Streszczenie: Blisko połowa projektów informatycznych nie udaje się zrealizować zgodnie z założeniami. Do głównych przyczyn tego stanu rzeczy należy niewłaściwa organizacja pracy, nieprecyzyjne cele i brak odpowiedniego nadzoru nad projektami. Ważnym aspektem jest także niedostateczna komunikacja w zespole projektowym, co prowadzi do błędnych decyzji oraz opóźnień. Ponadto, zmiany w trakcie realizacji projektów oraz brak zaangażowania kluczowych interesariuszy mogą wpływać na finalny wynik. W przypadku IT kluczowym czynnikiem jest także szybkość adaptacji do nowych technologii oraz zmieniających się wymagań rynkowych. Istnieje konieczność bardziej efektywnego planowania i zarządzania zasobami, aby zminimalizować ryzyko niepowodzenia.
Grzegorz Nestorowicz, prezes i założyciel firmy, wykazał się wybitną intuicją biznesową, skutecznie rozwijając swoją firmę.
Umiejętne zarządzanie setkami pracowników i podwykonawców za pomocą procedur operacyjnych przy braku aktualnych informacji wynikających z nieefektywnego procesu raportowania budzi duży szacunek. Firma Nesped zbudowała centra logistyczne i hub przeładunkowy na miarę XXI wieku, podczas gdy systemy zarządcze tkwią w latach dziewięćdziesiątych ubiegłego stulecia.
To jest komentarz eksperta. Przeczytaj tekst główny:
Zaufać intuicji czy technologii
,
Sławomir Lewandowski PL
Nasi eksperci odpowiadają na pytanie, czy średniej wielkości firmie opłaca się inwestować w nowe technologie.
Na odwrócenie trendu wzrostowego i kłopoty finansowe wpłynęły przede wszystkim dwa zjawiska: globalizacja i cyfryzacja. Dzięki pierwszemu przybyło groźnej konkurencji, drugie zmieniło zwyczaje i potrzeby klientów. Funkcjonujące stwierdzenie, że „pizza jest w twoim domu szybciej niż policja”, ilustruje sytuację, w jakiej muszą konkurować firmy spedycyjne i transportowe. Tymczasem Nesped pozbawiony aktualnej informacji o stanie przedsiębiorstwa, a jednocześnie zmuszony do szybkiego i elastycznego działania, zaczął popełniać błędy generujące straty. Z drugiej strony powołana została komórka rozwoju i wdrożeń, kierowana przez świeżo upieczonego absolwenta informatyki.
Rekomendacjom dyrektora Michalskiego nie sposób odmówić trafności. Automatyzacja systemów raportowych, śledzenie przesyłek w czasie rzeczywistym, korzystanie z chmur obliczeniowych – takie rozwiązania już funkcjonują. Pytanie, czy firma Nesped jest na nie gotowa. Musi wykonać skok technologiczny, na który większość załogi nie jest przygotowana – ani mentalnie, ani organizacyjnie. Trzeba zintegrować w jeden system 150 podwykonawców, podczas gdy główny animator zmiany, dyrektor Michalski, nie ma żadnego praktycznego doświadczenia.
Z badań prowadzonych przez organizacje skupiające profesjonalnych menedżerów projektu wynika, iż około połowy projektów informatycznych nie udaje się zrealizować z powodu istotnego przekroczenia budżetu lub harmonogramu oraz niedostarczenia istotnych funkcji. Doświadczone, zinformatyzowane organizacje regularnie przekraczają o 12‑15% zaplanowane budżety pomimo wielostopniowych zabezpieczeń i metodycznego podejścia do zarządzania ryzykiem projektowym. Dlatego zrealizowanie w jednym kroku pełnej wizji dyrektora Michalskiego z dużym prawdopodobieństwem przerośnie możliwości firmy.
Około połowy projektów informatycznych nie udaje się zrealizować z powodu istotnego przekroczenia budżetu lub harmonogramu oraz niedostarczenia istotnych funkcji.
Realistyczny scenariusz powinien zakładać podejście ewolucyjne, a nie rewolucyjne. Aby uzyskać istotną poprawę efektywności operacyjnej w pierwszym kroku, Nesped powinien zadbać o możliwość podejmowania szybkich i skutecznych decyzji na podstawie aktualnych i wiarygodnych informacji. Zapewnić to może nowoczesny system raportowy o standardzie generowania informacji w trybie zbliżonym do czasu rzeczywistego (near real‑time). To wersja w dużym stopniu zautomatyzowana, ale uwzględniająca czynnik ludzki: kierowcy i spedytorzy na bieżąco wprowadzają dane dotyczące wykonanych czynności do swoich terminali, na przykład smartfonów lub tabletów, a raporty w centrali są aktualizowane co kilka lub kilkadziesiąt minut. Odbiorcy raportów muszą mieć czas na przeanalizowanie sytuacji i podjęcie decyzji.
Nowoczesne systemy analityczno‑raportowe nie przypominają w niczym tych, które pamięta prezes Nestorowicz – intuicyjne interfejsy graficzne, samoobsługa, możliwość samodzielnego definiowania i modyfikowania raportów przez użytkowników końcowych i dostosowywanie zakresu do własnych potrzeb, funkcja drill‑down. Niektóre umożliwiają nawet symulacje: „Co się wydarzy, jeśli podejmę taką decyzję, a co – jeśli jednak zdecyduję inaczej?”. Zgodnie z diagnozą dyrektora Michalskiego, systemy takie nie są drogie, mogą działać lokalnie lub w chmurze, zapewniają wysoki poziom bezpieczeństwa danych, a krzywa ich adopcji nie jest nadmiernie długa.
Paradoksalnie, realizując ten krok, Nesped uzyska kluczowe funkcje dla istotnej poprawy efektywności działania: dostęp menedżerów niższego szczebla do najważniejszych informacji operacyjnych, wsparcie ich w podejmowaniu bieżących i krótkoterminowych decyzji, udostępnienie menedżerom wyższego szczebla kokpitu analitycznego z raportami syntetycznymi przy jednoczesnej możliwości dostępu do pojedynczych transakcji. W ciągu kilku miesięcy firma w znaczący sposób ograniczy błędy operacyjne. Będzie też mogła przyjrzeć się swojej strategii: „Którzy partnerzy są najmniej wydajni i dlaczego? Które kierunki spedycyjne generują straty?”. Zdobędzie też niezbędne doświadczenie w korzystaniu z narzędzi informatycznych. Pozytywne rezultaty projektu, powrót na ścieżkę wzrostową zachęcą prezesa Nestorowicza do podjęcia trudniejszego wyzwania: wdrożenia zautomatyzowanego systemu do zbierania danych z urządzeń i floty transportowej, a także modułu prognozowania i optymalizacji zleceń spedycyjnych i tras transportowych. Co istotne, nie będzie to oznaczało wymiany starego na nowe, oba rozwiązania będą się uzupełniały, a nie wykluczały. Do tego czasu dyrektor Michalski uzyska dostęp do chmury obliczeniowej big data, gdzie będzie, analizując na bieżąco dane firmy, proponował nowe usprawnienia i projektował przyszłe systemy rozwojowe.
Ten tekst jest częścią projektu How to do IT. To twój sprawdzony przewodnik po cyfrowej transformacji i technologiach dla biznesu. Zapisz się na newsletter projektu!
