicy nie potrafią utrzymać koncentracji, choć ich praca – tworzenie treści content marketingowych – wymaga maksymalnego skupienia. Pomóc ma technologia, a konkretnie aplikacja luźno oparta na technice pomodoro.
Praktyczne studia decyzji „MIT Sloan Management Review Polska” to teksty opisujące fikcyjne przedsiębiorstwa, ale realne problemy zarządcze.
W salonie Jana Bazyluka telewizor jest włączony do rana do nocy, najczęściej wyświetlając kanały informacyjne. Bazyluk lubi być na bieżąco. W dużej mierze to pokłosie jego wcześniejszej kariery – jako dziennikarz „niusowy” musiał wiedzieć, co się dzieje. Dziś – choć z sentymentem wspomina pracę w dziennikach i tygodnikach – z powodzeniem prowadzi dużą firmę marketingową MAGIC PEN.
MAGIC PEN oferuje szeroki zakres usług marketingowych, ale kluczową usługą – z której najchętniej korzystają klienci i z której firma jest szczególna znana – jest copywriting i content marketing. W dużej mierze wynika to z faktu, że Bazyluk dzięki swoim znajomościom ściągnął do firmy najlepsze pióra z branży dziennikarskiej.
PRZECZYTAJ CAŁY ARTYKUŁ W WERSJI PDF_164007.pdf)
Kilka miesięcy temu firma przeszła w tryb pracy zdalnej, przy okazji rezygnując z wynajmu piętra w biurowcu. Było to o tyle proste, że pracownicy do wykonywania swoich zadań w dużej mierze potrzebowali głównie laptopów. Bazyluk szybko ustalił nowe reguły pracy, dostosowując kulturę organizacji do nowej rzeczywistości. Pracownicy nie kryli entuzjazmu: oszczędność czasu na dojazdy, krótkie spotkania online zamiast posiadówek w salce konferencyjnej, większa elastyczność wykonywania zadań… Zalet było sporo. W pierwszych miesiącach prezes zauważył, że nowy model pracy wpłynął pozytywnie na efektywność i produktywność zespołu. Kreacje przychodziły na czas, współpraca pomiędzy ekipą autorów a marketingiem układała się pomimo odległości wzorowo, a klienci nie mieli uwag do dostarczanych treści. Jednak po kilku miesiącu Bazyluk zaczął zauważać pewne niepokojące rysy na, wydawałoby się świetnie funkcjonującym, modelu pracy.
Coraz częściej zdarzały się opóźnienia, korespondencja e‑mailowa urywała się w pół wątku, a pracownicy zgłaszali problemy z koncentracją. Nie każdy umiał skupić się, pracując z domu. O ile kreatywność i otwartość były mocną stroną każdego pracownika MAGIC PENA, to samoorganizacja już niekoniecznie.
Bazyluk doskonale wiedział, w czym rzecz. Sam łapał się na tym, że coraz trudniej mu się skoncentrować na pracy. Zamiast zajmować się kolejnymi sprawami, oglądał zwiastuny filmów i przełączał między kartami przeglądarki. Nawet w biurze czasami pozwalał sobie na taką niesubordynację – wszak nikt tego nie widzi, nikt nie słyszy, nikt mu nie powie nad uchem: Weźże się do roboty, człowieku!
Wychodząc z pustego biura, myślał nad rozwiązaniem problemu.
