Streszczenie: Pandemia COVID-19 przyspieszyła transformację przestrzeni biurowych. Tradycyjny model wynajmu biur na długie okresy, często wykorzystywanych jedynie przez osiem godzin dziennie, odchodzi w przeszłość. Coraz więcej firm, zarówno dużych korporacji, jak i mniejszych przedsiębiorstw, zwraca się ku elastycznym przestrzeniom biurowym, znanym jako przestrzenie typu flex. Takie rozwiązania pozwalają na minimalizację kosztów, brak długoterminowych zobowiązań oraz dostosowanie wielkości biura do aktualnych potrzeb i sytuacji rynkowej. W Polsce największą powierzchnią elastycznych przestrzeni dysponuje Warszawa, gdzie znajduje się blisko 2/3 krajowych zasobów tego typu nieruchomości. W dłuższej perspektywie przewiduje się wzrost udziału elastycznych powierzchni biurowych w całkowitej ofercie przestrzeni biurowej w Europie Środkowo-Wschodniej z około 3% do około 30% w ciągu najbliższych 12-18 miesięcy.
Pandemia, akcelerator zmian wszelakich, przyśpieszyła transformację przestrzeni biurowej. Trendem jest oferta biur o wielkości dostosowanej do bieżących potrzeb najemcy, zapewniająca im maksimum swobody w wyborze miejsca na biuro i jego funkcji.
Wynajmowanie biur na całą dekadę, które najczęściej wykorzystywane były przez osiem godzin dziennie, to już przeszłość. Na topie są teraz elastyczne przestrzenie, nazywane też przestrzeniami typu flex. To odpowiedź na realne potrzeby organizacji, wymuszone oczywiście pandemią. Ale nawet jeśli koronawirus zniknie, to nie znaczy, że wielkie biurowce zapełnią się ponownie ludźmi.
Ze względu na niepewne, trudne czasy, wiele firm zaczęło traktować elastyczne powierzchnie biurowe jako alternatywę dla tradycyjnych biur. To rozwiązanie zyskało na popularności zarówno wśród dużych korporacji, jak i mniejszych firm. Zminimalizowanie kosztów prowadzenia działalności, brak długoterminowych zobowiązań oraz możliwość dostosowania wielkości biura do sytuacji na rynku skłoniło wiele przedsiębiorstw do rezygnacji z zajmowanych dotychczas pomieszczeń i wyboru przestrzeni typu flex.
Nowa normalność biurowa
Alternatywy dla tradycyjnego wynajmu przestrzeni biurowych będą poszukiwać firmy z całej Polski – zwłaszcza te niepewne swojej przyszłości. Zdaniem ekspertów z sieci biur Mindspace, w dłuższym okresie spowoduje to zwiększenie zasobów elastycznej powierzchni biurowej nie tylko w Warszawie, ale i w mniejszych miastach – tym bardziej, że na skutek pandemii wiele firm rozważa również wynajem tzw. biur satelickich, zlokalizowanych na obrzeżach miast lub w dzielnicach mieszkaniowych. Strategia ta będzie miała na celu zapewnienie odpowiedniej infrastruktury dla osób preferujących pracę z domu, które będą jednocześnie mogły korzystać z udogodnień firmowego biura.
Według wyliczeń sieci New Work w ciągu kolejnych 12‑18 miesięcy udział elastycznych powierzchni w całej ofercie przestrzeni biurowej w Europie Środkowo‑Wschodniej wzrośnie od ok. 3% do ok. 30%.
Klientami małych biur staną się więc już nie tylko start‑upy, freelancerzy i małe przedsiębiorstwa, ale także duże firm, w przypadku których przestrzeń flex będzie idealnym elementem ich postpandemicznej strategii.
Warto zwrócić uwagę, iż duża różnorodność najemców biur elastycznych stanowi wartość dodatkową. Jest nią networking: wymiana wiedzy i możliwości zawiązywania partnerstwa biznesowego.
Warszawa w awangardzie zmiany
Jak wynika z danych zawartych w raporcie „Coworking i powierzchnie serwisowane w Polsce 2020” opracowanym przez operatora biur typu flex firmę Walter Herz, największą powierzchnią elastycznych przestrzeni do pracy dysponuje Warszawa – mowa o blisko 2/3 krajowych zasobów tego rodzaju nieruchomości. Dzielnice cieszące się największym powodzeniem u firm poszukujących takich lokali to Śródmieście i Mokotów. Znajduje się w nich blisko 75%. warszawskich centrów coworkingowych. Drugim na liście miastem jest Kraków, który oferuje 13% z krajowej puli, za nim plasuje się Wrocław (7%). Poznań i Trójmiasto dysponują tylko 3% powierzchni biurowej typu flex.
