Jak sztuczna inteligencja zmieni proces rekrutacji

Firmy rekrutacyjne mają wysoko postawioną poprzeczkę. Muszą rozwijać się i wdrażać inteligentne rozwiązania i jednocześnie zaspokajać potrzeby pracodawców oraz pracowników. Nie tylko działy personalne, ale też cała branża HR powinna zmieniać się wraz z otoczeniem, w którym funkcjonuje.

Partenerem materiału jest Grupa Progres.

Wiele małych firm zajmujących się zarządzaniem zasobami ludzkimi straciło rentowność, bo nie potrafiło dostosować się do nowych warunków. Ich los mogą podzielić podmioty, które nie rozumieją, że bezpowrotnie minęły czasy, gdy dział personalny wykonywał jedynie plan minimum. Obecnie rekruterzy muszą działać kompleksowo i zarządzać pracownikiem na wszystkich etapach jego styczności z firmą: od rekrutacji, poprzez wdrożenie, rozwój kariery w organizacji, aż po wywiad końcowy. Bez optymalizacji nie uda im się sprostać tym wyzwaniom na odpowiednim poziomie.

Skuteczność tradycyjnych działań rekruterów zmalała z powodu wielu wyzwań, w tym: trudności w pozyskiwaniu kadry, bierności wyspecjalizowanych kandydatów, niedostosowania kwalifikacji, a także kompetencji, do faktycznych oczekiwań rynku czy skracający się „cykl życia” pracownika w danej firmie. Aby wywiązywać się ze swoich obowiązków i utrzymać konkurencyjność na rynku, coraz więcej firm sięga po rozwiązania technologiczne tworzone z myślą o HR. To jeden z wiodących trendów, który ułatwia pozyskiwanie tak ważnych dla sukcesu współczesnych firm talentów.

Znajomość potrzeb to podstawa

Dotychczasowe systemy informatyczne nie spełniały stawianych wobec nich oczekiwań, ponieważ nie umożliwiały interpretacji danych. To sprawiało, że samo wyselekcjonowanie odpowiednich kandydatów pochłaniało około 30% czasu pracy rekrutera. Obecnie jest dostępnych wiele rozwiązań wykorzystujących uczenie maszynowe, które stanowi podstawę wszelkich systemów sztucznej inteligencji stosowanych w różnorodnych obszarach HR. Powstają już algorytmy analizujące tysiące życiorysów i krok po kroku uczące się interpretacji poszczególnych elementów CV. W jaki sposób ułatwiają pracę działów rekrutacji?

Przede wszystkim dokumenty kandydatów gromadzone przez HR‑owców przestają być tylko zbiorami słów, z których informacje pozyskuje jedynie człowiek przeprowadzający ich analizę. Sztuczna inteligencja może zrobić to sama, a w efekcie stworzyć uporządkowany zbiór danych. Jego przeszukanie i wyselekcjonowanie grupy posiadającej określone kompetencje lub doświadczenie zawodowe będzie trwało najwyżej kilka sekund, i to bez względu na liczbę życiorysów w bazie. Jeśli na przykład poszukujemy osób posiadających co najmniej pięcioletnie doświadczenie w zarządzaniu projektami i jednocześnie minimum trzyletnie doświadczenie na stanowisku kierowniczym związanym z zarządzaniem projektami, algorytm odnajdzie je dla nas sam. Uda mu się to, ponieważ rozumie treść życiorysu, odróżnia fragmenty tekstu oznaczające nazwę czy opis stanowiska, ale też daty rozpoczęcia i zakończenia pracy. Dzięki temu przeglądanie aplikacji nie zajmuje rekruterowi kilku godzin dziennie, lecz zaledwie kilka minut. Zaoszczędzony czas może poświęcić na prowadzenie rekrutacji.

Od wyboru po wdrożenie

Na polskim rynku jest tylko kilka sensowych, cieszących się uznaniem praktycznych rozwiązań wspierających pracę działu HR. Aby wybrać najlepszy, należy sprawdzić, w jakim stopniu dany system odpowiada na potrzeby agencji rekrutacyjnej. Wiedząc, jak dynamicznie zmieniają się warunki na rynku pracy, wdrożyliśmy program, który umożliwia modyfikacje i dodawanie kolejnych funkcji, gdy zaistnieje taka potrzeba. Dzięki temu możemy na przykład w czasie rzeczywistym analizować zbiór danych o kandydatach i zestawiać go z ofertami klientów. W efekcie już w kilka minut jesteśmy w stanie zarekomendować osoby, które spełniają oczekiwania pracodawców w przynajmniej 80%. Co więcej, takich potencjalnych pracowników możemy polecić również firmie, która jeszcze się do nas nie zgłosiła. Wszystko dzięki funkcji analizy ogłoszeń publikowanych w internecie i alertach informujących nas o potrzebach kadrowych. Nasz system pozwala nam trzymać rękę na pulsie i błyskawicznie reagować na zapotrzebowanie rynkowe.