„Przecież nie zabronię im przeglądać Fejsa. To nie pasuje do naszej kultury. Poza tym jak? Pracują zdalnie. To nierealne – myślał, wychodząc z pracy. „Wiem, że nagroda działa lepiej niż kara, przynajmniej u nas” – mówił do siebie, uśmiechając się na wspomnienie ostatniej imprezy firmowej, którą zorganizował, aby uczcić sukces firmy. Firma generalnie była w dobrej kondycji, ale Bazyluk czuł, że coś tu zaczyna się rozjeżdżać. „Jak użyć kija, żeby pracownicy czuli, że dostali marchewkę? – myślał intensywnie. – Silna wolna, jasne. Każdy tylko o niej mówi, a przecież bez dodatkowej zachęty nic się nie uda” – powtarzał sam sobie. Gdy pogrążony w takich myślach wchodził do metra, otrzymał SMS‑a od kolegi, z którym znał się jeszcze z czasów dziennikarskich. Karol Wołek, podobnie jak prezes MAGIC PENA, porzucił zawód dziennikarski kilkanaście lat temu. Teraz z powodzeniem prowadził software house X‑life. Zapraszał go na piwo, a prezesowi MAGIC PENA i tym razem nie starczyło silnej woli, żeby odmówić. Koledzy po piórze spotkali się lubianej mokotowskiej piwiarni Refleks.
Prokrastynacja przy kuflowym
– Karol, wy pracujecie zdalnie czy stacjonarnie? – zagadnął przyjaciela Bazyluk, gdy siedzieli nad kraftowym piwem.
– Mamy model hybrydowy. W sensie, jak chcesz, możesz przyjść do biura, ale większość pracuje z domu. Wiesz, mamy deweloperów z różnych miejsc. Jeden wyprowadził się na Podlasie i ani myśli wracać do stolicy – opowiadał Wołek.
– Nie macie tak, że trzy dni w biurze, dwa dni z domu? Czy jakoś tak?
– Trudno było to skoordynować, bo decyzje należą do liderów zespołów. W biurze mamy „gorące biurka” i nie ma szans, żeby wszyscy się przy nich zmieścili. Poza tym ja nie mam nic przeciwko pracy z domu, dla mnie liczy się wynik, żeby projekty były realizowane – odpowiedział Wołek.
– Dla mnie właśnie też, ale z tym akurat jest problem w ostatnim czasie – dodał ze smutkiem Bazyluk.
– Co ty gadasz? Dlaczego? – spytał Wołek.
– Mam problem z motywacją ludzi. Pojawiły się problemy z efektywnością, skupieniem. Prokrastynacja to modne słowo, które ostatnio stało się u nas wszechobecne – wyjaśnił z lekkim uśmiechem Bazyluk.
– Ha! Wiem, o czym mówisz, ale może mam rozwiązanie! – wtrącił Wołek i zaczął objaśniać: – Dla jednego z klientów przygotowaliśmy prostą aplikację webową FreeWork, bazującą na idei pomodoro.
– Na czym? Na pomidorach? – zaśmiał się Bazyluk.
– Nie słyszałeś o idei pomodoro? To już ci mówię. Technika pomodoro to metoda zarządzania czasem, która może być stosowana do ukończenia dowolnego zadania. Każde zadanie dzielisz na 25‑minutowe bloki. Po każdym z nich robisz chwilę przerwy, na przykład pięć minut. Później znowu. Po czterech blokach robisz dłuższą przerwę. Taką na 20–30 minut. Oczywiście możesz sobie ustawić swoje pomodoro na 20 minut albo pół godziny, przerwę na dwie minuty albo na sześć. To zależy od ciebie. Ważne jest, żebyś w czasie jednego etapu skupiał się wyłącznie na zadaniu – objaśnił Wołek i dodał: – Sama idea nie jest nowa, po pochodzi jeszcze z lat osiemdziesiątych XX wieku, ale my wprowadzamy ją w XXI wiek dzięki pewnemu technologicznemu trikowi. Ideę pomodoro zamknęliśmy we wtyczce do przeglądarki. Możesz ją połączyć z CMS‑em, w którym pracujesz, z tabelą w chmurze, dowolnie. W efekcie czasem pracy można zarządzać w sposób bardziej efektywny i częściowo proces ten zautomatyzować.
– Jak to w praktyce wygląda? – spytał wyraźnie zainteresowany Bazyluk.