Biuro w chmurze
„Zwycięzcami okażą się właściciele nieruchomości i operatorzy skupiający swoje działania na tworzeniu hubów biurowych, oferujący klientom zarówno formaty elastyczne, jak i tradycyjne, bądź będące połączeniem obu form najmu, ale także zintegrowaną koncepcję usług związanych z pracą i życiem codziennym – uważa Adam Lis, Flexible Office Solutions Manager w firmie JLL, będącej operatorem powierzchni biurowych. – Po zniesieniu obostrzeń i powrocie do normalnej działalności nie będzie łatwo przekonać wszystkich do starego sposobu pracy. Duże i małe firmy będą zmuszone przeprojektować rozkład powierzchni biurowych i rzadziej rozmieścić stanowiska, tak by pracownicy byli od siebie oddaleni na bezpieczną odległość wynoszącą 1,5 metra. Spowoduje to niedobór powierzchni, więc około 30%. pracowników będzie musiało wciąż wykonywać swoje służbowe obowiązki z domu lub innego miejsca. Niektóre firmy nie zdecydują się na przedłużenie umów najmu i zaczną korzystać z konceptów »powierzchni w chmurze«. Najem tradycyjnej powierzchni biurowej w tych niepewnych czasach jest obarczony zbyt wysokim ryzykiem. Z jakiego powodu? Chodzi o brak możliwości przygotowania długofalowych planów oraz o to, że pieniądze przeznaczone na nakłady inwestycyjne będą potrzebne do zabezpieczenia podstawowej działalności” – można przeczytać w raporcie „Market update – flex solutions post COVID‑19”, przygotowanym wspólnie przez JLL i znanego developera firmę Skanska.
Koncepcja „biura w chmurze”, przytoczona w raporcie, zyskuje na popularności. Pierwszym miejscem pracy będzie dom, cała obsługa administracjyjna biura będzie funkcjonować w chmurze, obieg dokumentów będzie rzecz jasna elektroniczny, a z fizycznej przestrzeni biurowej będziemy korzystać incydentalnie. Zazwyczaj wtedy, gdy trzeba będzie porozmawiać z ważnym klientem, zorganizować naradę, czy okolicznościowe spotkanie pracowników. W tym przypadku firma wynajmie biuro na godziny, dni, tygodnie, a może nawet miesiące. Raczej jednak nie na lata, jak to miało miejsce dotychczas.
Biuro jak hotel
Tendencja ta wpisuje się w globalny, widoczny od lat trend sharing economy: wynajem aut zamiast zakupu, leasing sprzętu, outsourcing pracowników. To w pewien sposób kolejny etap zmian, tyle że przyśpieszony przez pandemię. Idea współdzielenia i współistnienia, zaowocowała coworkingiem, wynajmem sprzętu i ruchomości. Dziś w tym duchu – pewnym połączeniu coworkingu i tradycyjnego biura – funkcjonują właśnie powierzchnie typu flex.
Z punktu widzenia operatora takich elastycznych biur, ten rodzaj oferty bliski jest rynkowi hotelarskiemu. Operator musi zapewnić odpowiedni poziom obsługi, m.in. recepcji lub jej odpowiednika, ale też infrastrukturę IT i jej bezpieczeństwo oraz utrzymanie powierzchni. Musi się też zmierzyć z wyższą rotacją najemców, co nie jest standardem dla wynajmujących powierzchnie biurowe. Nie będzie to więc wieloletnia dzierżawa powierzchni i comiesięczne pobieranie opłat, ale raczej krótkoterminowa usługa.
Dla firm wybór przestrzeni elastycznej stanowi okazję do cięcia kosztów. Jeśli okazało się, że równie skutecznie można pracować zdalnie, to po co utrzymywać duże, puste biuro?
Wzrost podaży elastycznych przestrzeni do pracy powoduje jedno z największych przesunięć w sektorze nieruchomości. Zmienia też w oczywisty sposób miejski krajobraz i wpływa na inne sektory: np.: gastronomię czy prywatne parkingi. Jak wskazują eksperci dynamiczny wzrost sektora flex w roku 2021 nie wyhamuje. Czeka więc nas rewolucyjna zmiana i nowe rozdanie w świecie białych kołnierzyków.
