Streszczenie: Optymalizacja to proces, który ma na celu poprawę efektywności organizacji poprzez dbałość o zasoby, koszty i procesy. Składa się z czterech kluczowych kroków, które pomagają w osiągnięciu lepszych wyników. Pierwszym krokiem jest szczegółowa analiza obecnej sytuacji i określenie punktów, które wymagają poprawy. Następnie, kluczowe jest opracowanie strategii optymalizacji, uwzględniającej wszystkie dostępne zasoby i potrzeby. Kolejnym etapem jest wdrożenie zaplanowanych działań w życie, co wymaga współpracy i zaangażowania całego zespołu. Ostatni krok polega na monitorowaniu postępów i dostosowywaniu działań w odpowiedzi na zmieniające się warunki. Wdrażanie tych kroków w organizacji przyczynia się do obniżenia kosztów i poprawy wyników finansowych, jednocześnie usprawniając procesy operacyjne.
*Loss prevention *to działania wdrożeniowe oparte na analizie procesów pod kątem oceny ich efektywności, zachodzących synergii funkcjonujących w organizacji oraz występujących rodzajów ryzyka, które poprawiają zysk firmy.
Cztery kroki optymalizacji
Partnerem materiału jest:
Mając bogate doświadczenie wynikające ze zrealizowanych projektów optymalizujących procesy i ograniczających straty, wiemy, że skuteczne loss prevention powinno obejmować całą organizację klienta. Analizie mogą podlegać procesy: sprzedażowe, zakupowe, produkcji, gospodarki materiałowej, zarządzania flotą, systemów zapewniania bezpieczeństwa itd. Kluczowe jest zatem wielowymiarowe spojrzenie, sięganie po głęboką wiedzę ekspercką i wykorzystywanie najlepszych praktyk rynkowych. Celem powinno być zaprojektowanie rozwiązania, w którym korzyści przewyższą poniesione nakłady. Musimy pamiętać, że o sukcesie decyduje skuteczne wdrożenie i monitorowanie efektów.
Loss prevention, jako kompleksowe rozwiązanie, jest nadal rzadkością w Polsce. Obserwujemy jednak bardzo wyraźny wzrost zainteresowania takimi działaniami wśród menedżerów i właścicieli firm.
Ten tekst jest komentarzem eksperta. Przeczytaj tekst główny: »
Proces wpisany w strategię i kulturę organizacyjną
|
Partycja Strzelecka PL, Grzegorz S. Woelke PL, Waldemar Siwak PL, Dariusz Frydrych PL, Krzysztof Łazor PL, Sławomir Dąbek PL, Hubert Laszczyk PL, Marcin Kostecki PL, Paweł Szczepankowski PL, Michał Góra PL
Skala innowacji i usprawnień zależy od wielkości przedsiębiorstwa, przedmiotu działalności oraz branży.
Zbyt proste, by zauważyć
Straty często występują w nieprzewidywalnych miejscach. Posłużmy się kilkoma przykładami dotyczącymi sprzedaży – obszaru, który dla każdej firmy jest bardzo ważny.
Czasami potencjał do poprawy, choć może wydać się to banalne, znajdujemy w prostych rozwiązaniach. Stosowane przez Loss Prevention Experts wskaźniki korelacji pomagają określić te miejsca. Po naszym audycie jedna z firm uświadomiła sobie, że nie ma dystrybucji numerycznej w ponad połowie powiatów. Spółka nie wykorzystywała zatem pełnego potencjału i w ten sposób traciła marżę.
Innym przykładem może być zmiana sposobu ustalania cen. Przyjęta przez klienta logika cenowa generowała nieuświadomione straty. Uwzględnienie wszystkich składowych kosztów sprzedaży oraz inne podejście do alokacji kosztów wytworzenia wykazało wiele nierentownych transakcji. Zmiana podejścia dała znaczną poprawę rentowności sprzedaży.
W innym przypadku analizie poddana była polityka rabatowa. Badana spółka oferowała dwa typy obniżek – najpierw upust od ceny katalogowej udzielany w momencie sprzedaży, następnie po zamknięciu kwartału dodatkowe rabaty za zrealizowanie wielkości zamówień. Rabaty funkcjonowały niezależnie, nie było też pełnego raportowania, które pozwoliłoby kontrolować finalną cenę. Analiza wykazała również brak zasad i niespójną politykę. Wielu klientów uzyskiwało niezasadnie wysokie rabaty, co narażało naszego zleceniodawcę na straty. Uporządkowanie polityki cenowej, raportowania i procedur spowo‑dowało poprawę wyników.
Problemem wielu firm, z którym spotykamy się w naszej pracy, są przypadki braku fakturowania czy niekorzystne pomyłki. W jednej z dużych firm usługowych fakturowane były tylko podstawowe świadczenia, zaś za dodatkowe, kosztowne działania w większości przypadków nie wystawiano faktur. Wprowadzenie procedur i zapisów do umów z klientami oraz instrukcji dla sprzedawców wyeliminowało problem.
