Firmy, którym zależy na zatrudnianiu utalentowanych osób, w 2021 roku muszą opanować kluczową umiejętność, jaką jest efektywne przeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej online.
Pandemia COVID‑19 spowodowała, że proces pozyskiwania nowych pracowników zmienił się diametralnie. Rozmowy kwalifikacyjne i ocena pracowników musiały zacząć odbywać się zdalnie. Z odpowiednim podejściem ze strony firm zatrudnianie online może być nawet lepsze niż to dokonywane podczas bezpośrednich spotkań. Rekrutacja online ma bowiem kilka zalet: łatwiejsze zaplanowanie terminu spotkania, szybsze spotkanie z kolejnymi kandydatami czy możliwość porozmawiania z osobą mieszkającą daleko od firmy. Rekrutacja online uniemożliwia jednak osobiste poznanie potencjalnych pracowników przez rekrutera, obserwację ich zdolności do pracy w zespole oraz dopasowanie do kultury organizacyjnej (które są istotą bezpośredniego modelu zatrudniania pracowników). Jednakże nasze ostatnie badania potwierdzają, że korzyści wirtualnego procesu rekrutacyjnego przeważają nad wyzwaniami, które powodują.
W obecnej rzeczywistości firmy nie mają innego wyboru, jak zaakceptowanie rekrutacji zdalnej. Nauczenie się radzenia sobie z tym zadaniem może mieć kluczowe znaczenie dla firm chcących zatrudniać pracowników o wysokich kompetencjach w 2021 roku. Od początku pandemii aż 75% firm przeniosło swój proces rekrutacyjny do świata wirtualnego.
Przeanalizowaliśmy 300 rozmów kwalifikacyjnych, które miały miejsce w marcu i grudniu 2020 roku, w celu odkrycia recepty na efektywne zatrudnianie pracowników online. Efektem naszych badań jest przygotowanie czterech rad, które mogą pomóc firmom poprawić wydajność zdalnego modelu rekrutacji.
Poświęć dużo czasu na przygotowania. Przed przeprowadzeniem jakiejkolwiek rozmowy o pracę online potrzebne jest dokładne przygotowanie całego procesu przez rekrutera, zaczynając od napisania atrakcyjnego opisu stanowiska po rozwiązanie problemów z platformami rekrutacyjnymi. Należy pamiętać, że jest to długotrwały proces.
Organizacje powinny starannie przygotowywać oferty pracy, które muszą być klarowne, ukierunkowane, obiektywne (niestronnicze), aby przyciągnąć najbardziej wykwalifikowanych i różnorodnych kandydatów. Lizz Wessel, dyrektor generalny i współzałożycielka WayUp w trakcie naszych badań wyjaśniła: „Sposób, w jaki napisana została oferta, pozwala przewidzieć, kogo zatrudnisz, ponieważ użyty styl wypowiedzi wpływa na to, kto aplikuje do twojej firmy”.
Rekruterzy powinni określić też swoje wymagania co do zawartości CV kandydatów. Pozwoli im to na wyłuskanie ze wszystkich zgłoszeń osób najbardziej pożądanych. Muszą także zaplanować ramy czasowe rekrutacji, tak by mieć czas na przejrzenie aplikacji i rozmowę z kandydatami. W 150 przypadkach, z którymi mieliśmy do czynienia podczas naszych badań, okazało się, że rekruterzy zarezerwowali za mało czasu na przeprowadzenie wirtualnej rekrutacji.
Kolejnym ważnym działaniem jest zaznajomienie się z wybraną platformą komunikacyjną – czy to Microsoft Teams, Google Meet, Zoom, czy Skype – przed przystąpieniem do rozmów z kandydatami. Działanie to ma na celu zapobieżenie potencjalnym problemom technicznym. Z kolei obowiązkiem firm powinno być dostarczenie kandydatom szczegółowych instrukcji użytkowania wszelkich platform używanych w procesie rozmowy kwalifikacyjnej i zachęcenie ich do przetestowania technologii przed oficjalną rozmową. Jeśli rok 2020 nas czegoś nauczył, to tego, że zawsze należy spodziewać się nieoczekiwanego: przeszkadzających dzieci, kotów wchodzących na kolana albo problemów ze sprzętem. Obydwie strony rozmowy muszą być na takie problemy przygotowane.
Bądź rozważny i zwracaj uwagę na szczegóły. Kiedy kandydaci nie mają możliwości osobistego odwiedzenia biura, wiele atrybutów organizacji oraz ich rola w niej mogą nie być tak oczywiste, jak kiedyś. Z naszego badania wynika, że organizacje powinny, zarówno w opisie stanowiska, jak i podczas rozmowy kwalifikacyjnej, szczegółowo wyjaśnić obowiązki pracownika i jego rolę w firmie.
Zespół rekrutacyjny powinien również rozważnie wybierać pytania rekrutacyjne, aby uzyskać dokładnie te odpowiedzi, których potrzebuje. Podczas rozmowy, zamiast pytania ogólnego, typu: „Opowiedz mi o sobie”, powinny paść konkretne pytania, na przykład: „Co było dla Ciebie największym wyzwaniem w organizacji X?”. Będąc rekruterem, nie bój się notować odpowiedzi aplikanta. Chwila ciszy w trakcie rozmowy pozwoli kandydatowi na rozwinięcie swojej wypowiedzi (jeśli uzna, że tego potrzebuje). Podczas przeprowadzonych badań wykazano, że zapisywanie przez osobę prowadzącą rekrutację online odpowiedzi kandydatów zwiększało u aplikujących poczucie satysfakcji z rozmowy o ponad 70%. Było to związane z wydłużeniem czasu na refleksję potencjalnego pracownika, co z kolei wpływało pozytywnie na jego pewność siebie.
