Firmy masowo kierują swoich pracowników do pracy zdalnej. Chcąc nie chcąc, wielu z nich musi odnaleźć się w nowej rzeczywistości. Oto kilka porad, które pomogą ci skutecznie wykonywać obowiązki zawodowe z domu.
Spójrzmy prawdzie w oczy: zdalna realizacja zadań przestała być przyszłością pracy, a stała się jej teraźniejszością. Rozwój technologii i megatrend cyfrowej transformacji biznesu sprawił, że wiele firm już od dłuższego czasu eksperymentowało z pracą wirtualną. Ale w dobie pandemii koronawirusa zmieniła się skala wykorzystania tej formuły wykonywania obowiązków. Mówiąc wprost, praca zdalna stała się powszechna, a wiele osób utknęło w swoich domach z listą rzeczy do zrobienia. W takich okolicznościach brakuje czasu na poszukiwania indywidualnej formuły wydajności pracy poza biurem, dlatego warto skorzystać ze sprawdzonych wskazówek. Tak by bez problemu uporać się z zadaniami, odnajdując zdrowy balans między pracą a życiem osobistym. Jak zadbać o swoją efektywność?
Unikaj powszechnych pułapek
Zacznij od uświadomienia sobie pułapek, w które często wpadają pracownicy zdalni. Pozwoli ci to lepiej się na nie przygotować, a w razie ich wystąpienia – w porę na nie zareagować. Niech cię nie zmyli stereotyp dotyczący pracowników zdalnych, którzy zamiast pracować, leżą w dresie na sofie i oglądają seriale. Okazuje się, że pracując zdalnie, bardzo łatwo wpaść w pułapkę przepracowania. Jak wynika z raportu Owl Labs 2019 State of Remote Work (przeprowadzonego wśród Amerykanów), pracownicy zdalni pracują zwykle dłużej niż ich koledzy przebywający w biurach. Ponadto ludziom pracującym zdalnie we znaki daje się poczucie osamotnienia. Wielu też przyznaje, że dopada ich syndrom oszusta, czyli lęk przed byciem uznanym za niekompetentnego, co może przekładać się na obniżenie poczucia własnej wartości i sprzyjać wypaleniu zawodowemu. Brzmi niezbyt zachęcająco? Praca zdalna ma też wiele uroków, które z pewnością odkryjesz, stosując kolejne porady.
Stwórz efektywny wirtualny zespół »
Zaplanuj dzień
Na początek warto wziąć sobie do serca słowa Henry’ego Forda, który twierdził, że tajemnica sukcesu tkwi w odpowiednim przygotowaniu. Przygotuj się i ty, planując dzień wcześniej swoją pracę zdalną. W planach uwzględnij przemyślenie takich kwestii, jak ubiór, przerwa na kawę czy obiad, a także zaopatrzenie w potrzebne przekąski. Niech nie kusi cię praca w dresie czy piżamie, bo choć pozornie rozwiązanie to jest wygodne, może też być bardzo ryzykowne. W takim stroju łatwiej stracić kontrolę nad rozdzieleniem czasu pracy od czasu wolnego. Poza tym przełożony może cię zaskoczyć zaproszeniem na niespodziewane spotkanie online, dlatego lepiej byś zawsze był na to gotowy.
O tym, że warto ubrać się formalnie, mówią również psycholodzy. W 2015 roku w magazynie Social Psychological and Personality Science opublikowano wnioski badawcze, z których wynika, że to, w co się ubieramy, wpływa na to, jak myślimy. Badacze sprawdzili, jak grupa osób radziła sobie z testami poznawczymi, gdy jej członkowie byli ubrani formalniej, biurowo oraz luźniej, domowo. Okazało się, że wbrew pozorom to formalny ubiór wzmagał myślenie abstrakcyjne, które służy zarówno kreatywności, jak i strategicznemu podejściu do wyznaczania celów.
Ustal harmonogram
Przystępując do pracy zdalnej, warto sporządzić listę zadań do wykonania, ale też wyznaczyć sobie określone ramy czasowe samej pracy, np. od 8:00 do 16:00 lub – bardziej elastycznie – od 8:00 do 10:00 z dwugodzinną przerwą na opieką nad dzieckiem, a potem od 12:00 do 18:00. Korzystaj z uroków elastyczności w granicach rozsądku i firmowych zasad. Zadbaj o transparentność swojego planu dnia, informując zespół o swojej dostępności. Możesz to zrobić, korzystając z funkcji opisów na komunikatorze lub w inny dostępny sposób. Wszelkie zmiany w grafiku dnia w miarę możliwości konsultuj z przełożonym, tak by nie nadużyć jego zaufania.
Wyznaczaj sobie ambitne terminy na realizację poszczególnych zadań i nie zapominaj o regularnych przerwach na regenerację. Możesz na przykład wykorzystać metodę Tony’ego Schwartza, założyciela i prezesa firmy Energy Project specjalizującej się w wykorzystywaniu odkryć naukowych do poprawy zaangażowania, koncentracji, wydajności i wyników. Proponuje on realizację zadań w 90‑minutowych okienkach pracy, po których następuje 15‑minutowa przerwa.