– Na przykład tak jak u jednego z naszych klientów – firmy ubezpieczeniowej. Oni też pracują zdalnie i działają w środowisku chmurowym. Mają w chmurze swoje systemy służące do telefonicznej obsługi klienta. Jeśli pracownik, dzwoniąc do klienta, pracuje z aplikacją i nie przełącza się na inne programy (co zupełnie nie jest konieczne), uzupełnia rekordy o klientach i nie buszuje w tym czasie po internetowych stronach, czyli przez 25 minut realizuje swoje pomodoro, to dostaje punkt. Jeśli w ciągu tygodnia uda mu się zrealizować wszystkie wyznaczone pomodoro, to system zlicza punkty i taka osoba dostaje premię. U nich akurat jest tak, z tego co wiem, że jeśli zrobisz 90% pomodoro, to dostajesz 500 zł, jeśli 80% to 250 zł. Jak widzisz, całkiem przyjemny dodatek do pensji – wyjaśnił Wołek.
– I to działa? – zapytał Bazyluk.
– Wiesz, z tego co wiem, lepiej mieć pięć stów w kieszeni, niż nie mieć. Krzysiek Oponka, który jest tam szefem marketingu, opowiedział mi, że trzy czwarte pracowników się w to bawi i większość jakieś premie dostaje.
– Ale skąd on to wie?
– Bo co miesiąc dostaje zestawienie najlepszych. A w osobnym mailu idzie komunikat, komu udało się wygrać.
– Taki element grywalizacji? – Bazyluk był coraz bardziej zaintrygowany.
– Tak, ale najważniejsze jest to, że ludzie chętnie się w to bawią. Wiesz, pieniądze mają znaczenie, ale z drugiej strony, kto nie lubi wygrywać?
Szef MAGIC PENA miał jednak pewne wątpliwości:
– OK, brzmi nieźle, ale czy to się faktycznie przekłada na wyniki?
Karol Wołek upił łyk i wyjaśnił:
– Po trzech miesiącach udało im się znacznie zwiększyć bazę klientów, zaś domknięcie sprzedaży skoczyło aż o 20%. Być może wynika to z lepszego sezonu, ale patrząc rok do roku, poprzednie wyniki nie były takie dobre. Jestem przekonany, że to wpływ aplikacji.
Szef MAGIC PENA dumał przez chwilę i nagle wypalił:
– Nieźle to wykombinowałeś! Hm… w sumie to niegłupi pomysł. Może wypróbowałbym tę aplikację u siebie? – Zainteresował się Bazyluk, ale po chwili dodał: – Tylko powiedz mi, czy ja to mogę połączyć z moim CMS‑em. To w nim tworzymy wszystkie treści, więc tylko tam mam sens instalować pomidora.
– No jasne, że można. Rozumiem, że to aplikacja chmurowa. A wówczas to żaden problem. Tylko przegadaj to z ludźmi. Jeżeli będziecie na „tak”, to możemy pogadać o tej subskrypcji dla was.
– Oczywiście, że chmurowa. Inaczej nie moglibyśmy pracować zdalnie. A ile byście chcieli za to? – W Bazyluku odezwali się poznańscy przodkowie i zaczął się zastanawiać, czy będzie go stać na taki system motywacji.
Szef X‑Life nie zastanawiał się długo:
– Myślę, że trochę byśmy zmodyfikowali wtyczkę specjalnie pod wasze potrzeby, ale sądzę, że byłoby to nie więcej niż 29 zł miesięcznie za użytkownika.
Bazyluk w myślach szybko policzył i pomyślał, że gdyby tak wydajność wzrosła choćby o 10%, to inwestycja w pomodoro mogłaby mieć sens, ale…. Wykorzystując tę chwilę zadumy kolegi, Wołek postanowił działać:
– To ty myśl, a ja lecę po kolejne piwko.