Skala działalności Grupy Progres wpłynęła na to, ile czasu zajęło nam wdrożenie nowych rozwiązań. Cały projekt zrealizowaliśmy w ciągu trzech kwartałów. W tym czasie zdiagnozowaliśmy nasze potrzeby, przeanalizowaliśmy dostępne rozwiązania chmurowe, dokonaliśmy wyboru konkretnej oferty i zaadaptowaliśmy system do specyfiki naszej organizacji. Czas wdrożenia jest uzależniony od uwarunkowań organizacji i może wynosić od trzech miesięcy do roku. Wprowadzeniu systemu towarzyszą przeszkody, w których pokonaniu może pomóc na przykład umiejętna integracja danych i płynne przeniesienie ich do nowego systemu w taki sposób, by nie zachwiać bieżącą pracą zespołu. Największym wyzwaniem są jednak ludzie, ponieważ zmiany rodzą wiele pytań i wątpliwości. Wdrożenie nowych narzędzi to tak naprawdę dopiero początek, ponieważ konieczne jest również wdrożenie pracowników. Należy przeprowadzić szereg szkoleń, prezentacji, spotkań. Nauczyć zespół wszystkich funkcji, pokazać, jak działają nie tylko w teorii, ale przede wszystkim w praktyce. Kolejnym krokiem jest zmiana sposobu pracy oraz wykorzystywanie nowej wiedzy i informacji, jakich dostarcza program. Nam udało się m.in. zautomatyzować kilka procesów i zweryfikować, które kanały faktycznie sprawdzają się w procesie rekrutacji i z jakich źródeł aplikuje najwięcej kandydatów.

Inteligentne systemy w służbie HR

Wyszukiwanie i ocenianie kandydatów przy użyciu algorytmów jest dla wielu osób niepokojące. Należy jednak pamiętać, że takie zaawansowane rozwiązania technologiczne nie zastępują procesu rekrutacyjnego i nie tyle zagrażają pracy rekruterów, co ją ułatwiają. Na razie sztuczna inteligencja wspiera nas w wyszukiwaniu danych i ewentualnym dopasowaniu jednego zbioru danych do drugiego zbioru. System nie jest i prawdopodobnie jeszcze długo nie będzie zdolny do wykonania czynności kluczowych z punktu widzenia procesu rekrutacyjnego, tj. weryfikacji wiarygodności informacji zawartych w dokumentach aplikacyjnych kandydatów, badania kompetencji i motywacji kandydata, oceny umiejętności interpersonalnych czy negocjacji warunków współpracy.

W Grupie Progres dążymy do tego, by w przyszłości system wspierał nasz zespół w opiece nad kandydatem na każdym etapie jego kariery. W pierwszej kolejności oprogramowanie pozwoli zadbać o doświadczenia osoby ubiegającej się o pracę, a także o wdrożenie nowych pracowników. Następnie system ułatwi komunikację z zespołem, umożliwiając składanie wniosków urlopowych, zgłaszanie nieobecności, zapoznanie się z regulaminami i zasadami obowiązującymi w firmie, tak by pracownicy mogli załatwiać wszystkie codziennie sprawy online. Ponadto system pomoże zadbać o ich rozwój na przykład poprzez moduł planujący szkolenia, udzieli informacji zwrotnej. Pozwoli też menedżerom wymieniać się informacjami dotyczącymi realizacji bieżących zadań oraz postępów podwładnych, a nawet pomoże przeprowadzić rozmowę z osobą, która odchodzi z pracy.

Optymalizacja procesów rekrutacji pozwoli wypełnić obowiązki również wobec odrzuconych kandydatów. Obecnie natłok zadań sprawia, że pracownik działu HR skupia się na osobach przechodzących do kolejnych etapów. Natomiast mniejszą uwagę kieruje w stronę aplikujących, którzy zostali odrzuceni. Wdrożenie nowoczesnego systemu pozwala na stałą komunikację z każdym uczestnikiem procesu rekrutacji i informowanie osób zainteresowanych o jego przebiegu. Ponadto umożliwia pozostanie w stałym kontakcie z kandydatami i informowanie ich o nowych ofertach, szkoleniach czy wydarzeniach branżowych. Obecnie nie ma takiej możliwości, jeśli rekrutacje są prowadzone na szeroką skalę, natomiast w przyszłości tę pracę będzie wykonywał system. W efekcie proces rekrutacji każdorazowo zostanie przeprowadzony profesjonalnie, a firma rekrutująca pracowników zbuduje pozytywne skojarzenia ze swoją marką.