Szczegóły mają znaczenie zarówno w prezentacji, jak i podczas rozmowy. Ponad 60% przebadanych przez nas kandydatów czuło, że nieodpowiednie tło komunikatora ich rozprasza. Aby zdalni rekruterzy dobrze reprezentowali organizację, powinni (w razie potrzeby) wybrać jako tło wirtualne biuro lub element korporacyjnego brandingu. Kluczowy podczas procesu jest również wybór mikrofonu i kamery internetowej, a także pamiętanie o możliwości wyciszenia dźwięku w razie potrzeby. Prowadzenie rozmów z kandydatami w dobrze oświetlonym miejscu i z doskonałą łącznością internetową nie tylko poprawia wizerunek marki pracodawcy o ponad 80%, ale także ułatwia komunikację.
Doprowadź do autentycznej konwersacji. Rozmowy kwalifikacyjne wideo mogą teraz służyć jako pierwsza interakcja potencjalnego pracownika z organizacją. Natomiast faktem jest, że rozmowy za pomocą komunikatorów bywają nudne. Aż 80% respondentów uznało rozmowy wideo za bardziej monotonne niż te prowadzone bezpośrednio. Jest to szczególnie trudny problem przy przeprowadzeniu wielu rozmów rekrutacyjnych jednym ciągiem.
Wyzwaniem dla każdego rekrutera jest więc sprawienie, by każde spotkanie było interesujące – co łatwiej powiedzieć niż zrobić. Tradycyjnie rozmowy rekrutacyjne składają się ze schematu „pytanie‑odpowiedź, pytanie‑odpowiedź” – który działa gorzej w wersji zdalnej niż podczas osobistej konwersacji. Brakujące ,,sygnały społeczne’’ (których trudno dostrzec podczas zdalnego spotkania, np. mimika, gestykulacja, mowa ciała) mogą prowadzić do niezręcznych pauz lub długich odpowiedzi w stylu monologów.
Z naszego badania wynika, że jeśli rekruterowi udaje się doprowadzić do autentycznej rozmowy z kandydatem, dostosowując jej przebieg do udzielonych odpowiedzi (odchodząc od sztywnego schematu pytanie–odpowiedź i zmieniając kolejne pytania ze względu na otrzymane odpowiedzi przez kandydata), to zaangażowanie kandydata jest większe. W przypadku 275 rozmów kwalifikacyjnych takie podejście zwiększyło satysfakcję kandydatów o ponad 90% i sprawiło, że poczuli się swobodniej – co z kolei umożliwiło rekruterom zebranie przydatnych informacji, które usprawniły cały proces. Jako efekt tego działania – 75% kandydatów prawdopodobnie poleci proces rekrutacyjny w badanej firmie. Z kolei z rekrutacji ze sztywno skonstruowanym planem pytań aż 62% kandydatów wyniosło złe wrażenia – niezależnie od tego, czy zostali ostatecznie zatrudnieni, czy nie. Okazuje się więc, że autentyczna, naturalna konwersacja może w przyszłości przyciągnąć więcej kandydatów.
Rozwiewaj wątpliwości kandydatów związane z pracą zdalną. Podczas 264 rozmów o pracę zaobserwowaliśmy chęć kandydatów, aby uzyskać odpowiedzi od rekrutera, dotyczące organizacji pracy zdalnej i kultury organizacyjnej z tym związanej. Cytowana wcześniej Lizz Wessel z WayUp zidentyfikowała niektóre z głównych niepewności, z jakimi borykają się kandydaci na wczesnym etapie kariery i zasugerowała kilka potencjalnych odpowiedzi.
Praca w formie zdalnej uzależniła firmy i pracowników od rozwiązań technicznych. „Przed przyjęciem pracy w formie zdalnej kandydat będzie chciał wiedzieć, jakich narzędzi będzie potrzebować na swoim stanowisku” – powiedziała Wessel, zauważając, że kandydaci mogą być zaniepokojeni, że nie będą mieli dostępu do potrzebnych technologii. Kandydaci zatrudnieni na określone stanowiska mogą potrzebować sprzętu, który zwykle znajduje się w biurze, takiego jak np. zestaw do montażu wideo lub czegoś mniej kosztownego, na przykład zestawu słuchawkowego lub drugiego monitora.
Kandydaci zdają sobie sprawę, że organizacje na całym świecie przyjęły nowe zasady działania, wynikające ze zmodyfikowanych warunków pracy, co oznacza, że zechcą wiedzieć, jak zmieniła się kultura organizacyjna firmy w wyniku przejścia na pracę zdalną. Rekruterzy powinni więc informować, jak firma wspiera integrację pracowników lub w jaki sposób dba o poprawę produktywność. Wessel zwróciła uwagę na przykład firmy Apex Systems, która „opracowała własne treści, pokazujące pracownikom, w jaki sposób zapewnia im bardziej elastyczne rozwiązania dotyczące pracy zdalnej i to, że w czasie pandemii kultura firmy okazała się jej mocną stroną”.
Zdalna rekrutacja zostanie z nami na dobre. Wspomniane wcześniej korzyści z rekrutacji poprawiają doświadczenie rekrutacyjne kandydata i pomagają menedżerom w podejmowaniu lepszych, bardziej świadomych decyzji o zatrudnieniu. Proces zdalnego zatrudniania, mający na celu znalezienie i zatrudnienie najlepszych specjalistów/talentów, musi opierać się na czterech filarach, które zidentyfikowaliśmy w tym artykule.
