Dynamiczne reguły na burzliwe czasy

Okoliczności mogą ulegać gwałtownym zmianom – zasady organizacyjne powinny być projektowane tak, by zmieniały się razem z nimi.

Przez ostatnie dwie dekady liderzy w firmach stawali w obliczu wielu zmian i niepewności. Pandemia COVID‑19 to zaledwie najnowsze z takich wydarzeń: jak dotąd w XXI wieku organizacje borykały się także z globalnym kryzysem finansowym, znaczącymi zmianami technologicznymi oraz poważnymi wydarzeniami polityczno‑gospodarczymi, w tym z brexitem i wojnami handlowymi. Wiele wskazuje na to, że w przyszłości wyzwania, takie jak niepokoje społeczne wywołane nierównością dochodów czy trudne warunki atmosferyczne spowodowane zmianami klimatu, przyniosą jeszcze większy chaos.

Wszystkie te wydarzenia pokazują, że realia biznesowe stają się znacznie bardziej dynamiczne. Wiele stosowanych dzisiaj praktyk i procesów organizacyjnych zostało opracowanych w celu optymalizacji długoterminowej wydajności i efektywności z myślą o stosunkowo przewidywalnych i stabilnych warunkach. Niedawne wydarzenia pokazały jednak, że wiele z tych mechanizmów nie przystaje do współczesnej nieprzewidywalności i niestabilności. Popularne określenie „nowa normalność” opisuje właśnie taki stan – erę charakteryzującą się niepewnością, do której podchodzić należy z nowymi sposobami postrzegania i praktykami organizacyjnymi.

By prosperować w czasach dynamicznych zmian, firmy muszą zrewidować swoje podejście do tworzenia i przestrzegania reguł. W czasie pandemii niektóre firmy trzymały się ustanowionych przez siebie zasad ze szkodą dla własnych interesów. Na przykład będąca największym na świecie producentem wieprzowiny firma Smithfield Foods kontynuowała produkcję z udziałem personelu pracującego w bliskich odległościach bez barier ochronnych. Wielu pracowników przychodziło do pracy mimo choroby, aby otrzymać „premię za obowiązkowość”, przyznawaną pracownikom, którzy nie opuścili żadnej zmiany. Firma została zmuszona do zamknięcia wielu placówek z powodu wystąpienia ognisk COVID‑19, a później została ukarana grzywną przez U.S. Occupational Safety and Health Administration (Administrację Bezpieczeństwa i Zdrowia Pracy) za naruszenia w Dakocie Południowej oraz przez California Occupational Safety and Health Administration za naruszenia w Kalifornii. W przeciwieństwie do Smithfield Foods wiele zakładów przetwórstwa mięsnego na całym świecie zmodyfikowało swoje zasady, aby zwiększyć dystans społeczny na liniach produkcyjnych i w pomieszczeniach socjalnych, zapewnić płatne zwolnienia chorobowe i zabronić zatrudniania pracowników tymczasowych, co umożliwiło im dalsze, bezpieczne funkcjonowanieIndeks górny [1]^[1].

Wydaje się oczywiste, że w obliczu kryzysu organizacje powinny po prostu zmodyfikować swoje zasady, ale jak pokazuje powyższy przykład, nie wszystkie to robią. Reguły często służą rozwiązaniu konkretnego problemu, a ich cel i wymagania mają z założenia pozostawać niezmienne przez wiele lat. Co więcej, gdy menedżerowie podchodzą do tworzenia zasad z tradycyjnej, odgórnej perspektywy, na ogół nie biorą pod uwagę wpływu tych reguł na ludzi, którzy muszą ich przestrzegać. To znacznie ogranicza ich zdolność do udoskonalania lub uściślania praktyk biznesowych w celu sprostania nowym wymaganiom w miarę zmieniających się warunków. W związku z tym zasady, które kiedyś były skuteczne, mogą stać się dysfunkcyjne, często utrzymując się przez wiele lat i zakorzeniając w sposobie działania organizacji.