Pomidor, który jest marchewką
Następnego dnia lekko sfatygowany, ale i pełen optymizmu Bazyluk wziął się do pracy. Postanowił zwołać szybkie spotkanie z całą załogą. Każdemu – a firmę MAGIC PEN stanowiło łącznie 20 osób – wysłał zaproszenie na godzinę 11.00. Wiedział, że nikt nie ma umówionych żadnych innych spotkań. Szczęśliwie też nikt nie przebywał na urlopie ani zwolnieniu lekarskim.
Już pięć minut przed wyznaczoną godziną czekał z włączoną kamerą. Powoli dołączali kolejni uczestnicy spotkania. Starsi copywriterzy, szefowa marketingu, dział promocji, młodsi copywriterzy i menedżerowie projektów. Oczywiście nim zebrali się wszyscy, było już sporo po jedenastej.
– Cześć wszystkim. Spotykamy się, ponieważ chcę wam opowiedzieć o narzędziu, które chciałbym przetestować w naszej firmie – oznajmił Bazyluk.
Twarze na ekranie wydawały się wyrażać mieszankę strachu i zainteresowania.
– I o systemie premiowym! – dodał szybko, widząc miny podwładnych. – Jak wiecie, internet jest jak paczka chipsów. Otwierasz i nie możesz przestać. Nie skończysz na jednej chrupce, to znaczy chipsie. Wiem, że wielu z was, także i ja, ma problem z prokrastynacją, to znaczy po ludzku: z odwlekaniem, ociąganiem się, ze skupieniem. Wiem, że gdy jesteście w domu, pochłaniają was sprzymierzeńcy prokrastynacji, których czołowym przedstawicielem jest internet, a dokładniej mówiąc media społecznościowe. Macie przygotować raport, ale zerkacie na Fejsa, macie napisać tekst dla klienta, ale oglądacie śmieszne filmiki z kotami. Ja wiem, to normalne, ale przez to tracimy czas, no i pieniądze – mówił Bazyluk, gdy przerwał mu pierwszy głos. Był nim Krzysztof Chłopek, lider zespołu copywriterów.
– Janek, wiem, że w domu czasem trudniej się skupić, ale chyba nie wracamy do biura? Tym bardziej że uznaliśmy już, że home office to stałe rozwiązanie. – Chłopek był wyraźnie zaniepokojony.
– Nic z tych rzeczy. Wręcz przeciwnie. Chcę, żebyśmy pracowali w wybranej formule. Wynajem biura na nowo to koszty, a te pieniądze wolę przeznaczyć dla was – wyjaśnił Bazyluk.
– No i to jest sensowe – dodała Ewelina Pudlińska, szefowa marketingu.
– Chciałbym wprowadzić w naszej firmie aplikację FreeWork. Jest to prosta wtyczka do przeglądarki oparta na technice pomodoro. Ma ona motywować was do lepszej organizacji pracy. Idea jest prosta. Każde zadanie dzielone jest na 25‑minutowe bloki. Po odhaczeniu jednego zadania pomodoro robimy chwilę przerwy, np. pięć minut. Po czterech blokach przerwa jest dłuższa, 20–30 minut. Ale nie ma zmiłuj, w tym czasie nie można się zajmować niczym innym. Wtyczka będzie dodana do naszego CMS‑a, więc będzie wspierać skupienie się na tworzeniu treści. Oglądanie śmiesznych kotów będzie możliwe albo w przerwie, albo po zakończeniu wszystkich pomodoro na dany dzień. O ile zależeć będzie wam na punktach i… – tu Bazyluk zawiesił głos – na premii. To zależy od was samych. Pomodoro ma pomóc nam skoncentrować się na zadaniach.
– OK, ale ja słyszałem o tej metodzie pomidorowej i mi się wcale nie podoba. Zresztą chyba sam wiesz, że każdy pracuje inaczej. Nie wiem, czy jedno narzędzie wystarczy, by załatwić sprawę – podjął temat Chłopek.
Spora część uczestników spotkania pokiwała potakująco głową, przyjmując argumentację lidera zespołu copywriterów.
