Streszczenie: Efektywna kontrola komunikacji wewnętrznej wymaga odpowiedniego balansu – zbyt mała prowadzi do chaosu, zbyt duża do spadku zaangażowania i zaufania. Kontrola powinna być dostosowana do sytuacji, typu organizacji i fazy jej rozwoju. Najczęściej stosowane formy to: kontrola przed, w trakcie i po przekazaniu informacji. Przed komunikacją warto zadbać o zgodność przekazu z celami i strategią firmy. W trakcie należy monitorować sposób odbioru, ton i reakcje pracowników. Po komunikacie analizuje się skuteczność i wyciąga wnioski na przyszłość. Kluczowe jest, aby kontrola nie zamieniła się w cenzurę – istotne jest zaufanie i otwartość. Pomocne są narzędzia analityczne, badania opinii i feedback od zespołu, ale także umiejętności menedżerów w zakresie oceny sytuacji i kontekstu.
Chyba nikt nie lubi kontroli. Niemal w każdym przypadku źle się ona nam kojarzy. A jednak jeśli chodzi o komunikację wewnątrz organizacji, odrobina koordynacji przynosi dobre efekty.
Monika Sońta w tekście Płyniesz czy odpływasz? porównała komunikację w firmie do rzeki, która niesie ze sobą różne nurty informacji. Można pozwolić informacjom na swobodny przepływ lub koordynować ich obieg w firmie. Kontrolowanie przepływu informacji firmowych przez zespół komunikacji wewnętrznej ma swoje zalety. Jakie? Przeczytajcie.
Regulacja
Podstawowym zadaniem osób zajmujących się komunikacją w organizacji jest koordynacja informacji przekazywanych wszystkim pracownikom, a także ich wydzielonym, istotnym grupom, np. kadrze kierowniczej. Najczęściej są to wiadomości związane ze strategią firmy, dużymi zmianami oraz najważniejszymi działaniami i projektami. Ścisła kontrola nad takimi informacjami – ich formą i zawartością, wynika z dużej skali oddziaływania na pracowników. Informacje trafiają do całej załogi i dlatego podlegają kilkustopniowej akceptacji. Dodatkowo możliwość masowej dystrybucji informacji do całej załogi jest ograniczona najczęściej do kierownictwa firmy oraz zespołu komunikacji.
Zespoły komunikacji wewnętrznej w firmach nie zajmują się nieformalnym obiegiem informacji ze względu na potrzebne zasoby, ale przede wszystkim z uwagi na fundamentalne założenia tej roli w firmie. Do najważniejszych zadań komunikacji wewnętrznej należy bowiem wspieranie otwartej komunikacji w organizacji, a nie jej blokowanie. Jej rolą jest zachęcanie pracowników do wyrażania opinii i tworzenie przestrzeni do dialogu. Czasem, kiedy nieformalna komunikacja utrudnia pracę, np. plotki przeszkadzają w codziennych działaniach, zadaniem obszaru komunikacji wewnętrznej jest dostarczenie pracownikom wiarygodnych informacji oraz stworzenie przestrzeni do wyjaśnienia wątpliwości np. podczas spotkania firmowego.
Funkcje kontrolne
Selekcja informacji. Dzięki selekcji informacji, np. tych rozsyłanych poprzez firmowy e‑mail do całej załogi, zmniejsza się obciążenie pracowników niepotrzebnymi wiadomościami. W przypadku faktów o dużym znaczeniu dla firmy natomiast ich intensywne komunikowanie w kanałach wewnętrznych oraz nadreprezentacja pośród innych informacji przykuwają uwagę odbiorców i sprawiają, że są postrzegane jako istotne. W ten sposób najczęściej komunikowane są organizacyjne priorytety i działania strategiczne.
Narzędzia i kanały. Kierowanie poszczególnych informacji do właściwych kanałów komunikacji i zarządzanie narzędziami komunikacji ułatwia przepływ informacji w firmie. Dzięki koordynacji tego procesu przez zespoły komunikacji wewnętrznej pracownicy wiedzą, gdzie poszukiwać potrzebnych im informacji. Firmowe newslettery, portale intranetowe oraz inne wydawnictwa porządkują świat informacji w organizacji.
Spójność przekazów. Informacje o firmie przekazywane pracownikom tworzą określony obraz organizacji, pomagając interpretować jej działania w szerszym kontekście. Komunikacja wewnętrzna odpowiada za spójność przekazywanych pracownikom komunikatów ze strategią firmy oraz pokazuje, w jaki sposób cele firmowe są realizowane.
Wsparcie komunikacyjne. Również pracownicy innych działów, którzy w ramach swoich obowiązków muszą przekazać informacje do całej załogi, korzystają z pośrednictwa komunikacji wewnętrznej. Mają do dyspozycji kanały i narzędzia komunikacji, jak również pomoc w przygotowaniu samego komunikatu. Ewentualne wątpliwości oraz luki identyfikowane są właśnie najczęściej na etapie przygotowywania treści informacji.
Koordynacja komunikacji w organizacji ma wiele zalet. Prowadzona w ramach zespołów komunikacji wewnętrznej pomaga w uporządkowaniu informacji i dostarczeniu kluczowych wiadomości do właściwych odbiorców, ułatwiając codzienną pracę, czego sobie i wszystkim Czytelnikom Harvard Business Review Polska życzę.