Stwórz idealną przestrzeń do pracy
Kiedy pracujesz zdalnie na pełnym etacie, ważne jest, abyś wyznaczył przestrzeń roboczą i dostosował ją do swoich preferencji. Przy czym lepiej, by nie były to blat kuchenny czy kanapa w salonie. Rozsądnie będzie wydzielić specjalnie do pracy kąt z biurkiem, a najlepiej pokój z zamykanymi drzwiami. W takich warunkach zdecydowanie łatwiej będzie ci się przełączać w tryb pracy i skupiać na obowiązkach zawodowych. Stwórz swoje wymarzone miejsce pracy, takie, które w pełni sprosta twoim wymaganiom. Masz w tym przypadku dowolność i nie ogranicza cię aranżacja biura. Jeśli odnajdujesz się w ascetycznej przestrzeni, zorganizuj sobie taką. Jeśli wolisz twórczy bałagan, nie krępuj się, w końcu nikt nie patrzy. Pamiętaj jedynie o drobnej, ale ważnej sugestii – zadbaj o dostęp do naturalnego światła, które pobudzi cię do pracy i zwiększy jej efektywność.
Skompletuj zestaw cyfrowych narzędzi
Niezależnie od tego, czy twoja firma testowała wcześniej model pracy zdalnej, czy jeszcze wypracowuje jej własną formułę, pewne jest, że już korzystacie z wybranych narzędzi cyfrowych. Upewnij się, że masz na swoim komputerze wszystkie potrzebne programy zarówno do komunikacji w zespole (jak np. Slack, Skype, Workplace), zarządzania projektami (jak np. Trello, Active Collab, Jira), udostępniania dokumentów (np. Google Documents), jak i przeprowadzania spotkań wideo (np. Zoom, Skype, Avaya Spaces, Cisco Webex). Bądź wirtualnie tam, gdzie wirtualnie przebywa twój zespół.
Zadbaj o to, by zainstalować potrzebne narzędzia wybrane przez firmę z zachowaniem środków bezpieczeństwa i zgodnie z wewnętrznymi zasadami sformułowanymi przez dział IT. Poproś o dostępy do dysków i platform potrzebnych ci do wykonywania obowiązków. Dobrze, byś poza tym dysponował smartfonem z odpowiednimi aplikacjami. Upewnij się także, że masz właściwy zasilacz i ładowarkę do firmowego sprzętu. Zadbanie o zaplecze narzędziowe i sprzętowe pozwoli ci skupić się na zadaniach, a nie tracić czas na rozwiązywanie problemów technicznych. Wbrew pozorom takie sytuacje mogą skutecznie zaprzepaścić twoją efektywność.
Wyznacz ciche godziny
Jak pisze Tony Schwartz w swojej książce „Taka praca nie ma sensu” gdy ludzie dookoła stukają w klawiaturę, szeleszczą papierami i rozmawiają ze sobą i przez telefony, głębokie skupienie przychodzi znacznie trudniej. Skorzystaj zatem z chwil odosobnienia, które gwarantuje ci praca zdalna, i regularnie wyznaczaj w kalendarzu przedziały czasowe, a nawet całe dni na pracę na pełnych obrotach. Dzięki temu będziesz miał możliwość przemyśleć skomplikowane i złożone problemy bez ulegania bodźcom rozpraszającym. Dodatkowo regularnie blokuj czas na zajęcie się aktualnymi priorytetami, np. w ramach 90‑minutowego okienka pracy. W tym czasie bezwzględnie realizuj wyznaczone cele, odsuwając od siebie wszystko, co może ci przeszkadzać. Takie podejście zagwarantuje ci poczucie sprawczości, które pozytywnie wpływa na poczucie własnej wartości.
Po godzinach pracy – obejrzyj coś na Netfliksie
To nie żart! Oglądanie seriali czy ulubionych programów może pozytywnie wpłynąć na twoją kondycję psychiczną, jeśli pracujesz w odosobnieniu. Wiele osób wykonujących obowiązki zdalnie narzeka na brak kontaktu z ludźmi i niemożność przebywania w grupie. Aby zapobiec takim odczuciom, staraj się być w stałym kontakcie z zespołem, pielęgnuj grupowe więzi na wspólnym czacie, a także kontaktuj się indywidualnie z wybranymi osobami. Jeśli to jednak nie niweluje twojego poczucia osamotnienia, sięgnij po pilot do telewizora lub myszkę do uruchomienia serwisu filmowego online. Dowiedziono, że oglądając programy lub seriale, w których są eksponowane relacje międzyludzkie, można ograniczyć poczucie alienacji. Badacze nazywają to zjawisko social surrogacy, wykazując, że śledzenie losów bohaterów produkcji telewizyjnych może wywoływać u widza poczucie przynależności, przeciwdziałać niskiej samoocenie i poprawiać nastrój.
Doceniaj uroki pracy zdalnej
Pamiętaj, że w przypadku pracy zdalnej jesteś sam sobie sterem, żeglarzem i okrętem. Choć musisz się dostosować do odgórnie narzuconych firmowych zasad, tak naprawdę to ty rządzisz swoją przestrzenią, ustalasz harmonogram i na własną rękę optymalizujesz metody działania. Pracując zdalnie, możesz mieć większe poczucie wpływu na to, co robisz, niż kiedy pracujesz w biurze. Z biegiem czasu, jak większość osób pracujących w ten sposób, dostrzeżesz inne plusy, w tym wzrost efektywności, ograniczenie narażenia na czynniki stresogenne, a także oszczędność czasu i pieniędzy na dojazdach do pracy. W obecnej sytuacji epidemicznej praca zdalna pozwala ci chronić swoje zdrowie poprzez ograniczenie bezpośrednich kontaktów z ludźmi oraz częstotliwość przemieszczania się środkami komunikacji miejskiej. W takim przypadku aż trudno jej nie docenić. Owocnej pracy zdalnej!