– Technika pomodoro generalnie nie sprawdza się w tych zadaniach, które wymagają dużej kreatywności i głębokiej refleksji. A co, jeśli zamiast tworzyć, będziemy się gapić przez pół godziny w ekran, bo nie złapiemy flow? A wena najdzie człowieka dopiero dwie godziny później. – Chłopek miał sporo wątpliwości.
– Krzysiek, ale sam kiedyś przyznałeś, że największym problemem jest to, żeby jednak usiąść na tyłku i pisać, że twarda pupa jest ważniejsza niż natchnienie – powiedziała, wyraźnie się uśmiechając, Pudlińska.
– Tak, ale czasem jest tak, że zanim usiądziesz, to potrzebujesz wziąć prysznic, nie wiem, pójść na spacer albo coś? – dodał Chłopek.
– Wiem, wiem, więc będziemy testować różne warianty. Tak żeby finalnie każdy wybrał dla siebie odpowiedni. Na razie potraktujcie to jak grę. Pracujecie 25 minut w CMS‑ie, potem pięć minut przerwy i kolejny półgodzinny etap i po czterech etapach 30 minut przerwy. Wtedy możecie odpocząć, przeczytać raport albo pójść na spacer, aby złapać jakąś myśl – opowiedział Bazyluk. – Nie chcę wam nic narzucać, ale sami wiecie, że problem jest. Zresztą widzę go nawet u siebie. – Bazyluk nie wahał się przed złożeniem małej samokrytyki.
– W zasadzie, to obydwaj macie rację – stwierdził Jacek Jackowski, starszy copywriter. I dodał: – Czasami na brak muzy pomaga wyznaczony termin. Nawet jeśli to tylko czas ustawiony na kuchennym minutniku.
– Wiem, że pracując w domu, trudno usiąść do pisania i wiem, że to dla was główny problem. Nie chcę włączać żadnego trackera ruchu myszki jak w jakiejś korporacji, wolę motywować. Zobaczymy, jak wyjdzie – podjął znów Bazyluk.
– Nie będziemy wiedzieli, czy to działa, czy nie, póki tego nie przetestujemy. – Włączyła się do dyskusji Katarzyna Lubecka, szefowa działu promocji.
– Tak, proszę, napiszcie swoje propozycje, jak to powinno działać, i jutro do tego wrócimy. Zaproszę na spotkanie jeszcze pana Karola Wołka z firmy X‑life, która dostarczy nam to rozwiązanie – dodał Bazyluk.
Jak pokroić pomidora?
Spotkanie z Karolem Wołkiem przebiegło bez większych emocji. CEO X‑life wyjaśnił wszelkie kwestie techniczne i opowiedział o wykorzystaniu pierwotnej wersji aplikacji w firmie ubezpieczeniowej. Teraz przed Janem Bazylukiem i zespołem pozostała ostatnia kwestia: wysokość premii.
Długa wirtualna debata pozwoliła na osiągnięcie konsensusu. Bazyluk razem z pracownikami opracowali system pracy z techniką pomodoro. Miał on w pierwotnej, uniwersalnej fazie wyglądać tak: 30 minut pracy, pięć minut przerwy, po czterech sesjach pół godziny na dowolną aktywność. Razem daje to 490 minut, czyli 8 godzin i 10 minut pracy, podzielonej na 12 „pomidorowych” sesji, z uwzględnieniem przerw. Wtyczka do przeglądarki miała powiadamiać o rozpoczęciu kolejnej sesji. Pracownik miał minutę, by ją rozpocząć. Jeśli mu się to nie udało, to sesja pomodoro nie była zaliczana.
Ustalono także premię. Komu uda się zrealizować powyżej 90% sesji pomodoro, ten otrzyma 500 zł. 80% zaliczonych sesji oznaczało 200 zł premii. Aplikacja FreeWork sama zliczała udane sesje oraz generowała cotygodniowe i comiesięczne raporty, do których wzgląd mieli mieć wszyscy pracownicy.