Cztery kroki optymalizacji
Czy warto z armaty do muchy
Nakłady i środki zastosowane do eliminacji lub redukcji muszą być adekwatne do zagrożenia i faktycznej wartości straty. Dlatego zdiagnozowanie ryzyka i oszacowanie wielkości strat jeszcze przed inwestycją jest bardzo ważne. W innym wypadku optymalizacja sama w sobie może okazać się stratą.
Przykładem może być instalacja na terenie jednego z magazynów ponad 150 kamer telewizji przemysłowej. W wielu miejscach kamery się dublowały, a w niektórych monitoring nie występował. Dodatkowo parametry techniczne i funkcjonalne znacznie przewyższały potrzeby użytkownika. Wartość systemu za ponad milion złotych wielokrotnie przekraczała poziom strat oraz ryzyka dla danego obiektu. W wyniku audytu system nadzoru został dostosowany do typów ryzyka występujących w magazynie. Część tego systemu została przeniesiona do innej lokalizacji. Jednocześnie wdrożyliśmy komplek‑sowe zarządzanie systemem ukierunkowane na maksymalizację jego efektywności.
Innym przykładem jest ogromna liczba nieprzestrzeganych procedur w organizacjach, które wypracowane w przeszłości nie odpowiadają obecnym realiom firmy. Często są nadpisy‑wane lub uzupełniane przez kolejne procedury. Dostosowanie liczby procedur, skuteczne wdrożenie oraz nadzór nad ich przestrzeganiem wpływa na poprawę efektywności organizacji.
Zabezpieczenia same w sobie powinny chronić firmę przed stratami w wielu różnych obszarach. Jednocześnie częstą praktyką jest przewymiarowanie ochrony fizycznej, co powoduje, że same w sobie są wysokim kosztem. Doświadczenie pokazuje, że wiele firm ma trudności w określeniu ich skuteczności. Naszym zadaniem jest zbadanie realnych potrzeb i dostosowanie do nich zabezpieczeń. Zazwyczaj w wyniku tych działań pojawiają się oszczędności wynikające z konwersji ochrony fizycznej na techniczną lub ograniczenie strat chronionego przedsiębiorstwa.
Ekspertyza w cenie
Działania optymalizacyjne wymagają głębokiej wiedzy rynkowej adekwatnej do analizowanego obszaru. Bez tego trudna jest pełna optymalizacja. Z drugiej strony niemożliwe jest, aby firmy zatrudniały ekspertów w każdej dziedzinie.
Przykładem wykorzystania głębokiej specjalizacji, na przykład w obszarze ubezpieczeń, jest klient, u którego przeprowadzona została inwentaryzacja wszystkich linii ubezpieczeniowych. Okazało się, że ubezpieczenia nie działają efektywnie. Firma płaciła wysokie stawki, a jednocześnie w przypadku wystąpienia szkody nie otrzymywała odszkodowania. Dodatkowo z roku na rok składki rosły. Wdrożenie rekomendacji, szczególnie dotyczących inicjatyw ograniczających szkodowość, oraz znajomość standardów rynkowych doprowadziły do redukcji stawek przy jednoczesnym zwiększeniu zakresu ubezpieczenia dostosowanego do faktycznych obszarów ryzyka. Zmiany te na przestrzeni kilku lat pozwoliły uzyskać milionowe oszczędności.
Jednym z przykładów, gdzie benchmark rynkowy pozwolił uzyskać duże oszczędności, jest obszar zakupu i gospodarki paliwowej. W wyniku przeprowadzonej analizy eksperci stwierdzili nieadekwatność rabatów cen zakupów paliwa do ilości kupowanego paliwa. Jednocześnie klient nie sprawdzał, czy rabaty, które miał zakontraktowane, są rozliczane w fakturach. Wdrożenie rekomendacji pozwoliło uzyskać wyższe rabaty, które przełożyły się na milionowe oszczędności, oraz zwiększyło bezpieczeństwo transakcji i dostaw.
Różne badania wskazują, że oszczędności w obszarach, których dotyka loss prevention, sięgają kilku procent przychodu firmy. Oznacza to, że potencjał optymalizacji posiada większość organizacji. Świeże spojrzenie okiem zewnętrznego eksperta otwiera nowe możliwości, a inwestycja w loss prevention przekłada się bezpośrednio na wzrost zysku.
Przeczytaj pozostałe komentarze: »
Oszczędności bez wyrzeczeń
,
Waldemar Siwak PL
Zwykłe cięcie kosztów jest rozwiązaniem najprostszym i najpowszechniejszym, ale czy tylko w taki sposób można oszczędzać?