Ten model miał obowiązywać przez pierwszy miesiąc. Po nim miał nastąpić etap weryfikacji – aplikacja pozwala bowiem na elastyczną modyfikację sesji. Można je było modelować w zależności od potrzeb danego pracownika. Jedno się nie zmieniało. Sesja ciągłej pracy musiała wynosić minimum 30 minut. Wynikało to z faktu, że dopiero po 15–20 minutach osoba pracująca kreatywnie osiągała właściwy poziom koncentracji – na takie naukowe ustalenia powoływał się, kierując projekt do realizacji, prezes Bazyluk.
Element grywalizacji miał być kluczowy – miał zachęcać nie tylko do testowania metody pomodoro, ale także do weryfikacji własnego modelu pracy w dobie samoorganizacji. Jan Bazyluk wiedział, że jego podwładni, pracując zdalnie, sami muszą wybrać dla siebie najlepszy model pracy i aplikacja może im tylko pomóc.
Pomiodorowy system pracy wprowadzony został na początek na trzy miesiące. Nie było obowiązku korzystania z wtyczki do CMS‑a, ale zdecydowali się na ten krok wszyscy „kreatywni”, łącznie z Bazylukiem, który jednak zrezygnował z premii, uznając, że jako szef po prostu musi świecić przykładem. Pierwsze dwa miesiące wyglądały naprawdę obiecująco. Po tych dwóch miesiącach Bazyluk pomyślał, że nawet gdyby co miesiąc musiał wypłacać po kilka tysięcy premii, to raczej będzie to opłacalny interes, zważywszy na to, jak bardzo wzrosła wydajność pracowników. I to, że nie traktują wtyczki jako narzędzia do poganiania, a dobrą okazję do zarobienia dodatkowych pieniędzy. Rodzaj nagrody za pilność. I przepędzenie demona prokrastynacji.
DYLEMAT: Czy wdrożenie aplikacji, która pomaga zarządzać czasem, może faktycznie wpłynąć na wzrost produktywności pracow- ników? Jakie są zagrożenia arbitralnego wdra- żania takich metod zarządzania w zespołach pracujących kreatywnie?
KOMENTARZ 1. Zespół to ludzie, a nie słupki w Excelu
MATEUSZ JONKOWSKI. Copywriter, kierownik ds. kluczowych klientów i marketingu w firmie Tommy Cafe
Nikt nie lubi przymusu. Żadna nowa zasada czy reguła nie zostanie przyjęta, jeśli luzie nie uznają jej za słuszną i sensowną. W innym przypadku odmówią jej stosowania, na- wet jeśli zrobią to nie wprost, a po prostu sabotując. Pamiętajmy, że grupę tworzą ludzie, a nie cyfry czy słupki w Excelu. Punktem wyjścia dla zasadności wprowadzania aplikacji pomagającej regulować produktywność zespołu jest przedstawienie przyszłym użytkownikom powodów takiego działania. Jeśli pracodawca ich nie poda, kreatywne umysły uciekną do innej firmy lub postanowią spróbować sił jako wolni strzelcy.
Nie łudźmy się, że uda się rzeczywiście zwiększyć efektywność zespołu, jeśli jedynym celem pracodawcy będzie wyciśnięcie z pracowników ostatnich soków. Twórcy bez motywacji będą „jechać na oparach”, a co za tym idzie – dostarczać treści wątpliwej jakości. Ale jeśli wdrożenie nowego pomysłu, choćby takiego jak opisywany w artykule, zostanie odpowiednio umotywowane, cała operacja ma szansę się udać. Zgadzam się z jedną z postaci cytowanych w tekście, że podejście zakładające, że praca kreatywna wymaga natchnienia, można z powodzeniem włożyć między bajki. To po prostu mit. Tu – jak w każdej innej pracy – liczy się wynik.
Dlatego wyzwaniowe podejście do pracy kreatywnej może pomóc tym, którzy się blokują, osobom, które mają problemy z samoorganizacją, albo takim, które są najzwyczajniej w świecie leniwe. Aplikacja FreeWork może więc być realnym wsparciem dla pracowników firmy MAGIC PEN. Dużą zaletą rozwiązania jest to, że korzystanie z programu powiązane jest z systemem premio- wym. Wprowadzenie elementu grywalizacji na pewno może zmotywować pracowników, a także zintegrować ich. Osoby pracujące w domu nie mają poczucia wspólnoty, ale biorąc udział we wspólnym przedsięwzięciu, mogą poczuć się zespołem.
Bardzo dobrze, że prezes Bazyluk nie narzucił rozwiązania pracownikom, ale zaproponował dyskusję i zaprosił ich do dzielenia się pomysłami. Dzięki temu członkowie zespołu nie muszą mieć poczucia, że ktoś za ich plecami próbuje wdrożyć narzędzie do inwigilacji. Transparentność, otwarta komunikacja, włączenie całego zespołu w proces wdrożenia aplikacji oraz związanego z nią systemu premiowego to na pewno duży plus całego przedsięwzięcia, choć trzeba zaznaczyć, że było to możliwe głównie dlatego, że MAGIC PEN jest firmą niewielką. Podobne działania w firmie liczącej kilkudziesięciu czy kilkuset pracowników nie byłyby możliwe.
KOMENTARZ 2. IGOR KAŁUŻA, Head of Marketing w Advox Ramy czasowe sprzyjają koncentracji
IGOR KAŁUŻA, Head of Marketing w Advox
Zarządzanie czasem to kluczowy aspekt pro- wadzenia działalności, która co do zasady ma być dochodowa. Prokrastynacja, która dotyka wiele osób, szczególnie tych pracujących zdalnie, nie sprzyja osiąganiu odpowiednich rezultatów w określonym terminie. Oczywiście, skupianie się jedynie na tym, by zadanie wykonać w określonym czasie, to nie wszystko.
Kluczowa jest efektywność, a nie można produktywności sprowadzić do „odbębnienia” konkretnej liczby godzin i „odfajkowania” zadań, tak aby wszystko zgadzało się w systemie. Takie podejście jest jednym z zagrożeń, które może pojawić się przy arbitralnym wdrażaniu aplikacji zarządzającej czasem w zespołach kreatywnych. Kreatywne pomysły często trudno ująć w sztywne ramy, także czasowe. Przy jednym z zadań dobra koncepcja potrafi powstać praktycznie na samym początku procesu, przy innym natomiast wielogodzinna burza mózgów może nie przynieść zamierzonego efektu. Dlatego ważny jest złoty środek, który po wdrożeniu aplikacji pomagających zarządzać czasem pozwoli zminimalizować presję wynikającą ze zbliżającego się końca terminu.
Napięte terminy na krótką metę mogą w jakiś sposób działać motywująco, ale w dłuższej perspektywie taki ciągły stres może spowodować nie tylko gorszy rezultat końcowy (wynikający głównie z chęci zakończenia projektu), ale i wypalenie pracowników. Bywa tak, że arbitralne wdrożenie metod zarządzania czasem wymuszane jest przez charakterystykę danej branży. Tak jest np. w IT, gdzie porównanie szacunkowego i rzeczywistego czasu realizacji zadania jest wyznacznikiem efektywności pracy. W przypadku podejścia typu pomodoro mamy zdecydowanie większą motywację do utrzymania skupienia w danej sesji, a co za tym idzie – większą szansę na uzyskanie rezultatu w krótszym czasie.
Warto jednak pamiętać, że szczególnie w zespołach zarządzanych zwinnie adaptacja różnych metod nie musi oznaczać, że jesteśmy skazani wyłącznie na nie i trzeba się ich sztywno trzymać. Dopasowanie metod zarządzania do charakterystyki branży, firmy czy zespołu wydaje się istotną kwestią, która jednocześnie pozwoli na zwiększenie efektywności bez zdecydowanego oporu przed zmianą wśród pracowników.
